文档管理制度

文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。

公司文档管理规章制度第一章总则第一条为了加强公司文档管理，保障文档的安全、完整和有效，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，对公司文档的生成、传递、存储、使用、销毁等环节进行规范。

第三条公司文档管理应遵循以下原则：（一）文档的真实性：文档内容应真实反映公司的业务活动，不得虚构、篡改、隐瞒。

（二）文档的完整性：文档应包括所有必要的信息，不得遗漏关键内容。

（三）文档的机密性：对涉及公司商业秘密的文档，应采取相应的保密措施。

（四）文档的及时性：文档的生成、传递、存储和使用应保证时效性，及时反映公司业务发展状况。

（五）文档的规范性：文档应符合国家法律法规、行业标准和公司规定的要求。

第四条公司设立文档管理委员会，负责对公司文档管理工作进行统筹规划、组织协调和监督考核。

文档管理委员会由总经理、各部门负责人及文档管理员组成。

第五条公司各部门应指定一名文档管理员，负责本部门文档的管理工作，确保文档的安全、完整和有效。

第二章文档的生成与传递第六条公司员工在开展业务活动中，应按照公司规定的要求，生成、使用和保存文档。

第七条文档生成时，应确保内容真实、完整、准确，不得虚构、篡改、隐瞒。

第八条文档传递应通过公司内部办公系统、电子邮件、快递等途径，确保传递安全、迅速。

第九条对涉及公司商业秘密的文档，应在文档上标注“保密”字样，并按照公司保密规定进行管理。

第十条文档传递过程中，应确保接收人具备阅读权限，不得向无关人员泄露文档内容。

第三章文档的存储与使用第十一条公司应建立文档存储管理制度，对文档进行分类、归档、编号，确保文档检索便捷、查阅方便。

第十二条文档存储应采用纸质文档和电子文档两种形式，纸质文档应存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用文档柜中；电子文档应存储在公司的服务器或云存储平台上，并采取加密、备份等安全措施。

第十三条员工在使用文档时，应遵循文档的使用规定，不得私自复制、打印、泄露、销毁文档。

办公室文档管理制度引言概述：办公室文档管理制度是组织内部对文档进行规范管理的一种制度。

它的目的是确保文档的有效性、可靠性和安全性，提高办公效率和工作质量。

本文将从四个方面详细阐述办公室文档管理制度的重要性和具体内容。

一、文档分类管理：1.1 文件归档：根据文件的性质和用途，对文档进行分类归档，如行政文件、财务文件、人事文件等，以便于查找和管理。

1.2 文件编号：为每一个文档分配惟一的文件编号，以便于标识和追踪文档的使用情况，避免文档丢失或者混淆。

1.3 文件保管：建立专门的文件保管室或者柜子，确保文档的安全存放，防止丢失或者被未授权人员访问。

二、文档审批流程：2.1 审批权限设定：根据岗位职责和工作需要，设定不同人员的审批权限，确保文档的审批流程合理、高效。

2.2 审批流程规范：明确文档的审批流程，包括起草、审核、批准等环节，规定每一个环节的责任人和时间限制，避免文档在流程中浮现滞留或者延误。

2.3 电子审批系统：借助电子审批系统，实现文档的在线审批，提高审批效率和准确性，减少纸质文档的使用和存储。

三、文档存储和共享：3.1 电子文档存储：建立统一的电子文档存储系统，将文档以电子形式存储，方便查找和共享，减少纸质文档的使用和占用空间。

3.2 权限管理：对文档进行权限管理，设置不同人员的访问权限，确保文档的机密性和安全性。

3.3 共享平台建设：建立共享平台，方便不同部门之间的文档共享和协作，提高工作效率和沟通效果。

四、文档更新和备份：4.1 定期更新：对于时常变动的文档，如政策文件、规章制度等，定期进行更新，确保文档的及时性和准确性。

4.2 备份措施：建立文档备份制度，定期对文档进行备份，防止因意外事件导致文档丢失或者损坏。

4.3 灾备计划：制定文档灾备计划，明确文档灾难恢复的步骤和责任人，确保文档在灾难事件中能够及时恢复和恢复。

结论：办公室文档管理制度是组织内部重要的管理制度，通过合理的文档分类管理、审批流程、存储和共享、更新和备份措施，能够提高办公效率和工作质量，确保文档的有效性和安全性。

文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。

这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。

文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。

核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。

为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。

2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。

3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。

学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。

5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。

6、文件打印完毕后加盖学校公章。

对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。

7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。

文档资料管理制度及实施措施一、制度目的在企业的日常运营中，各种文档和资料是必不可少的。

为了确保文档的安全性、完备性和便捷性，需要建立健全的文档资料管理制度。

本制度的目的是规范企业内部文档资料的管理流程和方式，确保文档资料的有效利用和保密。

二、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，在进行文档资料管理时，都必须遵守本制度的规定。

三、制度内容1.文档资料分类根据文档资料的内容和用途，对文档资料进行分类，便于管理、查找和利用。

常见的文档资料分类包括但不限于：文件、报告、表格、合同、图纸、备忘录等。

2.文档命名规范为了方便文档的识别和检索，制定文档命名规范。

文档命名规范可以包括但不限于：使用简洁明了的名称、包含日期和版本号、避免特殊字符等。

3.文档资料保存和归档制定文档保存和归档的具体流程和步骤。

文档一般可以保存在企业的电脑系统中，也可以保存在云端存储服务中。

对于重要的文档和资料，应进行定期的备份和归档。

同时，制定文档保存时限，对于过期的文档及时进行清理和销毁。

4.文档资料查阅和使用规定文档资料查阅和使用的权限和流程。

对于需要查阅和使用文档资料的员工，应经过相应的审批和授权，确保文档的保密性和准确性。

5.文档资料安全管理建立文档资料的安全管理制度，包括但不限于：设置访问权限、加密重要文档、限制文档的传输、定期进行安全检查等。

四、实施措施1.建立文档资料管理部门企业应设立专门的文档资料管理部门或委派专人负责文档资料的管理工作。

该部门或专人负责制定并执行文档资料管理制度。

2.培训员工对所有员工进行文档资料管理的培训，使其了解文档资料管理的重要性和基本要求，并掌握相关操作和技能。

3.采用专业的文档管理软件企业可以选择合适的文档管理软件，用于管理和组织文档资料。

这些软件通常具备分类、版本控制、权限管理等功能，可以提升文档管理的效率和便捷性。

4.定期检查和评估定期对文档资料管理制度进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。

文档的管理制度一、总则为了规范和规范文档的管理，提高文档的使用效率和安全性，制定本文档管理制度。

二、适用范围本文档管理制度适用于公司内所有与文档创建、使用、存储、调阅、传输等相关的工作，并适用于所有员工。

三、文档管理的基本原则1、合规性原则：所有文档管理工作必须符合国家法律法规和公司规定。

2、公开透明原则：节省公司内信息，除非受到保密规定限制，否则应当以透明公开的方式管理。

3、保密原则：对于公司机密文档，必须严格控制，确保不泄密。

4、有序性原则：文档管理必须按照规范、有序的程序进行。

四、文档的分类根据不同的功能和内容，文档可以分为以下几种：1、行政文档：包括公司规章制度、通知公告、行政文件等。

2、业务文档：包括合同、报价单、业务计划等。

3、技术文档：包括技术方案、产品说明书、测试报告等。

4、财务文档：包括财务报表、发票、结算单等。

5、人事文档：包括员工档案、培训计划、招聘信息等。

5、其他文档：包括会议纪要、项目进展报告等。

五、文档的创建和修改1、文档的创建必须经过审核和批准程序，对于涉及公司利益和安全的文档，必须经过相关部门的审核。

2、对于已经创建的文档，如有修改需求，必须经过相关人员的审核通过后方可进行修改。

3、禁止私自删除、篡改或修改重要文档。

4、对于文档的模板、格式、排版等设置，应当制定统一的规范，并严格执行。

六、文档的存储和归档1、文档存储的位置应当经过评估和规划，确保安全、便捷、可控。

2、对于机密文档，必须采取加密、权限控制等措施进行存储。

3、对于已经失效或过期的文档，应当及时进行归档，并按照规定的时间进行销毁。

4、文档存储设备必须定期检查和维护，确保正常运行。

七、文档的调阅和传输1、对于需要调阅公司重要文档的员工，必须经过相应部门的审批，确保不泄密。

2、对于公司内部文件的传输，应当采取加密、安全传输等措施，确保不被泄露。

3、外部文档的传输必须经过审核和批准程序，确保不会泄漏公司机密信息。

文档留存管理制度第一章总则第一条为了加强文档留存管理，做到科学规范、便于查阅，提高工作效率，规范管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位内所有文档的留存管理工作。

第三条本单位负责文档留存管理的相关工作人员应严格遵守本制度，履行管理职责，严守机密，维护安全。

第四条本制度内容包括文档的分类、整理、留存、借阅、销毁等方面的规定，并严格按照国家档案管理部门的有关规定执行。

第五条本单位应当加强对文档留存管理工作的督导和检查，确保制度的有效实施，不断完善和提高管理水平。

第二章文档的分类第六条文档应当按照文件编号、发文单位、文件类型、主题内容等要素进行分类管理并建档。

第七条文档应当分为机密级、秘密级、内部级、一般级等级别，根据级别不同分别进行保管。

第八条机密级和秘密级文档应当在特定的保密设施中保存，严格控制查阅和借阅权限。

第九条文档必须按照规定的期限时间存放，并按时整理和清点。

第三章文档的整理第十条文档应当按照一定的规范进行整理，包括装订、编号、盖章、归档等工作。

第十一条文件的装订应当严格按照规定的格式和要求进行，确保文件的完整性和安全性。

第十二条文档的编号应当按照统一的编号规范进行，以便于查找和管理。

第十三条文档应当盖章确认，并在文件上注明接收人、日期和地点。

第四章文档的留存第十四条文档的留存应当根据文件的重要性、保密级别和保存期限进行相应的存放。

第十五条文档的留存工作应当建立相应的档案室和档案柜，确保文档的安全和完整。

第十六条文档的留存期限应当按照国家档案管理部门的规定进行，超过期限的文档应当及时进行销毁。

第五章文档的借阅第十七条对于一般级文档，可以根据工作需要进行借阅，但必须填写借阅登记表，并保证不会泄露机密信息。

第十八条机密级和秘密级文档的借阅必须经过严格的审批程序，并在特定的场所和时间进行，严禁擅自带出或复制。

第十九条文档借阅完毕后必须按时归还，并由主管部门进行检查确认。

办公室文档管理制度引言概述：办公室文档管理制度是一套规范和管理办公室文档的制度，旨在提高办公效率、保护信息安全、提供良好的工作环境。

本文将从五个方面详细介绍办公室文档管理制度的重要性和具体内容。

一、文档分类与归档1.1 文件分类：根据内容和用途将文档分为公文、合同、报告、备忘录等不同类别，便于管理和查找。

1.2 文件编号：为每个文档分配唯一的编号，便于快速定位和跟踪。

1.3 文件归档：按照一定的文件归档规则，将文档存档于统一的文件柜或电子文档管理系统中，确保文件的安全和可访问性。

二、文档审批流程2.1 审批权限：明确各级管理人员的审批权限，确保文档的审批过程规范和高效。

2.2 审批流程：建立文档审批流程，明确每个环节的责任人和时间节点，避免文档在审批过程中出现滞留或遗漏。

2.3 审批记录：完善审批记录，记录每个环节的审批结果和意见，便于追溯和评估。

三、文档存储与访问3.1 存储介质：选择合适的存储介质，如云存储、服务器、硬盘等，确保文档的安全性和可靠性。

3.2 权限管理：设置文档访问权限，仅授权人员可以查看、编辑和下载文档，保护机密和敏感信息的安全。

3.3 版本控制：建立文档版本控制机制，确保文档的更新和修改可追溯，避免因版本混乱带来的问题。

四、文档备份与恢复4.1 定期备份：制定定期备份计划，将文档备份到安全的存储介质中，防止因硬件故障或其他意外导致的数据丢失。

4.2 灾备措施：建立灾备方案，将文档备份存储于不同地点或云端，确保数据的安全性和可恢复性。

4.3 数据恢复：定期测试文档恢复机制，确保备份的文档能够顺利恢复，并及时修复备份中存在的问题。

五、文档销毁与归档5.1 销毁规则：制定文档销毁规则，明确文档的保留期限和销毁方式，确保文档的合规性和安全性。

5.2 归档管理：对于需要保留的文档，建立归档管理机制，将其存档于专门的存储空间中，便于长期保存和查阅。

5.3 审计与检查：定期进行文档管理的审计和检查，确保办公室文档管理制度的执行情况和效果。

第一章总则第一条为加强公司文档管理，规范文档的使用、保存、借阅和销毁，确保文档的安全、完整和有效，特制定本细则。

第二条本细则适用于公司所有部门、员工以及外聘人员。

第三条公司文档管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保文档在存储、传输和使用过程中不发生泄露、丢失、损坏等情况；2. 完整原则：确保文档的完整性，不得随意删除、修改或损坏；3. 效率原则：提高文档管理的效率，确保文档的及时获取和使用；4. 责任原则：明确各部门、员工在文档管理中的责任和义务。

第二章文档分类与编号第四条公司文档分为以下类别：1. 行政文件：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术文件：产品设计、技术规范、工艺流程、操作规程等；3. 合同文件：合同、协议、授权书等；4. 财务文件：财务报表、凭证、发票等；5. 人力资源文件：员工档案、薪酬福利、招聘、培训等；6. 其他文件：与公司业务相关的其他文件。

第五条公司文档采用统一编号，编号格式为：类别代号+年份+序号。

第三章文档的使用与保存第六条文档的使用：1. 员工需在办理业务、开展工作过程中使用相关文档；2. 使用文档时，应遵守以下规定：（1）查阅文档时，应保持文档的整洁和完好；（2）不得擅自复制、修改、销毁文档；（3）使用后应及时归还文档。

第七条文档的保存：1. 文档应按照类别、年份和编号进行分类保存；2. 保存文档的场所应具备防火、防盗、防潮、防尘等条件；3. 保存期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。

第四章文档的借阅与销毁第八条文档的借阅：1. 员工需借阅文档时，应填写《文档借阅申请表》；2. 经批准后，方可借阅文档；3. 借阅文档期间，应妥善保管，不得擅自复制、修改、销毁；4. 借阅结束后，应及时归还文档。

第九条文档的销毁：1. 文档保存期满或因其他原因需要销毁时，应填写《文档销毁申请表》；2. 经批准后，方可销毁文档；3. 销毁文档时，应采取符合国家相关法律法规的销毁方式。

文档管理制度文档管理制度（一）一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。

每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。