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《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
档案培训内容一、文件归档的鉴定一是鉴定归档文件是否有保存价值，就是用来确定归档文件的整理范围。
二是确定文件归档后保管期限的长短。
文件类范围：1、本公司制定的法规政策性文件材料。
2、本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
3、本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
4、本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
5、本公司机构演变、人事任免等文件材料。
6、上级部门制发的属于本公司主管业务的重要文件材料。
7、同级部门、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。
科技文件类范围：科技文件纸质载体的主要有文字文件、图样文件和其他形式的文件，有机械制造业、建筑业和其他专业科技文件。
生产技术质量类范围：生产准备、生产安全、生产组织、生产调度工作。
技术质量方面有产品设计任务书、设计鉴定及审批、技术协议书、技术条件、产品图纸、产品变更图、产品变更报告单、产品工艺类、产品的市场调研、立项论证、设计，试验报告、质量分析、标准化审查报告、试制总结、鉴定书、计量化验类报告书、产品的检验、包装，产品的鉴定、产品质量事故分析及处理报告。
市场销售类范围：产品的市场调研、考察、开发及相关文件、产品协议及各类合同的签订、产品销售与售后服务、市场反馈情况。
经营管理类范围：会计类相关的各类统计报表、资产管理、房产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营管理、产权变动、清产核资、属于企业的所有知识产权和商业秘密及其管理、财务管理、资金管理、成本价格管理。
招投标项目管理、本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
采购管理类有物资采购申请、批准、采购调研、物资报价、采购合同、物资保存、供应和流通。
基建工程管理有征用土地批准文件及拆迁、补偿协议书、承发包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照。
基建施工管理有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、原材料及构件出厂证明质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、工程更改洽商单、施工定位测量、地质勘察、隐蔽工程验收报告、工程记录及观测、检查评定材料、交工验收记录证明、竣工报告、竣工验收报告、竣工图。
文件档案整理规范及实训篇一：《归档文件整理规则》培训材料《归档文件整理规则》培训材料涪城区档案局郭秀光2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。
对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定。
他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。
按照四川省档案局川档发[2001]24号和绵阳市档案局绵市档发[2001]53号文件精神，结合我区实际，就贯彻实施《规则》标准，作如下讲解。
一、实用对象1、区级副科级以上机关、团体、街道办事处（含区直企事业单位），从2001年起，在整理机关纸质文件材料时，必须统一采用档案行业标准DA/T22—200《归档文件整理规划》。
2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业园区等，从2001年起采用新《规则》。
3、我区各重点企业、事业单位（学校、医院）在整理归档文件时，其文书档案部分宜采用新《规则》。
4、其余12个乡镇机关、城区二级机构（包括站、所、院、校）、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至2005年前实施新《规则》标准。
2001年至2004年形成的文件材料仍可采用四川省地方标准《四川省文书立卷与案卷构成一般要求》。
其间，有条件的乡镇机关、学校、医院、企业单位、社区居委会等也可提前实施新《规则》标准。
5、区级各单位的专门档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、人事、基建、科研、教学、新闻报道、会计、审计、普查、声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。
二、使用软件微机档案管理软件统一使用国家档案研究所（北京世纪科台科技发展有限公司）开发的科怡2000档案管理系统（绵怡2000档案管理系统）。
三、归档文件整理原则1、“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用”。
2、“事由原则”即同一事由的相关文件应当排列在一起。
档案员培训归档文件整理细则随着现代化办公环境的普及，每个机构机构都离不开大量的文件资料和档案信息的管理。
而档案员作为一项非常重要的职位，负责对这些信息的整理、归档和维护等工作。
因此，对档案员进行培训，规范档案整理的操作流程和方法变得日益重要。
在本文中，我们将重点介绍档案员培训的细则和要点。
一、制定合理的培训计划首先，为档案员制定一个合理的培训计划非常重要，这能够让档案员根据不同的工作岗位和需求，对于文件资料的不同档案处理方法，要求和标准有更全面的了解。
此外，制定培训计划还应注意掌握合理的教学方法和手段。
例如通过组织实践演练、组织实际案例说明理论等方法，来使档案员对工作的要求和标准有更深入和全面的认识，并实现为档案调取、复印、属性等方面的标准化操作。
二、制定档案处理标准其次，对于档案的处理和归档，每个机构都应拥有自己的标准。
让档案员根据机构所制定的档案处理标准进行操作和整理，这样可极大地提高档案管理工作的效率和质量。
制定档案处理标准应当涵盖以下几个部分：（1）档案守则。
包括要守的原则、规定、流程、要求等，要对每个档案员都一视同仁。
（2）档案号码系统和分类法。
要使档案员掌握正确的档案号码系统，避免因号码重复、错位等因素导致档案错乱。
（3）档案整理技能规范。
经过规范化的整理方式，档案员可以更加迅速、准确、科学地完成档案整理工作。
（4）档案保存、转移、销毁规范。
对档案保存、转移和销毁必须制定规范的标准。
（5）档案查询手段和工具。
针对机构的档案查询手段和工具，应为档案员提供专业化的操作培训，让档案员更加熟悉档案系统，无论是前期的收集和归档，还是事后的审查和调取。
三、针对性的培训内容其次，在培训过程中，应根据不同的岗位和需求，对培训内容进行针对性的调整。
例如，高级档案员应将课程设置为档案管理理论、档案安全保密、档案处理技术等相关的内容，而初学者应在掌握档案处理技能的基础上，注重档案处理标准的熟知，了解机构的档案体系架构，了解机构的工作制度和工作流程，才能更好地为机构提供档案管理服务。
花山区机关档案业务工作培训材料花山区档案局（馆）2018年4月机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录，是国家档案资源体系建设的主体内容之一，在领导决策、机关治理、工作查考和维护单位、职工合法权益等方面发挥着不可替代的重要作用。
为便于档案工作者从事机关档案工作操作，花山区档案局参照2015年10月，国家档案局批准档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），对机关文书档案整理工作进行培训，同时对音像档案、实物档案和专业档案整理方法进行培训。
各立档单位2016 年（含2016年）及以后年度形成的作为文书档案保存的文件材料须按《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）进行整理。
文书档案整理文书档案整理参照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）归档文件整理主要内容一、概述二、整理原则三、整理的一般要求四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架五、归档电子文件的整理要求一、概述1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。
2、整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3、件件是归档文件的整理单位，即进行归档文件整理的基本单位。
4、档号档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
二、整理原则1、应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、应区分不同价值，便于保管和利用。
3、应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4、应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5、归档文件整理流程。
（1）纸质归档文件整理流程：组件—修整—装订—分类—排列—编号—编页—编目—装盒—排架（2）电子文件整理流程：组件—格式转换—元数据收集—分类—排列—编号—编目—归档数据包组织—存储三、整理的一般要求(一) 收集要求凡是本单位工作活动中形成、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、单位出版物以及各种图表、册簿等都应齐全完整地收集起来。
文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。
1、文件材料收集主要来源有四个：（1）本单位形成的；（2）上级单位颁发的；（3）下级单位上报的；（4）同级单位和不相隶属单位抄送的。
2、文件材料收集过程中要把握好九类文件材料的收集工作：（1）“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等；（2）“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等；（3）公布性文件，如公告、通知、布告等；（4）内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等；（5）记载性文件，如大事记、工作日记、组织沿革等；（6）报道性文件；（7）契约性文件，如协议、合同、意向书等；（8）证明性文件，如介绍信存根、组织关系存根等；（9）电子文件，包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类电子文件等。
3、文件收集过程中要注意把好三关：（1）齐全完整关，如正文与附件是否齐全，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐全；（2）文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备；（3）用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致，用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；重要的传真件（热敏纸）需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。
（二）归档范围审查归档范围，就是归档文件整理的范围，一个单位在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各单位要按照文件材料收集的四个来源，结合本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确定文件材料的收集范围和保管期限。
在审查工作中要注意两点：一是既要确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”；二是不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定审查、鉴定、销毁，处理不归档文件时，要妥善处置防止泄密。
1、机关文件材料归档的范围（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2、机关文件材料不归档范围（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）文件材料保管期限的划分按照国家档案局令第8号，机关文书档案的保管期限划分为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
1、永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
2、定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
3、保管期限确定原则凡是反映本机关中心工作、主要职能活动和基本历史面貌的文件材料均划为永久；凡是反映机关一般工作活动、一定时间内需参考利用的文件材料均划为定期。
（四）整理要求归档文件整理一般要求是组件、分类、排列、编号、编目。
1、组件（1）件的构成件即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件的正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件，但跨年度的材料应分别组件。
注意：我们说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也视为一个条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。
如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不能装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。
一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件，附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
排列时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；会议文件、统计报表等“成套性”文件可集中排列，这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。
例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。
统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。
（2）件内文件排列规则①正文在前，附件在后；③正本在前，定稿在后；③转发文在前，被转发文在后；④原件在前，复制件在后；⑤不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；⑥中文本在前，外文本在后；⑦来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；⑧有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后（即收文排列顺序是文件处理单或者拟办单、正文、附件；发文排列顺序是正文、发文标签、底稿）。
（3）除《规则》明确说明的情况外，以下情况多份文件以件整理时应注意：①会议纪要、会议记录应按照时间先后排序；②介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；③新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；④行政审批、处罚等材料应结论材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。
2、分类（1）分类是指全宗内归档文件的分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。
分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
（2）《规则》选择年度、机构（问题）、保管期限作为基本的、通用的分类方法，采用这三种分类方法能够反映档案管理的规律和要求，便于实现档案的有序管理和有效检索。
规模较小或每年形成的文件数量少的机关推荐采用“年度——保管期限”复式分类法进行分类。
