物业管理常用建设档案文件材料归档内容

物业档案、资料管理的内容物业项目档案、资料管理的内容1、资料的收集资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。

从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

移交资料项目资料名称规划资料1.项目批准文件2.用地批准文件3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证4.拆迁安置资料5.房地产平面图工程技术资料1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2.地质勘查报告、工程建设投标文件3.工程合同及竣工报告4.工程预决算5.图纸会审记录6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)7.隐蔽工程验收签证8.沉降观察记录9.竣工验收证明书10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书11.新材料、构配件的鉴定合格证书12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书13.砂浆、混凝土试块试压报告14.供水、供气、空调的试压报告15.园林绿化图纸和清样16.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单17.工程监理报告日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料--设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料--政府相关文件、法规、法律;房地产公司有关文件、通知、函件;物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等3、档案资料管理的要点⑴、重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

物业管理档案整理方案一、前言物业管理是一个不断发展的领域，随着城市化进程的加快和生活水平的提高，人们对物业管理的要求也越来越高。

物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，它记录了物业管理工作的全过程，是物业管理工作的重要依据。

因此，对物业管理档案进行整理是非常必要的。

本文将从物业管理档案的意义、整理的目的、整理的原则、具体的整理步骤以及整理后的管理和保管等方面，探讨物业管理档案整理方案。

二、物业管理档案的意义1.记录管理：物业管理档案记录了各种物业管理工作的全过程，包括物业管理的规划、实施、监督、评估等各个环节，为物业管理工作提供重要的依据和证据。

2.信息参考：物业管理档案记录了各种管理政策、法规、标准、规章等内容，对物业管理工作的具体操作和方法提供了重要的参考。

3.管理评估：物业管理档案通过对物业管理工作的评估，反映了物业管理的成绩和问题，为物业管理工作的改进提供了重要的依据。

4.知识传承：物业管理档案记录了物业管理工作的经验和教训，对后续的物业管理工作起到了重要的指导作用。

5.法律保障：物业管理档案是管理工作的重要依据，它是物业管理工作是否合理、合法的重要依据，对物业管理工作的合法性起到了重要的保障作用。

三、整理的目的1.清理无效文件：对无效文件进行清理，减少物业管理档案的杂乱性，提高物业管理档案的可读性和可查性。

2.规范档案整理：建立和完善物业管理档案整理制度和流程，规范档案整理工作，提高物业管理档案整理的效率和质量。

3.提高档案利用价值：通过整理，筛选和重组物业管理档案，提高档案的利用价值，使管理工作更有力量。

4.加强档案管理：通过整理，完善物业管理档案的管理措施，加强档案的保管和管理，保证档案的安全性和完整性。

五、整理的原则1.适量整理：整理时要适量保留有关政策、法规、标准、规章、开发商资料以及管理工作的主要内容，避免出现重要内容缺失。

2.分类整理：按照档案的种类和性质对物业管理档案进行分类整理，使档案的管理更加清晰和方便。

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4 ．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或者接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需时常使用部份应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部份档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及伤害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特殊条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。

物业管理档案(全套)简介本文档旨在提供一套完整的物业管理档案，以协助物业管理机构或个人进行高效的物业管理工作。

本档案包括以下内容：1. 物业规划文件- 物业规划报告：包括物业规划的目的、范围、计划和实施方案等，为物业管理提供指导。

- 用地规划文件：包括土地使用证明及用地规划、规划图纸等，确保物业符合土地规划要求。

2. 物业管理协议- 物业管理合同：详细规定物业管理机构与业主之间的权责、服务内容和费用等，确保双方的权益得到保障。

3. 物业维护记录- 维修记录：记录物业维修和保养情况，包括保养项目、时间、费用等，为未来的维修工作提供参考。

- 故障维修报告：记录物业设施故障维修情况，包括设备故障描述、维修方案和维修结果等，为提高设备运行效率提供数据支持。

4. 物业保险文件- 物业保险合同：记录物业保险的保险公司、保险金额、保险期限等详细信息，确保物业在意外情况下得到保障。

5. 政府相关文件- 证照文件：包括物业的营业执照、税务登记证等，保证物业合法经营。

- 安全检查合规文件：记录定期政府安全检查合规的情况，保证物业的安全运营。

6. 业主相关文件- 业主信息记录：包括业主姓名、联系方式等个人信息，便于与业主进行有效沟通。

- 投诉处理记录：记录业主投诉内容、处理过程和结果，确保对业主的合理投诉进行妥善处理。

7. 财务相关文件- 费用收据：记录物业收取的费用、收费方式、收费时间等，确保费用收支的合理性和透明度。

- 财务报表：包括年度财务报表、资产负债表等，为物业财务管理提供依据。

- 合同付款记录：记录与供应商签订的合同及付款情况，确保合同履行的合规性。

结束语本物业管理档案提供了一套完整的记录和管理物业所需的文件和信息。

它将有助于提高物业管理的效率、透明度和合规性。

建议在物业管理过程中，将这些文件进行规范化、备份、定期更新，以确保其有效性和可持续性。

凡是本物业管理管理处工作活动中获得及办理完毕的具有保存价值的各种载体材料(包括图样、照片、软件、软盘、光盘、录音带、录相带、报表、实物、收发文件等)均属归档范围。

❖与甲方召开的会议记录、本公司会议、各部门及其他物业管理工作会议记录和会议材料。

❖党委、团委、工会会议材料。

❖上级机关召开的需要贯彻执行的会议材料。

❖接管移交资料。

❖与甲方、施工单位、政府相关部门的往来函文。

❖工作过程中获得的与基地物业管理相关的各种文件、资料。

❖各部室的工作计划、总结、交接班记录、项目故障与维修、保养记录等工作过程中形成的记录。

❖实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等各种物业管理工作记录。

❖处理甲方、工作人员各种来信、来访意见中形成的文件材料。

❖本管理处有关单位签订的各种合同、协议书、意见书等材料。

❖总公司收文、发文。

❖本公司编印的情况反映、简报、大事记等。

❖本管理处员工、党员、团员花名册、各类学历及资格证书复印件，员工调进出介绍信存根，工资转移存根，职称文件。

❖各项普查工作中形成的文件材料。

❖本管理处各类评优等文件材料。

❖本管理处的其他收文。

❖党员统计报表。

❖企业综合年报、统计报表。

❖物业管理公司情况统计报表。

❖工会、出纳形成的报表、凭证、账薄等。

❖本管理处参加有关重要庆祝活动的声像材料。

❖本管理处举行的重要会议、庆祝活动的声像材料。

❖上级机关领导检查和视察本管理处工作中形成的声像材料。

❖甲方需我管理处留存的声像材料。

❖工伤(亡)事故调查中形成的声像材料。

❖一些具有教育意义和保存价值的声像材料。

❖采购方编印的简介、宣传资料、报刊。

❖上级及相关单位编印的与本管理处工作有关的文件汇编。

❖本管理处自行编印的年鉴、统计资料、报刊等。

❖有保存价值的其他资料。

( 1 )需随时查阅重要文件，放在相关部门，在不需使用时再归档。

( 2 )文件形成过程中的修改稿。

( 3 )部门文件及部门主持召开会议中形成的交流性文件材料。

物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。

2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。

2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。

2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。

2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。

2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。

2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。

3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。

3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。

3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。

3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。

3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。

3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

不同期限的不能装在同一盒内。

采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。

3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。

物业档案管理物业档案管理是指对物业项目的相关档案进行有效的整理、归档和管理的过程。

它涵盖了物业项目的各个方面，包括建造结构、设备设施、合同文件、维修记录等信息。

通过有效的物业档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，保障物业项目的正常运营和维护。

一、档案整理与归档1. 档案分类：根据物业项目的特点，将档案按照建造结构、设备设施、合同文件等方面进行分类。

2. 文件整理：对每一个分类下的档案进行整理，确保文件的完整性和准确性。

包括文件的排序、打孔、装订等工作。

3. 档案编目：为每一个档案建立编目，包括档案名称、编号、归档日期等信息。

编目可以采用电子化管理方式，方便档案的检索和更新。

4. 档案归档：将整理好的档案按照编目进行归档，确保档案的有序存放。

归档地点可以采用专门的档案室或者文件柜。

二、档案管理与维护1. 档案借阅：建立档案借阅制度，确保档案的安全和可控。

借阅人需要填写借阅申请并由相关责任人审批后方可借阅档案。

2. 档案检索：建立档案检索系统，方便用户快速找到所需档案。

可以根据档案名称、编号、归档日期等信息进行检索。

3. 档案更新：对档案进行定期的更新和维护，确保档案的及时性和准确性。

包括更新合同文件、设备维修记录等信息。

4. 档案销毁：对于已经过期或者无效的档案，按照规定的流程进行销毁。

销毁前需要进行备案并由相关责任人审批。

三、档案安全与保密1. 档案存储：建立安全可靠的档案存储环境，包括防火、防潮、防尘等措施。

可以采用专门的档案室或者保险柜进行存储。

2. 档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。

备份可以采用电子化方式或者纸质复制方式。

3. 档案保密：建立档案保密制度，对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行保护。

惟独经过授权的人员才干查阅相关档案。

四、档案利用与价值1. 决策支持：通过对档案的分析和利用，为物业管理决策提供依据和支持。

可以根据档案数据进行趋势分析、成本控制等工作。

物业管理日常运营的档案一、引言物业管理是指对房地产项目进行全面管理和维护的一项工作。

在物业管理的日常运营中，档案的管理起着重要的作用。

物业管理的档案包括各类合同、项目规划、资料文档等，这些档案的完善和管理能够有效提高物业管理的效率和质量。

本文将介绍物业管理日常运营的档案管理要点和管理流程。

二、档案管理要点2.1 档案分类物业管理的档案可以按照不同的分类方式进行整理。

常见的分类方式包括按照时间、按照部门、按照项目等。

根据具体的管理需求，选择合适的分类方式，有利于档案的查找和整理。

2.2 档案整理档案整理是物业管理中的重要环节。

在整理档案时，应根据分类方式将档案进行归档，并标注清晰的档案名称和编号。

另外，还可以使用标签或文件夹等辅助工具进行管理，以便更好地保持档案的完整性和可查找性。

2.3 档案存储为了保证档案的安全和长期保存，物业管理需要合理选择档案存储方式。

一般而言，选择干燥、通风、温度适宜的环境存放档案，同时还可以考虑使用密封的文件柜或文件盒进行存储，以避免档案受潮或受损。

2.4 档案备份档案备份是物业管理中不可忽视的环节。

定期将档案进行备份，可以防止因意外或错误导致档案丢失的情况发生。

备份可以选择使用外部存储设备或云端存储服务，保证档案的安全性和可恢复性。

三、档案管理流程3.1 档案申请在物业管理中，各类档案的申请非常常见。

例如，项目规划文件、资料文档等需要定期或不定期地进行申请。

档案申请流程通常包括填写申请表、提交申请并附上相关材料、审批等环节。

申请人应按照规定的流程和要求完成各个环节，并确保申请材料的完整性和准确性。

3.2 档案审批档案申请提交后，需要经过相应的审批程序。

审批环节通常由物业管理中的相关部门或负责人进行，审批的标准一般包括档案的合法性、完整性和准确性等。

审批通过后，申请人可以继续后续的操作。

3.3 档案借阅物业管理中的档案借阅是指在一定期限内将档案提供给借阅人使用。

借阅人需要提出书面申请，经过相应的审批后才能借阅档案。

物业管理档案方案1.引言作为一个综合性的物业管理公司，我们致力于提供高质量的物业管理服务，以满足客户的需求。

为了更好地维护和管理物业，我们制定了物业管理档案方案，旨在规范化和系统化物业管理工作，提高管理效率和服务质量。

本方案包括档案管理的流程、内容、权限和安全保障等内容，以确保物业管理档案的完整性和保密性。

2.档案管理的流程物业管理档案的管理流程包括档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节。

具体的流程如下：(1) 收集：物业管理公司应收集和整理各类与物业管理相关的文件、资料和信息，包括建筑图纸、合同协议、维修记录、投诉建议等。

(2) 整理：对收集到的信息进行分类整理，建立档案目录并归档，确保每个档案都有清晰的标识和编号。

(3) 存储：将整理好的档案存放在指定的档案室中，并建立档案借阅登记簿，记录每次档案的借阅和归还情况。

(4) 利用：对于需要使用档案的情况，按规定流程进行审批和借阅，并在使用后及时归还，保证档案的完整性。

(5) 销毁：对于已经过期或无用的档案，严格按照规定的销毁程序进行处理，确保档案的安全和保密。

3.档案管理的内容物业管理档案的内容包括建筑档案、设备档案、合同档案、维修档案、投诉建议档案等，具体的内容要求如下：(1) 建筑档案：包括建筑图纸、验收合格证、装修设计图纸、建设规划许可证等文件。

(2) 设备档案：包括设备保养维修记录、设备购买合同、设备检测报告等。

(3) 合同档案：包括租赁合同、物业管理合同、服务合同、维修合同等。

(4) 维修档案：包括设备维修记录、建筑维修记录、维修合同等。

(5) 投诉建议档案：包括业主投诉建议记录、处理情况通报、解决方案等。

4.档案管理的权限为了确保档案的安全和保密，物业管理公司对档案的使用和管理设置一定的权限和限制，具体如下：(1) 管理权限：物业管理公司应指定专人负责档案管理工作，设立档案管理岗位，确保相关工作的专业化和规范化。

(2) 使用权限：对于需要使用档案的人员，应按照相关规定进行审批和借阅，保证档案的安全和完整。

建设项目文件材料的归档范围由于建设项目规模大，涉及领域多，所以产生文件材料的数量越来越多，成份越来越复杂。

根据实际情况和国家的有关规定，现将建设项目文件材料收集归档的范围归纳为12个方面：1、依据性文件，主要包括六个方面：（1）项目建议书及其报批的文件；（2）项目选址意见书及其报批的文件；（3）可行性研究报告及评估报批文件；（4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件；（5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批文；（6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，主要包括三个方面：（1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要的土样岩样及说明；（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测的记录；（3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气象等设计基础资料。

3、设计文件，主要包括九个方面：（1）总体规划设计文件；（2）方案设计文件；（3）初步设计文件及其报批文件；（4）技术设计文件；（5）施工图设计文件；（6）技术秘密材料和专利文件；（7）工程设计计算书；（8）关键技术试验的文件；（9）设计评价、鉴定及审批的文件。

4、管理性文件，主要包括四个方面：（1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的申请、批准文件，红线图，坐标图，行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿的批准文件和协议书；建设前的原始地形地貌图和照片；施工执照。

（2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件。

（3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中有招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函，委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更文件、合同书。

物业管理公司档案归档制度一、档案管理原则：1.法定性原则：遵守国家和行业相关法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。

2.完整性原则：确保档案材料的全部完整，不得缺失或隐匿。

3.准确性原则：确保档案内容的准确性和真实性，不得篡改或伪造档案。

4.保密性原则：严守档案涉及的商业机密和个人隐私，不得泄露或滥用档案信息。

二、档案归档制度：1.档案分类：根据档案种类和用途，对档案进行分类，如财务档案、合同档案、人事档案、工程档案等。

2.档案整理：对新建、收集或移交的档案材料，按照归档标准和程序进行整理和装订，确保档案的完整性和易查性。

3.档案标识：每个档案盒、档案袋应统一标识，标注档案名称、存放位置、归档时间等信息，以便快速查找和归还。

4.档案借阅：员工需要借阅档案时，必须填写借阅登记表，并经过相关主管部门的审核和批准，同时在档案目录上进行记录，便于管理和监督。

5.档案保管：档案必须存放在专门的档案室或保险柜内，保证档案的安全性和不受损坏。

6.档案保管期限：根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保存期限，及时进行销毁或永久保留。

7.档案借阅查阅：对于需要查阅和借阅的档案，必须进行登记和授权，并有专人进行监督，确保档案的安全和完整。

8.档案销毁：到达保存期限的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，采取安全、可靠的方式进行文件的销毁，以防止档案外泄和信息丢失。

三、档案管理责任：1.公司领导要重视档案管理工作，明确责任分工，确保档案管理制度的落实和执行。

2.设置专门的档案管理部门或档案管理员，负责对档案进行统一管理和监督。

3.员工须严格按照档案管理制度执行，不得擅自移动、遗失或篡改档案。

4.档案管理员要及时更新档案目录和档案借阅情况，确保档案的准确性和可查性。

5.定期开展档案培训，提高员工的档案管理意识和技能。

以上就是物业管理公司档案归档制度的相关规定，通过建立健全的档案管理制度，可以提高档案管理的效率和质量，确保公司运营的顺利进行，有效维护公司的利益。

物业档案的分类、代码、归档范围及保存期限表
说明：1、本表内所列归档范围可于表内所列内容，各物业公司可以根据自己业务的实际情况在相同类别范围内进行增补或删减。

序号可以接着往后增加。

2、原试行的《宏立城物业服务有限公司物业档案目录》的内容可以参照使用。

其中的编号按本表所排列的序号为准。

有增加的仍然接着往后增加。

3、本表所列代码作为编写档案号时使用，便于分类检索。

其编写方法按年度一一类别一一文件序号（分类流水号）一一保存期限进行填写。

在档案盒标签的上部（物业公司1.OUGOU下面）位置标识出来。

4、关于各类归档文件保存期限本中虽然已经列出，但经各物业公司讨论确认后再统一执行。

5、保存期限属于短期的为10年及10年以下，由各物业公司根据具体情况制定保存期限。

物业档案分类管理及保存年限
行政管理类档案
人力资源管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
四
财务管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
五
品质管理类档案
K
物业前期介入类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
处理意见记录
七
物业承接验收类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
Λ
业主入伙管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
九
顾客关系管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
十
工程管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
公共秩序管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限
十二 环境管理类档案
二级类目表及档案归档范围和保存期限。

物业档案资料管理物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范化、系统化管理的工作。

通过合理的档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，确保物业档案的安全性和可靠性，为物业管理工作提供有力的支持。

一、档案资料的分类与整理1. 根据物业管理的不同领域和内容，对档案资料进行分类，如合同档案、收费档案、维修档案、设备档案等，以便于后续的管理和查询。

2. 对每一个档案类别进行详细的整理，包括建立档案目录、编制档案编号、整理档案材料等工作，确保档案的完整性和一致性。

二、档案资料的存储与保管1. 设立专门的档案室或者档案柜，统一存放各类档案资料，并制定相应的存储规范，包括档案的摆放顺序、密封方式、防火防潮等措施，确保档案的安全性和可靠性。

2. 制定档案借阅和归还制度，对外部人员的档案借阅要求进行审批和记录，确保档案的保密性和完整性。

三、档案资料的检索与利用1. 建立档案检索系统，包括纸质档案的目录索引和电子档案的关键词检索等方式，方便快速地查询所需档案资料。

2. 制定档案利用规范，明确档案的使用范围和权限，并对档案的利用情况进行记录和统计，以便于对档案利用情况进行评估和改进。

四、档案资料的归档与销毁1. 对于已经完成的档案资料，根据规定的保管期限进行归档，确保档案的长期保存和利用。

2. 制定档案销毁的规范和程序，对于已经过期或者无法利用的档案资料，进行安全、环保的销毁处理，如纸张的密封销毁、电子档案的彻底删除等。

五、档案管理的监督与评估1. 建立档案管理的监督机制，包括定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。

2. 建立档案管理的绩效评估体系，对档案管理工作进行定量和定性的评估，以便于发现问题和提高管理水平。

六、档案管理的信息化建设1. 推动档案管理的信息化建设，建立档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便利性。

2. 培训档案管理人员的信息化技能，提升其对档案管理系统的操作和维护能力，确保信息化建设的顺利进行。

物业项目档案管理制度一、总则二、档案的定义三、档案的收集和归档1.物业项目档案的收集：（1）项目前期准备：包括项目资料的收集整理，项目立项报告、招投标文件、合同协议、设计方案等；（2）工程建设阶段：包括设计图纸、工程施工方案、验收资料、质量安全档案等；（3）运维管理阶段：包括设备资料、维修记录、巡查记录、工作报告等；（4）改造升级阶段：包括改造方案、改造合同、验收报告等。

2.物业项目档案的归档：（1）按项目阶段归档：将各个阶段的档案按照时间顺序进行归档，便于查询和参考；（2）按档案类型归档：将各类档案按照类别进行分类和整理，建立清晰的分类目录。

四、档案的保管和利用1.档案的保管：（1）建立物业项目档案室：专门设立物业项目档案室，进行档案的保管和管理；（2）建立档案保管制度：制定档案借阅和归还的规定，保证档案的安全性和完整性；（3）建立防火、防盗措施：采取防火、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案的安全；（4）定期检查档案室：定期检查档案室的环境和防护设施，及时发现和解决问题。

2.档案的利用：（1）建立档案利用制度：制定档案利用的程序和规范，确保档案的有序利用；（2）提供档案查询和复制服务：为需要查询和复制档案的用户提供服务，尽量提高效率和便捷性；（3）档案利用记录：对每次档案的借阅和复制情况进行记录，便于追踪和管理；（4）档案的电子化转存：逐步推行档案的电子化转存，方便快捷地进行查询和利用。

五、档案的保存期限1.项目前期准备阶段的档案：保存期限为永久保存期；2.工程建设阶段的档案：保存期限为50年；3.运维管理阶段的档案：保存期限为30年；4.改造升级阶段的档案：保存期限为30年。

六、档案的销毁1.档案销毁申请：在档案保存期限届满后，由物业项目档案管理员提交档案销毁申请；2.档案销毁程序：经过审核后，按照档案销毁程序进行销毁，确保档案的安全性和完整性；3.档案销毁记录：对每次档案的销毁情况进行记录，以备查阅。

物业管理档案资料分类物业管理作为一个包括建筑物、设施设备、人力资源等要素的综合管理部门，其所处理的信息数据量较大，档案处理、存储、检索等方面的工作以及资料分类十分重要。

本文着重介绍物业管理档案资料分类的相关知识。

一、物业管理档案概述1.1 物业管理档案的定义物业管理档案是指记录物业管理单位所负责的各项工作、业务、文件、资料、合同、协议等内容的文字、图表、照片、录音、录像以及其他形式的文献和文件。

1.2 物业管理档案的重要性物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，它集中体现了物业管理单位的工作水平、服务质量和管理水平。

因此，物业管理档案的建立、整理、存储与检索十分关键。

二、物业管理档案分类标准2.1 档案分类原则物业管理档案分类应具有科学性、规范性、实用性和便于管理的特点。

2.2 档案分类依据物业管理档案分类的主要依据包括：•文件性质•管理部门•编号和年度•种类和用途•形式和内容•其他2.3 档案分类方式物业管理档案分类的方式通常包括：2.3.1 按管理部门分类划分为技术管理、财务管理、人力资源管理、安全管理等部门。

2.3.2 按文种分类分为电子文件、纸制文件、图片文件、录音文件、录像文件等。

2.3.3 按业务阶段分类包括规划阶段、建设阶段、运营阶段、维护阶段等。

2.3.4 按文件类型分类划分为法律文件、会议记录、工作计划、通知公告、财务会计、安全生产、规章制度等类型。

2.3.5 按内容分类以工作职责、功能特点、业务特点、安全防范等为划分依据。

三、物业管理档案分类的具体操作3.1 档案分类的拟定在物业管理档案分类前，必须首先确定档案分类的范围和标准。

根据分类原则，选择适合的档案分类方式。

3.2 档案分类的编制按照分类依据，建立物业管理档案分类表，并规定各个分类的具体要求和编号方法。

3.3 档案文件的整理要求档案文件的整理人员，严格执行各个文件的相关规定。

遵循档案分类的标准和要求，对各类档案资料进行整理。

物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。

文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。

2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。

3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。

4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。

5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。

6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。

7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。

二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。

三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。