如何做好文书处理工作
(一)学习目标
掌握文书处理的基本原则；学会审核文稿；能够对文书进行查办；掌握文书会商及汇编文书的方法；掌握文书的借阅、翻印、存放方法。
(二)文书处理文稿的审核把关工作
文稿的审核把关工作是指文书草稿写成之后，由文书拟稿部门的负责人或单位综合办公部门的文秘人员对其内容、文字、体式等方面进行的全面审核修改工作。从一定意义上说它既是拟稿工作的延续，又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制文书的数量与质量有着重要意义。同时，还可以节省**在签发审批文书上的时间和精力。核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。
文稿内容方面的审核主要包括三查：一是查矛盾抵触。即检查文稿的内容与党和政府现行的方针政策、法律、法令以及上级的指示、决定有无矛盾抵触的地方；与本单位过去发过的文书有无矛盾和提法不一样的地方；与同系统其它单位的规定有无矛盾的地方；文书本身前后提法有无矛盾的地方。二是查政策界限。即检查文稿的内容有无该划界限而没有划或界限不清、交待不明的情况；有无行政部门向党的机关作指示、交任务的现象；有无应该内外有别而内外不分的现象。三是查措施落实。即文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门或单位的
问题，是否已协商一致。
文字表达方面的审核主要包括四个方面的内容：一是文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；二是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使用是否正确；三是有无错字、漏字、别字；四是字迹是否工整清晰规范。
文稿体式方面的审核主要包括以下内容：文书名称是否使用得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。核稿之后，如果文稿的改动不大，可直接送**签发。如果文稿改动较大或需要重写，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写，经再次审核通过后，交**签发。文书查办
(1)文书查办的含义
文书查办是指核查重要文书的执行情况，并督促与协助承办单位全面、具体地落实文书精神，解决有关问题的活动。
文书查办是监督控制文书处理的一种管理活动，其功能在于推动和保障文书效用的尽快实现，使文书的内容按时、按质、按量地办毕。
文书查办的一般过程是：
确定查办范围和重点：查办范围包括对内查办和对外查办两个方面。对内查办是指对本单位文书办理、执行情况的督促检查；对外查办是指对本单位发出的文书的办复情况的催询。查办的重点是急件、重要件和拟文、签发环节。
交办：即向有关部门布置查办任务、落实查办人和查办要求，并履行注册登记手续。
催办：即向有关部门催询办理情况，核查办理结果。可采用电话催办、派人催办，也可发信(适合对外查办)催办。
结办：将查办结果向有关领导汇报。
销办：即注销已获结果的查办文书。
(2)如何搞好文书的查办工作
第一，要建立切实可行的查办工作制度，并指定专人负责。必要时，可设置专门机构负责文书的查办落实工作。
第二，正确选择查办对象。需要查办的文书应该是重要的、紧急的文书，或是久拖不决、无人过问的文书。为了保证查办工作有目标地进行，应确定文书办理的原则和期限，其原则是，除关系政策原则问题或牵涉面广，内容复杂，需要调查研究，或指定了承办期限的文书外，一般规定急件的承办期应短于普通文书。凡是不能及时答复的文书，应先通知来文单位。承办期限规定为：紧急件一日内办毕，急件不超过三天，一般文书不超过一周。
第三，加强检查和汇报。收发单位在一定时期内，根据收发登记和统计材料，对尚未办理结束的文书进行检查登记，并将检查结果分类列表向领导汇报，并作为对未办结的文书进行查办的依据。对于一些内容重要，拖延很久和屡查不办的文书，除将积压、拖延情况及时汇报外，可请领导亲自查办。文书会商
处理涉及两个以上单位或部门的问题时，主办单位或部门应准备好处理意见，会同有关单位或部门研究解决，并负责归纳整理，文稿拟好后，负责送会办单位或部门签注会商意见，这项工作就叫会商。会商的作用是维护文书的合法性、有效性、统一性。对于为依法依制必须在有关单位或部门取得一致意见的文书而言，这是文书形成过程中的重要步骤。
会商时应注意以下问题：
第一，协商的对象应齐全没有遗漏。为保证文书合法并有效，被其内容所涉及的所有单位和部门都在协商范围之列，应逐一征求他们的意见。
第二，协商过程中，如果有些问题没有取得一致意见，不得写入文书中。
第三，协商的方式很多，可根据不同情况采用"面会"或"函会"。汇编文书
汇编文书是指秘书部门将保管的文书按着一定的题目进行收集、挑选，汇编成册，以利提供利用的一项工作。这种文书管理形式已被很多秘书部门采用。
(1)汇编文书的要求
汇编文书要有审批手续。汇编本单位制发的文书要经主管领导批准；汇编上级文件应报原发文单位批准。汇编本的使用应严格管理制度，发放数量应严格控制，发放及阅读范围应按汇编中密级最高的文书办理。注明不准翻印或密级较高的文书，应遵照
总部常用文书办理流程 （是否合并到“文书管理制度”之中？） 适应总部工作开展需要，总裁办特参照《文书管理制度》中援引的文书类别划分方式，就部分常用文书在传阅、会签、回复等环节中的办理流程规整如下。 一、传阅、会签类文书办理 （一）传阅、会签类文书概指需相关部门及人员知晓或会签意见的文书，其判定多由文书所涉事项归口管理或承办部门负责人给出，执行主体为文书所涉事项归口管理或承办部门之具体经办人。 （二）办理流程 该流程执行主体均为来文主办部门 1、加附《文书传阅单》或《文书会签单》。主办部门（来文指定办理部门或所涉事项归口管理部门）具体文书经办人须根据领导批示对拟传阅、会签文书加附《文书传阅单》或《文书会签单》，并报呈领导明确传阅、会签的范围及要求，或在“备注”栏中注明领导指定的传阅/会签范围及要求。 2、进行文书传阅、会签。主办部门具体文书经办人在按要求于相关部门及人员间进行文书传阅、会签时，须注意跟进传阅、会签进度，适时督促文件在指定传阅范围内的流转及办理。传阅、会签文书在某一部门及人员处的停留时间原则上以半个工作日为限，出差、休假等特殊情况可先进行电话沟通，事后再补办传阅、会签手续。 3、反馈传阅、会签结果。文书按要求完成传阅、会签后，具体文书经办人须及时将传阅结果反馈至主管领导，并根据主管领导对反馈结果的处理意见办理相关事务。 4、归档。上述环节办理完毕后，具体文书经办人须将传阅、会签文书与《文书传阅单》或《文书会签单》一道送至总裁办登记存档。 二、回复类文书办理 （一） 回复类文书概指总部针对子公司来文做出的答复，执行主体为来文指定部门或所涉事项归口管理部门及其具体经办人。在来文没有指定具体承办部门且所涉事项有多个关联部门时，由总裁办依据《管理纲要》中明确的总部各部门的审批、备案事项范畴裁定主办部门及协办部门（若有）。 （二）办理流程
八、公司文书处理制度 （一）总则 第一条范围 本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。 第二条定义 本制度所指文书，包括以下内容： 1．高层决策文书以及基层下达的文件。 2．部门会议文书与转阅文件。 3．合同书、证券、证书和劳动协议书。 4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。 5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。 6．往来书信、电报、任命书、意见书。 7．各种报告、各种统计表。 其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。 第三条类别划分 上述文书按机密程度、可划分为以下几类： 1．机密文书 （1）绝密。 （2）秘密。 （3）保密。 2．普通文书，即机密文书以外的文书。 3．其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。 第四条适用原则 （二）文书的收发 第五条收发 到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发： 1．普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。 2．绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。 第六条制度时间外的处理 1．值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。 2．所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。 第七条收发决定 所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与指示。
公司文书处理制度 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】
公司文书处理制度 （一）总则 第一条范围 本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。 第二条定义 本制度所指文书，包括以下内容： 1．高层决策文书以及基层下达的文件。 2．部门会议文书与转阅文件。 3．合同书、证券、证书和劳动协议书。 4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。 5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。 6．往来书信、电报、任命书、意见书。 7．各种报告、各种统计表。 其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。 第三条类别划分 上述文书按机密程度、可划分为以下几类： 1．机密文书 （1）绝密。 （2）秘密。 （3）保密。 2．普通文书，即机密文书以外的文书。 3．其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。 第四条适用原则 （二）文书的收发 第五条收发 到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发： 1．普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。 2．绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。 第六条制度时间外的处理 1．值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。 2．所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。
二办文 案例一文书处理 【职业情景】 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。 中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优． 为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。 发文处理： 思考题：根据上述内容，制发一份通知。发文工作分4个场景。 1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求， 让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室， 开始拟写通知。
要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经 理经审核签字同意发出。 请演示领导审核签字的过程。 3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检 查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。 请演示秘书编号印制文件的过程。 4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发 文登记表上填写好有关内容，再分别封好。 请演示秘书发文登记的过程。 案例二邮件收进的程序 【职业情景】 沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。 沈小姐数了下信件的数量，一共21件。她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。 沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌
公司文书管理规定集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]
第一章总则 第一条本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。 第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书 类与公文。 第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条必须严格保守文书的机密。 第五条文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速” 为原则，必须明确责任。 2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条文书的主管原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。 2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。 第二章文书的收发 第七条到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。 1．一般文书予以启封，分送各部门、科室。 2．私人文书不必开启，直送收信人。 3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。 第八条节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。
第三章文书的处理 第九条文书按机密程度可分为以下几类。 1.须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容 的文书。 2.须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员 透露的文书。 3.外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另 当别论。 5.传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。 第十条普通文书的处理原则如下。 1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他 必要的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。 2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级 指示办理。 3.如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后 方能予以处理。 第十一条机密文书的处理原则如下。 1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要 点，注明发文者姓名，由发文者封缄。 3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得 擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条 规定约束。
上海贝尔综合代维项目 工作文档标准化管理制度 Any document printed from the Document Control System is an uncontrolled copy.
目录Contents 1.目的 (3) 2.适用范围 (3) 3.术语和定义 (3) 4.职责权限 (3) 5.工作文档管理内容 (3)
1.目的 通过对综合代维项目内文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。 2.适用范围 本制度适用于综合代维项目内所有公务文书、文件和资料的管理。 3.术语和定义 3.1 公文：指综合代维项目部在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。 3.2 制度（程序）：指要求综合代维项目部成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3.3 办法：指综合代维项目部针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。 3.4 标准：指综合代维项目部对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3.5 规章制度：综合代维项目内各种制度、规定、办法的泛称。 3.6 记录：指综合代维项目内对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。 4.职责权限 4.1 总部综合管理部负责公司级制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。 4.2 各综合代维项目部负责本项目内相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。4.3 总部综合管理部负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各项目部文件资料管理情况进行监督检查。 4.4 各综合代维项目部负责以本项目部名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。 5.工作文档管理内容 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准： 各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5.1.2.1
公司文书处理制度 （一）总则 第一条范围 本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。 第二条定义 本制度所指文书，包括以下内容： 1．高层决策文书以及基层下达的文件。热点栏目： XX年个人总结 2．部门会议文书与转阅文件。 3．合同书、证券、证书和劳动协议书。 4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。 5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。 6．往来书信、电报、任命书、意见书。 7．各种报告、各种统计表。 其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。 第三条类别划分 上述文书按机密程度、可划分为以下几类： 1．机密文书 （1）绝密。
（2）秘密。 （3）保密。 2．普通文书，即机密文书以外的文书。 3．其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。 第四条适用原则 （二）文书的收发 第五条收发 到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发： 1．普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。 2．绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。 第六条制度时间外的处理 1．值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。 https://www.doczj.com/doc/e56849304.html, 2．所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。
办公室文件管理制度 第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
公司文书处理制度文档 Documents of company document processing system 编订：JinTai College
公司文书处理制度文档 小泰温馨提示：规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。本文档根据规则制度书写要求展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整修改及打印。 本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急 处理，事后也须按本制度补齐有关手续。 本制度所指文书，包括以下内容： 1．高层决策文书以及基层下达的文件。热点栏目： xx 年个人总结 2．部门会议文书与转阅文件。 3．合同书、证券、证书和劳动协议书。 4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记 文书。 5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、 各种规定与计划书。 6．往来书信、电报、任命书、意见书。 7．各种报告、各种统计表。
其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。 上述文书按机密程度、可划分为以下几类： 2．普通文书，即机密文书以外的文书。 3．其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。 到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发： 1．普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。 2．绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。 第六条制度时间外的处理
文书处理程序 （一）发文处理程序 1．拟稿 是发文办理的第一个环节，主要贯彻领导人或机关意图的重要环节。 2.审核 秘书部门负责人或机关领导人对文件从内容到形式做全面检查和修正 3.签发 领导人在签发时要做到严谨和谨慎 4.复核 检查文书的审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，附件的份数和页数是否符合正文要求，内容是否完整，格式是否统一规范。 5.缮印、用印 经过复核的公文。要加盖公章以示公文的有效性 6.发文登记 有专门的发文登记本，一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。 7.分发 由秘书部门通过邮寄、传真直接递送等方式发送到收文单位或个人 （二）收文处理程序 1.签收 首先要清点，其次要检查，最后签字 2.分类 将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分 3.呈送 记得文件中的要件、保密函件，重要人物或部门来的信件，秘书不能轻易拆。 4.拆封 要保持信件的完整，特别是里面的文件不得损坏，拆开后对信件的内容进行检查，核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件，要及时向收件人道歉 5.阅信 6.登记 按收文薄所列内容逐一登记 7.处理 秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。 8.拟办 是由领导人批办之前，由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见。 9.批办 是指领导人对来文由谁处理，如何办理做出决断的行为 10.传阅 注意传阅的范围和方式 11.承办 是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求，对文件进
行具体办理、落实的过程。 12.催办 指对每份文件处理环节的催促 13.办结 由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为 秘书在文书处理中的作用 秘书的工作是琐碎而且繁杂，在企业中秘书起到承上启下的作用，是上司和员工之间的纽带。秘书在文书处理中要正确领会其中的含义，替上司过滤事物。使事情得以有效的解决，提高工作的办事效率。另外，秘书是辅导型的身份出现的，秘书注意自己的身份，不得无端做出决定。 在收文处理过程中，要对公文进行过滤、筛选选择重要有价值的信息进行整理规划，减小领导的工作量。 在发文处理中，秘书要对每一步进行认真的分析，做到严谨万无一失，提高工作的效率。 所以秘书在企业中的作用是至关重要的，我们要提高自己的专业水平和工作能力，只有这样才能骑到事半功倍的效果。
五、公司文书管理制度 （一）总则 第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条必须严格保守文书的。 第五条文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2．即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条文书的管理原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。 （二）文书的收发 第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1．一般文书予以启封，分送各部门。 2．私人文书不必开启，直接送收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。 （三）文书的处理 第八条文书按程度可分为以下几类： 1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏容的文书。 2．秘密。指次重要并且所涉及容不能向公司外无关人员透露的文书。
3．。指不宜向公司以外人员透露容的文书。 4．普通。指非文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5．传阅。指在本公司部传阅或传达的文书。 第九条普通文书的处理原则如下： 1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。 第十条文书的处理原则如下： 1．文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发 文者，并由发文者封缄。 3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。 第十一条文书的阅览原则如下 1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。 2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。 第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。 （四）请示审批 第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。 第十四条须请示审批事项如下： 1．职务及重要人事安排； 2．各种制度性规定的变更； 3．重要契约的缔结、解除与变更；
篇一：《文书岗位职责》 文书管理岗位职责 ―、公文处理 1、认真做好公文的接收、登记、编号、传阅、分发工作，将严格签字手续。 2、根据领导对文件签批的意见做好转办、催办工作。 3、负责领导已签发文件的编号，装订用章及发放工作。 4、认真做好上一年的文件分类、立卷、移交工作。 5、具体对与质量体系有关的文件和资料进行控制和管理,协助其它部门做 好质量体系管 理工作。 二、收发工作 6、建立健全收发制度,完善各项手续,力求达到工作标准化、规范化。
7、严格登记收发文彳牛、传真和电话，不乱丢垃圾，妥善保存，即时传递，做到确保安全 不丢失。 8、对资料分清类别，必须登记签名；收、发的文资料要经负责人审批签字。 9、建立收发登记手续，文件及时传阅。 10、严守保密制度，对一切机密的电、文、信件，确保不泄露密不失密。 n、遵守劳动纪律,坚守工作岗位,热情服务。 三、印章管理及其它 12、负责印章的保管及使用,做到重要情况用章时经负责人领导批准 签字,并进行用章登记。 13、严格公童保管制度，一般性用章不得外借，确因公事非外用不可的,须经负责人同 意,并限制外用时间,严格登记外用地点、事宜、外用人。
14、严守保密制度，管理好各种文件，对保密事项不传播,不泄密。 15、坚守岗位，做好来客的接待工作。 16、负责信息的收集、整理、编发打印及存档工作。 17、认真做好来文登记、转办、催办工作。 严守保密制度,做到不泄密,不失密。篇二办公室文书岗位职责 办公室文书岗位职责 办公室文书岗位职责 （2014年5月7日，杨长水草拟） 负责公司综合文稿的草拟、修订、校核和编印工作。 负责校核公司的上报、夕卜报文件及文字性资料。 负责公司的制、发文管理,对拟发文稿的文种、内容、格式进行校核和把关, 呈送总经理签批后制、发文。
文书管理制度 第一章总则 第一条为加强公司各类文书管理，规范流转运作，提高文书处理的效率和质量，特制定《文书管理制度》（以下简称本制度）。 第二条本制度所称文书管理是指公司与政府有关部门的往来文书(包括党政公文、信函、传真、电报等)、公司内各部门间的往来文书、公司与各成员企业的往来文书，自收(发)文到归档的全过程管理。 第三条文书处理应做到及时、准确、周密、安全，手续力求简便。 第四条承办人员对经办的各类文书，除公告外，均应严守秘密，以免造成失（泄）密。 第二章承办部门 第五条行政人事部是公司文书管理的执行与监督机构，负责公司各类文书的统一管理。 第六条文书内容涉及两个部门以上的，由主要部门承办，其他部门协办。 第七条各承办管理部门必须指定专人负责往来文书的处理，凡未按本制度处理的文书，其他部门不得受理，并应及时向分管领导汇报。 第三章一般文书处理程序 第八条文书主要种类： 1、请示：向上级机关请求指示、批准工作事项时使用。 2、报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或者答复上级机关的询问时使用。 3、批复：答复请示事项时使用。 4、通知：发布规章制度，转发上级机关、批转下级机关的公文，要求下级机关或企业员工周知、办理、执行等有关事项时使用。 5、通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用。 6、函：与同级单位商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用。 7、会议纪要：记载、传达重要会议议定事项和主要精神，要求与会部门(单
位)共同遵守、执行时使用。 8、章程、条例(包括规定、办法、实施细则等)：需要有关各方贯彻执行的法规性文件。 9、协议书、合同：是明确签约双方或多方权利和义务、具有约束力的契约性文书。 10、其它：各种报表、司法文书和诉讼文书等。 第九条收文 凡递送本公司的公文，由行政人事部文书人员检点、验收，除写明负责人亲启的公文或函件外，一般文件都由其逐一拆封登记。重要文件要填写办文单(见附件一)，经有关领导和部门流转批阅后存档。电报、挂号信、特快邮件在统一的《收文登记簿》（见附件二）内登记。 第十条分文 1、来文登记后，根据行政人事部负责人批注的意见，由公司文书人员负责传递、分送至主办部门及成员企业。若同一文件业务性质涉及两个部门以上的，应由主办部门传阅，并会同其它有关部门处理； 2、各部门文书人员必须认真做好部门收、发文件的登记、传阅工作。文件阅办完毕，应交文书人员归入本部门的案卷类目，做好预立卷工作； 3、各部门形成的工作计划、规划、小结、总结、汇报、简报、规章制度、合同、协议书和统计报表等不编发文号的内部文件，是反映公司业务活动的重要材料，应予妥善保管。各部门文书人员应认真做好上述文件的登记、立卷、归档工作； 4、各部门人员到上级机关或外单位开会所带回的文件以及专业会议材料等，应及时交公司行政人事部文书人员补办登记手续，以便统一立卷归档。 第十一条办文(发文) 1、承办人员收到文件后，应根据领导签注的处理意见立即办理，文书人员要做好催办工作。办理的情况应及时反馈给有关领导，由领导签注意见后归档； 2、处理文件涉及两个部门以上问题时,应由主办部门负责,会同协办部门解决。如有问题，可会同提出意见，报请公司领导解决。一般会办的文稿必须办理会签手续； 3、发文须用发文稿纸(见附件三)拟稿，拟文要符合公文格式，主题明确，简明扼要，字迹清晰，标点正确，拟稿及核稿、审批、签发人员均需在稿面上签上全名，并注明年、月、日，不可简写； 4、如有附件，需在文后逐件标明写清。改注太多的文稿应予清稿，以利缮写、打印和校对；
党委办文件管理制度 1 总则 1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文管理的有关规定，结合实际，特制定本制度。 1.2 文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。 1.3 本单位的各类文件（党委和行政）统一由文电股归口管理。 2 收文的管理 2.1 公文的签收 2.1.1 签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。 2.1.2 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。 2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。 2.2 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交文电股保管，个人不得存放。 2.3 文件的阅批与分转
2.3.1 凡正式文件应附上“办文签”，由文电股股长根据文件内容和性质阅签后，由文书（或秘书）分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。 2.3.2 为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示、次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。 2.4 文件的传阅： 2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 2.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 2.4.3 文件阅完后，应交给文书，切忌横传。 3 发文的管理 3.1 文电股负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3.2 发文的范围：凡是以县委、县委办公室名义上报、下发的各种文件均属发文范围。
公司文书管理办法 第一章总则 第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。 第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、保密、安全。 第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。 第二章公文种类 第六条公文分类 根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类： 一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通 知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。 二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之 间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一
由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。 三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相 关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。 四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领 导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。 五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。 第六条公文版式制定标准 一、公文格式 公司行文统一使用统一格式和标准版头。 二、文头部分 由文件版头、发文字号、横格线组成。 三、行文部分 由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。 四、文尾部分 由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。 五、公文排版： （一）公文文字一律从左到右横写横排。 （二）使用字体：
档案管理工作规范 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。 第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条本工作规范适用于**公司的档案管理工作。 第四条档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则，采取“分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。 第二章档案管理职责及人员要求 第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。 第六条办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 第七条各部门应配备兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。根据本规范制定本专业管理细则。 1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。 2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。 4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。 第三章档案的收集归档
文书处理制度 一、文书处理工作的任务和原则 文书处理工作，就是从文件材料产生到立卷归档要经过的一系列工作程序，也就是办理和整理文件材料的工作。 主要任务：收文发文、拟办催办、拟稿核稿、校对缮印、立卷归档、保管借阅、群众来信处理以及领导交办的有关文书工作。基本原则：及时、准确、保密。 全院文书处理工作，业务上由院办公室实行统一管理。各部门兼职文档人员要保持相对稳定，因工作需要变动时，需报院办备案。 二、公文种类 根据国务院办公厅的有关规定。主要有如下几种： 1、命令、通令：发布重要法规，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员。 2、报告：向上级机关汇报工作，反映情况。 3、请示：请上级机关审核和批示的事项，“报告”和“请示”必须严格分开使用，“报告”中不应有请示事项。 4、决定、决议：规定重大行政措施，建立或变动组织机构，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻的事项，用“决议”。 5、通知：传达上级机关的指示．要求下级单位办理或需要知
道的事项，颁发本单位的规章制度和印发有关材料。 6、批复：回答下级单位的请示事项。 7、通报：传播典型事例(表扬、嘉奖或批评、惩戒、介绍先进经验)。 8、纪要：一个会议结束后，根据会议讨论决定的事项，整理出要点。 9、函：向兄弟单位就重要问题相互商洽、询问以及答复问题。商洽纯属业务性问题可用便函(便函不作为正式的公文名称)。 三、行文关系 1、对上级机关行文 (1)以医院、党委名义向上级机关行文，一般送直接领导机关，不得越级行文。如因特殊情况，必须越级行文时,应抄报直接上级机关。 (2)向上级请示问题的公文，除上级规定外，一般不抄报其它有关领导机关，更不得下发。牵涉到双重领导关系的事项，也只能送主管该项工作的主管领导机关，必要时可抄送另一领导机关。 2、对下级单位行文 (1)向下级行文，主送必须是要求办理和贯彻执行的所属单位，抄送、抄报是需要了解、督促、配合的单位。 (2)本单位向下级单位颁发重大方针政策性文件，一般应抄报
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为进一步加强文件管理，规范文件流程，提高工作效率和办文效率，充分发挥文件上传下达的作用，确保公司政令畅通，特制定本制度。 2 适用范围 2.1 本制度适用于公司文件资料的管理. 2.2 本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。 3职责权限 3.1行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。 3.2 其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理，行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。 3.4各部门的对外文件，经行政部文字格式的审核，上报主管副总经理审批。 4 术语定义 4.1 公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 4.2 管理制度——指要求公司成员共同遵守，按一定程序工作、达到一定标准，并进行考核的文件。 4.3 计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务，而事先做出安排的文件。 5 工作内容及程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准 型纸张。图样表格等不宜减小时，该页必须按以上尺寸折叠装订。 一般用型A 4 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，章就是一个章节，包括条和款，条是章的一个部分，款就是章或条的一个层次。 5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示，第一章就用“1”表示，以下按顺序依次类推。“章”应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起一行，但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。
公司文书制作处理规定 第一条目的。 凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定。发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本规定。 第二条名义。 公务文件的往来以各部长及部主管的名义签署，有些简单事项的文件，也可以部门的名义签署。 第三条呈交公司经理的文件。 凡需呈递公司经理的文件，需逐级上报。各级领导需在调查核实的基础上，写出意见，注明需呈报经理的姓名，然后上报。若不需呈报，则在该文书右上方空白处注明拟文单位的名称、文号、年月日。 第四条文书格式。 （1）公务文件应尽可能简单明了，使用楷书。 （2）文体使用口语即可。 （3）为了陈述理由和经过，有时会使正文繁复，这时可将此部分内容作为附件记于另外的纸上。 第五条文件号码。 文件上应有制发单位规定的号码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码、年月日，以便处理。 第六条书写格式。 （1）文件通常在第一行写上文号，第二行写上能揭示文件内容
的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人姓名，然后在下一行写文件内容。 （2）在属于复审呈报的情况下，通常采取在文件末尾用后记的形式证明，应在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。 （3）由部长发出的指令性文件上应有各收文单位的名称，必要时要写上号码和年月日。 第七条签署及用印。 文件制发者及收件者应注明职务，也可根据情况只署姓名。在文件制发者（个人或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，文件处理人将以此作为依据。但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便，多采用印制好的印刷品，此时签名及盖印即可省略。第八条封签上的记录。 文件信封上的记录，依照以下各条进行。 （1）用于普通文件的信封上，要写明送达单位的名称及“公启”的字样，同时在左侧写上是否加急挂号等，并在其下写上发文号码。信封背面写发文单位。 （2）秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘”的字样外，其他参照第一条。 （3）必须收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名，同时在姓名后方写上“亲启”字样。 （4）机密文件要用两层信封，内封上写文件标题，外封上的标