文件材料归档制度

第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。

2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。

3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。

4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。

第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。

第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。

2. 指导各部门做好文件归档整理工作。

3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。

4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。

第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。

2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。

3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。

4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。

5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。

第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。

2. 文件材料分类准确，排列有序。

3. 文件材料编号规范，便于查找。

4. 文件材料编目完整，便于检索。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。

2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。

3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。

第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。

文件材料归档制度的内容包括归档范围1. 归档范围是指文件材料归档制度所涵盖的文件类型和内容范围。

一般而言，归档范围包括各类纸质文件、电子文件以及其他形式的文件材料。

纸质文件包括各种纸质文档、合同、报告、信函等；电子文件包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等；其他形式的文件材料可能包括录音、录像、照片等。

归档范围应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，以确保重要的文件材料得到有效管理和保存。

2. 归档范围还应考虑到文件材料的价值和保管期限。

文件材料的价值可以分为永久价值和有限价值两类。

永久价值的文件材料是指具有长期保存价值和历史价值的文件，如重要决策文件、历史档案等，这些文件应该得到特殊管理和保护。

有限价值的文件材料则是指在一定时间后可以销毁或转移的文件，如合同过期后的备份文件等。

归档范围的设定应根据文件材料的价值来确定文件的保存期限和管理方式，以确保文件材料得到适当的处理和利用。

3. 在确定文件材料归档范围时，还应考虑到法律法规和组织内部政策的要求。

根据不同的行业和地区，对文件材料的归档要求可能存在一定的差异。

例如，某些行业可能需要对一些特定的文件进行强制性归档，如医疗机构对病历档案的归档要求。

组织内部政策也可能对文件材料的归档范围有所规定，如公司内部规定某些类型的文件必须进行归档。

因此，在设定文件材料归档范围时，应确保符合相关法律法规和组织内部政策的要求，避免可能的违规行为。

4. 归档范围还应考虑到文件材料的管理和检索的需要。

一个有效的文件归档制度应该能够方便地管理和检索所需的文件材料。

因此，在设定归档范围时，应考虑到组织内部各个部门和业务流程对文件材料的需求，确保文件材料能够按照一定的分类和索引方式进行管理和检索。

这样可以提高文件材料的利用价值和工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。

总结：文件材料归档制度的归档范围是指制度所涵盖的文件类型和内容范围。

归档范围的设定应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，同时考虑到文件材料的价值和保管期限、法律法规和组织内部政策的要求，以及文件的管理和检索的需要。

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

单位文件材料归档制度第一条总则为了加强单位文件材料归档工作，规范文件材料的收集、整理、归档和利用，确保文件材料的安全、完整和准确，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条归档范围本制度适用于本单位在公务活动中形成的、具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件和其他介质文件。

具体归档范围如下：1. 上级机关、本单位发布的方针政策、法律法规、规范性文件、决定命令、工作计划、总结报告、会议文件等。

2. 本单位所属各部门在工作中形成的业务文件、统计报表、合同协议、考核评价、项目申报、科研成果、专利技术等。

3. 本单位内部管理文件，如人事管理、财务管理、资产管理、安全生产、保密工作、党建工作、群众工作、纪检监察等方面的文件。

4. 本单位与外部单位、个人之间的往来文件，包括函件、电子邮件、传真等。

5. 其他具有保存价值的文件材料，如照片、录音、录像等。

第三条归档要求1. 文件材料应当真实、完整、准确地反映本单位的业务活动和管理情况。

2. 文件材料应当遵循规定的格式和标准进行制作，文字表述清晰、规范，图像清晰、声音清晰。

3. 文件材料应当使用耐久、可靠的载体，确保长期保存。

4. 文件材料应当逐级归档，各部门、各分支机构应当在规定时间内将形成的文件材料向本单位档案部门归档。

5. 文件材料归档应当实行审批制度，归档前应当经过部门负责人审核、签字，重要文件材料还需经单位负责人审核、签字。

6. 文件材料归档应当填写归档目录，归档目录应当包括文件材料的名称、文号、作者、生成时间、归档时间、归档部门、档案编号等信息。

第四条归档流程1. 文件材料形成部门应当在文件材料生成后及时进行整理，确保文件材料的完整、准确、系统。

2. 文件材料形成部门应当在每年年底前将当年形成的文件材料整理完毕，并向本单位档案部门提交归档申请。

3. 本单位档案部门应当对归档申请进行审核，对符合归档要求的文件材料接收归档，对不符合归档要求的文件材料退回形成部门补正。

单位文件归档工作制度内容一、总则为了加强单位文件归档工作，规范文件管理，保障文件的安全、完整和利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关文件管理的规定，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、归档范围1. 单位制定的各类规章制度、政策文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、通知、通报等。

2. 单位与其他单位签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。

3. 单位召开的各种会议、研讨会、座谈会、庆典等活动的主要材料，包括会议议程、日程、讲话稿、会议纪要等。

4. 单位获得的各类荣誉、奖励、证书、奖杯、奖牌等。

5. 单位内部机构设置、人员编制、职务任免、员工招聘、培训、考核、奖惩等人事管理文件。

6. 单位财务预算、决算、审计、统计、资金收支、财产登记等财务 management documents.7. 单位科研项目、技术开发、技术改造、技术创新等科技管理文件。

8. 单位内部各部门和员工撰写的各类研究性、参考性、建议性报告。

9. 其他具有保存价值的文件材料。

三、归档时间1. 文件材料形成部门应当在文件材料制成后及时向档案部门移交归档。

2. 定期归档：每年年底前，各部门应当将当年形成的文件材料整理归档。

3. 紧急归档：对于重要且急迫的文件材料，应当在文件材料制成后立即归档。

四、归档份数1. 文件材料归档份数一般为两份，一份正本，一份副本。

正本由档案部门保管，副本由文件形成部门保管。

2. 对于重要文件材料，可以根据需要增加归档份数。

五、归档要求和手续1. 文件材料应当齐全、真实、准确、完整，不得有遗漏、涂改、伪造、篡改等现象。

2. 文件材料应当分类整理，按照文件形成的顺序排列，编有序号，填写归档目录。

3. 归档的文件材料应当采用耐久性好的材料制成，确保文件材料的安全保存。

4. 归档手续：（1）文件材料形成部门应当指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作。

（2）文件材料经部门负责人审核签字后，向档案部门移交归档。

文件、材料收集归档制度一、引言文件、材料的收集和归档是组织或机构管理工作中非常重要的一环。

一个高效的文件、材料收集归档制度可以有效地帮助组织或机构管理相关信息，提高工作效率和管理水平。

本制度旨在规范和指导文件、材料的收集和归档工作，确保信息的准确性和及时性，以便于工作人员的查阅和使用，同时保护机构和个人的利益。

二、基本原则1. 公平公正原则：对于同一类型的文件、材料，应遵循统一的收集和归档原则，不偏袒任何个人或部门。

2. 及时性原则：文件、材料应及时进行收集和归档，以保证信息的准确性和有效性。

3. 保密原则：对于敏感或机密的文件、材料，必须严格保密，仅限有权人员查阅和使用。

4. 简化程序原则：尽量简化文件、材料的收集和归档程序，减轻工作负担，提高工作效率。

三、收集流程1. 领取文件、材料：相关工作人员按照规定的权限和程序领取文件、材料，并签署相关登记表。

2. 审查文件、材料：收到文件、材料后，工作人员应认真审查其完整性和准确性，并核对相关内容。

3. 编目登记：根据文件、材料的性质和内容，进行编目登记，包括文件名称、分类、来源、日期等。

4. 整理归档：文件、材料应按照编目登记的顺序进行整理和归档，确保文件的有序存放和易于查阅。

5. 标识和贴标签：对归档的文件、材料进行标识和贴标签，以便于工作人员快速查找和使用。

四、归档管理1. 存储环境：归档文件、材料应存放在干燥、通风、无尘的环境中，避免光线直接照射，防止损坏和变质。

2. 存储方式：文件、材料可以按照不同的分类进行存储，如按照年份或主题进行存储，便于查阅和统计。

3. 保管责任人：指定专人负责文件、材料的保管和管理，并定期检查文件的完整性和准确性。

4. 档案借阅：工作人员如需查阅档案文件、材料，必须填写借阅申请表，并经过相关审批程序，确认借阅目的和期限。

5. 档案销毁：对于已过期或不再具有参考价值的文件、材料，应按照规定的程序进行销毁和清理，防止信息泄露。

材料归档工作制度一、总则第一条为了加强材料归档工作，规范档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条材料归档工作是指将本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，按照一定的原则、程序和方法进行收集、整理、分类、归档、保管和利用的活动。

第三条材料归档工作应当遵循真实性、完整性、及时性、安全性的原则。

第四条材料归档工作由本单位档案管理部门负责组织协调，各有关部门共同参与，确保材料归档工作的顺利进行。

二、归档范围和内容第五条归档范围包括：（一）本单位制定的规章制度、政策文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、通知、通报等文件材料；（二）本单位与外单位签订的合同、协议、备忘录等文件材料；（三）本单位召开的重要会议、庆典、活动的照片、录音、录像等材料；（四）本单位获得的荣誉、奖励、认证、评估等材料；（五）本单位员工的人事档案、工资档案、考核档案等材料；（六）其他具有保存价值的文件材料。

第六条归档内容应当包括：（一）文件的原件和复印件；（二）文件的电子版本；（三）与文件相关的图表、照片、录音、录像等材料；（四）文件材料的说明、注释、索引等辅助材料。

三、归档程序和时间第七条归档程序：（一）收集：各部门应当及时收集本部门形成的文件材料，并进行初步整理；（二）分类：将收集到的文件材料按照内容和形成时间进行分类；（三）归档：将分类后的文件材料按照归档要求放入相应的档案盒中；（四）登记：对归档的文件材料进行登记，填写档案目录；（五）保管：将归档的文件材料放置在安全、适宜的档案室或者档案柜中；（六）利用：建立档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务。

第八条归档时间：（一）年度归档：每年年底前，各部门应当将本年度形成的文件材料整理归档；（二）项目归档：项目完成后，项目负责人应当将项目相关的文件材料整理归档；（三）特殊情况下，经本单位档案管理部门同意，可以适当延迟归档。

四、归档要求和管理第九条归档文件材料应当保证真实、完整、准确，不得篡改、毁损、丢失。

文件材料整理归档制度一、背景与目的为了提高企业内部文件材料的管理效率，规范文件材料的整理归档流程，确保文件的安全保存和方便查找，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于企业所有部门的文件材料整理归档工作。

三、管理标准1.文件材料整理原则–文件材料应按照类别进行分类，确保归档的文件材料具有一致性和相关性。

–文件材料的整理应遵循时间顺序，确保归档的文件材料能够反映真实的时间线。

–文件材料应按照规定的格式进行整理，确保归档的文件材料具有一致的表现形式。

2.文件材料归档流程–部门负责人应每周指派专人负责文件材料归档工作，并核实文件材料的完整性和准确性。

–归档人员应按照规定的分类体系将文件材料进行整理，并为每份文件材料编制索引，确保文件材料的易查找性。

–归档人员应确定合适的存储介质，保证文件材料的长期保存，并做好防火、防灾等安全措施。

–归档后的文件材料应记录详细的归档信息，并在系统中备案，确保文件材料的追溯性。

3.文件材料查阅权限–经过指定的主管部门审批后，归档人员方可提供文件材料的查阅，无权限人员不得私自查阅。

–有查阅权限的人员应填写查阅申请表，并在规定的地点和时间内进行查阅。

4.文件材料保密措施–归档人员应严格遵守文件材料保密制度，确保文件材料的机密性。

–归档人员应将涉及商业秘密和个人隐私的文件材料存放在专用的安全柜中，并实施权限管控。

四、考核标准1.归档工作的准确性和完整性–归档人员应按照规定的分类体系准确无误地整理文件材料，确保文件的完整性。

–归档人员应编制详细的索引，方便文件材料的查找和追溯。

2.文件材料的易查找性和追溯性–归档人员应按照规定的存储介质和归档流程，确保文件材料能够轻松找到。

–归档人员应记录详细的归档信息，并在系统中备案，方便文件材料的追溯。

3.文件材料的保密性和权限管控–归档人员应严格遵守文件材料保密制度，确保文件材料的安全性和机密性。

–归档人员应掌握查阅权限的管控，确保文件材料仅被授权人员查阅。

文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

文件材料归档制度模板一、总则为了加强文件材料的管理和归档工作，确保文件材料的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、归档范围1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；2. 本机关在工作中形成的具有保存价值的文书、会计、人事和其他专门文件材料；3. 声像、照片、电子等不同载体的文件材料；4. 其他应当归档保存的文件材料。

三、归档流程1. 文件材料的收集各部门应当及时收集在工作中形成的文件材料，包括文书、会计、人事和其他专门文件材料，以及声像、照片、电子等不同载体的文件材料。

2. 文件材料的整理各部门对收集到的文件材料进行整理，确保文件材料的完整、准确和有序。

整理工作应当符合国家档案局制定的《归档文件整理规则》的要求。

3. 文件材料的移交各部门将整理好的文件材料移交给档案部门，档案部门对移交的文件材料进行接收和登记。

4. 文件材料的归档档案部门对接收的文件材料进行归档，归档工作应当符合国家档案局制定的《档案著录规则》和《档号编制规则》的要求。

四、归档时间文件材料的归档工作应当及时进行，一般应当在文件材料形成后的三个月内完成。

对于特殊情况下需要延长的归档时间，应当向档案部门提出申请，并经档案部门同意。

五、归档要求1. 文件材料应当真实、完整、准确，不得遗漏、篡改、毁损；2. 文件材料应当有序、规范，便于查阅和管理；3. 文件材料应当使用耐久、可靠的载体，确保文件材料的长期保存；4. 文件材料应当注明来源、日期、作者等基本信息，便于查阅和鉴定；5. 文件材料应当归档齐全，不得遗漏重要文件材料。

六、档案保管1. 档案部门应当对归档的文件材料进行妥善保管，确保文件材料的安全、保密和防火防盗；2. 档案部门应当定期对归档的文件材料进行检查、修复和复制，确保文件材料的完整和可用；3. 档案部门应当对归档的文件材料进行鉴定，确定文件材料的保管期限和销毁期限；4. 档案部门应当对归档的文件材料进行统计和检索，提供档案查询、借阅等服务；5. 档案部门应当对归档的文件材料进行研究和利用，发挥档案的价值和作用。