基层单位档案管理中存在的问题及对策

2020.2

档案工作是基层各单位、各部门的一项重要的工作，它的好坏直接影响到单位、部门各项工作的顺利进展和完成。因此，认清和找准档案管理工作中存在的问题十分必要，找准了问题，采取了相应的改进措施，就能够促进档案管理工作的有效开展。一、档案管理中存在的问题1.领导重视不够，人力物力投入不足要做好档案管理工作，就必须有领导的高度重视。但从目前的状况来看，很多单位领导的档案意识都不强，他们在思想上没有认识到档案管理工作的重要性，因此也就没有将档案管理工作放在应有的位置。具体来说，主要体现在以下几个方面:第一，对档案的组织管理力度不够。单位没有分管档案的领导，档案管理组织不完善，或者是虽然有制度，但却未落到实处。第二，对档案法律法规的宣传没有落到位。许多单位的领导对档案法律法规的学习宣传重视不够，造成了大家的档案法制观念淡薄，甚至还有一些人存在一定程度的认知“盲点”。第三，档案管理人员偏少且流动性较大。大多单位档案人员都是兼职，而且经常变动，致使档案工作的连续性和稳定性相对较差。第四，经费投入较少，工作条件差。档案工作在有些领导眼里是可有可无的，长期在经费保障上得不到重视，导致档案管理工作的开展缺少设施设备，档案信息化更是无从谈起，很难满足目前档案管理工作的需要。2.档案管理人员专业能力不强受编制的约束，大多数行政、事业单位的档案管理人员都是由兼职人员担任。档案人员的专业知识比较欠缺，能力不强，他们对档案管理过程中的收集、整理、归档、保管、利用的标准要求不清楚，难以胜任工作。例如，有的单位档案管理工作是由同一人长期兼任，这本来对于档案的收集是十分有利的，但因为档案人员在档案收集方面的知识水平与工作能力不强，导致很多档案材料没有被及时归档，从而造成了档案材料的丢失或破损。3.档案管理规章制度不健全不完善从目前来看，很多单位的档案管理制度不够健全完善，从而导致档案管理中出现了一系列问题。此外，也有一些单位虽然已经建立起规章制度，但是却未能落到实处。4.档案设施配备落后，储存保管条件较差从目前来看，很多行政事业单位和企业单位的档案管理设施都较为陈旧和落后，这对于档案材料的储存与保管是极其不利的。据了解，在很多机关事业单位，都做不到办公、阅览、库房三分开，档案安全保管和利用存在很大隐患。许多档案室除了几组档案柜外就没有配备其他设备，这与机关档案管理规定的要求存在巨大差距。此外，还存在使用不符合标准要求的档案装具，这些都极不利于档案的安全保管。二、加强档案管理工作的对策1.加强宣传，提高各级领导和人员的档案意识单位领导应该积极学习档案工作法律法规，带头提高自身的档案意识，在实际工作中重视和支持档案工作。单位档案管理人员要采取多种形式，加大对档案法律法规政策的宣传力度，努力提高他们的档案意识，正确认识档案工作的重要性和作用。2.进一步加强档案人员队伍建设档案人员队伍建设，主要包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习等内容。做好档案人员队伍建设，一是要选择那些具有较强的责任心浅析档案管理中存在的问题和解决办法文/段文龙

基层单位档案交接工作存在的问题和对策

问题1：沟通不畅导致信息流失

在基层单位档案交接工作中，存在沟通不畅的问题，导致信息流失。这可能是由于交接双方沟通渠道不畅、沟通方式不当等原因引起的。

对策

• 建立良好的沟通渠道：在基层单位档案交接工作中，建立起良好的沟通渠道是至关重要的。可以利用现代化的通讯工具，如电子邮件、即时通讯工具等，提高信息传递的效率。

• 规范交接流程：制定详细的交接工作流程，明确双方的职责和任务，确保信息传递的完整性和准确性。

• 建立交接档案数据库：建立一个档案交接数据库，用于记录和追踪交接的进展情况，确保交接工作的及时性和准确性。

• 指定专人负责交接工作：在交接过程中，指定专人负责协调双方的交流，解决沟通中出现的问题和矛盾，确保信息的顺畅传递。

问题2：档案鉴定不准确导致交接困难

在基层单位档案交接工作中，鉴定档案的准确性是一个重要的环节。如果档案鉴定不准确，交接工作将会受到严重影响。

对策

• 加强档案鉴定培训：加强基层单位工作人员的档案鉴定培训，提高他们对档案鉴定的准确性和专业性的认识。

• 制定鉴定标准：制定档案鉴定的标准和规范，明确鉴定的方法和步骤，提高鉴定的准确性和可靠性。

• 强化质控机制：建立健全的档案鉴定质控机制，加强对鉴定结果的审核和监督，确保交接的档案信息准确无误。

• 开展鉴定复核：在档案交接工作中，可以开展鉴定复核的工作，通过多个专业人士的确认，提高鉴定结果的可信度。

问题3：档案交接工作流程不完善

在基层单位档案交接工作中，流程不完善是一个常见的问题。如果交接工作的流程不清晰，将会导致交接过程中的混乱和延误。 对策

• 设计交接工作流程：根据基层单位的实际情况，设计出适合的交接工作流程，明确每个环节的具体操作步骤。

• 细化工作任务：将交接工作细化为具体的工作任务，明确每个任务的完成时间和责任人，确保工作的有序进行。

• 制定交接工作计划：在交接工作开始前，制定详细的交接工作计划，列出工作的具体内容和时间安排，提前做好准备工作。

基层档案管理工作中存在的问题及解决对策简析

摘要：基层档案信息系统发展现代化管理既是一个变革、创造、快速发展的进程，又是一个工程；既是长远的，更是生动的，从根本上体现对社会经济发展的顺应与跨越。所以，基层档案现代化信息管理应当紧随信息时代的脚步，实现多渠道、多路径地开拓使用档案信息来源，以促进档案现代化信息管理的良性发展。正是基于此，本章将重点探讨基层档案管理工作面临的问题，并提出了可行的解决对策，以期能切实提升基层档案管理水平。

关键词：基层单位；档案管理；存在问题；应对策略

前言：基层档案信息管理工作对社会的安定，民众的生存都起着关键性的影响，因此基层单位都必须把档案管理工作重视起来，并充分运用现代计算机技术，建设完善的数字化网络系统，不断提升工作效率，增强了收集、管理、保存信息的能力。加强档案管理工作中人才队伍的建设，以降低管理工作中的盲目化片面等效应，通过开展培训，让档案管理者了解现代技术并以更好的方式运用现代科技，来提升档案管理工作的整体效能。

1基层档案管理工作面临的问题

1.1业务工作方面

首先，在文件收集的过程中缺乏严格的管理，从而导致归档处理的文件以及目录编制作业缺乏规范性。其次，在安全管理制度尚未得到有效执行的过程中，导致基层单位并未设置定期的巡视和检查制度，使应急措施无法发挥出原有效用，不仅不利于保障档案信息的安全性，还会带来一定程度的安全隐患问题。再次，在档案的接收过程中，由于尚未推行严格的审核工作，且在接收档案文件的过程中，使清点和确认等方面的手续失去了原有的效用，导致所接收的档案信息无法与规定要求相符合。最后，在调阅和利用的过程中，相关程序缺乏严谨性的特点，从而导致管理工作缺少规范性，使档案的利用和收集效果难以得到有效提升，从而削弱了档案工作的价值体现。

1.2组织管理方面

首先，由于档案部门的相关工作职责尚未得到有效划分，且档案管理工作人员尚未针对自身的岗位职责予以明确的认识，导致相关责任划分缺乏具体性。对于部分基层单位来说，相关部门职责尚未针对档案管理等方面的工作内容予以明确的划分，导致档案管理工作受到了兼职和专职人员的共同作用，从而使相关岗位职责呈现出了形式化和混乱性的特点，导致工作内容缺乏明确性和具体性。其次，对于部分基层档案管理制度来说，在实际的建设过程中缺乏健全性，且内容缺乏严谨性，从而导致管相关管理制度无法得到有效落实。最后，缺乏对档案管理工作重要性的认识，对于部分基层单位来说，在实施档案管理工作的过程中，尚未针对此类工作的目的、意义以及相关内容予以全面认识，从而忽略了档案工作的价值性与实用功能，使学习、宣传以及贯彻等方面的工作尚未得到有效落实。

2018年 8月275基层干部人事档案整理工作存在问题及改进措施

吴静颖 广州市南方人力资源评价中心有限公司

摘要：基层干部人事档案资料的整理是档案管理工作中的重要一个环节，是实现档案管理工作规范化和高效化的关键途径，所以相关部门要提起高度的重视。本文首先阐述了当前基层干部档案整理工作存在的主要问题，然后针对问题的解决策略进行了详细的探讨，望对从事相关工作人士提供有效的参考依据。关键词：基层干部人事档案；整理工作；问题；措施；

前言：干部人事档案是反映一个人的学习、工作、思想的成长过程，关乎个人的调动、晋升、评优、退休等。基层单位包括：各街道办、事业单位、国有企业等单位组织，其干部队伍非常的庞大，是政策执行部门和对外服务部门，在市场经济发展起着重要作用。所以基层干部人事档案的整理工作是组织人事工作的重要组织部分，并对人才培养和选拔具有重要意义。一、基层干部人事档案整理中存在的问题1.档案材料不全在基层组织人事部门，每本干部人事档案资料应记载这名干部的所有信息，这样有利于部门管理者更好的掌握员工动态，并进行合理的工作调整。但是在项目调研中发现，基层干部人事档案存在工资变动材料缺失、年度考核材料缺失、入党材料缺失等等情况。这些问题的产生主要是因为档案资料管理人员工作中归档不及时，或者没有专门的管理人员进行资料的收集，导致资料分散在各个部门，或者就是人事档案资料管理人员经历了人事调动、轮岗转岗等情况交接工作不到位，导致新任职的档案管理人员不能全面了解档案资料的具体情况，导致资料完整性的欠缺。2.档案内容不全基层干部人事档案资料要实现统一化的管理，包括内容的一致性，比如全面的内容、规范的填写、档案主体签名以及单位的盖章等等。但是在实际管理工作中发现，档案材料缺签名、缺照片等现象存在较多。甚至是重要审批材料的审批意见内容缺失，审批单位盖章缺失等，都是资料中较为常见问题。这是因为单位没有对其制定相应的规范，在宽松的制度下，填写资料的主体没有严格遵守。3.信息不一致及放错类别对于前后材料内容填写不一致，复印材料没有盖“与原件相符”字样、核对人签名及单位的公章，反映出相关部门没有严格审核材料内容，档案接收部门没有经过仔细的审查，直接归档，导致日后无法判断材料真实性。对于材料放错类别情况较常见，由于每个人的经历不同，形成的归档材料也是各式各样，同样内容材料的名称也存在不同，因此容易出现材料放错类别的情况。比如：应归在第四类第1小类中的学生时期的《鉴定材料》却归为了第三类；涉及干部提拔的《考察材料》应与相应的《干部任免审批表》一并归档放在第九类第2小类，却误将该份《考察材料》放在第三类，与其相应的《干部任免审批表》则单独往往在第九类的第2小类等，情况较多就不再一一列举。其根本原因是，档案整理人员单纯依据材料名称来分类，而没有考虑材料之间的内在联系。4.档案储存不科学因为人事档案资料具有不可再生的属性，这就要求档案资料管理人员需要具有较高的职业素养，对于材料的储存环节要格外谨慎。但是因为实际工作中，由于基层单位办公条件限制，没有专门的档案管理库房，无法保证档案存放环境的温度和湿度合适，导致档案资料出现虫蛀孔、纸张发黄发霉，在查阅过程中翻页时还会出现纸张脆裂等情况，造成修复工作难度较大。5.档案信息化工作滞后档案信息化是提高档案使用效率和保护档案的一种必要手段。在整理过程中，发现部分基层单位在档案信息化方面比较落后，有些单位的档案管理工作基本靠一张EXCEL表。原因是单位领导对档案管理工作重视不够，在财务经费上没有增加档案专项资金的预算。6.管档人员不足设立档案管理专岗配置专业档案管理员对于档案工作的开展是非常有必要的。在整理过程中，发现基层机构基本都没设专职档案员，一般是由人事岗员工兼档案管理工作，而人事岗的工作也是非常繁忙和琐碎，日常性工作已经占据了大部分的工作时间，也就导致在干部人事档案管理工作上投入的时间非常的少，这也是导致大部分的基层干部人事档案管理工作还是处在纸质化管理阶段。二、基层干部人事档案整理工作的改进措施1.完善档案管理制度，理顺工作流程任何一个组织的持续发展中，完善的制度是组织良好运营的根本依据，人事档案管理工作也是一样。基层组织人事部门要对人事档案的资料管理工作提起高度的重视，通过完善和细化档案管理制度，来为档案管理的日常工作提供科学的指导和参考依据。对于人事档案管理工作的材料收集、借阅、传递、保管等多个方面工作制定完善的制度，并且在管理过程中大力实践和推行，确保管理工作有章可循，充分发挥其职能。2.规范档案格式及填写，把好归档审核关根据一般性档案资料和重要档案材料进行区别归档，并统一其格式，方便管理登记。将填写规范融入管理制度，由专门的档案管理人员进行材料的审核，通过审核后，一般性材料要在《接收干部人事档案一般性材料登记簿》上进行登记，由送交人、档案员签字收取，报主管领导审批后存入干部档案；重要档案在《接收干部人事档案重要材料登记簿》上进行登记，由送交人、档案员、科室负责人分别审核、报主管领导、主要领导审批后，存入干部本人档案。3.规范档案的分类，明确归类的标准人事档案管理人员要负责做好资料的收集和鉴别工作，严格审核和整理相关资料，并保证分类的准确。人事档案资料主要分为十大类，管档人员要对每个类别的材料熟记于心。进行人事档案资料的科学排列、分类要依据《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）文件的基础上，根据材料内容的结论性意见及材料本身的完整性进行综合考虑，来确定具体放在哪个类别，便于日后工作中对干部人事档案的查询与利用。 4.加大软硬件设备投入，提升档案管理的智能化水平在基层单位，由于管档人员对档案管理科学化的理念认识程度不够和相关部门对档案资料管理工作没有提起高度的重视，导致档案管理工作没能与时俱进。所以，在今后还要在基层部门中加大档案工作宣传力度，财务部门应适当给予投入档案工作的基础硬件设备，保证档案储存工作能在更加标准的环境中实现其良好的保存，落实好档案管理工作中防光、防尘、防火、防盗、防潮、防腐、防蛀、防高温的“八防”工作。并在此基础上，要借助现代化的网络安全技术及档案信息系统开发，不断提升档案管理信息化水平，降低运营成本，提升管理效率和服务质量。5.合理配置管档人员，提升综合能力素质在实际工作中，我们发现部分基层单位的档案管理部门受到经济环境或者其他因素的影响，导致其在档案管理意识上不够，造成档案资料的整理工作处于落后的水平，与单位快速发展的要求相违背，成为单位发展的短板。可以考虑借助多元化的培训方式不断强化管理人员对于档案管理工作重要性的认识，并针对当前部门的人员的整体能力制定具有针对性的培训计划，并定期进行考核，与薪资待遇挂钩，激发起积极工作的热情。在基层干部人事档案管理整理工作，离不开各个部门，每一位员工积极配合，因此，档案培训工作与本单位发展目标及各部门的发展相结合，让各环节工作更加高效、快捷。综上所述，基层干部人事档案整理工作是一项长期的基础性工作，是为人才的合理配置服务的，做为基层单位组织人事部门应该充分意识到人事档案整理工作的重要性，在档案的完整性、正确性和规范性方面下功夫，更好地为科学选人用人服务，推动各项业务快速的发展。