各部门文件材料归档制度
企业档案工作是企业基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、权益和反映历史真实情况的一项重要工作。根据集中统一管理档案的原则，为保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统，更好地为企业各项工作服务，特修订本制度。
一、各部门归档范围
(一)、行政部：
1、上级机关召开的重要会议文件材料；
2、各部门有关年度工作计划、总结及公司规划；
3、公司印发的文件材料；
4、各种请示、报告及批复；
5、公司印模启用文件；
6、上级领导在本公司视察、检查工作时形成的题词、讲话等重要文件材料；
7、公司各项管理获奖材料（奖状、锦旗、奖杯、照片），反映本公司发展情况及重大活动的影片、录音带、照片、底片、文字材料；
8、经济史、组织沿革、经济年鉴、厂史、大事记、汇编等；
9、公司各种会议记录、纪要及有关材料；
10、档案管理工作中形成的文件材料及档案管理升级验收、复验材料；
11、职工体检材料；
12、反映后勤管理、生活福利方面的重要文件材料；
13、董事会的有关决议、纪要；
14、公司机构设置、名称更改、人员编制、有关文件材料；
15、公司制定的各种条例、制度、措施、厂规厂纪、规定、办法；
16、职工录用、辞退、职务聘任、死亡、劳动保险等工作中形成的文件材料；
17、干部、专业技术人员职务（职称）评聘的文件材料；
18、职工教育工作中形成的文件材料；
19、企业技改项目可行性研究、环境评价等工作中形成的全部文件材料；
20、企业生产许可注册工作中形成的全部文件材料；
21、公司颁发的各项经济责任制、岗位职责、管理制度等文件材料。
(二)生产技术部：
1、生产计划；
2、生产统计工作中形成的文字材料；
3、上级对本公司能源、环保、安全消防工作的指示要求和有关文件材料；
4、公司编制的能源、安全、环保、消防规划、年度工作总结、统计报表、管理制度、规定、重要会议记录及文件材料；
5、上级及公司有关劳保的规定、决定、劳保登记表及本公司有关劳保方面的文件材料；
6、安全检查、整改措施执行情况，开展安全生产竞赛活动、材料、安全教育方面的材料及安全生产工作经验材料；
7、重大伤亡事故的请示、报告、调查报告、现场照片、管理处理意见和批复；
8、消防工作中形成的有保存价值的文件材料。
(三)机修车间：
1、公司编制的设备规划、计划、总结；
2、设备管理制度、规定、重要会议记录及有关材料；
3、设备订购合同；
4、反映公司设备拥有量、完好率、固定资产管理材料、年度备件订货计划；
5、设备开箱记录、随机材料；
6、设备调试验收记录及设备维修计划、记录；
7、设备技术操作规程及改进、改装总结；
8、设备报废、申请、报告、鉴定、证书、批复；
9、测量设备周检计划表。
(四)营销部：
1、仓库管理统计报表；
2、经济合同；
3、顾客资料；
4、仓储物资管理的措施、制度规定；
5、清仓核库、物资节约方面的文件材料。
二、归档时间：
1、产品试制、设备土建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落后，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后向行政部归档；
2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年五月前要将应归档的文件材料组成保管单位，由职能部门负责人审定后，向档案室归档；
3、凡本公司在管理生产各项活动中形成的照片（底片）录音、磁带等，须在洗印、录制完毕后三日内向档案室归档；
三、归档要求
1、归档的文件材料必须完整、准确、系统符合其形成规律；
2、归档的文件材料，一般材料归一份，重要的和利用频繁的应多归档几份；
3、归档的文件材料应按自然形成规律、系统整理、保管单位（卷、册、袋、盒），填写案卷封面，卷内目录，备考表，确定密级和保管期限，并由项目负责人或部门负责人审定、签字；
4、归档的文件材料必须纸质优良，字迹清楚，格式统一，应使用碳素墨水、禁用铅笔、圆珠笔；
5、文件材料归档时，应编制归档移交清单，归档清单一式二份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各留一份，以便查考。
四、本制度自颁布之日执行。
资料档案管理办法
一、目的与范围
为了适应新形势下企业资料档案管理工作发展的要求，进一步提高资料档案管理工作的整体水平，更好的为企业生产、经营、建设、发展服务，制定本管理办法。
办法适用于企业文书档案、技术档案、人事档案、会计档案和质量记录及各部门(车间)的资料管理。
二、引用文件
《中华人民共和国档案法》
国家档案局国档发（1987）27号《机关档案工作业务建设规范》
国家档案局国档发（1987）27号《关于机关档案保险期的规定》
国家档案局国档发（1987）27号《文书档案保管期限表》
国家档案局国档发（1987）27号《机关文件材料归档和不归档的范围》
三、组织结构和工作职责
公司综合档案室（文书档案、技术档案和重要的质量记录）设于行政部内，由行政部管理人员统一管理，负责文书档案、技术档案、重要的质量记录和收集、整理、归档、借阅和销毁，并指导和检查各部门(车间)文件和资料的收集、整理、保存工作及其档案室、资料室管理工作。
财务处的会计档案室设专（兼）职人员负责资料档案的管理工作。
各部门安排人员负责资料档案管理。
四、文件和资料立卷归档管理
1、文件和资料立卷归档时间
行政部及各部门应归档的文件和资料将于次年6月底前交行政部统一归档。重要的质量记录视利用情况，可间隔两年归档。任何部门和个人不得保留应存档的文件和资料。
2、资料和档案的收集
(!)行政部文秘人员根据文件材料承办、形成情况，在办理完毕之后及时收集，会议文件材料在会议结束时随时收集，领导外出开会、学习带回的文件材料在宣贯学习
后上门收集。
(2)定期（每季度）把职能部门和工作人员办理的文件收集立卷。
(3)每年年终按“收发文登记簿”、“借阅登记簿”仔细查点收发文件，逐件收回。并拟定本年度下发文件中废止文件清单，各部门/单位按该清单回交废止文件，由行政部统一处理。
3、文件和资料立卷归档要求
(1) 向档案室移交案卷时，行政部工作人员要对案卷进行严格检查。
——查数量，即查文件材料件数、页数与“文件登记簿”上目录是否相符。
