下载文档原格式
协同办公自动化的五大好处引言概述：随着科技的不断发展，协同办公自动化成为了现代企业中的一种趋势。
协同办公自动化指的是利用计算机技术和软件工具来实现团队成员之间的协作和信息共享。
它的浮现为企业带来了许多好处，本文将详细介绍协同办公自动化的五大好处。
一、提高工作效率1.1 实时协作：协同办公自动化工具可以实现实时协作，团队成员可以同时编辑同一份文档或者项目，避免了传统方式下的信息延迟和重复劳动。
1.2 自动化流程：通过协同办公自动化，企业可以将繁琐的流程自动化，如审批流程、任务分配等，节省了大量的时间和人力成本。
1.3 信息共享：协同办公自动化工具可以方便地共享文件、资料和信息，团队成员可以随时获取所需的信息，提高了工作效率。
二、促进团队协作2.1 实时沟通：协同办公自动化工具提供了实时的沟通渠道，团队成员可以通过聊天工具、在线会议等方式进行即时交流，促进了团队协作。
2.2 任务分配和跟踪：协同办公自动化工具可以匡助团队领导者更好地分配任务，并实时跟踪任务的进度和完成情况，提高了团队的协作效率。
2.3 团队协同：协同办公自动化工具可以将团队成员的工作整合在一起，提供统一的平台，方便团队成员之间的协作和交流，增强了团队凝结力。
三、提升工作质量3.1 减少错误：协同办公自动化工具可以减少人为错误的发生，例如自动化审批流程可以避免遗漏审批环节，提高了工作质量。
3.2 提供数据分析：协同办公自动化工具可以采集和分析工作过程中的数据，为企业提供决策支持和业务优化的依据，提升了工作质量。
3.3 实时反馈：协同办公自动化工具可以实时反馈工作发展和问题，及时发现和解决工作中的难题，提高了工作质量和效率。
四、降低成本4.1 节约纸质文件和办公用品：协同办公自动化工具可以减少纸质文件的使用，降低了办公用品的消耗和成本。
4.2 节省人力成本：通过自动化流程和任务分配，协同办公自动化工具可以减少人力成本，提高工作效率。
4.3 减少会议成本：协同办公自动化工具可以通过在线会议等方式替代传统的会议形式，减少了会议的成本和时间消耗。
OA办公自动化系统作用一、引言随着信息技术的快速发展，传统的办公方式已经无法满足现代企业的需求。
为了提高办公效率、降低成本、提升工作质量，越来越多的企业开始引入OA办公自动化系统。
本文将详细介绍OA办公自动化系统的作用及其在企业中的应用。
二、OA办公自动化系统的定义OA办公自动化系统是指利用计算机技术和网络通信技术，将传统的办公流程、业务处理和信息管理等工作自动化的一种信息化系统。
它通过集成各种办公软件和工具，实现办公流程的数字化、网络化和自动化，使企业能够更高效地进行办公工作。
三、OA办公自动化系统的作用1. 提高办公效率OA办公自动化系统可以将繁琐的办公流程自动化，如请假、报销、合同审批等，减少了人工操作的时间和错误率。
员工只需在系统中填写相关信息，系统会自动进行流程的传递和审批，大大提高了办公效率。
2. 优化信息管理传统的办公方式往往会导致信息的丢失或混乱，而OA办公自动化系统可以将各类信息集中管理，实现信息的统一、完整和准确。
员工可以通过系统查找和共享文件、邮件、通讯录等，避免了信息的重复录入和传递，提高了信息管理的效率和准确性。
3. 加强协同办公OA办公自动化系统提供了多种协同办公工具，如在线会议、即时通讯、共享文档等，可以实现员工之间的快速沟通和协作。
无论是在同一办公室还是异地办公，员工都可以通过系统进行实时的交流和合作，提高了团队的协同效率和工作质量。
4. 提升决策效果OA办公自动化系统可以实时收集和分析各类数据，为企业的决策提供科学依据。
通过系统生成的报表和图表，管理者可以清晰地了解企业的运营情况和各项指标的变化趋势，从而做出准确的决策和调整。
5. 降低成本传统的办公方式需要大量的纸质文件、打印机、传真机等办公设备，而OA办公自动化系统可以实现电子化办公，减少了对纸质文件的依赖，降低了办公成本。
此外，OA系统还可以通过集成各种应用软件和工具，减少了企业的软件采购和维护成本。
四、OA办公自动化系统在企业中的应用1. 人事管理员工的入职、离职、请假、考勤等都可以通过OA办公自动化系统进行管理。
谈自动化办公的优势自动化办公的优势自动化办公是指通过计算机技术和信息技术，将办公工作中的繁琐、重复、低效的任务交给计算机和软件来完成，从而提高工作效率、降低成本，并且减少人为错误的发生。
自动化办公在现代企业中得到广泛应用，其优势主要体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：自动化办公可以将许多繁琐的办公任务交给计算机来完成，比如文件的存储、整理和检索、邮件的发送和接收、会议的安排和记录等。
这样可以节省大量的时间和人力，提高工作效率。
2. 减少人为错误：人工办公容易浮现疏忽和错误，而自动化办公可以通过软件的智能化和自动化处理，减少人为错误的发生。
比如，自动化的审批流程可以避免因人为疏忽而导致的审批错误，自动化的数据处理可以减少因人为输入错误而引起的数据错误。
3. 提高信息共享和协同工作能力：自动化办公可以实现信息的共享和协同工作，不同部门和员工之间可以通过共享文件、共享日历、共享任务等方式进行信息交流和协同工作，提高工作效率和团队合作能力。
4. 降低办公成本：自动化办公可以减少人力资源的投入，降低办公成本。
通过自动化的文件存储和检索，可以减少纸质文件的使用，节省办公用品的开支；通过自动化的会议安排和记录，可以减少会议的时间和频率，降低会议成本。
5. 提高工作质量和精确度：自动化办公可以提高工作的质量和精确度。
通过自动化的数据处理和分析，可以减少因人为主观因素而引起的数据错误和分析错误；通过自动化的报表生成和分发，可以减少因人为疏忽而导致的报表错误。
6. 提升企业形象和竞争力：自动化办公可以提升企业的形象和竞争力。
通过自动化的客户关系管理和市场营销，可以提升客户满意度和忠诚度；通过自动化的生产计划和供应链管理，可以提高产品的交付能力和市场竞争力。
总结起来，自动化办公在提高工作效率、降低成本、提高工作质量和精确度等方面具有明显的优势。
随着科技的不断发展和应用，自动化办公将在未来得到更广泛的应用和发展，成为企业提高竞争力和创新能力的重要手段之一。
办公自动化系统对企业有什么好处2篇办公自动化系统对企业的好处第一篇办公自动化系统是一种利用计算机和相关技术，自动完成办公任务的系统。
它在企业管理中起着十分重要的作用，不仅可以提高工作效率，还可以降低成本、减少人力资源的浪费。
下面将从企业提效与节约成本两个方面，探讨办公自动化系统对企业的好处。
首先，办公自动化系统可以提高企业的工作效率。
传统的办公方式通常需要手工处理文件和文档，这不仅浪费了大量的时间，还增加了人为的错误可能性。
而办公自动化系统通过自动化的方式，可以简化办公流程，提高工作效率。
例如，员工可以通过电子邮件发送和接收文件，使得文件的传输变得更加快速和方便。
另外，办公自动化系统还可以自动执行一些常规性的操作，如发送提醒邮件、生成报告等，从而减少员工的日常重复性工作，提高工作效率。
通过提高工作效率，企业可以更好地满足客户需求，增加营业额。
其次，办公自动化系统可以帮助企业节约成本。
在传统的办公流程中，需要大量的纸张、墨水和办公用品等，这些费用加起来往往不菲。
而办公自动化系统可以通过电子方式存储和处理文件、文档，减少了对纸张和墨水的需求，从而降低了办公成本。
此外，办公自动化系统还可以减少人力资源的浪费。
例如，一些常规性的操作可以被系统自动执行，减少了员工的工作量，节省了用人成本。
通过节约成本，企业可以增加利润，提高竞争力。
综上所述，办公自动化系统对企业的好处是多方面的。
它可以提高企业的工作效率，减少人工错误，提供更快速和便捷的工作流程。
同时，它还可以帮助企业节约成本，减少对纸张和墨水的需求，降低用人成本。
因此，企业在引入办公自动化系统时，可以享受到这些好处，提升企业的运营效率和竞争力。
第二篇办公自动化系统是一种结合计算机和相关技术，实现办公任务自动化的系统。
在现代企业管理中，办公自动化系统扮演着重要的角色，它可以带来多重好处，包括提高办公效率和优化工作流程。
以下将详细探讨办公自动化系统对企业的好处。
对办公室自动化的认识引言概述：办公室自动化是指通过使用现代技术和设备，将办公室中的各种任务和流程自动化，提高工作效率，减少人力投入。
办公室自动化已经成为现代企业管理的重要组成部分。
本文将从五个方面详细阐述对办公室自动化的认识。
一、自动化办公的优势1.1 提高工作效率：自动化办公可以通过自动完成繁琐的重复性任务，减少人力投入，提高工作效率。
1.2 减少错误率：自动化办公可以避免人为因素带来的错误，提高工作的准确性和可靠性。
1.3 节约成本：自动化办公可以减少人力成本，降低企业的运营成本。
二、办公自动化的具体应用2.1 文件管理：通过电子文档管理系统，实现文件的电子化存储、检索和共享，提高工作效率和信息安全性。
2.2 会议管理：通过会议管理软件，实现会议室预定、会议通知、会议记录等工作的自动化，提高会议效率。
2.3 人力资源管理：通过人力资源管理系统，实现招聘、培训、绩效考核等人力资源管理工作的自动化，提高人力资源管理效果。
三、办公自动化的挑战和解决方案3.1 技术更新换代快：办公自动化技术更新换代快，企业需要及时跟进技术发展，选择适合自己的解决方案。
3.2 安全性问题：办公自动化涉及大量的企业敏感信息，企业需要加强信息安全管理，采取相应的安全措施，保护企业数据的安全。
3.3 员工培训和适应问题：办公自动化需要员工具备一定的技术和应用能力，企业需要提供培训和支持，帮助员工适应自动化办公环境。
四、办公自动化的未来发展趋势4.1 人工智能的应用：随着人工智能技术的发展，办公自动化将更加智能化，能够实现更复杂的任务自动化。
4.2 大数据的应用：通过大数据分析，办公自动化可以更好地理解员工的工作习惯和需求，提供更个性化的服务。
4.3 云计算的应用：云计算技术可以提供强大的计算和存储能力，使办公自动化更加灵活和便捷。
五、结论办公室自动化是现代企业管理的重要组成部分，具有提高工作效率、减少错误率和节约成本的优势。
谈自动化办公的优势自动化办公是指通过信息技术手段，将办公过程中的重复性、繁琐性工作交由计算机或者其他自动化设备来完成，从而提高工作效率和质量。
自动化办公在现代企业中得到了广泛的应用，并且带来了许多优势。
本文将从五个方面详细阐述自动化办公的优势。
一、提高工作效率1.1 自动化办公可以减少人工操作的时间和劳动强度，提高工作效率。
1.2 自动化办公可以实现任务的快速处理和响应，提高工作的及时性和准确性。
1.3 自动化办公可以减少人为错误和重复性工作，提高工作的准确性和一致性。
二、降低成本2.1 自动化办公可以减少人力资源的使用，降低人力成本。
2.2 自动化办公可以减少纸质文件的使用，降低文档印刷和存储的成本。
2.3 自动化办公可以减少办公设备的使用，降低设备维护和更新的成本。
三、提升工作质量3.1 自动化办公可以提供更加准确和一致的数据处理和分析，提升工作的决策质量。
3.2 自动化办公可以提供更加规范和标准的工作流程，减少人为失误和疏漏。
3.3 自动化办公可以提供更加高效和便捷的协作平台，提升团队合作和沟通效果。
四、加强信息安全4.1 自动化办公可以通过权限管理和数据加密等手段，加强对敏感信息的保护。
4.2 自动化办公可以通过自动备份和灾备方案等措施，保障数据的安全性和可靠性。
4.3 自动化办公可以通过日志记录和审计功能等方式，追踪和监控系统的安全状况。
五、提升员工满意度5.1 自动化办公可以减少繁琐的手工操作，提高员工的工作效率和舒适度。
5.2 自动化办公可以提供更加便捷和灵便的工作方式，提升员工的工作满意度和工作积极性。
5.3 自动化办公可以提供更加智能和人性化的工作环境，增强员工的归属感和认同感。
综上所述，自动化办公具有提高工作效率、降低成本、提升工作质量、加强信息安全和提升员工满意度等优势。
在现代企业中，积极推进自动化办公将有助于提升企业的竞争力和可持续发展。
浅谈办公自动化的意义一、引言办公自动化是指通过计算机技术和信息化手段，将办公工作中的各种流程和任务进行自动化处理，提高办公效率和质量。
随着科技的不断进步和信息化的快速发展，办公自动化已经成为现代企业不可或缺的一部分。
本文将从多个角度探讨办公自动化的意义。
二、提高工作效率办公自动化可以将繁琐的办公工作流程进行自动化处理，减少人工操作，提高工作效率。
例如，通过电子邮件代替传统的纸质邮件，可以加快信息传递的速度和准确性；通过办公软件实现文件的自动分类和归档，可以节省大量的时间和精力。
此外，办公自动化还可以实现任务的自动分配和跟踪，提高团队合作的效率。
三、降低办公成本办公自动化可以减少人力资源的投入，降低办公成本。
传统的办公方式需要大量的人力资源来处理各种繁琐的流程和任务，而办公自动化可以将这些工作自动化处理，减少人力成本。
例如，通过电子签名系统代替传统的纸质签名，可以节省印章和纸张的使用成本；通过在线会议系统代替传统的实体会议，可以节省会议室和差旅费用。
办公自动化还可以提高工作效率，进一步降低办公成本。
四、提升信息安全性办公自动化可以通过加密技术和权限控制，提升信息的安全性。
传统的办公方式存在信息泄露的风险，例如纸质文件容易被窃取或丢失，传统的邮件容易被截取或篡改。
而办公自动化可以通过加密技术保护敏感信息的安全，通过权限控制确保只有授权人员可以访问和修改文件。
此外，办公自动化还可以实现数据备份和恢复，保障数据的安全性和可靠性。
五、提升企业形象办公自动化可以提升企业的形象和竞争力。
现代企业需要与时俱进，采用先进的技术手段提高工作效率和质量，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。
办公自动化不仅可以提高企业的工作效率和质量，还可以提升企业的形象和竞争力。
例如，通过在线客服系统提供快速和高效的客户服务，可以增强客户对企业的信任和满意度；通过电子商务平台提供便捷的购物体验，可以吸引更多的消费者。
六、推动信息化进程办公自动化是信息化进程的重要组成部分，可以推动企业的信息化进程。
浅谈办公自动化的意义一、引言办公自动化是指利用先进的信息技术手段和管理方法，对办公过程进行全面自动化和信息化的管理方式。
随着科技的不断发展，办公自动化在各个行业中得到了广泛的应用。
本文将从几个方面探讨办公自动化的意义。
二、提高工作效率办公自动化的最大意义之一是提高工作效率。
传统的办公方式需要人工完成大量的重复性工作，耗费大量的时间和人力资源。
而通过办公自动化系统，可以将一些繁琐的工作交给计算机来完成，从而节省了大量的时间和人力成本。
例如，通过电子邮件和即时通讯工具，可以实现快速的沟通和信息传递，提高了办公效率。
三、提升信息管理能力办公自动化系统能够匡助企业提升信息管理能力。
传统的办公方式往往需要大量的纸质文件和手工记录，容易造成信息的遗漏和混乱。
而办公自动化系统可以将各种信息集中管理，实现信息的共享和统一管理。
通过电子文档管理系统，可以方便地查找和共享文件，提高信息的利用效率和管理水平。
四、提高决策效果办公自动化系统可以提供准确、及时的数据支持，匡助管理者做出更加科学的决策。
通过办公自动化系统，可以实时获取各种数据和报表，对企业的经营状况进行全面的监控和分析。
管理者可以根据这些数据进行决策，提高决策的准确性和效果。
五、促进组织协作办公自动化系统可以促进组织内部的协作和沟通。
通过办公自动化系统，员工可以方便地共享文件和信息，进行实时的协同工作。
例如，通过在线协作平台，员工可以同时编辑同一份文档，提高了团队的协作效率和工作质量。
此外，办公自动化系统还可以提供任务分配和进度跟踪功能，方便管理者对工作进行监督和管理。
六、提升企业形象办公自动化系统可以提升企业的形象和竞争力。
通过办公自动化系统，企业可以提供更加高效、便捷的服务，提升客户满意度。
同时，办公自动化系统还可以提供个性化的服务，满足不同客户的需求。
这些都有助于提升企业的形象和竞争力，增强企业的市场竞争力。
七、节约成本办公自动化系统可以匡助企业节约成本。
浅谈办公自动化的意义办公自动化是指利用计算机和相关技术来提高办公效率和工作质量的一种管理方法。
它通过自动化处理、存储、传输和检索信息等方式，实现办公工作的高效、便捷和准确。
办公自动化的意义在于提升工作效率和质量，减少人力和时间成本，提高工作效益和竞争力。
下面将从几个方面详细探讨办公自动化的意义。
1. 提高工作效率：办公自动化可以将繁琐的办公工作自动化处理，减少人工干预和重复劳动。
例如，通过电子邮件和即时通讯工具，可以快速传递和共享信息，节省了传统纸质文件传递所需的时间和成本。
此外，办公自动化还可以利用自动化软件和工具来完成日常的数据处理、报表生成等任务，提高工作效率和准确性。
2. 提升工作质量：办公自动化可以减少人为错误和疏忽，提高工作质量和准确性。
例如，通过自动化的审批流程和提醒功能，可以及时发现和纠正错误，避免因疏忽而导致的问题。
此外，办公自动化还可以通过自动化的数据分析和报告生成功能，提供准确的数据支持和决策依据，提高工作质量和决策水平。
3. 减少人力和时间成本：办公自动化可以减少人力和时间成本，提高工作效益和竞争力。
例如，通过自动化的流程和工具，可以减少人工处理和管理的工作量，节省人力资源。
此外，办公自动化还可以提供实时的数据和信息支持，匡助企业更好地进行资源规划和调配，提高运营效率和成本控制。
4. 提升企业形象和竞争力：办公自动化可以提升企业的形象和竞争力，增强企业的市场竞争力。
例如，通过自动化的客户关系管理系统，可以提供更好的客户服务和沟通，增强客户满意度和忠诚度。
此外，办公自动化还可以提供实时的市场和竞争情报，匡助企业更好地了解市场需求和竞争动态，制定更科学的营销策略和决策。
综上所述，办公自动化的意义在于提高工作效率和质量，减少人力和时间成本，提升企业形象和竞争力。
它是现代企业管理的重要手段和工具，对于提高企业的运营效率和竞争力具有重要的意义。
随着科技的不断发展和进步，办公自动化将会在更多的企业中得到应用和推广。
OA办公自动化系统作用引言概述：随着科技的不断发展，办公自动化系统（Office Automation System，简称OA 系统）在企业中的作用日益凸显。
本文将从五个方面详细阐述OA办公自动化系统的作用。
一、提高工作效率1.1 自动化流程：OA系统可以自动化处理日常办公流程，如请假、报销等，减少了繁琐的手工操作，提高了工作效率。
1.2 信息共享：OA系统可以实现企业内部各部门之间的信息共享，避免了信息孤岛的问题，提高了团队协作效率。
1.3 任务分配与跟踪：通过OA系统，上级可以将任务自动分配给下级，并实时跟踪任务进度，提高了工作效率和管理效果。
二、优化决策过程2.1 数据分析：OA系统可以采集并分析企业内部的各类数据，为管理者提供决策依据，匡助其做出更准确的决策。
2.2 实时报表：OA系统可以生成实时的报表，反映企业的运营状况，使管理者能够及时了解企业的情况，做出相应调整。
2.3 业务监控：OA系统可以对企业的各项业务进行监控，及时发现问题并采取措施，提高了决策的准确性和时效性。
三、加强信息安全3.1 权限管理：OA系统可以对不同角色的用户进行权限管理，确保敏感信息只能被授权人员访问，提高了信息的安全性。
3.2 数据备份：OA系统可以自动对企业数据进行备份，防止数据丢失或者被篡改，保障了企业信息的安全性。
3.3 审计功能：OA系统可以记录用户的操作行为，实现对用户行为的审计，防止内部人员滥用权限，提高了信息安全的保障。
四、简化办公流程4.1 电子文档管理：OA系统可以实现电子文档的管理，包括文档的上传、下载、版本控制等，简化了文档传递和存储的流程。
4.2 会议管理：通过OA系统，可以方便地安排和管理会议，包括会议的邀请、会议室预定等，提高了会议的效率。
4.3 日程安排：OA系统可以匡助员工进行日程安排和提醒，避免遗漏重要事项，提高了工作的效率和准确性。
五、提升企业形象5.1 专业形象：采用OA系统可以提升企业的形象，体现企业的专业性和现代化管理水平。
办公自动化在现代企业中的作用
作者：赵风琴
来源：《中国科技博览》2013年第30期
【摘要】网络办公系统是为适应现代无纸化及网络化办公的趋势，更好地服务于现代办公操作。
办公自动化已成为机关、企业现代化管理的必然趋势。
办公自动化对提高机关和企业各部门之间的办公效率，提高决策的科学性、正确性、提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。
构建企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作，本文将从办公自动化的发展、影响、应用、作用等四个方面分析和探讨，以期为企业的办公自动化提供可行性建议。
【关键词】网络办公；发展；影响；应用；作用
中图分类号：TP317.1
随着社会的不断发展，时代的不断进步，科学技术的日新月异，计算机在人们的工作和生活中已普遍应用，办公自动化是在计算机的基础上实现的，没有计算机，就没有办公自动化，没有办公自动化，就没有现代企业，就没有我们现在丰富的日常生活。
办公自动化自提出到现在已有20多年的发展历史。
这20年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。
现代计算机已成为办公自动化最基本的工具，企业的发展离不开计算机，有了计算机，就有了后面的计算机网络，计算机网络可以在企业部门之间，企业内部之间，企业和企业之间、企业与市场之间架起一座桥梁。
《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft offic软件的课程，而是一门教你在现代企业中实际运用Microsoft offic的课程，它把office软件详细运用在大企业的生产、管理、财务等各方面。
认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。
1、办公自动化对现代企业管理的影响
首先我们应当知道何为办公自动化。
办公自动化（office Automation）简称OA，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术，新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。
随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。
所以要讨论办公自动化在企业中应用基本可以从计算机在企业中的应用着眼，并且“一叶知秋”，也能大概了解办公自动在现代企业中的应用。
2、、办公自动化的应用
这门课程大致讲述了计算机在办公应用中的五个方面，第一，计算机操作系统的了解；第二，Microsoft office 软件高级应用；第三，其他常用软件和程序的应用：第四，网上办公；第五，计算机的安全和维护。
Microsoft office软件主要包括Word、Excel、PowerPoint这三个主要软件。
这三个软件的应用对企业的生产、管理、财务都有极大的帮助。
Microsoft Word是文字处理软件。
它被认为是Office的主要程序。
它在文字处理软件市场上拥有统治份额。
它私有的DOC格式被尊为一个行业的标准，企业可以利用office Word来编辑各种文档，像制作产品说明书、拟定工作计划、商业合同、策划书等等；Microsoft Excel是电子数据表程序〔进行数字和预算运算的软件程序〕。
是最早的office组件。
Excel内置了多种函数，可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等。
利用office Excel来建立各种表，建立和管理员工的工资表等；Microsoft PowerPoint，简称PPT，是一款微软开发的办公程序，用于演示文稿和幻灯片的放映。
可以编辑文字和图片，有效清晰直观地提供信息。
利用officePowerPoint来制作各种幻灯片，像制作年终总结报告、竞赛演说、讲义等。
通过Microsoft office软件编辑的各种文件还可以通过打印机等设备输出，可以保存成其他格式的文件，以便于其他应用软件的调用，方便企业对文件、信息的管理和使用。
三、办公自动化在企业中的作用
计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？
通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、请示、各类业务文本，接受外来文件、存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。
如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，还消耗大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。
这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各中文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复印、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。
这其实都是办公室自动化的基本特征。
计算机在办公领域的应用，使得企业办公效率大大提升，动用的人力也大大减少，原本需要十几个人完成的工作也许只要一个能熟练用计算机的人就能完成的很好，最重要的还是为企业节约了办公成本，这都可以影响到企业输出的产品的成本降低，对人们生活水平的提高也有很大的影响。
在专业化日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现写作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增填了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。
办公自动化利用先进的技术，使人的各种办公活动逐步由各种设备、各种人际信息系统来协助完成，就像上文提到的计算机和复印机、传真机和计算机网络的协助一样，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量、提高生产效率、降低生产成本的目的。
办公室除了是处理各类文件的场所外，还是各行业工作的领导进行决策的场所。
领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。
如果没有计算机和计算机网络技术，信息的收集可谓是一向很困难的工作，企业可能需要一大批的信息收集员整天在全国各地奔波收集各种市场信息，信息的更新周期也会很长，消费市场是一个变化莫测的市场，也许信息刚刚传送到领导手里，市场就已经发生了变化，这时候领导作出的决策可能就不能适应市场的需要，甚至是背离市场的需要，另外信息的存储、检索、处理又是文件处理的范畴了，折优会出现上文描述的情况。
计算机和计算机网络技术的出现，为企业获得正确的适时的信息，为领导者作出准确的决策，为企业执行这些决策提高了很大的便利。
它可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激升级作用，企业利用OA系统建立的企业内外（Intranet）和企业外网（Extranet）不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广。
随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要的作用，对于中小企业而言，建设安全的办公自动化体系已经是时势要求，为了调高自身薄弱的市场竞争力，引进先进的知识管理思想已被证明是明智之举，通过完善的办公自动化技术，达到企业有效的资源利用，提高运营效率，完善企业内部管理机制，三者合一，必将提高企业的竞争实力。
【参考文献】
[1]办公自动化用户手册.京慧点科技开发有限公司.2010，1
[2]办公自动化对现代企业运作和管理的影响.曾献文2010，1。
