【优质文档】电子档案与纸质档案的区别-范文模板 (4页)

电子档案与纸质档案的关系及发展趋势作者：朱伟来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第9期在电子信息技术大力发展的今天，人们的生活和工作都十分依赖于电子信息技术，而档案管理方面也在进入电子档案的时代，但由于纸质档案具有某些优势，所以各地档案管理方面都使用电子档案与纸质档案共同管理的现象。

现代的档案管理中，电子档案在生产、归档、存储、管理上都有着明显的优势，但是纸质档案也有着不可替代的优势，所以电子档案和纸质档案将会长期处于一个协作共存的阶段，作为档案管理者需要合理利用两者的优势，加强对档案的管理力度。

一、电子档案对比纸质档案的优势（一）存储载体的多样性，信息的高密度性。

电子档案是建立在计算机和电子信息基础上的，运用计算机程序在存储器上读写存储的内容，计算机存储的内容除了传统的数据和图片以外，还可以保存大量的声色影像等纸质档案无法保存的资料。

在电子档案的存储载体上也有着多种选择，主要使用的有磁性、光学、磁光几种，随着计算机技术的发展，存储载体的存储量也得到了巨大的提高，通过一个小小的硬盘就可以存储过去几百平方米的纸质档案资料，大大节省了档案存储的空间。

（二）档案信息的可重复利用性、共享性高。

电子档案另一个重大优势就是可以反复利用和便捷的共享功能，通过互联网技术和存储器技术可以使电子存储的档案随时进行修改和使用，互联网技术还为电子档案的传输创造便利的条件。

在档案的使用过程中纸质档案就没有这么多便利的条件，而且由于纸质档案的存储载体是纸张，在频繁使用后会对纸张造成严重的破坏，造成档案数据丢失和模糊不清的情况。

如果对较为重要的纸质档案使用复印手段进行分享和使用，那也会大量增加档案的使用成本。

电子档案依附于计算机和互联网技术，所以它的存储、使用、共享上都有着较大的优势。

（三）电子档案信息利用频率高，利用条件便捷。

传统的纸质档案在使用上由于空间的限制，只能在规定的时间和地点进行查看和使用，在文件的借取和使用上严重受到了时间与空间的限制。

纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析纸质档案和电子档案都有其各自的优点和缺点，在许多情况下，这两种档案形式都会被使用。

但是，在保护技术上，纸质档案和电子档案存在很大差异。

本文将对这些差异进行分析。

1. 存储方式纸质档案需要在纸张上进行记录，并存放在文件柜等物理位置上，以便于管理和检索。

而电子档案则是以数字形式进行记录并存储在电脑或云端存储空间中。

在这种情况下，纸质档案受到自然因素（如火、水、湿度等）和人为因素（如损坏、遗失、窃取等）的影响更大，而电子档案的受到的影响较少。

2. 传输方式在传输过程中，纸质档案需要采用人工运输的方式，例如邮递、交付等。

这种方式具有很高的风险，容易造成文件遗失或被盗窃的情况。

而电子档案则可以通过网络进行传输，且可以对传输进行加密，从而保护档案的安全性。

3. 访问控制纸质档案的访问控制通常是通过锁定文件柜、设置访问密码、身份验证等方式来进行。

而对于电子档案，可以通过加密、权限控制、身份验证等措施来管理和限制访问权限。

4. 防篡改性纸质档案容易遭受篡改和伪造，很难保证档案的完整性和真实性。

而电子档案可以通过数字签名、时间戳等技术来保证防伪和防篡改，可大大提高档案的可信度。

5. 备份恢复纸质档案的备份和恢复通常需要通过现场复印或拍照等方式来进行，这种方式较为费时且容易出现质量问题。

而电子档案可以通过云端备份和异地备份等方式来进行，具有更高的数据恢复能力。

综上所述，纸质档案和电子档案在保护技术上存在很大差异，电子档案更具有优势。

然而，对于一些档案还是需要采用纸质档案的形式进行记录和传输。

在合理选择档案存储方式时，应权衡存储成本、传输难度、访问限制、安全性等多方面因素，从而确保档案的完整性与安全性。

纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析纸质档案和电子档案是两种不同的储存和保护信息的方式。

纸质档案是指以纸质形式保存的档案资料，而电子档案是以数字形式保存的档案资料。

在保护技术上，纸质档案和电子档案存在以下差异性：1. 存储介质的不同：纸质档案使用纸张以及其他的物理材料来保存信息，而电子档案则存储在电子设备的硬盘、固态硬盘或者其他存储介质上。

2. 破坏形式的不同：纸质档案受到自然灾害（如火灾、水灾）或人为因素（如损坏、盗窃）的影响，容易被破坏或丢失。

而电子档案一般通过备份、加密以及数据恢复等方式来保护，可以有效避免信息的丢失。

3. 获取和传输的便利性：纸质档案需要在实体上进行传输，带来了运输的成本和时间，也容易出现信息泄露的风险。

而电子档案可以通过互联网进行传输，实现远程访问和共享，并且可以实现信息加密和安全传输，提高了访问和传输的便利性。

4. 存储空间的需求差异：纸质档案占据大量的物理空间，需要建立专门的存储设施来保存大量的纸质档案。

而电子档案通过数字化和压缩技术，可以节省大量的存储空间。

5. 档案管理的复杂性：纸质档案管理需要进行分类、编目、整理和保管等一系列手工操作，需要投入大量的人力和物力资源。

而电子档案管理可以通过数字化处理和自动化技术实现，提高工作效率。

6. 信息安全性的考虑：纸质档案容易受到盗窃、篡改等安全威胁，保护信息的安全性比较困难。

而电子档案可以通过密码保护、数字签名、网络安全防护等技术手段来保护信息的安全性。

纸质档案和电子档案在保护技术上存在较大的差异性。

纸质档案主要通过物理手段进行保护，容易受到自然灾害和人为破坏等因素的影响；而电子档案则可以通过备份、加密和网络安全等技术手段来保护信息的安全性，并且可以实现远程访问和共享，提高了档案管理的效率。

随着信息技术的不断发展，电子档案的应用逐渐增多，而纸质档案的使用范围逐渐缩小。

档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。

纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。

本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。

档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。

其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。

纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。

2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。

而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。

3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。

纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。

2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。

3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。

档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。

其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。

电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。

2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。

3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。

电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。

2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。

分析纸质档案与电子档案的区别及技术保护目前档案存在纸质档案与电子档案两种形式，两者在档案的管理、鉴定以及收集等方面存在较大的差异，我国的档案普及程度一直在不断的提高，但档案保护力度却远远不够。

而档案技术保护又是档案保护的核心，因此必须要加强档案技术的保护，从而更有效的保护档案信息，防止信息丢失或泄露。

档案技术保护不仅可以提高档案信息的安全性，减少档案管理中的漏洞，还可以使档案的有效期增长，对机关、企事业单位档案管理的发展大有裨益。

2纸质档案与电子档案之间的差异2.1管理方法不同电子档案是利用计算机对各种信息进行快速并且有效的整理，它可以根据不同的需要对电子文件进行自由的组合以及分类，因此电子文件在归档之前就已经由各部门通过分类组合使其变的有序，并且还对电子文件进行了分类、编号，从而组建了数据库。

而纸质档案使在刚当之后进行整理、分类并编号，并将整理结果通过编制目录的方式保存下来。

2.2鉴定方法不同纸质档案的鉴定需要分为多个阶段，一是资格审查阶段；二是生存期的确定阶段；三是价值的复审阶段。

而电子文件具有易逝并且易更改的提点，因此，必须在电子文件形成之前将其是否需要进行保存以及需要保存多长时间的信息确定下来。

电子文件的鉴定是在文件刚开始形成时进行的，它与纸质档案的鉴定一样，都是对文件的保存价值进行判断以及预测，但是还是在其他内容上存在一定的差别，电子文件在进行判断时，需要文件的内容、特征以及技术进行相应的分析，因为电子文件的技术情况与文件的真实性、完整性以及可读性具有非常密切的联系，对其保存价值具有非常大的影响。

2.3保护方式不同纸质文件的制成材料包括纸张、字迹以及字迹材料，他们三者之间是密切结合在一起的，因此纸质文件的寿命与内部环境以及保护环境有关。

而具有磁性的物质以及光盘是电子文件的载体，如果载体发生破坏，将会导致载体上的信息发生丢失，从而影响档案的完整性。

3档案技术保护中存在的问题3.1 档案技术保护工作人员的专业性不高我国对档案管理一直缺乏足够的关注，至于档案的保护更是缺乏专业的机构和工作人员。

1 档案保护的实质比较传统的纸质档案保护是对档案载体――纸张的保护(包括修复),以期延续档案的寿命。

对纸质档案来说,信息的物理结构与逻辑结构是同时固化在纸张上的,也就是说,其物理结构与逻辑结构是一致的。

例如,如果排错了页码,就不仅破坏了信息的物理结构,同时也破坏了信息的逻辑结构,而在同一页上信息的变动一定会留下痕迹,所以说纸质文件的结构对用户来说是透明的。

因此,纸质档案保护的实质是对其进行物理结构或物理实体的保护。

电子档案的结构却要复杂得多,随着网络和多媒体技术的发展,电子档案文件的物理结构更加复杂,有些文件中含有关系数据库中的信息,有些文件中含有超文本信息,还有些文件含有来自多个系统平台的有关数据。

这种“复合型”文件可能随来源数据的变化而不断变化。

可以这样说,电子文件已经失去了传统意义上文件实体的概念,而只是一系列动态信息的集合。

电子档案必须依赖计算机软、硬件平台对其内容进行转换,还原成其逻辑形式,才能够被人们阅读和理解。

简言之,纸质档案保护的实质是对其进行物理保护,而电子档案保护的实质是对其进行逻辑保护。

2 档案保护的技术比较传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。

而且这些载体只要避开天灾人祸,遵守管理和保护的有关要求,就能达到长期保存。

电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑环境的保护,对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护,等等。

电子档案的其他相关保护技术虽然不断发展,但发展时间不长,保护技术的研究也起步不久、不成熟,存在着多方面的不足。

仅仅计算机病毒的防护这一项,其技术就一直处在不断动荡和变化的状态。

虽然各国每年都花费巨资用于计算机和网络的安全和防护工作,但是损失还是巨大的。

除了病毒破坏、黑客入侵等安全问题之外,电子档案还有很多问题仍然处在探索状态。

例如,如何永久地保障电子档案的可存取性,包括如何解决软、硬件环境的兼容性和文件格式的兼容性问题,如何保障电子档案的原始性和完整性,等等。

电子档案与传统档案管理的区别研究随着信息技术的迅速发展，电子档案管理系统在各行各业中得到了广泛的应用。

相较于传统的纸质档案管理系统，电子档案管理系统具有诸多优势，包括更高的效率、更广的适用范围和更便捷的管理方式。

本文将探讨电子档案与传统档案管理的区别，并分析电子档案管理系统的优势和劣势，以及对传统档案管理系统的影响。

1. 存储方式的不同传统档案管理系统通常采用纸质档案进行存储，需要大量的文件柜和存储空间。

而电子档案管理系统则采用电子设备进行存储，如服务器、云端存储等。

这样一来，不仅可以节省空间，还可以更好地保护档案安全，避免纸质档案的丢失、破损等问题。

2. 获取与查找的便利程度传统档案管理系统中，查找和获取档案需要翻找大量文件，耗费大量人力和时间，且可能出现寻找不到的情况。

而电子档案管理系统则可以通过关键词搜索或者分类目录来快速找到需要的档案，极大提高了工作效率。

3. 安全性与保密性在传统档案管理系统中，档案的保密性较低，一旦管理不善可能会被泄露，造成严重的后果。

而在电子档案管理系统中，可以通过权限设置、加密技术等手段来保障档案的安全性和保密性，有效地避免了信息泄露的风险。

4. 数据的保存期限传统档案管理系统中，纸质档案难以长期保存，易受损坏、丢失。

而电子档案可以通过备份和迁移来保证长期保存，不易受到外界因素的影响。

5. 效率和成本的对比传统的纸质档案管理需要大量的人力物力进行维护、整理、管理，且存在较大的管理成本。

而电子档案管理系统更加高效便捷，可以大大节省人力物力和成本。

二、电子档案管理系统的优势和劣势1. 优势（1）高效性：电子档案管理系统能够快速、准确地查找和获取档案信息，提高工作效率。

（2）安全性：电子档案管理系统能够通过权限设置和加密技术保障档案的安全和保密性。

（3）节省空间：电子档案管理系统能够节省大量的空间，且可以通过备份和迁移进行长期保存。

（4）环保节能：电子档案管理系统减少了纸张的使用，有利于环境保护。

浅谈电子档案和纸质档案作者：李玉峰来源：《档案管理》2013年第04期1 电子档案与纸质档案的区别纸质档案在现阶段与电子档案共存，它不会退出历史舞台。

它们之间相互依存，互为补充。

二者存在着区别，归纳有以下几点。

1.1 载体寿命的区别。

纸张的耐久性取决于纤维的性质，如高温、酸、酶、氧化剂等，可发生水解和氧化反应，排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

而电子档案寿命不仅与其内部诸多因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

1.2 载体的形式区别。

电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。

相对于纸质档案而言，电子档案容量大，体积小，可以大大节省库存空间，这就解决了档案保存与存贮空间的矛盾。

1.3 信息共享性的区别。

电子档案具共享性，能为所需要它的人共享，最大优势是“多人共用同一文件”。

而纸质档案在利用上受排他性局限和原件约束，同一时间只能有一个用户利用一卷档案且要到现场。

1.4 电子档案与纸质档案原始性区别。

纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。

存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在。

而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性利用就难以确认。

1.5 电子档案与纸质档案利用方式上的区别。

电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，而传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，这就免不了路途奔波和时间的浪费；电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便。

利用者不用到档案馆来，大大地提高了利用率，方便了利用者。

总之，纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、被动和固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的。

2 电子档案与纸质档案的联系2.1 从档案管理的原则、方法、技术上来看。

电子档案与传统档案管理的异同对比近年来，随着科技的不断进步和信息化的快速发展，电子档案管理逐渐取代了传统档案管理的地位。

电子档案管理以数字化的形式保存和组织档案信息，与传统档案管理方式存在着一些显著的异同。

本文将对电子档案与传统档案管理进行详细对比，以期能够更加全面地理解它们之间的差异。

一、档案保存形式的异同1. 电子档案管理电子档案管理是以数字化的方式存储和组织档案信息的管理方式。

电子档案可以保存在计算机或服务器上的硬盘、光盘、磁带等介质中，也可以通过云存储等方式进行保存。

它不占据实际物理空间，便于查询和传输，并且具有防火、防水、防盗等安全功能。

2. 传统档案管理传统档案管理是指以纸质形式保存档案信息的管理方式。

传统档案通常存放在专用的柜子或文件夹中，需要大量的实物空间进行存储。

由于其需要手工整理和分类，查询和传输效率相对较低。

此外，纸质档案容易受到自然灾害和人为破坏的影响。

二、档案获取方式的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过计算机和网络实现快速获取档案信息。

用户只需要在计算机上进行相应的搜索和查询操作，便可以快速找到所需的档案信息。

此外，电子档案还可以进行全文检索、自动索引等高级搜索功能，提高了信息的查找效率。

2. 传统档案管理传统档案管理需要手工整理和分类，查询方式相对较为繁琐。

用户需要根据档案的分类和位置进行搜索，并手动查阅相关资料。

由于人工操作的限制，传统档案管理方式容易产生查找不便和信息丢失的问题。

三、档案保密性的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过密码、权限设置等方式来实现档案的保密性。

只有经过授权的人员才能够访问和操作相关档案信息，有效保护了重要数据的安全。

2. 传统档案管理传统档案管理需要依靠人员的管理控制来维护档案的保密性。

它们通常存放在专用的保险箱或密闭空间，只开放给特定的人员进行查阅和管理。

尽管有人员的限制，但传统档案管理方式相对容易被非法获取或遗失。

四、档案存储空间的异同1. 电子档案管理电子档案管理不占据实际物理空间，可以通过电脑硬盘、服务器、云存储等方式进行数字化存储，大大节省了物理空间的占用。

浅议电子档案与纸质档案的区别摘要：由于信息技术与电子计算机技术的发展，档案管理也逐渐步入了信息化时代。

传统的纸质档案管理工作与电子信息档案的区别逐渐拉大，二者的保存方式与保存技术有着明显的区别，档案管理人员要根据纸质档案与电子档案的特点，对二者进行不同的档案保护工作。

本文主要对纸质档案与电子档案进行区别分析，并提出相关的技术性保护措施。

关键词：纸质档案；电子档案；二者区别；技术性保护一、纸质档案与电子档案载体寿命的区别纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素，纤维素的性质决定了纸质档案的寿命。

纤维素能够在高温、潮湿、酸性环境与氧化环境中发生水解反应与氧化反应，降低了纸质档案的寿命，对纸质档案造成污染，所以在纸质档案保管中排除水解反应与氧化反应，纸质档案能够保存上百年甚至是上千年。

电子档案的载体是计算机中的磁性物质或者是光盘。

其中磁盘的底基物质是聚酯，也是磁性物质的主要支撑体。

聚酯底基容易产生静电，静电会吸引空气中的灰尘，导致磁性物质脱离。

在磁盘中底基与磁粉之间是通过粘合剂进行连接的，但是粘合剂具有热胀冷缩、生霉等弊端，影响电子档案的调取。

电子档案中的磁粉是形成影像以及图片的主要物质，容易受到外部磁场的影响出现消磁、退磁等问题。

使用光盘的方式进行电子信息档案的保存工作，在光盘中主要记录信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳铝化合物，但是这些物质容易受到外界的影响，容易与碱性物体发生化学反应，容易在空气中进行氧化反应，一般电子档案载体的寿命在10年左右。

纸质档案与电子档案的载体进行对比，二者载体的寿命有着明显的区别，纸质档案在保存良好的情况下可以保存千年，电子档案的载体仅能够保存10余年，所以进行檔案保存时，不仅要使用电子档案载体，还要使用纸质档案对其进行备份。

二、纸质档案与电子档案环境条件的影响区别（一）环境的湿度与温度无论是电子档案还是纸质档案，二者在潮湿的环境下都会发生一定的水解反应或者是氧化反应。

电子档案保管与纸质档案保管的比较长期以来，在档案的收集、鉴定、保管、统计、利用工作中的一些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，所以档案管理多是依赖经验进行。

如今，随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的不断发展，产生了大量的电子文件。

计算机技术在档案工作中应用范围的扩展给档案管理部门传统的管理方法带来冲击，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生了很大的变化。

未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上，实行电子档案与纸质档案结合管理。

下面对纸质档案和电子档案管理中存在的差异性作一比较。

一、法律效力上的不同对于传统纸质档案，原始性界定容易，其法律凭证效力不容否认。

而对于电子档案，由于原始性界定困难，引起人们对电子档案的法律凭证作用产生怀疑。

电子档案的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠技术真正攻克电子档案原始性的界定关，这是解决电子档案法律效力问题的基础。

其次，要加强立法工作，从法律上明确电子档案的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子档案法律效力问题的法律依据。

二、技术保存环境的不同电子档案与纸质档案在保存技术上最大的不同就是技术寿命的不同。

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。

因此，纸质档案的寿命受保存技术的影响仅仅限于传统的自然保存环境的保护技术。

电子档案则不然。

它的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。

因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存储技术消失。

二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。

三、保护措施的不同对传统纸质档案的保护措施主要有两个方面：一是防，二是治。

试论电子档案与纸质档案的差异性【摘要】电子档案与纸质档案在存储方式、检索效率、安全性、成本和管理方式等方面存在显著差异。

电子档案采用数字化存储，便于快速检索和共享，但存在信息安全问题；纸质档案需要大量空间和时间来管理，耗费成本较高。

电子档案管理更加便捷高效，但纸质档案相对更安全可靠。

两者各有优势，随着科技的发展，电子档案将逐渐普及应用。

电子档案的重要性日益凸显，未来将成为文档管理的主流趋势。

【关键词】电子档案，纸质档案，存储方式，检索效率，安全性，成本，管理方式，优势，普及1. 引言1.1 电子档案与纸质档案的概念电子档案与纸质档案是两种不同的档案形式，分别指代了数字化和传统纸质形式的文件记录方式。

电子档案是以电子格式保存的文件记录，可以通过计算机或其他数字设备进行创建、编辑、存储和检索。

而纸质档案则是以纸张形式进行存储的文件记录，需要通过人工管理和分类来实现信息的存储和检索。

电子档案的出现和发展标志着信息技术的进步，改变了传统档案管理的方式和效率。

通过数字化处理和存储，电子档案能够实现更高效的信息管理和利用，提高工作效率和减少资源浪费。

与此相比，纸质档案虽然具有较长的历史和传统，但在信息处理和管理方面存在着诸多不足之处。

电子档案和纸质档案是两种不同的档案形式，各自有着自身的特点和优势。

随着信息技术的不断发展和普及，电子档案在档案管理领域中的地位将愈发重要，对于提高工作效率和信息保密性都具有重要作用。

1.2 电子档案与纸质档案的重要性电子档案与纸质档案在现代社会中都具有重要性，它们在信息管理和存储方面发挥着关键作用。

电子档案的重要性在于其可以实现信息的数字化和网络化存储，大大提高了信息的传输效率和管理效率。

通过电子档案，用户可以随时随地访问和共享文件，避免了传统纸质档案需要手动整理、存放和查找的繁琐过程。

电子档案的重要性还在于其能够提高信息的安全性和可靠性。

相比纸质档案容易损坏、遗失或被盗，电子档案可以进行加密、备份和权限管理，确保信息的安全性和保密性。

纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析纸质档案和电子档案是两种常见的档案信息保存方式。

纸质档案是指以纸张为载体，通过手工或打印方式制作的档案文件；而电子档案是指利用计算机或其他电子设备进行创建、编辑、存储和管理的档案信息。

在保护技术上，纸质档案和电子档案存在一定的差异性。

下面将从信息存储、访问限制、防污防火、备份和恢复五个方面进行分析比较。

1. 信息存储纸质档案的信息存储主要依赖于纸张本身，其安全性主要体现在文件柜、保险柜等物理设备的保护上。

纸张易受火灾、水灾等自然灾害的破坏，也容易受到损坏、遗失、被篡改等人为因素的影响。

2. 访问限制纸质档案的访问限制主要通过物理封存、标示、锁柜等手段实现，需要通过人工的方式进行查阅。

但在实际操作中，对于重要的纸质档案往往需要进行数字化扫描备份，这样就会引入电子档案的访问限制问题。

电子档案的访问限制可以通过密码、加密、权限控制等技术手段实现，可以对不同用户或用户组进行不同的访问权限设置，从而更有效地保护档案信息的安全性。

电子档案还可以通过网络远程访问，提高了档案的使用效率。

3. 防污防火纸质档案容易受到污染、受潮等问题，对环境要求也较高。

火灾是威胁纸质档案安全的主要因素之一。

为了保护纸质档案免受火灾侵害，需要进行定期巡检，安装消防器材，保证档案库的防火设施完好。

电子档案相较于纸质档案在防污防火方面有一定的优势，但也存在一定的风险。

电子设备可能会因为电力故障、过热等原因发生火灾，因此也需要建立相应的防火设施和灾难恢复计划。

电子档案还需要考虑电磁辐射、尘埃、湿度等因素对设备的影响。

4. 备份和恢复纸质档案的备份主要通过复制和归档的方式实现，但容易造成空间浪费和传输困难。

对于纸质档案的恢复，往往需要重新整理、复制等手段，尤其是在纸质档案遭受严重损坏或遗失时。

电子档案的备份主要通过数据备份和灾难恢复计划实现，可以在硬件故障、恶意攻击等情况下，通过备份数据进行恢复。

浅析电子档案与纸质档案的区别于虹１李伟佳２１．青岛市再就业服务中心；２．青岛市四方区人才交流服务中心一、电子档案的定义和特性电子档案是由电子文件转换而来的。

关于电子文件，目前我国的定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘活光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。

电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经签订后有无保存价值。

所以，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。

电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质都是形成者真是活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。

但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性：１．依赖性和不可识别性。

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。

纸质档案都是采用人工识度的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识度记录。

２．信息储存的高密度性。

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息截止，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

３．载体的多样性。

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小（１６ｋ、１８ｋ），但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样化。

４．信息共享性。

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了ｉｎｔｅｔｎｅｔ网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

５．信息与载体之间的可分离性。

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅活形成文件。

综合素质评价档案网上的与纸质的不同电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。

1、归档的方式不同。

纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。

而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。

2、鉴别方法不同。

纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。

由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。

3、保管方法不同。

档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。

而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的`一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。

科技视界Science&Technology VisionScience&Technology Vision科技视界档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录,档案是由文件有条件地转化来的,档案来源广泛,内容丰富,形式多样。

在信息技术与网络不断发展的数字化时代,电子文件发挥着越来越重要的作用,电子文件的产生、形成、归档及传送、保管均与传统的纸质档案有所不同。

本文对纸质档案和电子档案之间的差异作出比较,且对双轨制的管理模式作一探讨。

1电子档案与纸质档案存在方式的差异纸质档案基本上以传统物理形式存在,而电子档案中的一部分内容是由纸质档案经过数字化转化而来的,是以全数字化形式存在的信息。

电子档案与纸质档案有相同的本质,都是文件存在的一种方式,是信息与载体的统一体,都具有物理实态的特征,电子档案和纸质档案都是形成真实活动的记录,有参考利用价值,需要存档备查。

但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性,如依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统,不可直接识别;信息存储的高密度;载体的多样性;信息共享性;信息与载体之间的可分离性等。

由于存在形式的不同,在形成档案之前的涉及的内涵属性不同。

传统形成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。

在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。

电子文档有条件地转化成可保存的原始档案同时也会涉及很多技术理论层面。

2纸质档案与电子档案归档、整理方面的差异纸质档案的归档只需要将文件材料定稿及正本收集齐全,整理归档即可。

电子文件除归档文件定稿及正本外,还必须归档元数据。

电子文件的元数据是指在电子文件形成、管理、利用过程中形成的一些列关于电子文件数据的数据,主要包括管理型、描述型、维护型、技术型、利用型等数据。

电子档案与纸质档案在管理上的差异1在档案收集归档上的差异首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。

纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。

电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。

电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

纸质文件的归档是非常直观的，易于辨认的；电子文件归档就不那么简单，不仅要对电子文件的本身和承载电子文件的载体提出严格的要求，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2 在档案鉴定工作中的差异纸质档案鉴定工作主要内容是：制定档案价值鉴定的标准和编制档案保管期限表；剔除无保存价值的档案予以销毁和做相应的处理，它包括对档案来源、档案内容、档案形式特征、相对价值、效益标准等的鉴定。

电子文件鉴定的内容则大相径庭。

在电子文件的鉴定工作中，为了保证电子文件的有用性和可用性，使得保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。

其中，鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来；技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。

3 在档案分类、整理过程中的差异由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。

谈电子信息档案同传统纸质档案的互补共存摘要：当代档案管理事业虽然有着非常明显的科学技术支撑，但仍然不能忽视传统纸质档案的优势，在未来很长一段时期内，纸质档案还将长期存在。

在这个其向电子文件档案过渡的时间里，档案管理部门与工作人员必须做好传统纸质档案与电子信息档案的“双档”管理工作，才能走进档案管理的数字新时代。

本文进一步分析了电子信息档案同传统纸质档案的互补共存，以供同仁参考借鉴。

关键词：电子信息档案；传统纸质档案；互补共存一、电子信息档案同传统纸质档案的区别1.1电子文件在保管方式上和传统档案有差异电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。

档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

1.2电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。

技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。

用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，在很大程度上减少了工作人员的工作量，变得更加的轻松。

在传统的管理模式当中，在管理手的各个环节都要进行区分，需要大量的的人力物力，在工作的环节很可能出现人为的错误，这种失误对于后续的工作开展造成了极大的影响，工作量繁重，而电子档案管理把这些方面的问题大大的降低了，是我们今后一个相当长时期的发展的重要的方向。