综合部管理文件汇编

综合部管理⽂件汇编

⼀、档案管理制度1、⽬的:确保⼭东拓博化⼯集团公司档案资料的完整，提⾼档案的科学化和规范化管理⽔平，加强公司档案管理,发挥档案在公司管理中的作⽤。2、适⽤范围：集团公司所有部门及员⼯。

3、执⾏主体：集团公司相关职能部门

4、档案管理职责：

4.1宣传、贯彻执⾏国家关于档案⼯作的政策法规，规划全公司档案⼯作；4.2集团公司综合部档案室负责规划和协调全公司档案⼯作，并对本公司各部门

档案⼯作进⾏监督、指导和检查。4.3集团公司综合部档案室制定和组织实施本公司有关档案⼯作的规章制度，加

强档案⼯作的规范化、标准化建设，提⾼档案的综合管理⽔平。4.4集团公司综合部档案室做好⽂书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借

阅⼯作。4.5对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进⾏销毁，做好善后⼯作。

4.6负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全公司各类永久、长期保存的档

案及有关资料，努⼒丰富档案资料及档案的修复、复制⼯作。4.7严格执⾏本公司相关规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整⼯作，对已

超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。4.8开展档案开放和利⽤⼯作，办理档案的借与阅；编制检索⼯具，编制档案参

考资料。汇编档案⽂献，提供利⽤档案信息资源为公司各项⼯作服务。4.9做好档案的安全防范、修复、复制和保护⼯作，维护档案的完整与安全。

4.10组织全公司专、兼职档案⼯作⼈员业务学习与培训。

4.11定期维护、清查，做好防⿏、防⾍、防潮、防⽔、防盗等措施，遵守保密制

度。4.12积极参加档案⼯作协作、学术研究和交流活动；

4.13督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档⼯作并开展档案宣传

⼯作和综合利⽤⼯作；4.14忠于职守，钻研业务，严守本公司的秘密，熟悉库存档案，在调阅档案时努

⼒做好热情接待、准确迅速；4.15做好档案交接⼯作，及时向科长通报⽂书档案⼯作情况。

4.16搞好档案的开发、利⽤，服务态度好，并做好各项统计⼯作。

4.17完成领导交办的其它任务。

5．档案管理制度:

5.1公司在⾏政、业务以及财务、⼈事等⼯作中形成的具有保存和利⽤价值的⽂件材料均应⽴卷和归档。销售部负责业务⽂件⽴卷和定期向综合部归档；财务部负责财务档案的⽴卷和定期向综合部档案室归档；其余所需⽴卷和归档的⽂件材料均由综合部直接处理，综合部主任和综合部档案员应对本公司各部门的档案管理⼯作进⾏指导、监督和检查。5.2档案的⽴卷和归档要求:

5.2.1应归档的⽂件材料齐全、完整；

5.2.2⽂件和电报按其内容的联系，合并整理、⽴卷；

5.2.3归档的⽂件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、⽴卷，案卷标题简明确切，便于保管和利⽤。

5.3有关⼈事管理、⼯资、职称、编制等⽅⾯的⽂件材料的⽴卷及⼯作⼈员的员⼯档案，由综合部档案室统⼀管理。

5.4有⽴卷和归档职能的部门应在第⼆年上半年向综合部移交档案，综合部档案员和各部门移交⼈根据移交⽬录，清点核对，并履⾏签字⼿续。财务档案、销售业务档案从⽴卷之⽇起可在本部门保管⼀年，但应指定由专⼈保管，超过⼀年须按时移交综合部档案室，并办理相关移交⼿续。5.5综合部负责档案管理的专、兼职⼈员，根据⼯作需要，编制必要的⽬录、卡⽚、索引等⼯具，编辑档案⽂件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利⽤⼯作，为本公司各项⼯作服务，并注意掌握档案的利⽤效果。5.6归档范围、保管期限和档案销毁

5.6.1归档的⽂件材料的范围：凡是反映本公司各项⼯作具有查考价值的⽂件材料均属归档范围。

5.6.1.1上级部门或⽣产主管部门的⽂件材料：

5.6.1.1.1上级召开的需要贯彻执⾏会议的主要⽂件材料；

5.6.1.1.2上级颁发的关于本公司主管⽣产并要执⾏的⽂件，以及下发的⾮本公司主管⽣产但需要贯彻执⾏的法规性⽂件；

5.6.1.1.3上级领导等视察、检查本公司时的重要指⽰、讲话、贺词、照⽚和有特殊保存价值的录⾳，录像等材料；

5.6.1.1.4代各个领导草拟并被采⽤的⽂件的最后草稿和印本；

5.6.1.1.5代各个领导转发本单位的⽂件（包括报纸、刊物转载）。

5.6.2.本单位的⽂件材料：

5.6.2.1本公司组织召开的⽣产技术会议，⽣产技术会议的全套⽂件材料以及各种声像材料；

5.6.2.2本公司各部门联席会议材料；

5.6.2.3本公司颁发的（包括转发及与其他部门联合颁发的）各种正式⽂件的签发稿、印制稿，重要⽂件的修改稿；

5.6.2.4各部门的请⽰与上级领导的批复⽂件；

5.6.2.5本公司及其内部职能部门⽣产运⾏中形成的⼯作计划、总结、报告、年度⽬标管理考核实施⽅案和考核评⽐结果等；

5.6.2.6反映⽣产运⾏和制度规范化管理的⽂件材料；

5.6.2.7反映⽣产运⾏的原始资料和基础数据资料（重要基数）、信息化处理（上传和下载）、⼯作记录等；

5.6.2.8对⽣产部门检查、调查研究形成的重要⽂件材料；

5.6.2.9统计原始台帐、统计报表、汇总的统计报表和统计分析资料（备份的计算机盘⽚等）；

5.6.2.10本公司形成的凭证、帐薄、财务报表、其他财务资料和汇总的财务报表（备份的计算机盘⽚等）；

5.6.2.11审计⼯作中形成的审计通知书、审计调查通知书、审计⼯作底稿、审计报告、审计意见书和审计决定等；

5.6.2.12本公司购建办公楼、重⼤修缮项⽬、征⽤⼟地以及基本建设⼯程施⼯、竣⼯、购置⼤中型设备的⽂件材料、信息化管理系统的开发建设等⽂件材料等；5.6.2.13本公司制定的条例、准则、章程和各项管理制度等⽂件材料；

5.6.2.14本公司的历史沿⾰、⼤事记，反映重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书等⽂件材料；

5.6.2.15本公司（包括上报、下批）员⼯任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务申报、考试和评定、考核聘任，员⼯名册、报表，以及⼯作⼈员的考试、考核、考勤、评聘、录⽤、转正、定级、调资、退职等⼯作及员⼯评优奖惩等⽂件材料；5.6.2.16财产物资、档案等的交接凭证、清册。

5.6.2.17本公司的企业⽂化宣传的定稿和印本，编印的情况反映、简报、宣传册等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿，样本；5.6.2.18本公司与外公司签订的各种合同、协议等⽂件材料；

5.6.2.19其他按有关规定应予归档的⽂件材料。

5.6.2.20政府相关部门对本公司⼯作检查形成的重要⽂件；

6.各⽣产基地的⽂件材料：

各⽣产基地报送的重要⼯作计划、报告、总结、典型材料统计报

表、财务预算、决算报表等⽂件；7.保管期限

档案的保管期限由档案的保存价值确定，根据国家档案局的有关规定，档案的保管期限定为永久，长期和短期3种，长期为16－50年左右，短期为15年以下，专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执⾏。⼭东拓博化⼯集团档案的保管期限除会计档案另作规定外，其他档案均列为永久、长期和短期保存。7.1永久保存的档案：本公司制定的属于决策性的⽂件；处理重要问题形成的⽂件、材料；召开的重要会议的重要⽂件材料；重要的请⽰、报告、总结；会计决算报表、综合统计报表；集团演变、公司领导⼈任免的⽂件材料；上级部门颁发的关于各⽣产基地⽣产并要贯彻执⾏的重要⽂件材料。7.2属于长期和短期保存的档案由综合部会同应⽴卷和归档的同各部门共同制定保管期限，报主管或分管领导批准后执⾏；属于⽂件档案的由综合部根据有关规定制定保管期限，报主管领导或分管领导批准后执⾏。8．档案销毁管理

按保管期限已经到期的档案和已⽆存查价值的档案可定期鉴定和销毁。属于⽣产或专业档案的由综合部主任和相关部门经理，鉴定确认；属⽂书档案的由档案员和综合部主任共同确认。销毁前由档案员登记造册，综合部主任和有关部门经理共同签字，报公司领导批准后，由两⼈在指定地监销，并在销毁清册上签字。9.会计档案的管理

9.1会计档案实现集中统⼀管理。财务部应将保管超过⼀年的会计档案移交综合部档案室统⼀管理；

9.2按年度形式分类法，档案员应将会计档案分成四类，即凭

证、帐薄、报表和其他分别组成保管单位。9.3会计档案的保管期限从会计年度终了后的第⼀天算起。会

计档案的保管期限为永久、定期两种，⼭东拓博化⼯集团会计

档案的保管期限明确为：9.3.1.会计凭证：15年。

9.3.2会计帐薄：现⾦⽇记帐、银⾏存款帐为25年，其他15年。

9.3.3会计报表：预算报表5年、年度决算报表永久，其他报表15年。

9.3.4其他15年。

9.3.5固定资产清理报废、清理后5年。

9.3.6会计档案移交清册15年。

9.3.7会计档案保管清册25年。

9.3.8会计档案销毁清册25年。

9.4.档案员应对会计档案分虽不同的类，按保管期限的长短依次排

列案卷，做到科学管理，妥善保管，存放有序，查找⽅便，同是时严格执⾏安全和保管制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。9.5档案员应汇同财务部的有关⼈员共同编制完整的会计档案⽬录，以利查找、提供、利⽤。

10．档案保管制度

10.1存放档案必须有专门库房，并设有专柜、架，排架、排柜要科

学和便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索⼯具。10.2微缩胶⽚、照⽚、磁带、光盘、磁盘的保管要符合规定要求。

备份的磁盘、光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管。10.3要定期进⾏库藏档案的清理核对⼯作，做到帐、物相符。

10.4库房要经常通风，做到整洁卫⽣。库房内不准吸烟，以免发⽣⽕灾，并做到七防：防⽕、防盗、防潮、防⿏、防⾍、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。10.5接收、借阅档案必须认真验收，并办理交接和借阅⼿续。

10.6要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况，发现问题及时处理。

11.档案借阅制度

11.1借阅档案⼀律履⾏借阅⼿续，借阅⼈有借阅档案和归还档案时应签名并注明⽇期。

11.2借阅的档案不得中途转借他⼈。

11.3会计档案只能由公司领导批准后，财务部按⼿续外借，其他部门和⼈员⼀律不予借阅。

11.4所有档案要注意保管、保密，不得弄脏和乱划、涂抹、剪裁和拆毁。11.5借阅的档案未经批准，不得复制、拍照。借阅档案的时限为7天，⽤完后应及时归还，如期满未⽤完时，应续办借阅⼿续。12.档案管理处罚条例：

12.1应归档的⽂件材料要齐全、完整，如果出现紧急情况下，⽽发现档案材料不

齐全的现象，处罚管理员100元。12.2移交档案时要进⾏清点、核对并履⾏签字⼿续，没有按规定进⾏处罚管理员

50元。

12.3库房要经常通风，做到整洁卫⽣，库房内不准吸烟，发现有吸烟迹象，处罚

当事⼈25 元，管理员25 元。12.4档案室要注意保管、保密，在查询、借阅档案时不得弄脏、乱划、涂抹、剪

裁和拆毁，⼀经发现处罚当事⼈100元，⽽管理员在验收时没有认真检查，⼀经发现有以上现象处罚管理员150元。12.5接收借阅档案时必须进⾏认真验收，并且办理接收和借阅⼿续，如果没按规

定办理⽽造成档案材料丢失时，处罚管理员500 元，未办理借阅⼿续⽽档案管理⼈员却给予借阅时，处罚管理员250元。12.6要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况发现问题未及时处理

时，处罚管理⼈员100 元。12.7借阅档案时未经批准不得复印、拍照，⼀经发现处罚当事⼈300元。

元档案管理⼈员未加以制⽌罚款500 元。12.8借阅档案时限7天，⽤完后应及时归还，如期满未⽤完时，应续办借阅⼿