“群策群力,行动学习”流程优化方法
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《群策群力》——基于行动学习的问题分析与解决工作坊课程背景:(略)本次活动将以行动学习工作坊的模式展开。
根据具体的计划安排,拟制定具体的行动学习工作坊流程及内容:第一次课程(计划时间:1天)一、行动学习理论知识及工作坊建立1、了解行动学习及群策群力工作坊流程;2、愿景展望、成员融合、取得承诺、SOWT分析、团队画布。
3、通过共启愿景,激发工作坊成员的内驱力。
4、通过发起承诺,增强工作坊成员的自我约束力。
二、掌握问题分析方法,确立需要解决的问题1、分析问题是否确实是我们需要解决的问题;应用工具:重塑构建问题2、认知问题对我们工作的重要性;三、选择典型问题进行问题形成原因分析演练;通过典型问题实操演练,使学员掌握利用行动学习工具,分析形成问题的主要原因并分类。
掌握工具:鱼骨分析图、NWENY挖根法、团队列名法等四、课后计划:利用所学工具分析2个问题五、课后微信群:促动师线上适时指导。
第二次课程(计划时间:1天)一、对问题进行分类整理、精简、合并;制定甘特图二、掌握收集问题解决方案的方法:1、头脑风暴法2、经典工具:团队共创法3、收集方案4、评估设计方案:●评估方案的理念●利用2*2矩阵分析●聚集目标工具产出,十大想法与四大产出5、形成基本解决方案●列出行动计划表●甘特图三、成果输出:促动师促动阶段,现场授课促动,就问题形成确定的解决样本方案或流程。
四、课后工作:对所有整理的问题解决方案的制定行动计划并落实。
第三次课程(计划时间:1天)对已制定部分行动计划、流程、应对措施的进行工具分析掌握分析工具:1、T型分析工具2、六顶思考帽3、世界咖啡(深度汇谈)推广实施阶段,修正、分析、指导指导、协助工作坊成员做好培训、落地、就推广实施产生的问题进行整改、最终方案讨论成果固化、评估总计以上所有过程,促动师全程通过网络平台予以适时指导。
三、行动学习法团队解决问题流程为了寻找一套真正能提高团队解决问题能力的方法,笔者在 6月19日在自己单位给一个8个人的团队,以“如何在两周内成功召开职业素养年会”为问题目标,和8月10日在江西新余一所做新教育的学校给一个7个人组成的年轻教师团队,以“如何让家人理解并支持自己的工作”为问题目标,分别开展行动学习法提高团队解决问题能力的培训实践取得了很好的效果,实施的流程分为以下的四步:第一步、组建团队组建团队时人员的确定可根据企业的工作需要,跨部门合作也行,同部门合作也行,主要是基于问题的类别和性质,如果是管理工作建议跨部门每个部门都有人参加,如果是技术改进、或新产品研发同部门合作好一些。
每个小组人数建议在4到8人左右,少于4人则观点太少,创造性减弱,多于8人可能出现每个人观点表述不充分。
需要更多的时间。
实践中我选的团队分别是7-8人。
人员确定后,基于问题解决的行动学习小组需要确定以下的人员:(1)、问题解决小组成员 - 组长组长的任务和职责是引导小组通过不同的活动达到活动目的,保证所有人员参与。
使小组不要离题,推动讨论以助小组达到一致。
(2)、问题解决小组成员- 方法检验员方法检验员的任务和职责是确保使用已商定的程序,为达到小组目的推荐方法/工具,帮助小组正确的使用工具,如在大脑风暴时不要评估。
(3)、问题解决小组成员–会议记录员会议记录员的任务和职责是尽可能详尽地记录,当用翻纸板时,把字写得足够大,确保所有翻纸板有标题并清晰。
(4)、问题解决小组成员 - 时间控制员时间控制员的任务和职责是保证讨论议题在议定的时间内,防止走题,监控时间并提醒大家时间。
(5)、问题解决小组成员–结果演示员结果演示员的任务和职责是代表本组向其他组作演示汇报。
第二步,找出问题,澄清问题,把问题变成目标1、找到问题行动学习是从问题开始的,找出问题比解决问题更重要。
一般有三种模式第一种由行动学习的发起者提出问题,第二种由小组成员通过研讨提出问题,第三种发起人和小组成员共同提出问题。
“群策群力,行动学习”流程优化方法
摘要:现代企业的管理越来越依赖于流程,采购流程、生产流程、销售流程、库房管理流程,各种流程几乎无处不在,流程是企业的筋骨,支撑起日常的运作。
很多企业当下正在执行的流程中,目的不明,责任不清,环节冗余,效率低下是最常见的问题。
此种情况下,将流程重新进行梳理、精简、优化,应该是解决问题的最好办法。
而“群策群力,行动学习”提供了一种全新的流程优化的方法:一小组人共同解决组织实际存在问题的过程和方法,每个人都参与流程优化,并对最终结果负责。
行动学习不仅关注问题的解决,也关注小组成员的学习发展以及整个组织的进步。
行动学习是一个从自己行动中学习的过程,行动学习的关键原则:每一个人都有潜能,在真正“做”的过程中,这个潜能会在行动中最大限度地发挥出来。
关键词:流程管理行动学习战略导入
一、行动学习法简介
行动学习法是由英国管理学思想家雷吉•雷文斯(Reg Revans) 在1940年发明的,并将其应用于英格兰和威尔士煤矿业的组织培训。
所谓行动学习法培训,就是透过行动实践学习。
即在一个专门以学习为目标的背景环境中,以组织面临的重要问题作载体,学习者通过对实际工作中的问题、任务、项目等进行处理,从而达到开发人力资源和发展组织的目的。
行动学习法实际是一种看似复杂实际简单的概念。
它是如此简单,以至于其蕴藏的力量多年来一直被人们所忽视。
行动学习之于商业管理方面的基本概念就是,经理人们获得管理经验的最好方法是通过实际的团队项目操作而非通过传统的课堂教学。
行动学习法的目的不仅是为了促进某一具体项目或个人的学习发展,更致力于推动组织变革,将组织全面转化成“一个学习系统”。
为了说明行动学习法,雷文斯使用了一个简单的方程式,即:L=P+Q。
行动学习法中的学习(L)是通过把掌握相关专业知识(P)与提出深刻问题能力(Q)相结合来完成的。
究其本质,行动学习是建立在对团队成员所积累经验的激发和重新诠释的行为上。
在商业活动中,行动学习体现为经理人们以团队合作的形式解决实际案例中的关键问题。
这里所说的团队是由相互平等的成员组成的集体,而不是由某个主要负责人或导师带头组成的委员会。
在团队工作过程中,工作的重心将放在互相支持、相互促进和广泛提出问题方面而非简单地各自提出观点。
行动学习法的核心要点:行动学习法需要人们在思想上的根本改变;同时,因为身处其中的学习者可以籍此超越思想、行为、信仰的极限,把行为、信仰和价值观统一起来,使个人的行为更具效力;所以,它是塑造企业文化、打造学习型组织和建立知识管理系统的关键!
提出问题和倾听回答是一门日益重要的管理(含营销管理)技巧;行动学习法两者并重。
但行动学习理论也并不是速效药丸,它需要一个过程,需要人们在思想上的根本改变。
二、行动学习法在流程优化中的运用
1、战略和组织结构导入
流程是动态的组织架构,所以流程的设计和优化需要在战略和组织架构的指引下开展。
项目组在深入了解企业的盈利模式和管理体系、企业战略目标、国内外先进企业的成功经验、企业现存问题以及信息技术应用现状后,找出业务流程点,并确定流程清单初稿。
业务流程优化小组与企业各级员工对流程清单进行协商和修正,针对管理再造需求深入分析和研究,并提出对各问题的解决方,形成流程清单终稿。
2、群策群力,诱之以利
流程优化的过程中可能遇到的最大阻碍应该是出于掌权者对权力再分配的恐慌,流程的重组势必引起职能变化、组织重构、人员调整等等变化,在现有流程中,已经掌握了一定权力的组织和个人因为害怕失去既得利益,将不可避免的对任何可能的变革进行抵制。
针对这一点,企业更应该在变革的初期就让所有人员对即将到来的变革有一个正确的理解和清晰的认识,把变革后可能产生的改变和结果准确的传达给每一个相关人员。
在流程优化的过程中,适宜采取封闭式会议的方式,将流程优化相关人员召集起来进行为期几天的“群策群力,行动学习”,即通过大家集体、民主的方式,在专家的引导下进行流程梳理与优化。
在流程优化的过程中,向大家宣传“多劳多得”和“权责对等”的原则,诱之以利。
在流程优化的过程中,主要有“系统化改造”和“全新设计”两种方法。
系统化改造法以现有流程为基础,通过对现有流程的消除浪费、简化、整合以及自动化(ESIA)等活动来完成重新设计的工作。
全新设计法是从流程所要取得的结果出发,从零开始设计新流程。
这两种流程优化方式的选择取决于企业的具体情况和外部环境。
一般来说,外部经营环境相对稳定时,企业趋向于采取系统化改造法,以短期改进为主;而在外部经营环境处于剧烈波动状况时,企业趋向于采取全新设计法,着眼于长远发展而进行比较大幅度的改进工作。
从多数单位的具体情况来说,比较适宜的方式是采取系统化改造法,而且最好用流程图形式表现出来。
3、行动学习,民主决策
流程优化所带来的改变越大,涉及的利益相关者越多,企业面对的困难就越多,阻力就越大,变革的推动者需要做出的努力就越多。
很多时候,来自业务部门的阻力可能并非源自意义重大的关键点,而仅仅是那些并不起眼的操作方式或工作习惯,如果变革的推进者一味强调变革本身的重要性,固执的要求流程所有者毫无保留的配合,不折不扣的执行,势必会强化对方的抵触情绪,遭到更大的阻力。
采用行动学习法进行流程优化,各业务部门为主体,以流程优化为主题,它能够使业务部门人员及时将行动体验上升到认识水平,并将新认识及时转化为行动,继而在行动中检验认识,并产生新的学习体验。
在流程优化过程中,行动学习具有以下几个方面的特性: 反思性。
行动学习建立在反思与行动相互联系的基础上,特别关注从以往经验中进行学习,具有反思性。
反思的质量是学习成败的关键,也是进行流程优化和重组的重要基础。
合作性。
行动学习强调学习是一个团体活动的过程,成员在小组内向其他人陈述问题并寻求反馈,其他成员作为支持者、倾听者、观察者、协商者和提问者。
流程优化方案在民主钧策的基础上定稿。
参与性。
行动学习中学员的参与是思维上、情绪情感上、行为上的真正参与。
每个业务部门人员都要积极地参与到每个环节中并充分发挥个人的潜能。
各业务部门人员的相关经验和对现实问题的认知与理解是小组中非常宝贵的资源。
4、立“军令状”
在流程优化方案经过各利益相关方一致同意的基础上,项目组应及时将得出一致意见的流程提交相应负责人签字,否则流程尚未优化,战事却要先起了。