传真管理制度范文

传真管理制度范文

传真管理制度

一、总则

为了规范公司内部的传真管理，提高工作效率，保证信息的准确和安全传递，特制定本传真管理制度。

二、传真资源的分配和使用

1. 公司内部传真机的分配应根据部门和岗位的需要来进行合理安排，并向使用者提供必要的培训和操作指南。

2. 传真机的使用者应根据工作需要使用传真机，避免闲置传真机资源的浪费。如有需要转租传真机给其他部门或个人使用，需经过相关部门和领导的批准。

3. 传真资源的使用应坚持节约原则，避免浪费现象的发生。传真纸应按需使用，并在使用过程中避免出现过多的空白页。

三、传真文件的发送和接收

1. 文件发送前，发送方应核实接收方的传真号码和传真机是否正常工作。特别是对于重要文件的传真，应事先联系接收方确认传真号码，以免传真发送失败或发送到错误的传真机上。

2. 文件发送时，应注意传真的保密性，避免将重要机密文件发送给不相关的人员。如有需要，可以将传真设定为“保密发送”，以确保传真内容不被他人查看。

3. 文件接收方在接收到传真文件后，应及时处理并妥善保存。如有需要，应将传真文件转发给相关部门或人员，并在传真上标明接收时间和接收人。

4. 对于重要传真文件，接收方应妥善保存，并根据公司的文件管理要求进行归档。如有需要，可将传真文件进行复制或打印，以确保信息的安全和可靠保存。

四、传真文件的备份和销毁

1. 传真文件的备份应定期进行，确保文件的安全和可靠性。备份文件应存放在安全可靠的地方，如专门的文件保管室或保险柜中，并定期进行检查和更新。

2. 传真文件的销毁应遵循公司的文件管理要求。一般情况下，传真文件的保留期限为一年，超过保留期限的传真文件应进行销毁。销毁时应采取彻底的措施，如撕碎或焚烧，以确保文件信息的安全性。

五、传真使用的注意事项

1. 传真机的使用者应熟悉传真机的使用方法和操作步骤，并遵守传真机的使用规则。不得进行无关操作和设置，以免造成传真机的损坏或信息的泄露。

2. 传真文件内容应真实准确，不得编造、散布虚假信息。如有需要修改或补充传真文件的内容，应在传真上注明修改或补充的时间和人员。

3. 对于重要传真文件的发送，应事先与接收方进行确认，并将传真文件的重要性和紧急性告知接收方。

4. 传真机的使用者应随时保持通讯畅通，确保传真机的传输质量和信息的准确性。如发现传真机故障或传输异常，应及时向相关部门或技术人员报修。

六、违反规定的处理办法

对于违反本传真管理制度的行为，公司将采取相应的处理措施。对于严重违规行为，公司有权作出相应的纪律处分，并依法追究相关责任人的法律责任。

七、附则

本传真管理制度自发布之日起生效，并适用于公司内部所有传真机的使用和管理。如有需要修改或补充，应经公司领导批准后执行。

以上为本公司传真管理制度范本，供各部门参考和制定具体的传真管理制度。