高校教学档案管理的现状与优化

2012.07（下旬刊）

摘要高校档案管理在近几年得到了飞速发展，这一方面是教育改革发展的必然，另一方面也是素质教育在学校管理方面的体现。但是，高校档案管理尚存在很多问题，有很多不成熟的地方，需要在今后的发展中不断克服，本文拟就这类问题进行探讨，提出相应的对策，希望能对高校档案管理工作起到促进作用。关键词档案管理对策研究服务性AnApproachtoProblemsinCollegeArchiveManagementandtheCountermeasure//XuJieAbstractSchoolrecordsmanagementinrecentyearshasbeenrapiddevelopmentinthisregardistheinevitabledevelopmentoftheeducationreform,ontheotherhand,theembodimentofqualityeducationinschoolmanagement.Collegesanduniversities,however,filemanagement,therearestillmanyproblems,alotofimmature,inthefuturedevelopmentcontinuetoovercome,thispaperwillexploresuchissuesandproposeappropriatecountermeasures,canhelppromotetheroleofcollegearchivesmanagement.Keywordsarchivemanagement;countermeasureresearch;serviceAuthor’saddressNorthwestUniversityforNationalities,730030,Lanzhou,Gansu,China

当前，学校档案的重要性得到了众多高校的认可，随着国家人事档案管理的日渐完善，高校档案已经成为国家整个档案体系的必不可少的一个组成部分。高校档案系统包括教研档案、校长办公室档案、政教档案、党委档案等等，这一系统对学校的长远发展意义深远。档案部门应建立并逐步完善档案制度，确保档案安全和方便使用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。1后发先至，成效显著从事档案工作的同志都有这么一个共识：与学校发展同步，与时代发展同步，是档案目标管理的目标。虽然，高校档案发展起步较晚，但是在近几年却获得了快速发展，对学校工作产生了重要影响。1.1学校档案的特点与其他人事档案相比较，学校档案政治色彩要淡得多。比如说，学生档案主要记载学生在校学习期间的学习、思想、生活情况,与社会接触面较窄,涉及社会的事情较少，学校其他档案也具有同样的特点，所以单纯性应该是学校档案的第一特征；另外，学校档案反映的是学生在校学习的过程、学校的建设以及教学情况等，它是学生、学校发展的翔实记录，所以介质性是其第二大特征；第三，系统性与分散性相结合，学校档案是在不同时间段由不同部门记录而成，所以它的形成时间较长，形成很分散。系统性是指学校档案中包括了学校整体运转情况以及学生在校期间的立体记录，是对学生、学校的系统记载，因此某种程度上来讲，学生档案的分散性和系统性是分不开的。1.2学校档案建设取得的成效近年来，学校档案建设取得了很大成效，无论政教、教研还是党委档案都成效显著。例如，学校对学生的考察、培养、教学等各方面的第一手材料,是学生在校期间的真实记录。它为高校对人才的选拔起到促进作用，同时也是对学生综合能力发展的一个内在促动。教学工作是学校的中心工作，教研档案是学校档案的重要组成部分，它与其他所有档案一样，是真实地记载和反映学校教学水平的客观依据。因此，建立一套完整的教研档案管理制度和岗位责任制，已经是学校档案管理的当务之急。实践证明，搞好档案管理，一靠人，二靠制度。没有规章制度的约束，档案制度就没有保证。为了加强档案管理的制度化，必须做到定点、定人、定期检查，及时移交，一切有章可循。2实事求是，正视不足高校档案管理取得了一定成绩，很多学校的档案管理都达到了省一级水平，这是让我们欣喜的。但是，客观来看，这其中还存在很多不足。对此，我们应该实事求是，努力改进。2.1领导认识程度不够对于绝大多数学校来讲，还没有着手真正建立学校档案体系，对学校领导和广大教职员工都要强化档案意识,让他们自觉支持、做好学校档案工作。像学校政教档案，记录了学生在校情况（包括纪律、卫生、安全等），是学校日常管理的经验积累，学校领导要对政教档案长抓不懈，紧抓不放。同时,领导干部自己也得纠正认识，整合观念，理解档案工作的重要意义。同时，加强管理,将档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理,在布置、检查和总结管理工作的同时,认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题,做到人员到位、经费到位、设备到位。2.2各种材料收集不够档案的收集是非常繁琐的一件事，细枝末节的东西很多，管理人员应指定专人负责,实行统一填写到档案袋封面目录一栏内,材料名称要求填写完整、规范,并且保持内外名称一致、顺序一致,具体材料以时间先后为序。这样做不光保证了材料的全面性，还使整个材料存放有条不紊。像校长办公室档案，因为校长办公室工作涉及学校工作的方方面面，档案内容林林总总，资料的收集难度较大。这样就需要专门的人员做好档案材料的归类整理，防止资料的流失。高校档案管理中存在的问题和对策初探

officeopertions办公室业务·

60办公室业务

2013·

1/

【摘要】伴随中国进入到信息化社会,电子档案的管理与利用在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。高校繁重的教学管理由于使用了电子档案而变得更加科学和便捷,并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分。本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析电子档案在高校教学管理应用中的主要特点,以找到科学有效地制定高校电子教学档案管理的对策。本文旨在通过研究电子档案管理推动高校教育教学改革,促进高校的可持续发展。【关键词】高等学校；档案管理；电子档案

随着信息化时代的发展，高校早已

不是通过单一的纸质档案来进行教学管

理，而是以电、磁、光等媒介为信息载体，

形成电子教学档案进行档案的管理与利

用。电子档案不仅具有保存价值，而且

可以被多种软件兼容。

一、高校教学档案管理现状

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）,

高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。但是纵观近几年高等教育发展状况,由于扩大招生数量，高校(含普通高校和成人高校)数量正在逐年递增，高校教师数量日益增多，高校中的教育教学档案也成几何数量增长。每年数以千万的教学档案的变动、更新、维护,确实是对高校教学档案的管理工作形成巨大的挑战。具体地看，全国高校教学档案管理现状呈现以下几个方面的特点:

（一）高校教学档案工作量巨大由于高校的独特工作性质，新专业

会不断涌现，每年都会产生大量的教学

档案；不符合时代的、专业的不断淘汰，

每年又需要对档案进行筛选与封存。这

就造成了高校教学档案的变化呈现数量

大、变动频繁等特点。（二）高校教学档案信息化程度亟待

提升

先进的信息技术是进行档案管理的有效手段，但是目前在高校教学档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校中的教学档案主要还是凭借纸质作为其保管的媒介，电子信息管理只在高校教学档案中起着检索、备份、交换等辅助作用。（三）高校教学档案管理操作的标准化程度有待提高由于目前众多高校缺乏统一的教学

南方论刊・２０１２年第１０期　文化长廓　

民办高校教学档案管理工作存在问题与对策　

谭丽萍　

（仰恩大学人文学院福建泉州３６２０１４）　

【摘要】教学档案管理已成为办好民办高校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量、办学水平及管理水　平的一个重要指标，对加强学校教学管理，提高教学质量起着重要的作用。本文针对应用型民办本科高校教学档案　

管理工作的要求和特点，探讨民办高校教学档案管理信息化建设新的研究方向，并针对如何改进民办高校教学档案　

管理数字化建设提出了建设性意见。　【关键词】民办高校；教学档案；信息化　

伴随着民办高等教育的发展，民办高校的教学档案　

管理已成为办好民办高校的重要基础工作之一，也是衡　

量学校教育质量、办学水平及管理水平的一个重要指　

标，是反映教育发展与教育改革的重要依据，对加强学　

校教学管理，提高教学质量起着重要的作用。同时，教　

学档案管理也是五年一度的本科教学质量评估的一项重　

要备查材料。但由于民办高校成立时间较短、教学档案　

建设人才和管理经验缺乏等因素导致民办高校的教学档　

案管理滞后于发展的需要。本文拟围绕这些因素进行分　

析并提出对策和解决措施。　

一、目前民办高校教学档案管理的现状及存在的　

问题　随着民办高校的不断发展和学校规模的不断扩大，　

教学档案管理的内容也越来越复杂，但由于教学档案工　

作长期得不到重视，存在一系列的问题，主要体现在以　

下几个方面：　

（一）档案意识薄弱，归档制度不健全　

教学档案是高校教学活动的真实历史记录，是广大　

师生和教学管理人员在教学实践和教学研究中所形成积　

累的、记载和反映学校教学实践、教学研究、教学管理　

活动，具有保存价值的、按一定的立卷、归档制度集中　

保管起来的教学文件材料的总和。长期以来，教学档案　

为学校的教学研究、学术交流、教学评估及教学改革提　

供了重要的参考和借鉴作用。但目前部分民办高校自始　

至终把教学工作放在首位，认为只要把教学搞好就行，　

对教学档案管理工作缺乏规范管理认识，没有树立教学　

对高校建立教学档案袋的一些意见和建议

高校建立教学档案袋是一项重要的工作，它不仅有利于教学管理和教师发展，还有助于提高教学质量和促进学生学习成果的评价。以下是对高校建立教学档案袋的一些意见和建议：

一、建立健全的教学档案袋管理机制

1.确定管理机构和负责人：应明确教学档案袋管理的机构和负责人，明确各部门的职责和义务。

2.制定管理制度和规范：制定教学档案袋管理的制度和规范，明确教师和学校的要求和要求。

3.建立档案袋管理系统：利用现代信息技术手段，建立教学档案袋管理系统，实现教学档案袋的电子化管理。

二、完善教学档案袋的内容和形式

1.内容要完整准确：教学档案袋应包括教师的个人资料、教学经历、教学能力、教学成果等方面的信息，确保档案内容完整准确。

2.形式要规范统一：教学档案袋的形式应统一规范，包括档案袋封面的设计、文件目录的编制、文档格式和排版等方面。

3.信息要保密安全：教学档案袋中的个人信息需要加密保护，确保档案内容的隐私安全。

三、建立科学合理的教学档案袋评价指标体系

1.制定评价指标：根据高校教学工作的实际情况，制定科学合理的教学档案袋评价指标，包括个人教学能力、教学态度、教育成果等方面的指标。

2.建立评价标准：根据评价指标，建立相应的评价标准，明确各项指标的加权比例和评价等级。

3.进行评价和反馈：根据评价指标和评价标准，对教师的教学档案袋进行评价，并向教师提供评价反馈，帮助他们改进教学工作。

四、加强教师教育培训和自我发展

1.加强培训引导：通过教师培训和研讨会等形式，向教师普及教学档案袋的管理要求和使用方法，提高教师对教学档案袋的认识和运用能力。 2.鼓励自我反思和改进：教师应常常反思自己的教学工作，总结经验教训，积极改进教学方法和教学效果。

3.提供专业支持和指导：学校可以成立教学档案袋管理团队，为教师提供专业的支持和指导，帮助他们合理运用教学档案袋，促进自己的教学发展。