档案检索

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（1）分类号。根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有 （2）档案馆代号。根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对本 （3）档号。它是档案室（馆）在整理和管理档案过程中以字符形式赋 （4）电子文档号。它是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5 （6
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任务10
1 为了便于识别各著录项目、小项及其内容，著录时必须添加如下规定的
标识符（见表10-2 2 （1）除了“题名与责任者项”“排检与编号项”之外，各项目连续著
—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落
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任务10
（2
—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。
（3）当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定
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任务11
（1 （2
时间：20070412
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任务11
（1 （2）全宗概况：介绍档案来源、数量、整理、保管、鉴定及编制的检
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作检索卡片以及各种目录， 如表11-8
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表10-1 文件密级对应表
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任务10
（1 （2）数量及单位：2 （3）规格：A4纸型（210mm×297mm
（1 （2）提要项：决定成立星月实业集团人力资源部，同时任命×××为
星辰实业集团综合办副主任兼人力资源部经理，并规定了星月实业集团
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任务10
（1）分类号：根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有
（2）选材。选材要全面、精确。为确保全面，可以先列出有关全宗或 案卷的名单，而且范围应尽量广泛一些；为确保精确，应再从各个全宗 或案卷中把有关的档案材料挑选出来，而后通过对有关材料进行分析对 比，挑出最合适的材料。
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任务11
（3）填卡。填卡可以和选材结合进行。填卡可以一文一卡，也可以一 卷一卡。填卡的形式可参见档案著录卡片，也可结合实际突出专题特点。
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任务11
3 主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺排列而成的一种检索工具。其
优点是专指性强，查找方便，查准率高，尤其计算机检索。主题卡片目
（1）编制条目。一般是一文一卡，将该文件的主题词按一定的顺序著 录在卡片上，形成一个条目。
（2）排列。主题卡片目录是按照字顺排列的，字顺包括汉语拼音、部
表11-5 年文件字号目录
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表11-6
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表11-7 专题人名索引表
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表11-8
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名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文 （4）文件编号。它包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类 （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体和 （6
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任务10
2 （1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正 （2 3 （1）密级。文件的保密等级，其名称与代码见表10-1 （2）保管期限。根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为 4
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任务10
（4）著录条目的形式为卡片时，卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时 卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录， 并在正面右下角用“（）”注明“接背面”。背面著录时原顺序、格式
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规 则》中规定了案卷级和文件级两种条目著录格式。案卷级条目著录格式 及文件级条目著录格式，如图10-2及图10-3
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档案室的工作人员为了查找档案资料，开展档案的提供利用工作，需要
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任务11
编制档案检索工具要符合国家的各种规范和与国家文献管理的标准相一 致，要想科学、合理的建立档案检索体系，要根据公司的实际情况和要 求，编制出能突出室藏又能满足需求的检索工具，要立足于提高检索效 率，规范、标准地编制。为今后查找方便，应将文件详细的检索。掌握 了检索体系、检索工具的种类、检索工具编制之后，就可以按照规定格
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任务11
4 专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具。其
优点是内容具体，针对性强，非常便于查找。而且其兼具分类目录和主 题目录的某些功能。专题目录大多也以卡片的形式编制，专题卡片目录
（1）选题。选题是编制专题目录的关键。选题有两种形式，一是主动 选题，二是被动选题 .
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任务10
(1)著录用文字必须规范化。汉字必须是规范化简化汉字,外文与少数民 族文字必须依照外文与少数民族文字书写规则。文件编号项、时间项、 载体类型与形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。图形及 符号应照录，无法照录时可改为其他的相应内容，并加“［
(2)档案的著录信息来源于被著录档案。单份文件或一组文件著录时主要 依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件 目录、备考表等，被著录档案本身信息不足时可参考其他有关档案材料。
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任务11
（1）立档单位历史和全宗概况。立档单位历史主要介绍立档单位的名 称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况 和沿革。全宗概况主要介绍档案的来源、数量、整理、保管、鉴定情况
（2）全宗内档案的内容与成分。这部分是全宗指南的主体，具体介绍 全宗内各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述 方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介绍；二
（2 （3）档号：由全宗号—案卷目录号—案卷号— （4）电子文档号：是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5）缩微号：档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，如果文件未作
（6）主题词：集团 、资源、
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作著录卡片，如图10-4所示。
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任务11
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任务10
著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。它包括题名与责任 说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附
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（1）正题名。它是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案
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任务10
（2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题 （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题
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任务10
5 （1）它分为甲骨、金石、简犊、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、
（2 （3 6 （1）附注项。它指档案中需要解释和补充说明的地方。有则录，无则
（2）提要项。它是对文件和案卷的简介和评述，简明扼要，准确清楚， 文字流畅，一般不超过200
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任务10
表10-2
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表10-2
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图10-1 档案著录段落符号式条目格式图
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图10-2 案卷级条目著录格式
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图10-3 文件级条目著录格式
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图10-4 著录卡片
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表11-1 档案检索工具的分类
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表11-2 案卷文件目录表一
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表11-3 案卷文件目录表二
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表11-4
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任务10
根据“扬人字〔2007〕15号”文件的特点，适合采用段落符号式条目格 式进行著录，根据著录项目逐条分析文件的内容与形式特征，按照以下
（1 （2 （3）文件编号：扬人字〔2007〕15 （4 （5
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
任务10
（1 （2
（1 （2
时间：20070412
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任务10
2 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按以
上两种格式依次著录。著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不
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任务11
根据以上所学内容，采用几种适合的目录，根据目录项目逐条分析文件
（1 （2 （3 （4 （5）目录：案卷文件目录、分类目录、主题目录、专题目录、文号索
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任务11
（1）案卷文件目录：见表11-2、表11-3 （2 （3 （4 （5）文号索引：见表11-4、表11-5 （6）人名索引：见表11-6、表11-7
（4）分类和排列。分类可根据内容或结构情况，采用问题、时间、地 区等标准进行。卡片的排列可采用“类—年度—重要程度”或“类—问 题—
5 文号索引是以文号为检索途径，揭示每份文件部分特征的检索工具。文
号索引通常采用表格式，编制方便，查找迅速。例如： 文档对应文号索引的格式（见表11-4
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任务11
表内每页100格，代表100件发文，固定数字代表文号，如“01”代表第 一号发文，“99”即第99号发文，满100号时即在“00”前注上“1”。 101号自第2页第一号起。这样，1至100号在第1页，101至200号在第2
编制文号目录，先把需要编制的案卷找出来，逐卷逐件翻阅，把文件号 和档号等填入印制好的文号目录表内。文号目录表一般按文件责任者或 年度装订成册。年文件字号目录见表11-5
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任务11
6 人名索引是将档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，集中排列并指
（1）综合性人名索引。它是将室藏档案中所涉及的全部人名都编成索 引。其内容和格式见表11-6：
7 全宗指南是以文章叙述的方式揭示某一全宗情况的检索工具。全宗指南
属于介绍性检索工具，不但对于宣传报道全宗的内容具有独特的作用，
—”
（4
（5 （6
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任务10
《档案著录规则》中规定一般使用段落符号式的条目格式。实际工作需 要时也可以使用表格式条目格式。
1 （1）段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。档案著录段落
符号式条目格式，如图10-1 （2）实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式 （3）无论著录对象是单份文件、单个案卷，还是一组文件或一组案卷，
模块5 档案检索
1 任务10 档案著录 2 任务11 档案检索工具
任务10
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档案室的工作人员为了编制档案目录，需要根据国家的有关标准对公司 的“扬人字〔2007〕15号”发文进行著录（见附录22
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任务10
准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999 年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要 想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。这是扬帆集 团的一份内部发文，同时有纸质和电子文件两种形式，文件的内容与形 式较为规范，段落符号式条目格式的著录格式。为今后查找方便，应将 文件的具有检索价值的特征详细著录。掌握了著录项目、著录符号及使
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任务11
档案检索工具是揭示档案室保存档案的内容和成分，指明档案存贮线索 （1）存贮职能。 （2）检索职能。
表11-1
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任务11
1 它是将案卷目录和卷内文件目录的内容结合在一起而形成的目录名册，
编制案卷文件目录，只需把案卷目录和卷内目录依次打印，或复印剪贴 后装订起来即可。案卷文件目录的格式见表11-2和表11-3 2 分类目录是以档案馆（室）全部（或主要部分）档案为著录范围，按 《档案著录规则》著录成文件级或案卷级条目，依照《中国档案分类法》 主表体系分类排列而成的一种综合性检索工具。
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任务11
分类目录主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单位，即一卷一 （1）填卡。按照《档案著录规则》的规定，把有关内容分成条目格式 （2）排列。如果档案室保存的有不同时期的档案，应首先按时期分开，
反应同一时期内容的卡片要排列在一起，然后，在每一时期内，依据 《中国档案分类法》的体系，把卡片按大类、属类依次排列；在每一类 （3）设置指引卡。由于分类卡片目录数量大，各类之间应用指引卡分 开。