某公司质量管理体系程序文件汇总(6
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北京思优特科技发展有限公司
质量体系程序
Q/SYT.JN CX 0501 文件和资料控制程序
北京思优特科技发展有限公司
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质量体系程序
文件和资料控制程序
Q/SYT.JN CX 0501 共6页第1页1目的
对质量体系运行中使用的各类文件和资料进行控制，确保与质量体系运行有关场所使用的文件和资料为有效版本。
2适用范围
适用于本企业所有与质量体系有关的文件和资料的控制（包括内部及外部文件）。
3 职责
3.1总经理批准发布质量手册。
3.2 管理者代表组织编写质量手册、程序文件并批准发布程序文件。
3.3总工程师负责批准发布技术性文件。
3.4总工办是技术性文件的归口管理部门。
3.5技术开发部负责技术文件和资料的编制和更改。
3.6质管部负责质量手册及程序文件的发放、更改及换版控制和管理。
3.7各有关部门负责各自部门的专用文件和资料的控制。
3.8档案室负责归档后与质量体系有关的文件和资料的档案管理及技术文件的发放。
3.9总工程师审批外来文件的适用性，由标准化室管理外来标准。
4 工作程序
4.1文件和资料的分类及编号
2006年1月1日发布 2006年1月1日实施
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4.1.1 文件和资料的分类
a）质量手册和程序文件等；
b）技术性文件（包括外来文件）；
c）其他管理性文件（包括外来文件）。
4.1.2 文件和资料分为受控文件和非受控文件，受控文件加盖“受控文件”印章并注受控号。非受控文件只进行编号。
4.1.3文件和资料编号
a）程序文件编号按《程序文件编写规则》的编号规定执行；
b）产品图样编号按JB/T 5054.4-2000 《产品图样及设计文件编号原则》执行；
c）管理性文件按《管理性文件编写规则》的编号规定执行。
4.2 文件和资料的编写
4.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表组织编写。
4.2.2技术开发部负责编写技术文件，包括产品标准、技术图纸、工艺文件、采购规范、检验和试验规范等。
4.2.3其它管理性文件由各职能部门负责人组织相关人员编写。
4.2.4文件和资料的格式
a）企业产品标准要按照GB/T1.1-2002 的有关规定执行，其它技术文
件的编写格式应符合GB/T1.1-2002 标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则的基本规定及行业的推荐格式；
b）程序文件的格式按照《程序文件编写规则》的相关内容执行；
c）管理性文件的格式按照《管理性文件编写规则》的相关内容执行。
4.3文件和资料的批准和发布
4.3.1文件和资料发布前应由授权人员审批其适用性。
4.3.2质量手册由管理者代表审核，总经理批准并发布。
4.3.3程序文件由认证办、质管部组织编写，认证办、质管部组织会签，各职能部门的负责人审核，分管各职能部门的副总经理审定，管理者代表批准并发布。
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4.3.4技术文件由技术开发部各产品技术组负责人审核，总工程师批准。
4.3.5其它管理性文件，由各职能部门的负责人审核，分管各职能部门的分管领导批准。
4.3.6各职能部门负责组织编制文件的现行修订状态的控制清单并上报文件归口部门，使各场所都能得到相应文件的有效版本。
a）质管部编制质量手册、程序文件、管理性文件的现行修订状态控制
清单，经管理者代表批准；
b）档案室编制技术文件的现行修订状态控制清单（包括用户提供的图样），经总工程师批准。
4.4文件和资料的发放
4.4.1文件发放由文件的编写部门确定发放范围，经文件的审批者审批，文件管理员按“文件发放审批单”发放文件。
a）质量手册、程序文件由质管部发放；
b）技术性文件由档案室发放；
c）其它管理性文件由各部门发放。
4.4.2文件领用人在“文件发放回收记录簿”（质量手册、程序文件、管理性文件）/“技术文件发放/回收记录簿”（技术性文件）上签名领取注有受控号和加盖“受控文件”印章的文件，每份文件都有唯一标识，以便追溯。
4.4.3当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人员的文件复印，应填写“文件领用审批单”经本部门负责人批准，到文件管理部门办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。
4.4.4文件破损影响使用时，使用人员交回破损文件领用新文件，并进行登记，新文件的受控号仍沿用原文件的受控号，文件管理员将破损文件进行作废标识，定期销毁。
4.4.5若文件的使用人将文件丢失，应办理文件领用手续，文件管理员在补发文件时给出新的受控号，原文件的受控号作废，通知各部门，防止误用。
4.5文件和资料的更改
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4.5.1凡经批准发放的文件需要更改时，按“文件更改通知单”的要求进行。4.5.2 “文件更改通知单”一般由原文件编织单位编制，按照原文件审批程序进行审批，若组织其它部门/组织审批时，该部门/组织应获得审批所依据的有关背景资料。
4.5.3 文件更改的具体实施由发放单位负责，并做更改记录。
4.5.4质量手册、程序文件、管理性文件更改，按“文件更改通知单”的更改办法进行。文件的持有者在“文件发放回收记录簿”上签收更改页，并将“文件更改通知单”装订到文件中；发放员对原文件和资料更改部分进行标识，并填写“文件更改记录”。
4.5.5技术文件的更改按JB/T 5054.6-2000 《产品图样及设计文件更改办法》、JB/T 9169.8-1998 《工艺管理导则工艺文件修改》规定执行。填写“产品图样及设计文件更改通知单”和“工艺更改通知单”。
4.6文件和资料的换版与作废
4.6.1文件经多次更改或文件需要进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本，换版后的文件一般仍沿用原编号，版次按A、B、C……版次类推。
4.6.2作废的文件由文件管理员按原文件的发放范围和数量收回作废和失效的文件并记录，作废文件加盖“作废”印章，文件管理员填写“销毁文件审批单”，文件主管部门负责人批准后统一销毁；有保留价值的作废资料办理保留作废文件手续，申请人填写“保留作废文件审批单”，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理员加盖“保留”印章方可留用。
4.7文件和资料档案
文件和资料档案管理按《文件和资料归档管理控制程序》的相关规定执行。
4.8文件和资料的管理
4.8.1文件经拟制审核批准后，主管部门列入“受控文件清单”中。存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份。以软盘贮存文件也应进行标识。
4.8.2文件管理员在内部质量审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者中的文件，发现问题及时处理。
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