档案检索工具

档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。

编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。

编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。

1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。

它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。

包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。

前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。

目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。

档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。

馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。

馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。

附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。

2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。

它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。

3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。

编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。

1、题型：判断题分值：3根据档案保护技术“以防为主、防治结合”的原则，各级各类档案馆采取的防止档案的损毁、杜绝不利档案长期安全保管各种因素预防性措施的总称，又简称“八防”。

正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。

正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3积极提供利用，为社会主义现代化建设服务是档案馆工作的根本任务。

正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3档案馆档案的移出登记是以档案的收进次数为单位，对档案馆档案的收进情况进行登记的一项基础性登记工作。

正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3全宗指南是一种馆级档案检索工具。

正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3档案馆工作制度化是指档案馆各项工作都统一制定并严格执行制度的过程。

正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的根本目的。

正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小，内部组织机构的调整，工作地点的变更，名称的更改，领导隶属关系的改变，或者在一段时间内停止过工作等，都属于基本职能的变化，应重新划分全宗。

正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3案卷文件目录是一种文件级档案检索工具。

正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3档案馆档案利用的方式主要包括提供利用和编研利用两个方面。

正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4我国档案馆的类型包括。

选项1: 国家档案馆选项2: 综合档案馆选项3: 专业档案馆选项4: 部门档案馆选项5: 企业、事业及其它社会组织单位档案馆答案正确12、题型：多选题分值：4档案馆的基本任务主要是：。

选项1: 永久保管档案的基地和社会利用档案的中心选项2: 维护党和国家历史真实面貌选项3: 集中统一地管理党和国家的档案及有关资料选项4: 维护档案的完整与安全选项5: 积极提供利用，为社会主义现代化建设服务答案正确13、题型：多选题分值：4我国国家档案馆包括。

档案管理学（A卷）一、单项选择题（10%）１、档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性的程度，其中能满足利用者要求的准确程度的是（）Ａ、查准率Ｂ、查全率Ｃ、检索效率Ｄ、漏检率２、档案检索工具的种类比较多，将著录条目连续排列并装订成册的检索工具是（）Ａ、馆藏性检索工具Ｂ、书本式检索工具Ｃ、查找性检索工具Ｄ、介绍性检索工具３、大事记的种类很多，记载国家或一定地区一定时间内某一方面的大事记是（）Ａ、机关工作大事记Ｂ、国家或地区大事记Ｃ、专题大事记Ｄ、个人生平大事记４、档案展览和陈列的性质主要表现是多方面的，能表现档案内容，能更具吸引力并能受到良好服务效果的是（）Ａ、现实性Ｂ、思想性Ｃ、艺术性Ｄ、翔实性５、对档案数量、存在与保管的状况及其变化情况进行登记的形式有多种，其中详细登记每一个全宗情况的形式是（）Ａ、全宗名册Ｂ、卷内文件目录Ｃ、档案登记簿Ｄ、全宗单６、统计调查根据统计工作的不同类型，它可以分为两种类型。

因某一特定需要而临时组织的统计点调查是（）Ａ、综合性调查Ｂ、抽样调查Ｃ、专门调查Ｄ、随机抽样调查７、编写组织沿革可以有多种方法，按年度记述某一机关组织概况的是（）A、阶段法B、系列法C、编年法D、系统法8、档案文摘汇编的编辑、出版形式比较灵活，根据社会某一方面问题汇编公布的档案文摘是（）A、学术论文文摘B、科技成果文摘C、现行文件文摘D、专题档案文摘9、档案标引步骤主要由两部分内容组成，其中确定被标引档案主题概念过程的是（）A、主题因素B、主题分析C、概念转换D、标引规则10、为了保证标引工作的质量，有三个指标应该掌握，其中能确认档案所有程度的是（）A、标引的专指度B、标引的一致度C、标引的网罗度D、标引质量指标二、多项选择题（10%）1、档案提供利用的主要方式有（）A、档案阅览服务B、档案的外借服务C、展览与陈列服务D、制发复本服务E、档案咨询服务2、开放档案的依据有（）A、用户需要B、理论依据C、法律依据D、实践依据E、开放政策3、档案检索工具在档案管理中具体表现出的作用是（）A、桥梁作用B、交流作用C、管理作用D、查询作用E、服务作用4、档案咨询服务工作一般按下列程序进行（）A、接受用户咨询B、答复用户咨询C、分析用户咨询问题D、建立咨询档案E、帮助用户查找档案5、组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制组织机构和人员变革情况的参考资料，其主要的形式有（）A、机关组织沿革B、工业组织沿革C、地区组织沿革D、直属机构沿革E、专业系统组织沿革三、名词解释（30%）1、档案统计2、档案著录3、《中国档案主题词表》4、档案利用服务5、专题概要四、简答题（24%）1、什么叫档案馆指南？它包括哪几部分内容？2第 3 页共13 页2、简述档案咨询服务的内容和种类。

物业档案管理常用的检索工具1.引言1.1 概述概述部分是文章的引言，需要对物业档案管理常用的检索工具进行一个简要的介绍和概括。

下面是概述部分的内容：概述：随着社会的发展和进步，物业管理工作越来越复杂，物业档案的管理变得尤为重要。

物业档案管理涉及到大量的信息和数据，如房产信息、租赁合同、维修记录等等，因此如何高效地检索和管理这些档案成为了物业管理人员亟需解决的问题。

本文将从概述、具体工具和结论三个方面，对物业档案管理常用的检索工具进行探讨和总结。

在文章的正文部分，我们将首先介绍物业档案管理的概述，包括物业档案管理的定义和重要性，以及管理物业档案所面临的挑战。

随后，我们将详细介绍常用的物业档案管理检索工具，包括电子档案管理系统、数据库和检索软件等，分析它们的优缺点和适用范围。

最后，我们将在结论中对整个文章进行总结，并对未来物业档案管理的发展进行展望。

通过本文的阅读，读者将能够清楚地了解到物业档案管理常用的检索工具，为物业管理工作提供更好的参考和指导。

随着科技的不断进步和创新，我们相信物业档案管理的效率和质量将会得到进一步提升。

同时，我们也期待更多的新技术和工具能够应用到物业档案管理中，更好地满足不断变化的需求和挑战。

1.2 文章结构文章结构主要分为引言、正文和结论三个部分。

引言部分包括概述、文章结构和目的三个小节。

在概述部分，介绍了物业档案管理常用的检索工具是文章的主题。

在文章结构部分，说明了文章的组织结构和各个部分的内容。

目的部分阐述了撰写该文章的目的和意义。

正文部分主要包括物业档案管理概述和常用的物业档案管理检索工具两个大节。

物业档案管理概述部分主要介绍了物业档案管理的定义、重要性以及所面临的挑战。

常用的物业档案管理检索工具部分包括电子档案管理系统和数据库与检索软件两个小节，具体介绍了这些工具在物业档案管理中的应用和作用。

结论部分分为总结和展望两个小节。

总结部分对整篇文章的内容进行了概括和总结，强调了物业档案管理常用的检索工具的重要性和作用。

1.档案：是国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的供保存备查各种形式的原始记录2.档案分类：指根据一定的标准，按照档案在来源、内容、时间、形式等方面的异同将之分门别类3.档案室：是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信息服务与咨询性质的机构，一般情况下不对外开放4.档案馆：是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地和对外提供档案服务的单位，是社会各方面利用档案的中心。

5.档案收集工作：是指档案室（馆）按照国家的有关规定，通过接受制度和征集办法而进行的单位档案归档、机关档案移交和社会散存档案征集等活动6.文件归档：是指各单位处理完毕且具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程7.全宗：是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称8.立档单位：构成全宗的具有独立性的社会组织或个人就是立档单位，也称为“全宗构成者”9.联合全宗：指两个或两个以上的单位形成的、互有联系的且不易区分的档案所组成的联合体，是一种全宗的补充形式10.全宗汇集：指若干独立全宗因档案数量极少而被人为的将其中性质相近的全宗汇集起来，它是一种全宗的补充形式11.档案汇集：是由若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案汇集而成的组合体，是一种全宗的补充形式12.全宗内档案的分类：是按照来源、内容、时间或其他形式特征将立档单位所形成的档案划分为若干类别，使之条理化的工作13.档号：是指档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号14.档案价值鉴定：是指档案室（馆）按照一定的原则、标准、方法，分析和评价档案的价值，确定其保管期限剔除丧失保存价值的档案并予以销毁的工作。

15.档案期限卡:是指以表册的形式列举档案的内容来源和形式，确定其保管期限的指导性、标准性文件；它是档案室（馆）鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据16.档案保管工作：是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理工作17.档案存放位置索引：是以表册或卡片的形式记录档案在库房及装具中存放位置的一种引导性管理工具18.档案代理卡：是档案室（馆）在档案暂时移出库外时在档案原存放位置放置的一种替代卡片19.全宗卷：是档案室（馆）管理某一全宗的过程中形成的记录和说明该全宗历史情况的专门案卷；它是一个全宗在形成和管理活动中形成的“档案”20.档案著录：是指在编制档案目录时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程21.档案标引：是指在档案著录中对对档案的内容进行分析、选择，并赋予其规范化检索标识的过程。

谈常用档案检索工具的编制方法摘要，即用简洁、准确的文字揭示档案内容，这是最核心的著录项目；第三部分是指引部分，写明材料所在的档号，以便使用索取。

2 书本目录式档案检索工具书本目录式检索工具，一般有案卷目录、案卷文件目录（又称全引目录）、分类目录、全宗文件目录、专题目录、主题目录、全宗目录、联合目录、文号目录。

其中，分类目录、全宗文件目录、专题目录和主题目录是相应的卡片目录的转换形式，这里不再赘述。

2.1案卷文件目录案卷文件目录的格式比较常见的有3种：第一种形式是先列出每一案卷的主要项目，如案卷号、案卷题名、起止日期、案卷内文件页数、保管期限、备注等，再在每一案卷下面详细列出卷内文件目录。

第二种形式是仅指出每一个案卷的卷号和题名，下面列出该卷的卷内文件目录。

第三种形式是分为两部分，第一部分为案卷目录表，第二部分为卷内文件目录表，在卷内文件目录的备注中注明该份文件所属的案卷号。

2.2文号目录文号目录是按文号、作者、年度编排并指明出处的一种检索工具，是一种特殊形式的目录。

机关日常工作中习惯以文号查档案。

文号目录编制简便，检索效果好，主要适用于机关档案室和基层档案馆。

文号目录（索引）的编制方法是：先设计印制好《文号目录表》，再找出要编文号目录的案卷，按文件字号的顺序把文号、文件形成时间、文件题名、档号填在表内，装订成册即可。

编制联合目录可以采用三种方式：一馆为主先编，其他馆校对补充；各馆分编，一馆为主汇总；各馆分编，组织专门班子汇总。

3 文章叙述式档案检索工具文字叙述式档案检索工具主要有全宗指南、专题指南、档案馆指南。

这类检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，而采用文章叙述的形式记录档案信息，因此借助它不能直接获得档案文件。

从这个意义上来说，可将其视为间接性检索工具。

它的主要功能是：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。

3.1专题指南专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。

谈档案检索工具的功能作用及种类摘要：档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。

记录是指登录档案的外形和内容特征。

报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。

查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。

记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。

关键词：档案；检索；工具；功能；作用；种类档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。

记录是指登录档案的外形和内容特征。

报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。

查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。

记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。

1 档案检索工具的基本功能档案检索工具的基本功能有两个方面：1.1存贮存贮是指将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。

1.2查找查找是指向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。

存贮的目的是为了查找，查找必须以存贮为基础。

两者是互相协调、互相制约的统一体。

2 档案检索工具的作用档案检索工具的具体作用主要表现在以下方面：2.1桥梁作用庞大、丰富的档案馆藏与日益增长的社会利用需要之间的矛盾变得越来越突出。

这就要借助档案检索工具这一纽带将“藏”与“用”连接起来，在档案和利用者之间架起一座“桥梁”，沟通档案材料同利用者和管理者之间的关系。

2.2查找作用要在浩瀚的档案海洋中迅速、准确地查到利用者各种特殊需要的档案材料决非易事，这就要借助检索工具这把钥匙帮助利用者和管理人员来打开档案宝藏的大门，将利用者需要妁档案查找出来。

2.3交流作用档案检索工具是报道馆藏和进行馆际交流的重要工具。

一、单选题（一共6道）1、各单位年度大事记的保管期限为（）。

A、长期B、短期C、永久（正确答案）2、目前在服务效果的评价中，仍占主要地位评价指标是（）。

A、接待人次与利用卷次（正确答案）B、利用卷数C、接待时间3、档案参考材料属于（）。

A、一次文献编研成果B、二次文献编研成果（正确答案）C、三次文献编研成果4、档案部门所编写的人物传记属于（）范畴。

A、文学传记B、历史传记（正确答案）C、自传5、建立档案信息数据库是网络环境下档案信息资源组织的重要方式，档案部门应该本着( )的原则，建立分工有序、特色鲜明的档案信息专题数据库.A、合理分工B、资源整合C、资源共享（正确答案）6、档案文献汇编中介绍档案文献的状况和编辑加工情况的部分是（）。

A、序言B、附录C、编辑说明（正确答案）二、多选题（一共6道）1、档案文献汇编题名的拟写要求是（）。

A、准确揭示汇编的内容（正确答案）B、准确揭示汇编所涉及的时间和地区范围（正确答案）C、准确揭示汇编内材料的成分（正确答案）D、准确反映取材的详略（正确答案）2、人物全宗指南的内容与成分包括（）。

A、家庭亲属与主要社会关系的材料（正确答案）B、个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录（正确答案）C、财产状况与经济活动的材料（正确答案）D、卷内文件目录3、大事记的正文由（）组成。

A、大事记目录B、大事记概况C、大事时间（正确答案）D、大事记述（正确答案）4、中国大陆公民和组织，利用各级国家档案馆保存的已开放档案，持有（）等证明可以直接到档案馆办理借阅手续。

A、身份证（正确答案）B、工作证（正确答案）C、介绍信（正确答案）D、申请书5、专题图文集的特点是（）。

A、形象直观（正确答案）B、观赏性强（正确答案）C、具有一定地域特色D、成本较高（正确答案）6、档案利用效果典型事例的收集方法主要有（）。

A、即时收集（正确答案）B、效益评估C、追踪收集（正确答案）三、判断题（一共8道）1、档案检索工具所记录和报道的信息来源于档案，是经过选择和压缩的信息，属于二次信息。