记录填写规范

文件制修订记录目的:保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。

适用范围: 各类台帐、卡片、凭证、记录等。

职责:各部门对本规定的实施负责，质量保证部负责进行监督检查。

规定:1. 记录（凭证）是数据性文件，必须做到及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。

生产管理质量活动均有记录，记录应留有填写数据的足够空格。

记录应保持清洁，不得撕毁和任意涂改。

2. 生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，应标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。

采用自控系统的湿热灭菌柜和干热灭菌柜，应定期将独立的温度显示器的读数与灭菌过程中记录获得的图谱进行对照。

3. 记录填写要求：3.1. 记录填写使用黑色或蓝色墨水笔，不得使用铅笔或圆珠笔。

3.2. 记录必须由操作者本人填写，多人操作时，所有操作者都应填写自己操作部分的记录。

操作者和复核者均应签注姓名和日期，签名应填写全名，不得只写姓或名。

质量检验部气相色谱仪、高效液相色谱仪等仪器，因仪器操作系统不接受中文输入的，打印出来的图谱、曲线图操作者可以为姓名代码。

姓名代码表由质量检验部制定并归档保存。

3.3. 原辅料、半成品和产品的名称应按工艺规程等标准规定的名称填写，不得简写。

3.4. 各类记录应在完成操作后及时填写，不得超前记录或回顾性补记、转抄。

3.5. 记录填写时应字迹清晰，数据完整，不得遗漏，不得擅自用记号、简称填写记录。

3.6. 记录填写所用阿拉伯字：1、2、3……，必须书写规范，填写后能够被直接辨认。

任何无法辨认的记录均为无效记录。

3.7. 填写日期一律横写，不得简写。

如：2024年8月1日的正确书写方法是2024.8.1或2024.08.01。

如为电子数据可为2024.08.01。

3.8. 所填写内容与上项相同时，应重复填写，不得用“＂”或“同上”表示。

3.9. 记录不得留有空格，若无内容填写时应在空格处及对应的“操作者、复核者”内填写记录的人划一横线“________”，以证明不是填写者遗漏，但不必签名和日期。

记录单填写规范在生活中，我们难免需要填写各种各样的表格，而填写表格中最基本的部分就是填写记录单，这是我们日常工作中必需的一项技能。

正确、规范填写记录单可以提高工作效率，降低出错率，也为以后的数据整理和分析提供方便。

下面，我们就来详细了解一下记录单的填写规范。

1. 填写标题记录单的标题应与记录内容相符，简洁明了。

应该把标题放在记录单的最上面，字体应该比正文稍大，并使用粗体或者加粗来强调。

同时应该注意标题的格式应该与内容保持一致，例如，如果内容是英文，标题也应该用英文。

2. 填写日期记录单中最重要的一部分就是记录日期。

日期的位置通常在记录单的左上角或右上角，标注日期的形式一般使用年份、月份和日期，如果是24小时制，还可以标注具体时间。

同时注意日期的格式应该统一，例如2022年1月1日可以写为2022-01-01。

3. 填写姓名如果是多人开展的活动，应该在表头处填写姓名，以便清楚地识别每个人的记录。

该部分可以将表头或者表格的第一列留出空白填写。

4. 填写内容填写记录单中最基本的内容，就是正确、规范地记录内容。

所有的细节都应该被记录下来，包括发现的问题、观察到的现象、解决方法、完成的工作等等。

同时，要注意用简洁明了的语言描述过程以及结果，用一些简短的词汇来总结每个记录。

5. 书写顺序正确的书写顺序是从上到下，从左到右。

在填写记录单的时候，不要跳行或者跳列，因为这样会混淆数据，增加整理和分析的负担。

另外，要保持记录模板的统一性，以便管理层方便统计和分析数据。

6. 格式规范填写记录单之前，我们应该预先设计和制定好表格的格式，这样可以使表格更加易于阅读和整理。

格式规范包括表格的设置、列宽和行高、字体和字号以及边框线的使用等等。

同时，要避免在记录单中使用无关的图案或图片，以免干扰正常记录和管理。

总结正确、规范地填写记录单不仅可以保证数据的准确性，同时也方便进一步的数据整理和分析。

在填写记录单的时候，我们要注意标题、日期、姓名、内容、书写顺序以及格式规范，充分利用数据分析工具，保证数据的准确性和完整性，这样才能有效地利用和管理数据。

记录填写规范文件编号：GZ-WI-QC-001版本：A0编制：** 审核：** 批准：**为了规范公司各部门记录的填写，保证检验数据的真实性、完整性、准确性，能方便的追溯产品质量状况及检验情况，特制定本规范。

二、适用范围：公司所有记录。

三、职责：各部门：负责按照本规范进行记录填写；技术品质部：负责记录存档时检验记录填写是否符合本规范。

四、内容：4.1记录表单的有效性使用现行有效的空白的记录表单，不得使用已过期作废版本的空白记录表单；如使用电子版空白记录直接填写电子版文件则必须经过文件管理部门同意，且电子版记录在填写完好后填写人必须再打印为纸质版。

填写人对打印出的纸质版记录进行签字后方可视为该份记录为有效记录。

4.2记录填写规范4.2.1所有记录必须如实、真实填写，及时完整记录，不得写回忆录，更不能造假，原则上有操作人亲自填写，做什么就写什么。

4.2.2记录填写应用蓝色或黑色签字笔，不能用铅笔或圆珠笔。

字迹要求清晰工整，易于识别。

4.2.3检测项目等项目名称一般不得简写，应写全名（国家或行业规定可以简写的名称或行业通用的项目简写名称除外）。

4.2.4操作人和复核人应写全名，不得只写姓或名，如果一列或一行均为同一人签名，应逐一全部签全名，不能简写符号等方式表示。

4.2.5记录内容应填写齐全，不得在记录表单上留有空格或空白处。

如无内容填写时要用“/”划掉，必要时说明原因（如“此处不适用”）内容与上项相同时应重复抄写，不得用简写符号或者“同上”等形式填写。

4.2.6如记录内容过多填不下，则可另附纸与其上并在原处记录处做说明（如“以下记录参见附页”），且附纸上应有记录人签名和日期。

4.2.7任何记录不得撕毁、损坏和任意涂改。

4.2.8打印纸要求：所有受控记录均不能有“再用纸”和“废纸”打印，即记录背面应为空白纸张，不得有无关文字。

4.2.9日期的填写4.2.9.1记录中填写的日期一律不得简写，应包括年月日。

原始记录填写规范胡兴桃
1.记录必须从第一页开始填写，不要把第一页空出来而从第二页开始填。

2.如果格宽够用，不要把字写到格外去，保持记录本的完整，不许沾染污渍。

3.不得用“√”、“×”等符号来简化书写;不得用重复符号“‥”、“同上”“/”或
其他符号简化书写。

4.有数据的一定要填。

因停车、检修或其他原因导致的数据不全的，缺失的数据可以不填，但务必在相应栏中填写说明情况或停车原因。

5.有开有备的设备记录或岗位记录，只需在开车的栏内填写，备用或闲置设备不用填写。

6.备注栏写明设备异常情况、异常时间、修复时间、交接情况等。

7.在封皮上写上完整的年份、月份。

8.临时增加的或特别注明的内容，若记录本上没有设相应的栏，请写在备注栏或相当于备注的栏中，不要写在页边上。

9.表格里要求填的数据必须填写完整不得乱填、漏填，车间将不定期的检查记录的填写情况，有没按要求规范填写的岗位将给予一定的经济处罚。

10.记录务求清楚，如实填写、不得漏填、虚填、写明具体原因。

11.内容请用黑色签字笔填写，避免错别字，不许用简化字和繁体字，字迹要清楚、工整，以便查阅，不许潦草乱画。

12.每月开始领的记录本要求第一个班在记录本的右下角开始编号（1、2、3、4、5、、、、以此类推到最后一页）。

记录填写规范1、记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，这些笔能够确保记录不易褪色，不应用红笔、铅笔或可擦笔。

另外，尽量选用不带笔帽的记录笔，以避免笔帽脱落或丢失而在生产中引入异物风险。

2、记录的原始性和真实准确性：记录的填写必须及时、准确。

及时是指边操作、边记录，不能执行边操作边记录的，在工作结束后须完成记录工作，最多时限不超过当日。

记录应实事求是、严肃认真，不可以重新抄写和复印，更不可加以修饰和装点。

3、记录的清晰准确：记录的语言和用字都要规范，不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。

既减少记录人员的工作量，又能表达明确的意思，让审核者或检查人员一目了然。

4、笔误的处理：记录填写出现笔误是不可避免的，但不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖。

正确的处理方法是：在笔误的文字或数据上，画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值，同时在旁边进行签名，并写上日期。

5、空白栏目的填写：有些记录在运作的情况下无内容可填，此时空白栏目的填写方法是在空白的适中位置用“/”杠掉，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填；如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之，但不可以用省略号或波浪线。

6、签名要求：记录中会包含各种类型的签名，有现场操作后的签名，有认可、审定、批准等签名，用中文签名时须签全名，不可只用姓或一个字替代。

这些签名都是权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分。

7、其他要求：记录时，如遇上下左右相同信息的情况，不能使用替代符号替代相同信息。

除有特殊要求（需列出特殊要求及其含义说明）和记录表格本身要求外，记录上不能使用任何颜色的笔划“√”、“X”或其它形式的符号。

一、质量记录的定义：“质量记录”是体系文件的组成部分。

质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有效运行的证实。

“记录”是记载过程状态和过程结果的文件。

二、质量记录的作用：质量记录是质量管理的一项重要基础工作，是质量体系中的一个关键要素，其主要作用有：•质量记录是信息管理的重要内容。

离开及时、真实的质量记录，信息管理就没有实际意义。

•质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。

•质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。

•质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。

•质量记录有利于产品标识和可追溯性。

三、记录填写原则：及时、准确、清晰、完整1) 及时：数据产生当时记录，尽量不要回忆性记录，以免数据可信度不高,对后期质量分析造成误导；2) 准确：数据产生按实记录，不得随意估量数据，数据位数、单位要明确，以免造成数据出现偏差，不能体现真实情况；3) 清晰：数据记录时需字迹工整，清晰可认，不易擦拭，不易造成误读；4) 完整：填写记录时信息应记录完整，不得简写、缩写、空白，应标明尽可能多的数据，避免造成差错；四、记录填写规范：1)数据记录应由数据产生人亲自填写。

2)数据记录应在数据产生后第一时间记录在案。

3)数据与数据之间应留有适当的空隙，小数点标识清晰，单位、符号等使用准确；4)有具体读数的数据应记录实际数值并尽量保证最大精度，当小数点后尾数过多时，约至小数点后2位。

5)日期填写：填写标准统一为“年（4位）.月（2位）.日（2位）”，如2010.03.05；6)时间填写：填写标准统一为“时（2位）:分（2位）”，如09:20，时间为24小时制，下午4点需填写为16:00，而不是04:00；7)书写时应注意按区域填写，不许错格填写或越出对应的区域8)文字类需字迹工整、清晰、他人可辨，不得填写草书、艺术字；9)统一使用中性笔、签字笔、板笔填写，不得使用其他笔填写；10)如遇相同内容时，需重复填写，不得填写为其他任意文字及符号；11)笔误的处理：记录不得随便更改，填写记录时如遇填写错误，不准使用涂改液和修正纸等其他办法修改，应在原数据处用单横线“——”删除内容，保持原数据可辨认，在数据旁填写正确数据，签名及更改日期。

一、质量记录的定义：“质量记录”是体系文件的组成部分。

质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有效运行的证实。

“记录”是记载过程状态和过程结果的文件。

二、质量记录的作用：质量记录是质量管理的一项重要基础工作，是质量体系中的一个关键要素，其主要作用有：•质量记录是信息管理的重要内容。

离开及时、真实的质量记录，信息管理就没有实际意义。

•质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。

•质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。

•质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。

•质量记录有利于产品标识和可追溯性。

三、记录填写原则：及时、准确、清晰、完整1) 及时：数据产生当时记录，尽量不要回忆性记录，以免数据可信度不高,对后期质量分析造成误导；2) 准确：数据产生按实记录，不得随意估量数据，数据位数、单位要明确，以免造成数据出现偏差，不能体现真实情况；3) 清晰：数据记录时需字迹工整，清晰可认，不易擦拭，不易造成误读；4) 完整：填写记录时信息应记录完整，不得简写、缩写、空白，应标明尽可能多的数据，避免造成差错；四、记录填写规范：1)数据记录应由数据产生人亲自填写。

2)数据记录应在数据产生后第一时间记录在案。

3)数据与数据之间应留有适当的空隙，小数点标识清晰，单位、符号等使用准确；4)有具体读数的数据应记录实际数值并尽量保证最大精度，当小数点后尾数过多时，约至小数点后2位。

5)日期填写：填写标准统一为“年（4位）.月（2位）.日（2位）”，如2010.03.05；6)时间填写：填写标准统一为“时（2位）:分（2位）”，如09:20，时间为24小时制，下午4点需填写为16:00，而不是04:00；7)书写时应注意按区域填写，不许错格填写或越出对应的区域8)文字类需字迹工整、清晰、他人可辨，不得填写草书、艺术字；9)统一使用中性笔、签字笔、板笔填写，不得使用其他笔填写；10)如遇相同内容时，需重复填写，不得填写为其他任意文字及符号；11)笔误的处理：记录不得随便更改，填写记录时如遇填写错误，不准使用涂改液和修正纸等其他办法修改，应在原数据处用单横线“——”删除内容，保持原数据可辨认，在数据旁填写正确数据，签名及更改日期。

生产记录填写规范要求-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII生产记录填写规范要求一、记录填写原则：及时、准确、清晰、完整1)及时：数据产生当时记录，尽量不要回忆性记录，以免数据可信度不高对后期质量分析造成误导；2)准确：数据产生按实记录，不得随意估量数据，数据位数、单位要明确，以免造成数据出现偏差，不能体现真实情况；3)清晰：数据记录时需字迹工整，清晰可认，不易擦拭，不易造成误读；4)完全：填写记录时信息应记录完整，不得简写、缩写、空白，应标明尽可能多的数据，避免造成差错；二、记录填写规范：通常填写数据时，会有标准表格，填入相应空格时要求如下：1)书写时应注意按区域填写，不许错格填写或越出对应的区域；2)数据与数据之间应留有适当的空隙，小数点标识清晰，单位、符号等使用准确；3)文字类需字迹工整、清晰、他人可辨，不得填写草书、艺术字；4)统一使用中性笔、签字笔、板笔填写，不得使用其他笔填写；5)如遇相同内容时，需重复填写，不得填写为其他任意文字及符号；6)日期填写：填写标准统一为“年（4位）.月（2位）.日（2位）”，如2010.03.05；7)时间填写：填写标准统一为“时（2位）:分（2位）”，如09:20，时间为24小时制，下午4点需填写为16:00，而不是04:00；8)填写记录时如遇填写错误，应将现有生产记录重新抄录一份并废弃错误生产记录，力求生产记录无任何涂改；9)如记录中有空格无内容填写时，应在空格处用斜线划去；10)数据记录应由数据产生人亲自填写，如代为填写时，需经本人复核；备注：重点标注部分规范属于记录填写“基本要求”！2017.12.20。