受控文件格式

受控文件编号规则受控文件编号规则是组织内部管理文件的重要工具，用于标识和追踪文件，方便文件的查找和管理。

一个有效的编号规则应包含以下几个方面的内容：文件类型、文件来源、文件主题、文件版本、文件状态等。

首先，文件类型是指文件所属的类别或种类，如合同、报告、计划等。

文件类型可以根据组织的实际情况进行划分，每个文件类型可对应一个编号前缀或特定字符。

例如，合同可以使用字母"C"作为编号前缀，报告可以使用字母"R"作为编号前缀。

其次，文件来源是指文件的产生或获取来源，如内部文件、外部文件、客户文件等。

文件来源的标识可以使用字母或特定字符，如内部文件可以使用字母"I"作为编号前缀，外部文件可以使用字母"E"作为编号前缀。

然后，文件主题是指文件内容的概括或描述，用于标识文件的内容特点。

文件主题可以使用简短的文字作为编号的一部分，便于快速识别文件。

其次，文件版本是指同一文件的不同版本或修订的标识，用于区分各个版本之间的差异。

文件版本可以使用数字、字母或特定字符进行标识，如使用数字"V"加上相应数字表示文件的版本号，如V1、V2等。

最后，文件状态是指文件当前所处的阶段或状态，如草稿、审核、发布等。

文件状态可以使用字母或特定字符进行标识，如草稿可以使用字母"D"表示，审核可以使用字母"A"表示。

综合以上几个方面的内容，一个完整的文件编号可以使用如下格式进行标识：文件类型+文件来源+文件主题+文件版本+文件状态。

例如，一个内部报告的编号可以为"R-I-20210801-V1-A"，表示为内部文件的报告，主题为2021年8月份报告，版本为第一版，状态为审核中。

在应用文件编号规则时，还需要制定相应的管理程序和要求，明确工作责任、控制权限、编号规则的使用规范等。

同时，组织应建立文件编号的管理系统，确保编号的唯一性和完整性，避免重复或混淆。

1.目的为了更好控制受控文件的使用和保管，维护公司受控文件体系，特设立此制度。

2.使用范围：公司各部门所有受控文件。

3.规定3.1凡盖有红色“受控文件”印章的文件，均纳入公司受控文件的管理范畴。

3.2公司ISO中心根据文件涉及的部门，统一复印、发放受控文件。

其它部门私自复印、发放受控文件的，处以TOo元/次的罚款。

4.3需要更改的受控文件，由编制部门负责更改，更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件，并将旧版文件的正本作废，副本销毁。

其它部门私自更改、涂改受控文件的，对文件管理员处以-20元/处的罚款，部门负责人处以-10元/处罚款；私自销毁受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50元/份罚款。

5.4各部门在收到受控文件后，须把受控文件的情况登记在《受控文件汇总表》上，并在部门内对所有相关人员进行宣贯（含隶属部门管辖的下属部门/车间），宣贯记录须附在该文件上一并存档。

若部门有新进人员时，文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。

受控文件未登记到位的，对文件管理员处以TO元/份的罚款；宣贯不到位的，对文件管理员处以-10元/份的罚款。

6.5受控文件应与其它文件隔离保存，根据文件的类型，条理化、系统化地妥善保管。

7.6各部门/车间文件管理员辞职时，应办理好受控文件交接手续，未办好文件交接手续的，不得办理离职手续。

8.7若受控文件被损坏或丢失，应申请补发，损坏的的文件须交回公司ISO中心处理；丢失的文件若事后被找回，亦须交回公司ISO中心处理。

受控文件缺页的，对文件管理员处以-20元/份的罚款，部门负责人处以TO元/份的罚款；丢失受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50/份元的罚款。

9.8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等，各部门/车间需做好配合工作。

本文件类型为：本文件于年月日生效执行本文件属于：口更改条款；口以旧换新；口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名（含隶属部门管辖的下属部门/车间）：注：传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存。

受控的文件是否一定要盖受控印章？公司标准化编码 [QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]受控的文件是否一定要盖“受控”印章受控文件是否必须加盖“受控文件”印章，应视文件的受控管理方式和文件的实际用途而定。

文件管理部门对提供实验室内部人员使用的实施修改受控的文件，应加盖“受控文件”章，其中包括对文件管理员本人使用的文件。

“受控文件”印章中，可以包括受控级别、受控编号、受控起始时间、作废时间等项目。

对实施检索受控管理的各类记录、档案，如原始记录、报告/证书副本、设备档案、人员技术档案、计量标准档案等，则应按照档案管理办法进行编目归档，不需要在每份文件上加盖“受控文件”章。

记录格式虽实施修改受控，一般不需加盖“受控文件”章。

有的实验室在备案的记录格式上加盖“样张”，作为可对照的样板。

当修改标准/规范或其他原因需要更新记录格式时，则应废除旧格式，并在发放新的记录格式的同时回收作废的记录格式，这需要履行一个更改申请、更改批准、有效表格发放、作废表格回收的程序，而不能图省事随意更改记录格式，实验室应做好发放文件的备案登记，以便于今后查找核对。

有关人员在收取记录时，要识别记录格式是否为有效版本。

记录格式的识别一般靠格式版本号或启用日期。

对不作为检测/校准依据，而仅作为文献资料提供技术人员查阅的规程汇编或标准汇编，不作受控管理，为防止误用，有的实验室给这类文件加盖了“参考资料”章。

如果作为检测/校准依据，则应对其中作废的规程/标准作出明显的作废标记。

总的来说：1、对受控文件－－使用“受控”印章；2、对非受控文件－－不使用印章，依据是“没有印章即不受控”，能区分开即可；3、对作废文件－－不使用印章，在操作上，采取作废而且又没有参考保留价值的，一律销毁。

4、对作废但又有参考保留价值的文件－－使用“作废留存”印章。

或者，索性使用档案管理的原有印章。

都是允许的。

其它印章就不要了.附件是我的一个程序文件,印章就盖在受控状态上.。

受控章格式1. 文件编号文件编号是用于标识文件的唯一代码。

它通常由一系列字母和数字组成，以表明文件的种类、版本和序列号。

2. 文件标题文件标题是文件的简短描述，用于说明文件的主要内容。

标题应该简洁明了，能够准确地反映文件的内容。

3. 文件日期文件日期是指文件的创建或修改日期。

它通常以日期格式（如YYYY-MM-DD）表示，用于记录文件的最新修改时间。

4. 受控状态受控状态是指文件是否处于受控状态。

如果文件处于受控状态，则表示该文件是正式的、经过审批的文件，具有法律效力。

如果文件处于非受控状态，则表示该文件可能未经审批或未经过正式确认。

5. 文件版本文件版本是指文件的修订次数和版本号。

它通常用于标识文件的修改历史和当前版本，以便于跟踪和管理文件的变更。

6. 受控章编号受控章编号是指文件上受控章的唯一标识码。

它通常由一系列字母和数字组成，用于标识文件上的受控章，以确保文件的真实性和合法性。

7. 审批人员审批人员是指对文件进行审批的人员姓名或职位。

它用于表明文件的审批责任人和审批过程，以确保文件的合法性和权威性。

8. 发放编号发放编号是指文件的发放次数和编号。

它通常用于记录文件的发放历史和当前发放状态，以便于跟踪和管理文件的分发。

9. 发放日期发放日期是指文件的发放时间。

它通常以日期格式（如YYYY-MM-DD）表示，用于记录文件的发放历史和当前发放状态。

10. 受控章内容受控章内容是指文件上受控章所包含的信息。

它通常包括章号、章名称、章内容等，用于标识文件的真实性和合法性，以确保文件的完整性和安全性。

受控管理制度模板一、目的为了确保公司内部文件、资料和信息的安全性、一致性和可追溯性，特制定本受控管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有受控文件，包括但不限于操作手册、程序文件、记录表格、技术图纸、合同文档等。

三、定义受控文件：指经过授权发布，并在发布后未经允许不得更改的文件。

四、责任部门1. 行政部门：负责受控文件的登记、分发、存档和销毁。

2. 质量管理部门：负责受控文件的审核、批准和更新。

3. 使用部门：负责受控文件的使用和保管。

五、文件分类1. A类文件：公司级管理文件，如公司政策、程序文件等。

2. B类文件：部门级操作文件，如操作手册、工作指导书等。

3. C类文件：记录表格、技术图纸等。

六、文件编号所有受控文件应有唯一编号，编号规则由质量管理部门制定。

七、文件审批流程1. 起草：由文件使用部门或个人起草文件。

2. 审核：由相关部门进行审核，确保文件内容的准确性和完整性。

3. 批准：由授权人员批准文件，成为受控文件。

八、文件分发1. 行政部门根据批准的分发清单进行文件分发。

2. 所有受控文件的接收者必须签字确认。

九、文件使用1. 使用部门应妥善保管受控文件，防止丢失或损坏。

2. 文件使用过程中，如发现错误或需改进，应及时反馈至质量管理部门。

十、文件更新1. 文件更新由原起草部门提出，并按审批流程进行。

2. 更新后的文件应重新编号，并替换旧版文件。

十一、文件存档1. 所有受控文件的电子版和纸质版应存档。

2. 存档期限根据文件性质和法律法规要求确定。

十二、文件销毁1. 过期或作废的文件应按照规定程序进行销毁。

2. 销毁记录应由行政部门保存。

十三、违规处理违反本管理制度的行为，将根据公司相关规定进行处理。

十四、附则1. 本制度自发布之日起生效。

2. 本制度的解释权归公司质量管理部门所有。

请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其适用性和有效性。

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。

二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

受控文件管理制度篇2一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。

受控文件受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。

它主要是由文控中心和认证办共同管控。

这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。

文件封面一般加盖受控图章。

受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。

受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。

许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。

一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。

受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

受控文件，之所以需要“受控”，是因为其重要性，标准性和责任性。

所以，需要制定相关的管理制度，并由文控部门进行管控监督，防止被非正规修改，或对文件不重视、随意损坏或丢失。

正是因为其具有标准性，所以如有修改版或新版本分发出去，需要回收旧的文件，以防好误用。

这也是受控文件与其他文件的最大区别。

因此，复印版的受控文件是不生效的，只能用于了解参考，不作为标准和责任的依据。

受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。

文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。

一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所（或规定的场所）的。

并且，所有的受控文件应该妥善保存。

将受控文件丢失，就是违反了你们公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。

至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。

对于重要的文件当然要有备份了，比如说正本放在档案室里，一旦副本丢失可以马上补回来。

如果文件有保密性质，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加强责任制，两个人中必须有一个人对其负责或者每天用完必须交回。

一、文件编号文件编号：[公司代码]-[部门代码]-[制度类别代码]-[年份编号]-[序号]例如：ZG-CY-01-2023-001二、文件名称文件名称：[制度名称]例如：《公司保密管理制度》三、编制部门编制部门：[编制部门名称]例如：行政部四、发布日期发布日期：[发布日期]例如：2023年11月15日五、实施日期实施日期：[实施日期]例如：2023年12月1日六、文件目的1. 明确本制度的适用范围和实施要求；2. 规范受控文件的管理，确保文件的安全、准确和有效使用；3. 保障公司各项业务的正常运行，提升工作效率和信息安全。

七、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于以下类型：1. 设计文件（包括图纸、表格等）；2. 工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程等）；3. 质检文件（包括企业标准、检验规范等）；4. 管理文件（包括公司规章制度、内部通知、会议纪要等）；5. 其他涉及公司重要信息、技术秘密、商业秘密的文件。

八、职责分工1. 文件管理部门：负责受控文件的编制、审核、发放、回收、销毁等工作；2. 使用部门：负责受控文件的接收、使用、保管和保密工作；3. 保密办公室：负责监督、检查和指导受控文件的管理工作。

九、管理要求1. 文件编号：所有受控文件应按照公司规定的格式进行编号，确保唯一性；2. 文件版本：受控文件应标明版本号，每次修改后应更新版本号；3. 文件审批：受控文件的编制、修改、发布等环节应经过审批；4. 文件发放：受控文件应由文件管理部门统一发放，使用部门需填写领用登记表；5. 文件保管：受控文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露；6. 文件回收：使用完毕的受控文件应按规定回收，不得私自留存；7. 文件销毁：作废的受控文件应按规定销毁，防止信息泄露；8. 文件保密：受控文件涉及公司秘密的，应采取保密措施，防止信息泄露。

十、监督检查1. 文件管理部门定期对受控文件的管理工作进行自查；2. 保密办公室定期对受控文件的管理工作进行抽查；3. 使用部门对受控文件的使用情况进行自查。

第一章总则第一条为确保公司受控文件的有效管理和使用，提高工作效率，降低风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有受控文件的编制、审批、分发、使用、保管和销毁等环节。

第三条受控文件包括但不限于以下类型：1. 设计文件（包括图纸、表格等）；2. 工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程等）；3. 质检文件（包括企业标准、检验规范等）；4. 管理文件（包括管理制度、流程、规定等）；5. 合同文件（包括合同、协议等）。

第二章文件编制与审批第四条文件编制应遵循以下原则：1. 实用性：文件内容应具有针对性、实用性和可操作性；2. 规范性：文件格式、内容应符合国家相关法律法规和公司内部规定；3. 简明性：文件应结构清晰、语言简练，便于理解和使用。

第五条文件编制流程：1. 需求提出：相关部门提出文件编制需求，经部门负责人审核；2. 编制：由指定人员根据需求编制文件；3. 审批：编制完成后，提交给相关部门负责人审批；4. 发布：审批通过后，由文件管理员发布文件。

第三章文件分发与使用第六条文件分发：1. 文件管理员根据审批结果，将文件分发至相关部门和使用人员；2. 分发时应注明文件编号、版本号、分发日期等信息。

第七条文件使用：1. 使用人员应按照文件规定的内容和要求进行操作；2. 使用过程中，如发现文件内容与实际情况不符，应及时报告文件管理员。

第四章文件保管与销毁第八条文件保管：1. 文件管理员负责文件保管，确保文件安全、完整；2. 文件应按照编号、类别、版本等信息进行分类存放；3. 严禁私自复制、传播受控文件。

第九条文件销毁：1. 文件达到有效期限或因其他原因需销毁时，由文件管理员负责；2. 销毁前，应将文件编号、版本号、销毁日期等信息记录在销毁清单上；3. 销毁文件时，应采取安全、环保的方式，防止信息泄露。

第五章附则第十条本制度由公司文件管理办公室负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。

环境受控文件清单标准规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，各行各业对于环境受控文件的管理越来越重视。

环境受控文件是指在特定的环境中使用、修改、存储或传输的文件。

为了确保环境受控文件的有效性和一致性，制定一套标准规范是必要的。

二、文件命名规范1. 文件命名应简明扼要，能够清晰表达文件的内容和用途。

推荐使用英文命名，避免使用特殊字符或空格。

2. 文件名中应包含标识文件类型、版本号以及日期信息。

例如，文件名格式可以为：类型_名称_v版本号_日期。

三、文件分类与存储1. 环境受控文件应进行分类归档，在文件清单中明确记录每个文件的分类。

2. 推荐将环境受控文件存储在专门的文件服务器或云存储平台中，便于统一管理和控制。

四、文件格式规范1. 对于文本文件，应使用通用的文本格式，如TXT、CSV等。

2. 对于图片文件，应使用常见的图片格式，如JPEG、PNG等。

3. 对于音频文件，应使用常见的音频格式，如MP3、WAV等。

4. 对于视频文件，应使用常见的视频格式，如MP4、AVI等。

五、版本控制1. 每个环境受控文件都应有对应的版本号，用于记录文件的修改和变更历史。

2. 版本号应使用递增的方式进行编号，便于查找和管理不同版本的文件。

3. 在文件清单中应明确记录每个文件的当前版本和最新版本。

六、权限管理1. 对于环境受控文件的访问权限应进行严格控制，确保只有授权人员才能进行相关操作。

2. 权限管理应分级，按照不同的角色和责任设置相应的权限，避免信息泄露和误操作。

七、备份与恢复1. 定期对环境受控文件进行备份，防止文件丢失或损坏导致数据无法恢复。

2. 对于关键的环境受控文件，可以考虑使用冗余备份，确保数据的安全性和可靠性。

八、文件变更管理1. 每次对环境受控文件进行修改或变更时，都应记录变更的原因和内容。

2. 变更记录应包括修改人员、修改时间、修改内容等信息，用于追踪和审计变更历史。

九、审计与检查1. 定期对环境受控文件进行审计和检查，确保文件的完整性和一致性。

1、如上图所示将原红色标注名统统改为后者绿色标注名
2、两个excel目录点进去的名称也相应换掉
3、行政管理台账这本册子的封面加上企业标准文件一览表这一行
4、点开（存班组）那个excel，对照下图，各班组找到3个需要作废的文件，目录中也把
文件名删除掉，文件于本周交至车间
5、留存在的各班组的一些老的受控文件专门归类在一个文件夹，标签如下图红色线框
6、原标签左下图红框所示应用于一个文件盒，此标签即刻作废。

现用3个文件盒分别贴上右下图绿框所示的标签，将一、二、三批打印版本的文件分类摆放，具体分类可参考excel文件《一、二、三批企业标准发放范围（管理标准、技术标准、工作标准）触网检修一部》,新标签见下页附件一
附件一：。