经典实用有价值的企业管理培训课件：如何组织高效会议精品文档

切记:会前准备失败了,就意味着准备失败
会议室的布置
桌位
文件
名牌
准备
音响
如何布
饮品
设备
置会场
习惯
桌位
花草
排列
气味
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2.会议前的要领
(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 确会议目的
（5~12人为宜），明
(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备
(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免
总经理， 议室门 都是很健忘 好会议 他人员。份，并定 结果做
保证总经 上贴上 的，否则就 记录
期跟踪各 到九段，
理在会前 小条： 不会经常对 （在得
项任务的 形成不
知悉缺席 此会议 过去一些决 到允许
完成情况，依赖于
情况，也 室明天 定了的事， 的情况
并及时汇 任何能
给总经理 几点到 或者记不清 下，做
1、会议态度不好
态度坚决
会议主持人
值得信赖
与会人员
与会人员 获得成就感
会议中的典型问题及应对
2、漫不经心的与会者
开会通知 准备事项
两手空空的与会者
临时抱佛脚的与会者
会议
基于会前的准备运作会议
以理解报告的内容为前提开展讨论 直接罗列问题 要求发表准备内容
会议中的典型问题及应对
3、毫无反馈的时候
勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备
细准备 细准备 细准备 细准备 细准备
做记录 发纪录
做记录 发纪录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任

3 时间分配
对每个议题分配适当的时 间，避免浪费时间或过度 拖延。
会议中的决策和问题解决
集思广益
通过群体思维和团队合作，达成 更好的决策。
头脑风暴
利用头脑风暴的方法，寻找解决 问题的创新思路。
分解问题
将复杂问题分解成更易解决的子 问题，逐步找到解决方案。
会议纪要的撰写和分发
1
内容概括
2
准确、简明地概括会议讨论和决策的要
高效会议管理课件
了解会议的定义和重要性，掌握高效会议的管理技巧，提高会议的效率和有 效性。
会议前的准备工作
目标明确
确定会议的目标和议程，确保会议的焦点和效 果。
场地和设备
预先检查会议场地和所需设备，确保一切准备 就绪。
邀请参会者
精确邀请参会者，并提供会议的时间、地点和 预备材料。
资料和文档
准备好与会议主题和议程相关的资料和文档。
点。
3
准备工作
在会议结束后尽快整理会议纪要所需的 材料和笔记。
验证和分发
确认纪要的准确性，核对与会者的名单 并分发给相关人员。
会议后的总结和改进措施
总结会议成果
回顾会议的主要讨论和决策，总结会议的成果 和收获。
改进措施
根据反馈和评估结果，制定改进措施并在下次 会议中应用。
反馈和评估
邀请参会者提供反馈，评估会议的效果和改进 的空间。
会议的流程和议事规则
1
讨论和决策
2
鼓励参会者发表观点，促进讨论和决策
的过程。
3
开场白
简要介绍会议目的和议题，明确会议的 流程和规则。
时限控制
设定合理的时间限制，保证每个议题有 足够的讨论时间。

等.
第二十页，共五十四页。
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
➢1.彼德。德魯克決議法
➢用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參
會者達成
➢ 共識.
➢列舉或圖示各提案並開始討論之.
➢客觀比較各提案的優劣,防止(fángzhǐ)意氣之爭.
➢估計各提案之獲益率.
➢評估有無採集更多參考資料的需要.
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任
找共同(gòngtóng)點.
❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒.
適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌.
暴露自己一定的脆弱之處
保持適合自己的優雅儀表和風度
第二十八页，共五十四页。
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
自身 環境
Strength 優勢
Weakness 劣勢
Opportunity 機會
Threat 威脅 17
第十七页，共五十四页。
第四講 成功 會議的五種策略 (chénggōng)
➢如何做開場白
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.
4
第四页，共五十四页。
第1講 當今會議面面觀
➢會議的頻率
➢1.固定的部門會議:至少(zhìshǎo)每月一次
➢2.全體會議:至少每兩月一次
➢3.處理突發事件的會議:隨時
➢4.一對一會議:按需要
➢會議本钱的計算
➢1.會議的時間本钱
➢2.直接的會議本钱
➢3.效率損失本钱
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高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义

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准备工作的作用
• 选择最恰当的讨论方式 • 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 • 清楚的告知参会者应有何种行为表现 • 节省时间与减少冲突
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会议准备的5W1H法
When What Why
How
Who Where
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会议准备工作核对单
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
【举例】
• 一陪审团认真研究法庭案子后，呈递一份无异议裁决书。 • 优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支
持它；意见不和和冲突最低。
• 缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许 会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。
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4种团队决策法
➢头脑风暴法 ➢德尔菲法 ➢思路转换法 ➢易地思考法
地
点
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围 着圆桌进行。
会 开会对象的选择 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为
议
必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。
主持人的技能 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。
会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。
8
会议的目的
• 开展有效的沟通
• 传达资讯——年终总结大会、7.13大会
• 监督员工、协调矛盾——工作例会
• 达成协议与解决问题——工作矛盾化解会议
• 资源共享 • 开发创意
集思广益会
• 激励士气——动员大会
• 巩固主管地位——领导上任召开会议
9
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类

上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况
做会议开场
系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…

选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
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第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
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2019年8月3
感谢你的观看
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会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；

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会议本身要遵守的规则（一）
1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任
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会议本身要遵守的规则（二）
6.在会上要维护别人的尊严
7.要有人提出不同的意见
8.会后要能拿到书面的记录
评议新 点子
确定行 动纲领
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会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议 3.视频会议 按开会目的分类 1.宣布人事安排、讲解政策 的会议 2.当众表扬或批评别人的会 议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议（例会） 5.集思广益的会议
效率损失的费用
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有 可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率 下降而造成的损失，就是效率损失成本。
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二、会议效率不高的原因及解决方案
1、会议效率不高的原因及预防性管理 2、高效会议的八大特征 3、会议规范
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会议效率不高的原因
项次 （1） （2） （3） （4） 原因 时间安排得不合适 地点安排得不妥当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘， 无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断， 无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

详细描述
在会议中，应全神贯注地倾听他人的发言，避免打断或插 话。同时，要给予积极的反馈，肯定他人的观点或建议， 鼓励参会者发表意见。
互动与参与
鼓励参会者提问和讨论，促进互动与参与。对于有争议或 不同意见的议题，可以组织小组讨论或头脑风暴，激发创 新思维。
问题解决与决策方式
总结词
问题解决与决策方式是会议中的重要环节，有助于达成共识和推动会 议进程。
技巧
1.C 使用清晰、简洁的语言，避免使用模糊或含 糊不清的表达方式。在发言前，先整理好思 路，明确要点和逻辑关系。
详细描述
1.B 在发言时，应简明扼要地表达观点，避免
冗长和重复。同时，要学会控制发言时间 ，避免占用过多或过少的时间，确保每个 参会者都有机会发言。
时间管理
1.D 制定会议议程时，应合理分配每个议题的时
案例二
某团队在会议中存在沟通障碍，导致会议进程受阻，无法达成共识 。
案例三
某组织由于会议目标不明确，导致的会议目标，确保 会议成果的有效性和实用性 。
优化会议流程，减少无效讨 论和时间浪费，提高会议效 率。
加强沟通与协作，确保团队 成员之间的信息传递畅通无 阻。
重视会议组织和管理，避免 出现遗漏和疏忽。
1.谢谢聆 听
高效会议的价值
提高效率
高效会议能够快速地解 决问题、制定决策，从 而提高组织的工作效率 。
促进沟通
通过会议可以加强组织 内部和组织间的沟通， 增强团队协作能力。
减少信息孤岛
会议能够打破信息孤岛 ，实现信息的快速传递 和共享。
提升形象
高效的会议管理能够提 升组织的形象和品牌价 值。
会议筹备与组织
02
目的
会议的目的可以包括解决问题、 制定决策、协调资源、沟通信息 、促进团队协作等。

8.少数人垄断会议。
演示课件
12
单击此处编2辑.会母版议标中题的样式原因(续)
9.与会者之间交头接耳。 单10击.与此会处者编不辑表母明版真文正本感样受式
或➢意第二见级。 11.与▪ 第会三者级之间争论。 12.与会• 第者»四与第级五主级席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
演示课件
2
单击此处编辑母版标题目样录式
单➢击一二三四第▪此二、 、 、 、第•级处三权会会会第级编四威议议议级辑统的的的母计 意五 目版义（ 的项文本会功样议能式的成本） 五、高»效第五率级会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例
演示课件
3
单击此处编辑母一版标、题权样威式统计
②汇集信息；
③解决问题；
④宣传政策；
⑤培育训练。
演示课件
7
单击此处编辑母四版、标会题议样式的目的
单1击．此开处展编有辑效母的版沟文通本样式 ➢2第．二资级讯传达 3．▪ 第监三督级员工的工作进展
• 第四级
4．达成»协第议五级,解决问题
5．决策和资源共享
6．开发创意
7．激励员工士气
8．巩固经理人的地位
演示课件
8
单击此处编辑母版标思题考样式题
单击想此一处想编辑母讨版论文本三样分式 钟 ➢会第▪二第议级三为级 什么没有实效?
• 第四级 » 第五级
演示课件
9
单击此处编辑母1版.会标议题前样的式原因
1.欠缺目标。 单2➢.击第目此二标级处不编明辑确母。版文本样式
3.欠▪ 第缺三议级程。 4.与会• 人第四选级 不当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时»间第五不级当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通