公司费用管理制度

1 XX公司文件

X字[20XX]001号 签发人：XXX

费用管理制度

第一章 总 则

第一条 为严格控制费用支出，提高工作效率，降低营运成本,同时规范报销程序，特制定本管理办法。

第二条 费用管理实行总额预算、单项控制和年终考核的原则。

第三条 本办法适用XX公司。

第二章 基本原则

第四条 授权审批原则：付款及费用报销等财务事项的审批根据公司分仅手册中相关规定执行。

第五条 费用预算原则：所有费用纳入预算监控，未经相关审批程序批准的费用一律不予开支，超预算费用或无预算费用报总经理审批后方可列支，擅自操作造成的损失由经办人承担。

第六条 价格核定原则：财务管理中心可对所有价格执行情况提出质疑及审核。 2 第三章 费用预算控制

第七条 财务管理中心依据预算年度经营目标，确定各中心及部门年度费用预算总额。

第八条 各中心及部门依据年度工作计划和人员编制等情况对年度预算确定明细，由财务管理中心将各管理中心或部门预算表审核后报总经理批准后执行。

第九条 年度预算一经确定原则上不再调整，但外部经营环境发生显著变化或公司进行机构调整时，应各中心及部门申请，财务管理中心可对费用预算进行适当调整，报总经理批准后执行。

第十条 部门预算内费用自行控制，使用前可以先不申请，一旦超出费用控制范围，财务管理中心有权拒收不予报销。年终进行总体考核，如果超出费用预算标准，将按本管理办法中年度考核条例进行相应处罚。

第四章 费用报销责任界定

第十一条 报销人的责任

报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。

第十二条 各中心负责人责任

一、各中心负责人一般指经办人所在中心或部门的正职负责人。

二、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，各中心负责人对所报销项目内容的真实性、合理性和必要性负责。

第十三条 财务审核人员的责任

一、报销项目是否经过相应的授权、是否按照公司规定的流程办理申请、 3 审核、审批手续；报销的内容是否合理，是否符合公司的相关规定；

二、报销项目的单据是否合法、真实，粘贴是否符合规定，报销的资料是否齐全、充分、完整；

三、报销金额是否控制在预算标准之内。

第十四条 审批人的责任

审批人对所报销经济业务的必要性、费用总体合理性负责。

第五章 五项费用开支管理办法

第十五条 五项费用界定

一、办公费

1、专指各中心及部门日常运作所必须的办公文具和用水费。

2、未形成固定资产的家具、办公设备以及其耗材的购置费用计入低值易耗品（低值易耗品定义：低值指低于2000元以下，易耗指一年内消耗，可重复使用）。

3、报刊杂志、专业书籍、资料的订阅采购等费用纳入公司的企业文化建设费。

二、汽车费

包括各中心及部门日常发生的租车费用、正常使用和维修保养所发生的年检费、路桥费、保险费、维修费和其他等相关费用、员工往返开平车费。

三、邮政通讯费

包括各中心及部门日常运作中发生的安装和使用固定电话、传真通讯费、手机电话费、邮件传递费及网络使用费等各种邮政通讯费用。

四、业务招待费 4 包括各中心及部门日常运作中承担难度较大的业务和重要公共接待活动中必要的开支以及各中心及部门活动开支，不包括在重要节假日及重大事项等由公司统一统筹安排送礼费。

五、差旅费

包括各中心及部门日常运作中因国内外出差所发生的交通费、住宿费、餐费补贴、签证费、机场建设费和保险费等相关杂费。

第十六条 五项费用报销明细规定

一、 办公费

1、采购办公用品报销时，应有合法、真实的发票，各部门的购置申请表、申请汇总表及收料清单。办公用品的月度结算必须提供合法的税务发票。

2、办公用品由人力资源部实行集中采购、分配，每月15日前报销，不允许个人自行购买，不允许超费用标准。各中心及部门应指定专人负责申请、领用及发放办公用品，并建立收发实物台帐。

3、办公文具费用标准。按每年度每个办公室管理人员人民币180元（平均每月15元）核定。

二、 汽车费

1、原则上公司已经配好相应专用的业务用车给销售部，其他各中心及部门用车需提前向汽车管理队长申请；需使用外租车辆，先提交书面租车证明，经使用人，车队长签名，方可使用。报销时先由使用人提出申请，所在部门负责人、部门总监及以上人员审核，再财务会计复核，最后财务经理审批。该项费用应按最经济原则选择车辆或外租车，租车费用超过部门预算部分不予报销；

2、各中心及部门对外租车费用，由各中心及部门凭外租车辆证明、发票等原始单据于每月15日前报销。 5 三、 邮政电话费

1、每月5号前按中心及部门,由前台文员统计上月快递费，交财务部审核,快递单需做成统计表并注明邮递内容。

2、各中心及部门所属的直拨电话、传真机应明确管理责任人，各中心及部门内电话号码需要增减变动应向人力资源部申请，否则由原中心及部门继续承担该电话号码的有关费用。

3、杜绝使用公司电话进行工作以外的聊天，非常用业务电话一次通话半小时以上而又不能说明原因的，一经查处按通话费用的200%处罚，并在公司内通报批评。

四、 业务招待费

1、报销业务招待费时，应如实整理单据并填写“付款申请单”，并填写具体支出事由。礼品、礼金报销时还必须附有礼品清单、单价、总金额、采购地点，所有附件单据背面必须有经办人签名。

2、销售业务人员业务招待费用实行总额控制，预算额度之内实报实销：

陪同就餐，业务就餐费用标准

陪同级别 就餐地点

备注

国内 国外

普通员工 50元/人 以临时预算形式报总经理或事业部审批 陪餐人数不超过就餐人数的50%，且最多不超过四人。 中高层人员 70元/人

总经理 实报实销

注：超支部分如果在预算之内，需经总经理审批，否则自行承担。

6 五 、差旅费

1、员工出差实行事前申报制度，出差前填制“出差申请表”，如需借款的，填写“借款申请单”，并按流程审批后，凭借款申请单借款；出差返回后，应在一星期内报销，有借款的，财务部应填写反纳单（收据），与借款申请单对冲，一星期内不能报销的，应通过总经理特批，方可报销。

2、 国内差旅费标准一览表（最高限额）

差旅生活补助标准：

区域 生活补助标准

全天 半天

XX市内 20元/天 10元/半天

XX市外 40元/天 20元/半天

运输司机出车补助标准：

线别 出车补助标准

小榄线（拉纸/小榄发运） 20元/人/天

广州线（珠海线/佛山线） 25元/人/天

东深线（虎沙线/石黄线/厚博线） 35元/人/天

惠深线（公平/大惠线） 45元/人/天

7 国内差旅费标准一览表

单位：元/人天

出差人

员级别 出差

地点 住宿费补贴 伙食费定额补助 市内交通定额补助 每报销一单业务应酬费扣减补助标准 长途交通

凭票报销

普通员工 一类地区 250 40 30 40 可乘坐汽车、火车硬座或硬

卧 二类地区 200 30 30 30

佛山市内及周边（含广州） 当日往返 30 30 30

中高层 当日未往返的所有地区 250 50 50 50

可乘坐飞机 佛山市内及周边（含广州） 当日往返 50 50 50

总经理/副总经理 所有地区 凭票实报实销

（1）一类地区：北京、上海、深圳、珠海、汕头、厦门、海口、青岛、天津、湛江、大连、秦皇岛、烟台、威海、南京、连云港、南通、杭州、宁波、福州、北海、海口等沿海开放城市；

（2）二类地区：除一类地区外的省外城市和地区，广东省内当日不能往返的城市或地区；

（3）普通员工到一、二类地区出差时，出差前乘坐飞机须在“出差申请单上”经中心负责人审核且财务管理中心经理审批，原则上不允许出差后 8 回来再补提流程。

3、 出国人员差旅费开支标准

单位：美元或港币/人天

出差地点 出国人员级别 住宿费凭票报销 出差定额补助 每报销一单业务费扣减膳食补助 适用地区

一类地区 经理级以下（含） USD110 USD50 USD25 英国、法国巴黎 高层人员 USD130 USD60 USD30

二类地区 经理级以下（含） USD100 USD40 USD20 其他国家和地区 高层人员 USD120 USD50 USD25

三类地区 经理级以下（含） USD70 USD30 USD15 泰国、马来西亚、柬埔寨、越南、缅甸、印尼 高层人员 USD80 USD30 USD15

四类地区 经理级以下（含） HKD700 HKD300 HKD150 香港、澳门地区 高层人员 HKD850 HKD400 HKD200

注：总经理、副总经理实报实销。

四、 以上两类差旅费报销，均适用以下规定：

1、发生的各类票据，按业务费、长途交通费、住宿费、市内交通费和其他类分项统计填报。每次出差（含多人一起）发生的费用只能一次报销，否则财务管理中心有权拒绝受理。

2、一次出差到多个目的地的，要提按行程汇总的费用支出明细清单（需 9 列示：日期、起止地点、费用项目、合计等）。

第十七条 特殊费用报销规定

一、岗位业务费报销：在每月25日前由中心及部门进行报销，原则上要求月月清，特殊原因可以放宽到三个月，超过三个月的一律不办理报销业务。岗位业务费发票仅限五项费用发票，并要求使用近期内的，不允许粘贴跨年度发票，不得出现各种大额连号发票，例如的士票连号超过500元、餐饮票连号超过2000元。该项费用实报实销，并不参与各中心及部门预算。

二、招聘费报销：附发票，按规定的审批程序审批。

三、培训讲师费报销：外聘讲师需附聘请协议，费用支出应由对方签收或培训机构开具的培训发票附汇款单据；公司内部讲师附发票，按规定的审批程序审批报销。

四、对外宣传费：附发票，按规定的审批程序审批。

五、企业文化建设费：报纸的订阅采购、文艺体育运动等费用纳入各中心及部门企业文化建设费。报销时附足以证明实际发生的费用单据。一般不允许粘贴餐饮业发票，否则纳入业务招待费。

六、福利费：按公司相关政策执行，政策无规定的应附上经总经理审批的福利申请报告，符合报销规定的单据、发票按规定的审批程序审批。

第十八条 费用报销时间规定及单据粘贴指引

一、各项费用必须于业务结束之日起一周内报销。差旅费报销以回程票据日期为准算起，最后一天为假期的顺延。

二、费用超期报销必须有正当理由；无正当理由的，超期10天以内（含10天）按费用总额的90%报销，超期10-20天（含20天）按费用总额的75%报销，如超期20天以上的，一律不予报销。