客户退货处理记录表

退货不良处理报告模板概述本文档描述了在处理退货过程中的不良情况，并提供相关的报告模板。

退货不良是指由于产品质量、数量等原因导致的客户在购买并支付后选择退货的情况。

不良退货会对客户满意度、产品声誉和公司形象产生不良影响，因此及时有效地处理退货不良情况至关重要。

操作流程在处理退货不良情况时，可按照以下流程操作：1.收到客户退货请求2.审核退货产品的数量和质量3.将审核结果报告给销售部门和质量控制部门4.根据质量控制部门的反馈和销售部门的意见，决定是否退款或重新发货5.如果需要进行退货质量调查，质量控制部门应立即开展调查工作6.若调查表明货物质量问题，应及时和生产部门联系，纠正生产过程7.按照公司政策和流程处理所有相关文件和记录报告模板在处理退货不良情况的过程中，可以用以下模板来记录所有有关信息：1. 退货请求信息•客户名称：•联系人：•联系电话：•产品名称：•数量：•退回原因：•退货时间：2. 产品审核信息•产品数量：•产品名称：•产品批次：•检查结果：3. 退货处理决策•退款：•重新发货：•退货不良记录：4. 质量控制调查信息•质量问题分析：•调查结果：•原因分析：结论针对退货不良情况，公司应建立完整的流程和政策，及时处理退货请求，并严格审核产品数量和质量。

对于有质量问题的退货产品，应立即开展调查工作，并纠正生产过程。

同时，对于退货不良情况的处理记录和报告，公司应保持严格的规范性和透明度，并不断改进流程和工作效率，以提高客户满意度和公司形象。

产品退货报告单报告编号：[编号]日期：[日期]报告主题：产品退货报告I. 报告目的本报告旨在记录和说明关于[产品名称]的退货情况，并提供详细的退货原因和处理方式。

II. 退货信息1. 产品信息：- 产品名称：[产品名称]- 产品型号：[产品型号]- 批次号：[批次号]- 数量：[退货数量]2. 客户信息：- 客户姓名：[客户姓名]- 联系方式：[客户联系方式]- 客户地址：[客户地址]III. 退货原因经与客户沟通并仔细调查，我们确认以下原因导致了客户退货：1. 质量问题：- 描述：客户反馈产品存在[质量问题描述]的问题。

- 检查结果：经过内部质检，发现[详细问题描述]。

2. 交付问题：- 描述：由于[交付问题描述]，客户收到的产品无法满足他们的要求。

- 例子：迟延交货，错误发货等。

IV. 处理方式针对客户退货的原因，我们将采取以下措施：1. 质量问题：- 处理方式：根据客户要求，提供免费的维修或换货服务。

- 时间安排：预计完成维修或换货的时间为[预计时间]。

2. 交付问题：- 处理方式：深入分析问题原因，进行内部改进并加强供应链管理。

- 时间安排：确保下次交付的准时、正确。

V. 预防措施为了避免类似的问题再次发生，我们将采取以下措施：1. 质量问题：- 加强质量控制措施：提高产品质量检验标准，确保产品质量符合客户期望。

- 内部培训：对生产人员进行培训，加深对质量控制的重要性的认识。

2. 交付问题：- 改进供应链管理：加强供应链合作伙伴的沟通与协调，确保产品按时交付，并减少出错率。

VI. 结论通过本次退货报告的分析处理，我们已经采取了一系列的措施来解决客户退货的问题，并确保类似问题不再发生。

我们将持续关注产品质量和交付情况，不断改进以满足客户的需求和期望。

感谢您对我们产品的支持和反馈。

我们将继续努力提供优质的产品和服务。

此致[公司名称]产品质量管理部。

填写日期
A类不合格B类不
合格
C类不
合格
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
补货负
责人
补货人联
系方式
备注
文件编号
到货日期
计划补
货日期
供应商验收人
填表人
不合格物料明细
序号订单号物料
名称
规格
型号
颜色
单
位
到货
数量
采购管理工具——采购质量控制管理
说明：本文档用于记录不良品退货明细、退货处理情况，并跟踪补货情况，便于采购相关负责人有效控制整体采购物料的质量以及采购退换货工作的进度。

不良品退货处理记录表
退货数量退货日
期
备注
版权所有：
北京未名潮管理顾问有限公司。

欢迎阅读客 户 退 货 处 理 单 记录代码： 退货类型：□客户使用不合格退货产品 □客户进货检验批量退货产品 □客户委托返工维修 □错发货产品退货批 准 客户名称： 退货号： 订单号：退货数量： 退货申请日期： 预计退货到货日期：要求补货 □ 是 要求补货日期： 补货方式：□公司承担费用 □客户承担费用 □ 否 退货品处理方式：□退款 □其它 退货批的相关信息： No . 型号 产品规格 生产日期 不合格现象 退货原因 数量 总数量 销售员确认 12 内勤确认 3营业部批准：日期退货号 : 是否同意接收：□ 是 □ 否 仓库退货接收 收货信息确认：（对应上述销售部填写表格中的内容） No . 产品型号规格 实收数量 差异数 No . 产品型号规格 实收数量 差异数 1 2 3 4核准： 经办人：1. 退货确认及处理： No . 型号 生产日期 不合格现象 数量 不合格原因 责任部门 责任部门确认 1 2 3 42. 是否开启《纠正和预防措施表》：□是 □否 表单号3. 返工流程（需返工时要填写）： 核准： 经办人： 品质部退货分析处理 返工计划：核准： 经办人： 生产返工安排欢迎阅读1. 返工结果统计：No . 产品型号规格不合格数量No.产品型号规格不合格数量1 23 42. 换用材料：□否□是：见换料清单（附页）3. 拆分材料：□否□是：见退料清单（附页）核准：经办人：品质返工结果1．返工成品处理：□已出货（出货日期：）□暂存未处理2. 拆分材料处理：□已使用（使用日期：）□暂存未处理核准：经办人：仓库最终处理附1 报废申请单序号产品名称规格型号数量备注12345678910合计制表：品质：总经理：附2 退料清单制表：品质：总经理：序号产品名称规格型号数量备注12345678910合计。

好好学习社区顾客不良信息处理程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的为了提高处理顾客抱怨、投诉及退货情况的能力及效率，提高顾客满意度，特制定本程序。

2.0范围本程序适用于对外部顾客抱怨、投诉及退货情况的处理。

3.0术语3.1.不良信息：指来自顾客处的抱怨、投诉、退货及索赔信息。

4.0管理职责4.1.质保部：是外部顾客不良信息处理的归口管理部门，4.2.负责顾客的不良信息收集4.2.1.组织相关责任部门组成质量改进小组，召开质量分析会议，4.2.2.对责任部门措施落实情况进行跟踪验证。

4.2.3.对会议形成的改进措施进行记录，以《8D报告》形式回复客户。

4.3.制造部：安排后续返工等措施的执行；4.4.产品开发部：负责给予技术方面的支持。

5.0工作程序更多免费资料下载请进：德信诚培训网程序职责输入流程输出内容说明负责V，支持S，通知IV：顾客、4S店I：市场营销部、质保部V：质保部V：质保部V：质保部S：相关部门V：质保部S：相关部门顾客不良信息通知单顾客质量罚款退回不合格零件不良信息图片信函售后索赔单服务控制程序收到不良信息信息调查实物确认遏制措施原因分析反馈顾客原因验证ANO必要时《客户访问记录》《客户退货跟踪》《外部质量问题管理表》《8D报告》《客户访问记录》《客户退货跟踪》5.1收到不良信息5.1.1不良信息包括：5.1.1.1顾客反馈的零公里不良信息。

5.1.1.2顾客反馈的售后不良信息5.1.1.3现场服务反馈的零公里不良信息5.1.1.4市场营销部实施顾客关怀、进行顾客走访等活动时收到的不良信息。

5.1.1.5将收到不良信息填入《外部质量问题管理表》5.2信息调查、实物确认5.2.1质量工程师进行信息调查及实物确认。

5.2.2调查的内容应包括5W2H所涉及的方面，以判定缺陷所造成影响及损失的大小。

5.3遏制措施：5.3.1质保部组织，市场营销部参与，确定遏制措施。

客户退货次品处理规范（ISO9001：2015）1．目的：提高次品返修效率，增加顾客满意度。

2．适用范围：适用于本公司营销客户退货次品之补给、调换及返修工作指导。

3．职责3.1营销中心销售部：负责所属顾客的沟通和联络，将顾客的投诉和意见以书面形式转交商品部；当顾客要求次品退货时，将顾客的退货申请报请所属区域的销售经理批准。

3.2营销中心商品部：跟进次品处理过程，对未达到本规定的责任部门和人员报人事行政部进行处理。

3.3品控部：制定次品处理方案；对退货次品进行检验和判定；对返修次品做进仓检验。

3.4物流部：对客户退货次品进行点数；及时发出配件和返修好的货品及调换的货品。

3.5采购部：对次品返修所需的配件及时采购回厂。

3.6生产部：对需返修的次品按时完成返修工作。

3.7行政部：根据商品部统计的资料，对未按时完成本部门工作的责任人员按照本文件规定进行处罚。

4．工作流程4.1接收客户信息销售部接收到客户投诉信息后，应以书面形式通知商品部，商品部须在当天填写《顾客投诉处理登记表》通知品控部。

若有次品样板，应将样板一并移交品控部。

4.2回复处理方案4.2.1品控部接收到信息后，一般情况下（指有样板作为参考或无样板的情况下也能作出判定），须在24小时内回复商品部拟采取的处理方案。

4.2.2处理方案包括：补给配件、成品调换、降价处理、返修（包括后续工序处理）和接受退货等。

4.2.3若商品部未能提供次品样板，而在处理方案判定时必须有次品样板作为参考时，则品控部应和商品部协商，再做处理。

4.3收货物流部收到经过销售经理批准的《次品退货申请单》后，在数量相符时应按照以下规定时间处理完毕（数量不符时，在销售部已对数量不符情况有处理意见后，也应按此规定时间办理）：4.4处理方案实施在制定处理方案并收货后，要按照以下规定处理：数量类别 需用时间200以下 201～500 500以上 责任部门点数 48小时 物流 检验/判定 2个工作日 3个工作日 4个工作日 品控4.4.1补发配件责任部门要求时限备注物流部配件仓存齐备时，应在做出处理方案的当天把配件发出。

客退品处理作业程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015/QC080000）1.0目的明确客户退回可疑品的处理流程，以便客退品能及时得到处理，确保仓库管理的先进先出。

2.0范围适用于本公司客户退回品的处理。

3.0定义客退品：指由于公司所交给客户的产品发生质量问题时退回的可疑产品。

4.0权责4.1业务部：负责有关质量方面与客户进行沟通并通知处理方式和优先安排出货。

4.2品管部：负责待退品有关质量方面与客户进行沟通，客退品的检验并提出检验报告。

4.3生产部：负责客退品的重工处理。

4.4PMC:负责客退品的重工安排，并且第一优先处理。

5.0程序内容5.1业务部接到客户投诉时必须立即填写《品质投诉单》，并将其与客户的投诉单或相关投诉资料知会品管部客服组。

5.2客服组收到业务开立的《品质投诉单》1小时内与客户进行联系，确认客户投诉事项，第一时间找出对应对策，必要时针对性质严重程度召集紧急会议。

经确定出对策后速与客户取得初步的处理方式，必要时得亲自到客户处进行处理。

客户有要求其它部门参加时，任何部门必须积极配合。

5.3仓管课和生产部收到投诉信息后立即清理库存和生产线，仓管课在包装箱外贴上“暂停出货”标签，生产部在胶箱外贴“暂停生产”标签。

清理出的库存品按5.7处理。

5.3若确定需在客户处进行处理时，由客服组带相关人员前往处理，或委托客户处理，为处理客诉品所发生的一切费用客服组必须进行统计，并记入外部失败成本中，以作为品质成本的衡量。

5.4若确定需退货时，客服组将其处理方式知会业务部，业务部开立《销退单》并注明此批退货处理品的交期，知会品管部、客服组、仓管课和PMC，以作好客退品的接收处理准备。

5.5客退品入厂时一律先交给仓管课，仓管课按照《销退单》和客户的退货单核对所退货的机种名称、数量等，确认无误后贴上“暂停出货”的标签，放入“退货区”作重点管控。

在1小时内通知客服组进行处理。

5.6客服组接到客退品退回的通知时立即赶到现场确定无误后，将根据不同的投诉内容于2小时内（视实际情况可做调整）确定处理方法，若需报废时交由全检填写《报废日报》，经权责人员批准后进行报废。

客诉及退货管理程序（ISO9001-2015）1. 目的：为使客户抱怨与退货得到及时有效的处理，以满足客户要求和提高产品品质。

2. 范围：凡本公司的产品引起的客户抱怨和退货均属之。

3. 定义：客诉:客户对产品品质、安装或服务认为不满意而提出申诉。

3.1.1未遵守对方约定事项：如交期延迟、数量不符、包装运输不遵守对方合理规定等。

3.1.2产品或备品零件数量不足。

3.1.3产品结构、造型不能被客户接受。

3.1.4产品安装使用不方便等。

3.2退货：产品存在致命缺陷，使客户无法使用而造成产品退回公司。

4.流程：见附件5.作业内容：5.1客诉受理：市场部接到客户投诉信息时，与客户询问了解详细情况，掌握具体资讯，再展开后续的处理流程。

5.2客诉区分：市场部和品管部对客户投诉进行初步的确认和区分责任归属。

5.2.1公司内部问题：经确认后确定属于公司内部造成的投诉，市场部开出《产品补货/退货/维修通知单》通知到相关部门和单位，进行相应的处理。

5.2.2客户问题：经确认属于客户责任，市场部与客户沟通协调处理，需要公司配合的事项，在《产品补货/退货/维修通知单》中说明。

5.2.3货运公司问题：经确认属于货运公司责任，市场部直接和货运公司沟通处理，需要公司内部配合事项于《产品补货/退货/维修通知单》中说明。

5.3补货/维修/返还：5.3.1补货：确定需要补货给客户的产品，市场部开出《产品补货/退货/维修通知单》，由生管部安排生产部重新生产或者通知仓库用库存品补给客户。

补货完毕后，《产品补货/退货/维修通知单》返还到市场部，确定已经补货完毕。

5.3.2维修：退货品需要维修的，市场部开出《产品补货/退货/维修通知单》通知生产部负责对产品维修。

品管部根据通知单开出《返工/返修再检单》维修后由检验合格入库。

5.3.3返还：产品维修完后生产部将《产品补货/退货/维修通知单》返还市场部，确定已经维修完毕，由市场部、生管安排补货发货。