文件材料立卷归档

文件材料立卷归档步骤文件材料立卷归档步骤一、文件材料立卷的重要性文件材料的立卷是每个组织或个人管理文件时的基本环节，它能够确保文件的准确性、完整性并有助于日后的使用和查阅。

无论是企业、政府机关还是个人，都需要进行文件材料立卷及归档工作，以确保组织运作的顺畅和信息的稳定流动。

在文件材料立卷过程中，步骤的规范性和系统性十分重要。

下面将逐一介绍文件材料立卷和归档的具体步骤，以期帮助您更好地理解和应用这一管理方法。

二、文件材料立卷的步骤1. 准备工作：在进行文件材料立卷之前，首先要做好准备工作。

这包括了解立卷的目的和内容、整理需要立卷的文件材料、制定清晰的立卷计划等。

2. 分类整理：将待立卷的文件材料进行分类整理。

可以依据文件的形式、内容、时间顺序等进行分类，以方便立卷过程的进行和后续的查阅操作。

可以进行文件的重命名、标注和编号等处理，有助于提高文件的可管理性和可追溯性。

3. 汇总复核：将分类整理好的文件材料进行汇总复核。

在这一步骤中，需要仔细检查文件的数量、格式、顺序和内容的准确性，以确保立卷的完整和正确。

4. 编制目录：根据立卷的文件材料，编制相应的目录。

目录可以按照文件材料的类别或时间顺序进行编排，并在每个文件的标题、日期、档案编号等信息后面添加简要的说明和摘要，以方便后续的查找和使用。

5. 归档存储：根据编制好的目录，将立卷的文件材料进行归档存储。

可以使用文件柜、存储盒、云端存储等方式进行归档，根据需要设置相应的保密和备份措施，以确保文件的安全性和可持续性。

三、归档管理的好处文件材料立卷的目的是为了更好地管理文件，提高文件的利用率和组织运作的效率。

归档管理带来如下的好处：1. 整齐有序：文件材料立卷和归档能够让文件以一种整齐有序的方式存在，使得文件不会乱放、丢失或遗忘。

这有助于提高工作效率和减少管理成本。

2. 便于查找：文件材料立卷后，可以编制详细的目录和索引，有助于快速查找需要的文件和信息。

这对于日常工作和决策的支持具有重要意义。

立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。

本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。

立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。

该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。

立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。

2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。

公路工程项目文件材料立卷归档制度一、背景介绍在公路工程项目管理中，文件材料的归档是非常重要的环节。

通过建立健全的立卷归档制度，可以有效管理和保存项目相关文件，保障项目的顺利进行，同时也为后续工作提供依据和参考。

二、制度目的立卷归档制度的目的在于规范公路工程项目文件材料的整理、存档和管理流程，确保文件材料的完整性、可追溯性和易查性，提高工作效率，减少因文件丢失或混乱而导致的问题，为项目的顺利实施提供保障。

三、适用范围该制度适用于所有涉及公路工程建设的项目，包括规划、设计、施工、竣工验收等各个阶段。

四、归档文件类型1.项目规划文件2.设计方案及图纸3.合同协议4.施工计划与进度表5.竣工验收报告6.监理日志7.变更通知书8.收支票据9.质量检测报告10.安全生产记录11.其他重要文件五、文件归档流程1.文件整理：对产生的文件进行分类、编号、整理，确保文件的完整性和准确性。

2.文件存档：按照规定的流程，将整理好的文件依次存放进入指定的文件柜或档案室。

3.文件管理：建立文件借阅登记制度，严格控制文件的借阅和归还，确保文件的安全性和机密性。

4.归档查阅：设立专门的查阅区域，方便项目人员随时查阅需要的文件材料。

六、归档期限1.项目规划文件及设计方案：永久保存。

2.合同协议及施工计划：保存至项目结束后3年。

3.竣工验收报告及监理日志：保存至项目结束后5年。

4.收支票据、质量检测报告等其他文件：根据实际需要设置合适的保存期限。

七、归档责任1.项目负责人：负责监督和组织文件材料的整理存档工作。

2.项目秘书：负责具体的文件整理、存档等操作。

3.部门主管：对项目文件的安全性和完整性负总责。

八、制度执行1.定期培训：对项目人员进行文件管理相关知识的培训，提高他们的管理水平和工作效率。

2.监督检查：定期对项目的文件归档情况进行检查，确保制度的执行效果。

3.不定期审查：对已归档的文件进行不定期的审查，确保文件的完整性和规范性。

文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。

二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。

三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。

2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。

3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。

4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。

四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。

2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。

3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。

4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。

5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。

6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。

五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。

2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。

3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。

4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。

5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。

6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。

六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。

公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法第一条竣工文件材料立卷的目的和依据为了规范公路工程竣工文件材料的整理和存档工作，保障公路工程竣工文件的完整性、真实性和可查询性，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本管理办法。

第二条竣工文件材料的范围竣工文件材料包括但不限于：竣工图纸、施工合同、工程验收报告、竣工备忘录、结算资料、竣工试运行报告等。

具体范围可根据工程特点和要求进行调整。

第三条材料整理责任人的产生和职责1.每项公路工程项目交付使用时，由项目负责人指定竣工文件材料整理责任人，并明确竣工文件材料整理责任人的姓名、职务和工作职责。

2.竣工文件材料整理责任人负责对项目的竣工文件材料进行整理、归档和管理，并保证其真实性和完整性。

3.竣工文件材料整理责任人应当定期对竣工文件材料进行检查和更新，确保文件整理工作的及时性和准确性。

第四条材料归档管理流程1.竣工文件材料整理责任人按照文件材料的分类和顺序，将竣工文件材料进行整理，并制作成卷宗。

2.制作好的竣工文件材料卷宗应当按照项目编号和日期进行编号，并填写竣工文件材料卷宗目录，确保文件材料的检索和管理便捷。

3.竣工文件材料卷宗应当存放在专用的文件柜中，保证文件的安全性和机密性。

第五条文件查阅权限的管理1.竣工文件材料的查阅权限限定于有关人员，需提前向竣工文件材料整理责任人提交查阅申请，经批准后方能查阅文件。

2.查阅文件时应当保证文件的完整性和安全性，不得私自调换或弄丢文件。

第六条文件保存期限和销毁流程1.竣工文件材料应当根据规定的归档保存期限妥善保管，超过保存期限的文件应当按照相关规定进行销毁。

2.文件销毁应当经过审批程序，严格按照销毁要求进行操作，确保文件的安全销毁和信息的保密性。

第七条竣工文件材料管理的监督和检查1.上级主管部门对本单位的竣工文件材料管理工作进行定期检查和监督，对工作中存在的问题提出改进建议。

2.竣工文件材料整理责任人应当配合上级主管部门对管理工作进行检查，确保管理工作的规范性和有效性。

夷陵区疾病预防控制中心档案立卷归档制度1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定，档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。

2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。

3、立卷时，案卷质量总体要求是：遵循文件、材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到以下几点：（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文本立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放有针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

（4）卷内文件材料应别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

即：批复在前，请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。

（5）卷内文件材料应按排列顺序装盒，依次编写页号或件号。

装盒的案卷，应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号；加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式，逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质性内容的，亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目内容；会议记录应每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整；卷内文件目录应放在首页。

（7）、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。

（8）有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。

若无情况可以说明，也应将立卷人、姓名和时间填上，以示负责。

第六章公文立卷与归档【理论讲述】机关在公务活动形成和使用的公文，处理完毕后，需要进行系统整理并移交机关档案部门保管，这项工作就是我们通常所说的“立卷归档”。

好的立卷归档工作对于保存有价值的文件，以及积累档案史料有着十分重要的意义。

因此，在实际工作中，万万不可轻视。

那么，怎样进行公文立卷和归档呢？一、公文立卷公文立卷，就是将机关工作中处理完毕有查考保存价值的公文，按照一定的要求和方法进行有序整理，组合成案卷的过程。

因而，公文立卷又称组卷或编立案卷。

对整个公文处理程序而言，它是最后一道程序；而对机关档案整理工作来说，它又是首要工序。

因此，具有重要的地位。

（一）立卷工作的基本要求一个小机关一年可能形成和处理几百份文件，而一个中等机关或大机关一年则有可能形成和处理成千上万份文件，要对这些杂乱无章的公文进行立卷必然是一件极为繁琐的工作。

要使我们的立卷工作快捷、简便、有序进行，首先就必须明确立卷工作的基本要求。

第一，要能够反映机关工作的历史面貌。

公文立卷的目的，是机关或单位为保存自己的工作活动中形成的材料，以便在今后工作中查考利用，总结历史经验教训。

这就要求公文立卷必须如实地保留机关单位历史活动的本来面貌，为科学、民主决策奠定良好的基础。

1983年4月28日，由中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁发的《机关档案工作条例》第一章第二条明确规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

”在立卷过程中，我们要坚持实事求是的原则，不因个人好恶而片面随意地拣选文件，或按领导意志来任意加以整理。

一定要从大局出发，全面、科学、合理地对有关材料进行系统化整理。

第二，要保持文件之间的历史联系。

每个机关单位都不是孤立的，都在国家或社会组织中处于一定的位置。

因此，不可能脱离这个组织孤立地开展活动，它同自己的领导机关、所属单位或平行部门之间，总是有着十分紧密的关联。

文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。

]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专(兼)职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。

2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、公司____请示与上级机关的批复。

5、公司反映主要职能活动的报告、总结。

6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

文书档案立卷归档制度范文第一章总则第一条为了规范机构的文书档案管理工作，提高管理效率和工作质量，制定本立卷归档制度。

第二条本制度适用于本机构各部门及相关人员的文书档案管理工作。

第三条本制度所称文书档案，是指机构在日常工作中形成的各种书面文件以及提供证据及材料的各种记录。

第四条本制度的内容包括：文书档案管理的原则、管理机构和责任、档案的立卷归档流程、档案的保存和销毁、安全保密以及监督和检查等。

第二章文书档案管理的原则第五条文书档案管理应遵循以下原则：(一) 法律合规原则：遵守国家相关法律法规，确保文书档案的合法性。

(二) 规范管理原则：根据档案管理的相关规定，制定并实施相应的管理方法和制度。

(三) 整体管理原则：将文书档案纳入机构的整体管理体系，做到协调一致。

(四) 安全保密原则：保护文书档案的安全和保密，防止丢失、泄漏和损毁。

(五) 便捷服务原则：为需要查询、复印或提供证据材料的相关人员提供便捷服务。

(六) 法定期限原则：按照国家有关规定制定档案保存期限，确保档案正常保存和利用。

第三章管理机构和责任第六条机构领导是文书档案管理的直接负责人，负责制定并监督文书档案管理制度的实施。

第七条各部门负责人是本部门文书档案管理的直接责任人，负责组织和管理本部门的文书档案工作。

第八条档案管理员是文书档案管理的专职人员，负责文书档案的组织、管理和维护。

第九条所有机构人员应当依照文书档案管理制度的要求，如实、准确地填写、维护和归档文书档案。

第四章档案的立卷归档流程第十条档案的立卷归档工作应遵循以下流程：(一) 立卷：按照文件的主办单位或其他标识进行分类立卷，确保文件的整理和归类。

(二) 编制归档目录：根据立卷的文件，编制归档目录，确保归档的文件信息清晰明确。

(三) 编制档案编号：按照机构的编码规则编制档案编号，确保档案的唯一性和可查询性。

(四) 归档存储：将归档目录和文件装订成册，并按照档案编号进行存放，确保档案的完整性和安全性。

文件材料立卷归档步骤（一）平时归卷平时归卷就是在日常工作中将办完的文件材料随时收集、整理、分类存放，有条理地管理起来，到年终再做必要的调整，就可以成为正式案卷。

平时归卷的好处在于：第一，有利于把文件收集完整，防止丢失和遗漏；第二，有利于组织平时查找利用，方便工作；第三，有利于分门别类地整理，保证案卷的质量；第四，有利于节省人力和时间，以免年终突击立卷。

平时归卷的要求主要有以下几个方面。

第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。

第二，搞好平时收集，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。

要做到应该办理的文件，办完后即收回归卷，要随办随收，随收随归。

只需传阅不做具体处理的文件，阅后即收回归卷。

尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。

第三，归卷文件要做到“四个清楚”、“十个完整”。

四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。

十个完整即正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。

平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。

要及早发现问题，及时解决，以免到年终不好查找。

（二）案卷整理的要求案卷的整理与归档是文书或文书部门根据文书归档制度的要求，将一个年度全部处理完毕的文书材料，在平时归卷的基础上，进一步系统地加以整理，全部立成案卷，以便向档案室移交。

按照立卷类目归入各个卷夹内的文件，在立卷之前，必须逐卷逐件进行检查、整理，若发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后再确定文件的组合而立成案卷，以确保立卷的质量。

立卷文件整理的要求主要有以下几个方面。

1）检查立卷文件是否齐全、完整文书立卷，必须要做到立卷的文件材料的齐全和完整。

其次，还要检查借阅文件登记本，将借出的文件全部收回。

2）检查卷内文件是否符合归档范围文书立卷归档有一定的范围与要求，在检查时就要看归卷的文件材料是否符合归档范围的要求。