加强高职院校档案管理的措施

学校管理　２０１４年第２期舅－毛韵Ｉ歪疆　

高职院校系部档案管理的问题与对策　

蒋小明　

摘要：高职院校的系部档案管理是高职院校系部人才培养工作中非常重要的组成部分．它真实地记录了系部　的各项工作，是系部教学管理、教学研究、学生管理的参考和依据。通过分析高职院校系部档案管理存在的问　题，提出了高职院校应从开展档案管理人员综合培训与学习、完善系部档案管理制度、加强全体教职人员的档　案意识、在档案管理中融入现代化技术以及深化档案资料的系统化管理等五个方面着手，以提升系部档案管理　的质量。　关键词：高职院校；系部档案管理；档案体系　作者简介：蒋小明，女，常州工程职业技术学院讲师，主要研究方向为高职教育行政管理。　中图分类号：Ｇ７１７　文献标识码：Ａ　文章编号：１６７４—７７４７（２０１４）０２—００３７—０３　

高职院校的系部档案是在系部在管理过程中　

形成的各项资料和存档材料，是考核系部教学的　

工作和评价系部人才培养质量的主要依据，更是　

系部各项教学、行政工作稳步开展的扎着基础。　

一、高职院校系部档案管理的重要意义　

学校的首要任务就是培养人才，而人才的培　

养的基础单位就是系部。系部教学档案管理是人　

才培养工作中非常重要的组成部分，它真实地记　

录了系部教学的各项工作，是系部教学管理、教学　

研究的参考和依据，也是系部改进教学方法、内　

容、途径以及提高人才培养质量的信息库资源。　

系部作为高职院校人才培养的“前沿阵地”，不同　

专业的课程安排、不同专业的教学任务实施、不同　

专业的教学大纲设计以及全院学生的成绩管理都　

由系部进行着过程化管理，高职院校系部档案管　

理的重要性可见一斑。　现在高职院校普遍采用二级管理的模式，系　

部除了承担实现人才培养目标之外，还要负责　

教师培养、人才引进、企业培训等其他各项工　

作。这些工作过程总结出的比较珍贵的信息全　

部都会保存在高职院校系部档案管理中，它对　

于各系部的发展规划以及各教师平时的教学活　

做好档案管理工作的建议7篇

篇1

一、引言

随着社会的快速发展和信息量的急剧增长，档案管理工作的重要性日益凸显。档案作为记录历史、传承文化、服务现实的重要载体，其管理工作直接关系到信息的完整性和安全性。因此，本文将从内容、结构、格式等方面，就如何做好档案管理工作提出一系列建议。

二、完善档案管理机制

1. 建立健全档案管理制度。制定全面、系统、科学的档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。

2. 明确档案管理职责。确立专门的档案管理机构，明确各级人员的职责和权限，形成有效的档案管理网络。

3. 加强档案收集工作。确保各类档案及时、完整、准确地收集，防止档案流失。 三、强化档案安全意识

1. 提高档案保密意识。加强对档案人员的保密教育，提高其对档案保密工作的重视程度。

2. 完善档案安全措施。建立物理防护与电子防护相结合的档案安全体系，确保档案的安全存储和传输。

3. 加强档案安全检查。定期对档案进行安全检查，及时发现和解决安全隐患。

四、推进档案信息化建设

1. 建立档案信息化平台。实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率。

2. 加强档案信息安全管理。在推进档案信息化的过程中，加强信息安全防护，确保档案信息的安全。

3. 提高档案信息化水平。加强对档案人员的信息化培训，提高其信息化操作水平。

五、优化档案管理流程

1. 简化档案管理流程。优化档案管理流程，减少不必要的环节，提高管理效率。 2. 标准化档案管理操作。制定标准化的档案管理操作流程，确保档案管理工作的规范性和一致性。

3. 加强档案管理与业务部门的协同。加强与业务部门的沟通与协作，确保档案管理工作的顺利进行。

六、提升档案人员的专业素养

1. 加强档案人员的培训。定期组织档案人员参加培训，提高其专业知识和技能水平。

**职业学院学生档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条 **职业学院学生档案管理工作实行院、系两级管理，学生工作处是学院学生档案管理的职能部门，在分管院领导的指导下，制订管理办法并组织实施管理。各系（院）、培训部具体管理本部门学生的档案，接受学生工作处的业务指导和监督。

第二章 职责分工

第三条 学生工作处主要职责

（一）专人负责学生档案管理工作。 （二）完成各类档案材料与各系（院）、培训部的交接工作，建好学生档案登记簿。

（三）指导各系（院）、培训部完成新生档案的建档工作。

（四）统一安排、具体指导各系（院）、培训部完成毕业生档案的整理、排序、密封和交接等工作。

（五）指导各系（院）、培训部完成学生档案材料的日常归档工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。

（六）制作提供学生档案管理所需的档案袋、登记表、转递单等建档材料。

（七）协调处理完成学生离校后档案的相关事宜。

第四条 各系（院）、培训部主要职责

（一）贯彻执行学院学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处的指导和监督。

（二）落实专人负责学生档案管理工作。

（三）负责接收、整理、分类、统计、保管本部门学生档案，建好学生档案登记簿。 （四）具体负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。

（五）配合相关部门做好学生档案的查阅工作。

（六）完成毕业生档案材料的整理、封装和交接工作。

第三章 材料的收集和归档

第五条 档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。档案材料收集、归档不仅是学生管理部门的任务，也是各有关形成学生档案材料部门的任务。各有关部门领导都要重视学生档案的建档工作。

学校档案管理工作问题分析及完善建议

一、问题分析

学校是一个庞大的组织，管理着成千上万名师生的档案资料。有效的档案管理对于学校管理工作至关重要，然而在实际工作中却存在着一些问题。

1. 纸质档案管理不便

传统的纸质档案管理存在着重复、繁琐的文件整理、查找、借阅等问题，浪费大量的人力物力。

2. 档案信息不完整

由于学校人员流动大，档案信息不完整的情况较为普遍，特别是教职工档案信息更新不及时，以及学生档案信息缺失严重。

3. 安全性不足

纸质档案管理容易出现文件遗失、丢失及泄露等问题，档案信息存在安全隐患。

4. 档案查询效率低

纸质档案查询需要花费大量的时间和人力，对教职工和学生的信息服务效率较低。

5. 缺乏规范化管理

学校档案管理工作缺乏统一的规范和标准，导致工作流程不清晰、难以监督。

二、完善建议

面对以上问题，我们需要对学校档案管理工作进行全面的改进和完善。具体建议如下：

1. 引入信息化管理系统

学校应当引入信息化档案管理系统，建立完善的电子档案数据库，实现对纸质档案的数字化管理。通过信息化系统，可以实现档案信息的快速录入、查询和修改，并且实现档案信息的备份和安全保护，提高档案管理工作效率。

2. 完善档案信息更新机制 建立健全的档案信息更新机制，定期对教职工和学生的档案信息进行更新和完善。对于离职教职工的档案信息应当及时归档处理，对于毕业学生的档案信息应当及时整理归档，确保档案信息的完整性。

3. 加强档案安全管理

学校应当加强档案安全管理工作，制定档案管理和保密制度，加强对档案信息的保护和监管。同时加大对档案管理人员的培训力度，提高他们的档案保密意识和专业水平。

4. 提升档案查询效率

通过信息化管理系统，可以实现档案信息的快速查询和共享，提高查询效率。同时可以为官方授权的用户开放查询权限，方便教师和学生能够自行查询档案信息。