公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度一、背景和目的作为一家企业，文档和文件是信息记录和传递的重要方式。

为了统一管理和保护公司的文档和文件，提高工作效率，确保信息的准确性和安全性，特制定本公司发文及文件管理制度。

二、范围本制度适用于全公司各部门、各岗位员工，包括所有纸质文档和电子文档，无论是内部使用还是对外发文。

三、定义1.文档：指公司内部编制和传递的各种信息载体，包括纸质文档和电子文档。

2.文件：指涉及公司各项业务活动的正式文件，包括合同、备忘录、公告、报告等。

四、责任及权限1.公司领导层负责确立和实施发文及文件管理制度。

2.各部门负责派遣专人管理所属部门的文档和文件，包括归档、备份等工作。

3.公司内部设立文档管理部门，负责全公司文档和文件的统一管理。

五、流程1.文档起草：由相关部门负责人或指定人员负责起草文档，确保内容准确、完整、规范。

2.审批流程：文档起草完成后，需经过上级部门或负责人的审批，并签字确认。

3.编号和归档：已得到批准的文档需进行编号，并归入文档管理系统中的相应类别中。

4.分发与传递：根据需要，已归档的文档将分发给相关人员，确保信息的及时传递和共享。

5.使用与保存：各部门及员工应按照规定的权限和使用范围使用文档，并妥善保存。

6.涉密文件管理：对于涉及商业机密和个人隐私等敏感信息的文件，应采取特殊措施进行管理。

六、安全控制1.纸质文档：纸质文档应存放在专用的文件柜或保险箱中，设立相关的访问控制措施。

2.电子文档：电子文档应存放在专用的网络文件夹或服务器中，设立权限管理，并定期进行备份和安全检查。

七、存档及销毁1.存档：已归档的文档应按照一定的分类和存档标准进行保管，确保易查找和长期保存。

2.销毁：符合销毁标准的文档和文件应按照规定的程序和方式进行销毁，禁止私自销毁。

八、违规与处罚对于违反本管理制度的行为，将按照公司相关制度和规定进行处理，包括批评教育、通报批评、记过、降职以及解雇。

九、宣贯与培训为了确保各部门和员工都能正确理解和执行本管理制度，公司将定期进行宣贯和培训，提高管理水平和执行力。

公司发文管理制度第一条发文管理是指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、校核、拟办、会签、签发、打印、用印、登记、发放等程序；第二条发文程序1、公文由主办部门草拟文稿。

主办部门草拟文稿必须从实际出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；2、拟稿部门须先校核文稿，填写“发文处理单”，并由拟稿部门负责人签字后送交办公室；3、所有文稿均由办公室秘书负责审核和修改。

审核重点是（包括但不限于）：是否确需行文，行文方式是否妥当、文字表达是否合理，内容是否正确，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，格式是否正确等。

对不符合规定的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；4、文稿审核通过后，办公室秘书须签名并交办公室主任提出拟办意见。

5、办公室依据拟办意见，交各相关部门会签后，再交各相关领导批示。

6、文稿经领导批示完毕后，交由办公室打印。

文稿正式打印前，总经理办公室应当进行复核，复核重点：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

需以公司名义发放的文件须总经理签发，并交由办公室主任审核无误后用印。

7、文稿未经领导批示完毕的，原则上不允许先行打印。

确需先行打印的，文稿主办部门必须先报经领导同意后，方可打印。

8、所有文稿打印完毕后，办公室须登记打印份数、发文顺序号、报送机关等。

9、公文在存档时应该确保公文的完整性，公文的附件及领导的批示件须一并保存。

10、公文发放时，须登记取件人的姓名。

第三条拟制公文，对涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请公司相关领导协调或裁定；第四条以公司名义制发的上行文，尤其是请示文件，须按要求在公文正本的眉首部分注明“签发人”为总经理；其它平行文或下行文可按要求在公文正本的眉首部分注明“签发人”为总经理或副总经理。

第一章总则第一条为加强公司发文管理，规范发文流程，提高工作效率，确保公司信息传递的准确性和及时性，特制定本管理规定。

第二条本管理规定适用于公司内部所有发文工作，包括但不限于文件、通知、通报、报告等。

第三条公司发文工作应遵循以下原则：1. 遵纪守法，维护公司形象；2. 简洁明了，便于理解；3. 实事求是，确保内容准确；4. 效率优先，提高工作效率。

第二章发文权限与审批第四条公司发文权限如下：1. 公司总经理及副总经理有权签发公司级文件；2. 部门负责人有权签发本部门文件；3. 一般员工无权签发公司文件，但可协助起草、校对文件。

第五条发文审批流程：1. 起草人根据工作需要，起草文件，经部门负责人审核后提交；2. 公司办公室对文件进行审核，包括内容、格式、程序等；3. 审核通过后，由公司领导签发；4. 公司办公室负责文件的打印、分发和存档。

第三章发文格式与要求第六条发文格式：1. 文件标题应简洁明了，准确反映文件内容；2. 文件编号应按照公司规定格式编写；3. 文件正文应条理清晰，层次分明，便于阅读；4. 文件落款应注明发文单位、发文日期。

第七条发文要求：1. 文件内容应真实、准确，不得虚构、夸大或隐瞒事实；2. 文件格式应符合国家相关规定，使用规范的公文格式；3. 文件内容应遵守国家法律法规，不得涉及国家秘密；4. 文件打印质量应保证字迹清晰、整洁。

第四章文件分发与归档第八条文件分发：1. 公司办公室负责将文件及时、准确地分发至相关部门和人员；2. 部门负责人负责将文件分发至本部门员工；3. 员工收到文件后，应认真阅读并按要求执行。

第九条文件归档：1. 公司办公室负责将文件按年度、类别进行分类归档；2. 归档文件应确保完整、准确，便于查阅；3. 文件归档后，任何人不得擅自销毁或更改文件内容。

第五章附则第十条本管理规定由公司办公室负责解释。

第十一条本管理规定自发布之日起实施。

第十二条本管理规定如与国家法律法规相抵触，以国家法律法规为准。

一、目的为加强公司内部管理，规范发文工作，提高发文效率和质量，特制定本制度及流程。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有发文工作，包括但不限于文件、通知、报告、请示、批复等。

三、发文管理职责1. 公司办公室负责制定和修订发文管理制度，组织实施发文工作，并对发文工作进行监督和检查。

2. 各部门负责人负责对本部门发文工作进行审核、审批和签发。

3. 文书工作人员负责文书的起草、校对、打印、分发等工作。

四、发文流程1. 文书起草（1）各部门根据工作需要，由部门负责人或指定专人负责起草文书。

（2）起草人应确保文书内容准确、完整，格式规范。

2. 文书审核（1）起草人将文书提交至部门负责人进行审核。

（2）部门负责人对文书内容、格式、签发手续等进行审核，如发现问题，应及时退回起草人修改。

3. 文书审批（1）审核通过的文书，由部门负责人签字并提交至公司办公室。

（2）公司办公室对文书进行初步审核，如无问题，提交给总经理或分管领导审批。

4. 文书签发（1）经总经理或分管领导审批同意的文书，由公司办公室负责人签字并加盖公司公章。

（2）公司办公室将签发的文书打印成纸质版，并按照规定进行分发。

5. 文书归档（1）文书签发后，由文书工作人员进行归档。

（2）归档时，应按照档案管理要求，对文书进行分类、编号、登记。

五、发文要求1. 文书内容应简洁明了，条理清晰，语言规范。

2. 文书格式应符合公司规定，包括标题、正文、落款等。

3. 文书签发手续应齐全，不得漏签、代签。

4. 文书分发要及时，确保相关人员及时收到。

5. 文书工作人员应妥善保管文书，防止丢失、损坏。

六、监督检查1. 公司办公室定期对发文工作进行监督检查，发现问题及时纠正。

2. 各部门负责人对发文工作进行自查，确保发文工作符合制度要求。

3. 对违反发文管理制度的行为，公司将进行严肃处理。

七、附则本制度自发布之日起实施，原有发文管理制度及流程同时废止。

如有未尽事宜，由公司办公室负责解释。

第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和高效性，维护公司内部信息的安全与保密，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件的起草、审核、发布、传递、归档及销毁等环节。

第二章文件分类与编号第三条公司文件分为以下几类：1. 行政文件：包括公司规章制度、工作计划、通知、报告等。

2. 事务文件：包括会议纪要、活动通知、来访登记等。

3. 技术文件：包括产品设计、技术标准、操作规程等。

4. 保密文件：包括涉及公司商业秘密、技术秘密的文件。

第四条公司文件按照类别和重要程度进行编号，编号格式为“类别+年份+序号”。

第三章文件起草与审核第五条文件起草人应明确文件的目的、内容和要求，并确保文件内容准确、完整。

第六条文件起草完成后，需经相关部门负责人审核，审核内容包括：1. 文件内容是否符合公司政策、法规和规章制度。

2. 文件格式是否符合规范。

3. 文件措辞是否准确、严谨。

第七条审核通过后，文件起草人需将文件送交办公室进行登记、编号。

第四章文件发布与传递第八条文件发布由办公室负责，通过公司内部公告栏、邮件、即时通讯工具等方式进行。

第九条文件传递需按照以下流程进行：1. 文件起草人将文件送交办公室，办公室进行登记、编号。

2. 办公室根据文件重要性，选择合适的传递方式，如纸质文件、电子文件等。

3. 传递文件时，应确保文件完整无损，并注明收件人。

第五章文件归档与保管第十条公司文件实行归档制度，所有文件在发布后应及时归档。

第十一条归档文件应按照类别、编号顺序存放，并做好标识。

第十二条归档文件由办公室负责保管，定期检查档案的完好情况。

第六章文件销毁第十三条文件销毁需按照以下流程进行：1. 确定文件销毁时间，并提前通知相关部门。

2. 组织专人负责文件收集、分类。

3. 对保密文件进行特殊处理，确保信息安全。

4. 文件销毁后，需填写销毁记录，并由销毁人员签字确认。

第七章附则第十四条本制度由公司办公室负责解释。

第一章总则第一条为规范公司发文管理，提高工作效率，确保文件质量，加强文件保密，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有发文活动，包括但不限于通知、报告、请示、函、纪要等。

第三条公司发文应遵循实事求是、准确及时、简洁明了、保守秘密的原则。

第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：1. 重要文件：对公司重大决策、重要事项进行通报、指导或要求的文件。

2. 普通文件：对公司日常管理、业务工作、行政事务等进行通报、通知、指导的文件。

3. 保密文件：涉及公司商业秘密、技术秘密和个人隐私的文件。

第三章文件起草第五条文件起草应明确文件目的、主送单位、抄送单位、密级和紧急程度。

第六条文件起草人应具备以下条件：1. 了解文件涉及的业务领域和公司政策；2. 具备较强的文字表达能力和逻辑思维能力；3. 熟悉公司文件格式和写作规范。

第七条文件起草流程：1. 明确文件目的和内容；2. 进行调查研究，收集相关资料；3. 撰写文件初稿；4. 修改完善，形成正式文稿。

第四章文件审核第八条文件起草完成后，需经以下审核程序：1. 文件起草人进行自审；2. 主管部门负责人审核；3. 法务部门审核；4. 公司领导审批。

第五章文件签发第九条文件经审核通过后，由公司领导签发。

第十条文件签发人应具备以下条件：1. 了解文件内容；2. 具备决策能力；3. 熟悉公司发文程序。

第十一条文件签发流程：1. 文件起草人将文件送交主管部门负责人；2. 主管部门负责人审核并签署意见；3. 文件送交公司领导审批；4. 公司领导签发文件。

第六章文件印发第十二条文件签发后，由办公室负责文件印发。

第十三条文件印发应按照以下要求进行：1. 确保文件内容准确无误；2. 选择合适的文件载体，如纸质文件、电子文件等；3. 确保文件送达指定部门和个人。

第七章文件归档第十四条文件印发后，办公室负责文件归档。

第十五条文件归档应按照以下要求进行：1. 按照文件类别、密级和重要程度进行分类；2. 确保文件完整、整洁、有序；3. 建立文件归档目录，方便查阅。

公司发文及文件管理制度7公司发文及文件管理制度一、目的：为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。

二、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司。

三、文件管理办法：1、公司文件产生的途径：（1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）；（2）因外部合作与交流产生的法律文件；（3）因政府管理而产生的报告和审批文件。

2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。

文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。

3、发文审批流程：发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案4、文件的密级管理及受控方式：（1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；（2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

密级文件范围掌握范围受控方式普通一般公示性的管理文件。

公司全体人员直接发放（后续文件取代前文件）秘密涉及具体工作内容的文件；源程序。

本部门及相关部门掌握具体过程，直线领导按照层级管理、监督直接发放（后续文件取代前文件）机密涉及方针政策、战略步骤及方向的文件、财务报表。

公司领导层了解掌握发放号管理受控绝密涉及公司的大政方针包括工资、销售策略、提成方案、市场合作、销售及市场合同、开发方案等；公司财务总报表。

公司总经理及其授权人员和相关责任部门负责人可以了解掌握的文件内容发放号管理受控注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。

（3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。

审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。

由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。

公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。

2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。

3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。

4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。

二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。

2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。

3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。

4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。

三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。

2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。

3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。

4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。

四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。

2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。

3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。

4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。

五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。

2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。

3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。

六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。

2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。

3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。

公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。

那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。

公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。

其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。

签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

第一章总则第一条为加强公司发文管理，规范发文流程，提高发文质量和效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类发文，包括但不限于通知、报告、请示、函、纪要等。

第三条公司发文应遵循合法、合规、高效、准确的原则。

第二章文件分类及模板第四条公司发文分为以下几类：1. 通知：用于发布公司重要事项、工作安排、活动通知等。

2. 报告：用于汇报工作进展、成果、问题等。

3. 请示：用于向上级领导或相关部门请求指示、批准。

4. 函：用于与外部单位进行沟通、协商、联系等。

5. 纪要：用于记录会议内容、决策事项等。

第五条各类发文应使用公司统一的模板，模板包括：1. 文件标题：包括发文单位、发文编号、发文时间等。

2. 发文内容：包括发文目的、背景、具体事项、要求等。

3. 附件：如有附件，应注明附件名称及数量。

4. 发文单位、部门负责人、签发人、打印人等。

第三章发文流程第六条发文流程如下：1. 撰稿人根据实际情况，选择合适的发文类型和模板，撰写发文内容。

2. 撰稿人将发文内容提交给部门负责人审核。

3. 部门负责人对发文内容进行审核，如需修改，退回给撰稿人进行修改。

4. 审核通过后，由部门负责人签字，提交给公司领导审批。

5. 公司领导对发文内容进行审批，如需修改，退回给部门负责人或撰稿人进行修改。

6. 审批通过后，由公司领导签字，交由办公室进行打印、盖章。

7. 办公室将打印好的文件发放给相关部门或个人。

第四章文件归档第八条公司对各类发文进行归档管理，归档内容包括：1. 文件原件。

2. 审核、审批记录。

3. 相关附件。

4. 发文登记簿。

第五章附则第九条本制度由公司办公室负责解释。

第十条本制度自发布之日起施行。

通过以上制度，公司能够规范各类发文的管理，提高发文质量和效率，为公司的内部管理和外部沟通提供有力保障。