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档案管理常用目录表格式样（2013年12月修订）一、档案收集、验收、归档方面档案移交清册（封面） (2)档案移交清册（内页） (3)基建技改项目文件交付验收审核单 (4)基建技改项目文件交接目录 (5)基建技改工程档案验收表 (6)二、档案整理著录方面文书档案归档文件目录 (7)（文书档案档案盒内）备考表 (8)（科技档案）卷内目录 (9)（科技档案）卷内备考表 (10)科技档案案卷封面 (11)科技档案目录 (12)会计档案目录 (12)企业职工档案目录（卷内目录） (12)职工档案目录（案卷级） (13)合同档案目录 (13)书刊档案目录 (13)底图目录 (14)底图袋标签 (14)照片档案目录 (14)音像档案目录 (15)荣誉档案目录 (15)印章档案目录 (15)电子档案目录（总目录） (15)归档电子文件登记表（首页） (16)归档电子文件登记表（续页） (17)三、档案鉴定销毁、修改补充方面档案销毁清册（封面） (18)档案销毁清册（内页） (19)科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20)四、档案利用方面档案利用登记表 (21)档案利用效果登记表 (22)五、档案库房管理、统计方面档案库房温湿度登记表 (23)文书档案分布表（台帐） (24)会计档案分布表（台帐） (24)职工档案分布表（台帐） (25)科技档案分布表（台帐） (25)本钢档案室基本情况年报表 (26)档案移交清册（封面）档案移交清册（内页）基建技改项目文件交付验收审核单双方各存一份。
基建技改项目文件交接目录方各存一份。
基建技改工程档案验收表文书档案归档文件目录备考表卷内目录卷内备考表科技档案案卷封面科技档案目录会计档案目录企业职工档案目录（卷内目录）职工档案目录合同档案目录书刊档案目录底图目录底图袋标签照片档案目录音像档案目录荣誉档案目录印章档案目录电子档案目录（总目录）归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（续页）档案销毁清册（封面）档案销毁清册（内页）科技档案图纸变更（补充、作废）通知单编号：年月日注：此通知单变更补充时需归档入卷一份。
档案的管理⽅法档案编制及⽬录格式档案的管理、整理⽅法、档案号编制及⽬录格式档案管理制度档案建设是全⾯建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体⼯作⼈员都要树⽴强烈的档案管理意识，从每个⼈员、从每项⼯作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（⼀）档案收存的范围1、⾏政档案：①上级下发的各类⽂件②发出的的各类⽂件③及各部门⼯作计划、规划、总结、请⽰、报告、函复、⽂稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话⽂稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、⼈事档案①在编⼈员的档案材料②⼈员招聘的相关材料③各类⼯作⼈员的登记表、花名册、及相关资料。
④⼯作⼈员聘⽤合同、⼯资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠⼈员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及⽀付⽅式等。
⑥⼯作⼈员政治⾝份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦⼯作⼈员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧⼯作⼈员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①⽇常⽀出的财务凭证、账⽬、审批⼿续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、⽀的⽴项计划、执⾏情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项⽬的财务执⾏情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保⾦交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使⽤、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中⼼、培训中⼼、职业技能鉴定指导中⼼名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项⽬⽂件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务⼯作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、⼤纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项⽬意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、⾳像制品及⾃制的照⽚、录相、录⾳资料等。
⑧⽹络建设相关资料。
附件5
公文档案卷内文件目录
部 门档案编号档案管理员保管期限起始日期
案卷标题卷内张数
档案编号原则：
1、西分缩写字母+部门缩写字母+发文单位类型+档案类型编号+存档年度+存档顺序编号
2、西分缩写字母XA
3、部门缩写字母：人事行政部HR；运营管理部OP；财务部FN；营销部MK；贸易渠道TR。
4、发文单位类型：单元01；分公司02；部门03。
5、档案类型编号：制度01；员工档案/客户档案02；合同协议03；财务资料04；会议资料05；请示批复06；绩效资料07；电子资料08；其他09。
6、存档年度：2012
7、存档顺序编号从001开始
8、示例： XAOP010********(西分运营管理部存单元下发制度2012年第001号)
XAHR020********(西分人事行政部存分公司员工档案2012年第002号)。
电子文档格式要求一、档案按内容划分为：成员个人档案、活动档案及团委相关制度档案。
二、档案格式要求：为做好档案管理工作，特对材料格式加以规范，做到整齐划一与完美和谐。
现对格式作以下要求，希望各部门遵照执行。
1.正文页面要求（1）页边距上（T）：2.54cm,下（B）2.54cm;左（L）:2.8cm;右（R）:2.4cm;(2)装订线位置（T）:左边装订，在约与上下边距7cm处装订；(3)页眉（H）：1.5cm,页脚（F）：1.5cm;(4)垂直对齐方式：顶端对齐；(5)每页（R）：≤44行，跨度（R）：15.6磅。
2.正文字体的要求（1）标题的字体：二号或小二号宋体加粗或黑体；（2）作者的字体：三号楷体加粗；（3）正文字体：三号仿宋体；（4）标题：第一层小标题用三号仿宋体、宋体或楷体加粗也可用三号黑体，其他层的标题用三号仿宋体、宋体、楷体和黑体。
是否加粗视情况而定。
同一材料中相同层的标题的字体相同。
（5）附件的字体：字体、字号、行距与正文相同（6）行距均为1.5倍3.正文标题的要求：（1）分项标号若有四级第一层“一、二、三……”;等二层“（一）、（二）、（三）……”;第三层“1、2、3……”;第四层“（1）、（2）、（3）……”；（2）分项标号若有三级第一层：“一、二、三……”第二层：“1、2、3……”第三层：（1）（2）（3）（3）分项标号若有二级第一层：“一、二、三……”第二层：“1、2、3……”值得注意的是：“一、二……”后用顿号“、”“1.2……”后用点号“.”“(一)（二）……或（1）（2）……”不需要添加任何符号。
如果在一段文字中出现若干分支点，除可用“第一、第二……”“首先，其次，第三……”“一是，二是……”外，也可用“(1)、(2)……”标示。
院团委办公室二〇一〇年六月。
电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
资料格式说明
文件编排格式
要明确评估材料排版要求
对于纸张大小，页边距，目录格式、标题格式、正文格式、页码设置等都要有明确要求。
例如：××学院评估材料文档格式
除了已有固定格式要求的文档，其它文档按以下要求成文：
1.采用Word格式，A4型纸竖向打印(表格等须横向打印的材料除外)，页边距为默认值(上、下
2.50厘米，左、右
3.0厘米)。
左侧装订,
不掉页。
汇编材料首页为封面，次页为目录。
2.标题用2号黑体，如有副标题，用小2号宋体（若字太多可适当缩小字体）；标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，行距为固定值24磅。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
3.正文用4号宋体字（表格内文字的字号可适当调整）。
正文在标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”,第五层为“①”。
正文中如有多级标题，第一级标题用黑体字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。
所有标题独立成行，不加标点。
页码在下居中。
4.附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字
（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。
5．落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。
档案的管理方法档案号编制及目录格式档案管理方法和档案号编制及目录格式对于企事业单位来说非常重要，它们能够帮助单位更好地管理和维护档案，提高工作效率。
下面将介绍档案管理方法的重要性以及档案号编制和目录格式的基本原则和步骤。
一、档案管理方法的重要性1.保护档案安全：合理的档案管理方法可以确保档案的安全性，防止档案被盗、遗失、损坏等情况发生。
2.提高档案利用率：档案管理方法能够使档案易于查找和取用，提高档案的利用率，方便单位内部和外部的使用者。
3.简化档案管理流程：通过科学的档案管理方法，可以简化档案的整理、归档和检索流程，提高工作效率，降低管理成本。
4.促进信息共享和协作：档案管理方法可以促进单位内部各部门之间的信息共享和协作，提高工作协调性和效率。
二、档案号编制的原则和步骤档案号是每个档案文件都应有的唯一标识，它能够将档案文件归类整理，有利于档案管理工作的进行。
档案号编制的原则和步骤如下：1.一致性原则：档案号的编制要遵循统一的规则和标准，确保各级别档案号的一致性。
2.有序性原则：档案号应按照文件的生成时间或收到时间顺序编排，方便查找和检索。
3.可扩展性原则：档案号应考虑到档案数量的增加，具备一定的扩展性，方便档案的后续整理和管理。
4.简洁性原则：档案号应尽量简洁明了，避免过长过复杂，方便记忆和使用。
档案号的编制步骤为：1.设计档案号编码规则：根据档案的种类和需要，设计相应的档案号编码规则，考虑档案种类、机构、时间等因素。
2.分级归类：按照档案号编码规则对档案进行分级归类，确定主类、次类、分级和档案的存放位置。
3.编写档案号：根据档案号编码规则，对档案进行编码，生成档案号，并在档案上进行标注。
三、目录格式的基本原则和步骤目录是对档案文件的摘录和总结，它能够提供档案的基本信息，方便查找和使用。
目录格式的基本原则和步骤如下：1.简洁明了原则：目录应尽量简洁明了，包括档案名称、编号、卷数、页数、责任者等基本信息，方便用户快速了解档案内容。
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
正确写法为：19921200
如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321
2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[]”表示。
如：原文写法：日档发（92）001号
正确写法：日档发[1992]1号
如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
3. 案卷目录格式要求
3.1 案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。
3.2 著录格式：
3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123
3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。
3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。
如归档年度为92年，应写为1992
3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。
3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。
分别用8位阿拉伯数字表示，规范同
2.2。
3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。
3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。
3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“××单位-案卷目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-案卷目录-永久（1992-1996）.xls
4．卷内文件目录格式要求
4.1 卷内文件目录著录项目：包括目录号、案卷号、顺序号、档号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、页数、密级、保管期限、归档年度、公文主题词、备注。
4.2 著录格式
4.2.1 档号：格式为“目录号-案卷号-顺序号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，顺序号用3位阿拉伯数字表示。
案卷内文件按排列次序从“1”开始流水编号，不得重复、不应有空号。
中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：目录号为2，案卷号为123的档案，件号为6的归档文件，档号应为：002-0123-006
4.2.2 顺序号：同4.2.1中的顺序号。
4.2.3 责任者：规范同2.1。
4.2.4 文件编号：规范同2.3。
4.2.5 文件题名：一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[]”号。
原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[]”号附后。
如：原题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知。
正确著录题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期档案安全工作的通知]。
文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。
文件中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
副题名、说明题名文字前加“：”号。
文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
4.2.6 日期：即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。
规范同2.2。
4.2.7 页号：页号用3位阿拉伯数字标识。
案卷内文件各页按排列次序流水编号，有字迹的页均应编号，同一案卷内页号不得遗漏或重复，不应有空号。
如：页号为24，则应著录为：024。
4.2.8 密级：密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
4.2.9 保管期限：同3.2.7
4.2.10 归档年度：同3.2.4
4.2.11 公文主题词：一般按原文标注的主题词著录。
4.2.12 备注：该份文件其他需要说明的事项。
主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。
示例1：此件复制于中央档案馆
示例2：该件由×××于××××年捐赠
4.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“××单位-卷内目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-卷内目录-永久（1992）.xls
5. 归档文件目录格式要求
归档文件目录为档案整理方式改革后，依照《归档文件整理规则》，对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。
5.1 著录项目：包括归档年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。
5.2 著录格式
5.2.1 归档年度：该文件归档的年份，以4位阿拉伯数字表示。
一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。
例：文件《日照市档案局2005年工作总结及2006年工作打算》，发文日期为2006年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2005年文件归档，即归档年度为2005。
5.2.2 保管期限：文书档案一般分为永久、长期、短期三类，根据文件性质分别填入。
5.2.3 机构（问题）：根据本单位文书档案的分类方案规定（如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类）分别填入相应的机构或问题。
如果分类方案为“保管期限-年度”，则不用填。
5.2.4 件号：归档文件的排列顺序号，以4位阿拉伯数字表示，不足4位，以“0”补足。
5.2.5 责任者：同2.1
5.2.6 文件编号：同2.3
5.2.7 文件题名：同4.2.5
5.2.8 日期：同2.2
5.2.9 页数：填写该份文件的总页数。
计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。
折叠的文件图
表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。
如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。
5.2.10 密级：同4.2.8
5.2.11 公文主题词：同4.2.11
5.2.12 备注：同4.2.12
5.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期、短期3个文件，文件名称保存为“××单位-归档文件-永久（年度）.xls”，每个文件内按归档年度、保管期限、（机构或问题）、件号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局2005年永久档案的归档文件目录，保存文件名为：日照市档案局-归档目录-永久（2005）.xls 6．全引目录由系统根据案卷目录及卷内目录整合生成，不需人工录入。
在录入数据时应严格按以上要求录入，特别注意避免出现档号错误。
7. 以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。
附件1：案卷目录样式
附件2：卷内目录样式
附件3：归档文件目录样式
（以上目录电子表格在本网中下载，为EXCEL文件）
日照市档案局
2006年5月22日。
