合同档案编号管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则
1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：
1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。
包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。
如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：
1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。
合同编号管理办法 为规范合同管理，便于合同登记、查阅和归档，现对合同编号做出如下规定，请各部门、研究所遵照执行。 一、合同编号规则的说明 合同编号：LY－承办部门编号/签订年份－序号 二、承办部门编号的说明 1、产品工艺研发部－GYYF 2、营销部－YX 3、物流部－WL 4、品保部－PB 5、财务部－CW 三、签订年份－序号的说明 采取格式：2011－0001 序号：各部门按照顺序，自行编号。 四、举例 如：2011年产品工艺研发部签订的第一份仪器设备购置合同编号 YL－GYYF /2011－0001 单位编号编号承办部门编号签订年份部门合同顺序号
YFZX - YHL / 2011 - 0001 附表：1 合作经营协议书 甲方： 乙方： 经甲乙双方友好协商，就中石油煤层气保德区块地面工程合作经营事宜，自愿达成如下协议，以资信守： 一、合伙宗旨：共同合作、合法经营、利益共享、风险共担。 二、合作经营项目：中石油煤层气保德区块地面建设工程。 三、合作经营地点：山西省保德县。 四、出资金额方式：期限垫付。 1、甲方以现金方式出资200万元；乙方以现金方式出资200万元（主要用于补足前任合伙人撤资款项）。 2、合同签订之日乙方向甲方交付100万元投资款，剩余100万元乙方须在2012年3月31日前全额到位。 3、2012年3月31日前应付前任合伙人撤资的17万利息，双方各承担8.5万元。 4、乙方垫付2012年2月开工前期全部费用。（回款前） 五、股份划分：甲方 % 、乙方 %。作为确定盈余分配和债务承担的基础。 六、合作期间甲乙双方的出资为双方共有资产，不得随意请求分割。 七、甲乙双方的任何一方原则上不得中途退撤，任何一方在不给合作
合同归档管理办法 第一章总则 为规范合同归档工作，加强信息管理，确保企业合法权益，制定本办法。 第二章合同管理 1、企业签订合同前应当制定相应的合同审批流程，明确各级审批权限与流程。 2、合同审批应当经过法务部门审核并签字确认，涉及重要事项的应当报经公司领导审批。 3、企业应当建立健全合同管理系统，及时录入合同数据，并进行分类归档备案。 4、合同存档应按照主体、时间、内容等因素进行精细分类，制定统一的档案编号和存储位置。
5、合同管理系统应当设置权限控制和修改记录，确保信息安全性和真实性。 第三章合同归档 1、合同归档应当严格按照文件分类制度和档案留查制度进行。 2、合同归档期限应当不少于合同履行期限，并应当按照约定事项制定合同履行进度监督计划。 3、涉及资金、土地、房产等重要资产合同，应当经过法律顾问审查，存放在专门的保险柜内，确保安全。 4、企业应当建立有效的合同监督机制，对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现问题并加以解决。 第四章合同变更 1、合同变更应当经过法务部门审核并签字确认，并及时进行合同归档。
2、合同变更通知应当及时发送相关部门，确保变更后的合同得到有效执行。 第五章合同审计 1、企业应当定期组织合同审计工作，对合同履行情况和变更记录进行检查和核对。 2、合同审计应当由内部审计部门或者外部专业机构完成，并对审计结果制定改进措施和责任追究方案。 第六章法律责任 1、对于不按照合同归档管理规定进行文件归档、变更的, 承担相应的法律责任。 2、对于故意隐瞒合同信息导致企业损失并造成严重后果的个人，应当承担相应的法律责任。 总结：
合同档案管理办法 第一章总则 为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。 第二章合同档案的收集和归档 2.1 合同档案的收集 （1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。 （2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。 2.2 合同档案的归档 （1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。
（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。 （3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。 第三章合同档案的管理和使用 3.1 合同档案的管理 （1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。 （2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。 3.2 合同档案的使用 （1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。
（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。 第四章合同档案的销毁 4.1 合同档案的销毁原则 （1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。 （2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。 4.2 合同档案的保管期限 合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。 第五章法律责任和附则 5.1 法律责任
违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。 5.2 附则 本办法解释权归本企业法律部门所有。 总结： 1. 列举本文档所涉及简要注释如下： - 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。 - 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。 - 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。
合同档案管理方法（最新13篇） 合同档案管理制度篇一 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。 3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 合同档案管理制度篇二 为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。
合同档案管理办法 第一条为了加强本公司的合同档案管理，方便合同的查阅，督促检查合同的履行，制定本办法。 第二条合同档案的保存期限为10年，公司法务合同部作为公司的合同归口管理部门负责保管，留存合同档案资料。项目及其他需要部门留存复印件，同样按此要求管理。 合同档案管理应特别重视保密工作，合同档案管理人员不得泄露合同档案内容，不得违反规定私自给任何人查阅、摘抄、复制。 第三条合同订立后，法务合同部应将签订后的合同文本进行整理归档。 一份完整的合同档案应当包括：签订后的合同文本，合同签订会签表，中标会议纪要或询价记录单或情况说明，合同相对方营业执照及资质等级证书，委托书、法定代表人或代理人身份证复印件等资料； 第四条合同实行分类归档，按项目进行归类，将每个项目（如承朝、大广五等）的合同按照合同编号（小号在上，大号在下依次排序）放置在一个档案盒内。如果合同较多，放置不开，可分盒放置，但亦应按合同编号归档，在档案盒正侧签标明序号（如承朝Ⅰ、承朝Ⅱ等）。 每个档案盒的正面签与侧面应当有明显标记标明盒内合同的类别。 第五条每个档案盒都应有合同目录，标明该档案盒放置合同的情况。合同目录包括：合同编号，合同名称，合同类别，我方名称、对方名称、合同金额，签订日期等。 第六条所有合同（包括合同目录）及资料都应留存电子版。电子版的同样按分项目放置，具体要求按本办法第四条、第五条规定执行。 第七条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管副总经理批准同意后，办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出，特殊情况需复制带走的需经总经理批准。 第八条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。 诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。 第九条档案管理人员未能按本办法办理归档手续或者不符合要求的，视情节对直接责任人按每份10—50元进行处罚。 档案管理人员泄露档案内容，违反规定让他人私自查阅、摘抄、复制的，视情节给予100—2000元的罚款。 借阅档案人丢失档案的，视情节给予100—2000元的罚款；情节严重的解除劳动合同，给公
第一章总则 一、 为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、 公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、 单证、函电及与此相 关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、 采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的 合同或框架协议。 二、 销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、 技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订 的合同。 四、 产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、 测试协议：指用公司产品、商品、部件等用丁外部测试的协议。 六、 联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、 市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动 合同。 八、 财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、 企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别丁上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所 有文件编号 归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相 关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 合同档案管理制度(20142)
合同编号编制规则 合同编号编制规则 为了加强合同的标准化管理，XXX根据合同管理规范的要求，特制定了本规则。 本规范适用于任何以XXX为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同和协议。 总经办负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司各部门合同管理人员和总经办档案管理人员负责本规则的具体实施、管理。 合同分类编号应遵循以下原则：适应公司以太阳能组件产品为主营业务的合同管理需要；与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
合同共分为三类：采购类合同、销售类合同和综合类合同。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进 行连接。 合同编号方法按四级编码：一级编码根据公司名称分类，由两个大写字母表示，是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母；二级编码为合同类别分类，由两个大写字母表示，是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母；三级编码为合同物品具体分类，由两个大写字母表示，是合同物品具体类别名称前两个汉字拼音的第一个字母；四级编码为合同签订年份和月份分类，由年份后两位数和月份两位共同表示，共四位阿拉伯数字；五级编码根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001到999. 合同/协议编号方法：XX-XX-XX-XX XX XXX，公司缩 写合同类别物品具体类别签订年份月份顺序号。
具体编号形式请见以下举例：供应部采购合同于xx年3月份签订的第2号采购原材料合同，编号为“GR-CG-YL-xxxxxxx”。 营销部于xx年3月份签订了第16号销售产品合同，该合同的编号为“GR-XS-CP-xxxxxxx”；总经办则签订了第1号咨询服务合同，该合同的编号为“GR-ZH-ZX-xxxxxxx”。附则规定，本编号规则自xx年4月1日起实施，所有合同的分类编号都应遵循本规则。 为了加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确相关部门的职责和工作流程，公司特制订了规范合同编号的指导性和标准性文件。本规则适用于公司为签约主体签订的所有涉及经营的合同。 办公室负责本规则的制订、修改、实施指导和监督，各职能部门合同、档案管理人员负责具体实施。合同分类编号规则应遵循适应公司主营业务的合同管理需要，与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法，以及公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号的原则。
No matter what you are going through, please don't give up lightly, because there is never a kind of persistence that can be disappointed.同学互助一起进步（页眉可删） 合同编号管理办法 1.分类编号设置：根据合同的不同类型，将其合同进行分类。 2.日期编号设置：主要是日期构成的，要以签定合同的日期做为编号的来源。 3.份额编号设置：中小型企业有两级编号一般就可以满足日常的运营。 4.明责编号设置。 5.按部门编号设置。 我们都知道，合同对于保护双方的权益来说十分重要，对于一些大公司，其合同更是种类繁多，这就需要对合同进行妥善的保管，以及对合同进行归类管理。那么合同编号管理办法是怎样的呢?下面为你解答。 合同编号管理办法 一、总则 1、制定目的使公司合同编号管理合理化、制度化、规范化。 2、适用范围本公司合同编号的管理，除另有规定外，依照本办法处理。 3、权责单位
(1)招投标部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。 (2)总经理负责本办法制定、修改、废止的核准。 4、合同分类根据公司实际情况，对合同做下列分类： (1)销售合同; (2)采购合同; (3)担保合同; (4)委托合同; (5)租赁合同; (6)技术合同; (7)承包合同; (8)工程合同; (9)其他合同。 二、文件编号管理 (一)、编号原则合同编号分为四部分，分别由合同分类代码、合同签订年月日、合同格式分类代码、合同流水号组成。 1、第一组代码。 第一组代码代表合同分类代码。合同具体分类代码为：
合同档案编号规则 合同档案编号是指为了管理合同文件，确保合同信息的准确性和完整性，所设定的一套编号规则。合同档案编号规则对于企业和组织来说至关重要，它能有效地管理和跟踪合同文件，方便后续的查询和利用。下面将为您详细介绍关于合同档案编号规则的相关内容。 一、合同档案编号的重要性 在企业和组织的日常管理中，合同档案是非常重要的文件，它记录了双方当事人在特定事项上的协议和约定。合同档案的管理不仅关乎企业内部各部门之间的合作顺畅，更重要的是关系到企业与合作伙伴之间的信任和合作关系。一个合理、规范的合同档案编号规则能够确保合同文件的整洁有序，便于检索和利用，有利于保障合同的执行和履约。也能提高企业管理的效率和规范性，确保合同的安全性和可靠性，对企业的长期发展具有重要意义。 二、合同档案编号的基本原则 1.唯一性原则：合同档案编号应当是唯一的，确保每份合同文件都能够被准确标识和管理。 2.时效性原则：合同档案编号应当及时生成，不应拖延，以确保合同文件能够在第一时间得到有效的管理和记录。 3.顺序性原则：合同档案编号应当按照一定的顺序规则进行编排，便于后续的管理和查询。 4.信息性原则：合同档案编号应当包含一定的信息内容，例如合同类型、签订时间、当事人等，以便快速了解合同文件的基本信息。 三、合同档案编号规则的构建 1. 前缀部分：可以根据合同的类型、部门等设置相应的前缀，以便于对合同类型进行分类和管理。 2. 中间部分：可以采用日期、流水号等信息作为合同档案编号的中间部分，以确保编号的唯一性和时效性。 3. 后缀部分：可以根据合同的状态、版本等信息设置后缀，以便区分不同版本或状态的合同文件。
合同分类编号管理办法 合同分类编号管理方法 为标准公司的合同编号管理，特制订本方法。 2适用范围 （1）__集团旗下房地产开发类子公司； （2）公司作为一方当事人签订的全部合同。 3职责分工 （1）__集团人事行政部、财务部、工程部负责本方法的制定、修改、实施指导和监督； （2）公司各部门合同管理员、档案管理员负责本方法的实施。 4合同编号原则 （1）顺应公司以房地产为主营业务的合同管理需要； （2）公司全部合同都应按统一标准进行分类并连续编号。 5合同分类 （1）合同共分为三类：工程类合同、销售租赁类合同、管理类合同； （2）各类合同均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“”号分隔。 6合同分类编号规章 6.1工程类合同编号方法：_____（按五级编码） （1）一级编码： 依据地域分类，按城市名称填写，一级编号代码依据城市名称的大写字母表示，大写字母是城市名称拼音的第一个声母。（假如遇到城市拼音字母代码相同的情况下，另外设置代码）； 深圳的工程：SZ
（2）二级编码： 为工程工程简称中两个汉字的拼音第一个声母（大写），如首府简称，代码为SF。属集团全国范围内开发的同一品牌楼盘，其工程代码要求全都，确定后报集团人事行政部备案，由人事行政部档案管理员，报给各相关部门合同档案管理负责人。 （3）三级编码： 依据开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、“跨期”，代码分别为01Q、02Q、03Q、KQ。 （4）四级编码： 工程类合同共分六类，相应编号按以下括号中汉字表示。 1）土地合同（土地）：_________________包括房地产工程合作开发与土地运用权出让、转让等合同； 2）前期合同（前期）：_________________包括规划、设计、勘察、监理、造价询问等合同； 3）施工合同（施工）：_________________包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同； 4）工程材料装备选购合同（选购）：_________________包括材料选购、甲方付款乙方收货的三方合同、装备购置及安装等合同； 5）园林环境合同（环境）：_________________包括室外环境设计、施工和选购合同； 6）营销包装合同（营销）：_________________包括策划、销售代理、样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等合同； （5）五级编码： 依据合同签订先后挨次编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。 编号举例：深圳首府一期第一份营销类合同编号：SZSF01Q营销0001
合同档案管理办法（合同归档标准） 一、背景 合同是企业与其他组织或个人之间进行业务合作的重要依据，合同档案的管理对于企业的运营和风险控制具有重要意义。为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确和安全，制定本合同档案管理办法，明确合同档案的归档标准和管理要求。 二、合同归档标准 1. 归档范围 与供应商签订的采购合同 与客户签订的销售合同 与合作伙伴签订的合作协议 与员工签订的劳动合同 与租赁方签订的租赁合同 2. 归档要求 合同正本和副本都需要进行归档，确保原始合同和备份文件的安全性。 归档文件需要按照合同的类型和日期进行分类，便于查找和管理。
所有合同归档都需要有合同编号，合同编号一经确定不得更改，并需要在合同正本和副本上进行标注。 归档文件要求进行编号和盖章，确保真实性和认证合法性。 合同档案需要定期进行备份和归档，确保数据的安全性和可追溯性。 三、合同档案管理要求 1. 档案管理责任 设立专门的合同档案管理部门，明确责任人，并确保其工作人员具备相关的档案管理能力和素质。 合同档案管理部门应制定相应的档案管理制度和工作流程，并进行培训和督导。 确保合同档案管理工作符合相关法律法规和企业内部控制要求。 2. 档案存储和保管 合同档案应妥善存放在专门的档案库房或档案柜中，确保安全、防火和防盗。 档案管理部门要建立档案存取制度，确保只有授权人员才能查阅和操作档案。
合同档案应定期进行翻查和整理，确保档案的可读性和完整性。 3. 档案检索和利用 设立档案检索系统，将合同档案信息电子化，并建立便捷的查阅和检索机制。 授权人员可以根据合同编号、合同类型等关键词进行档案的检索和查找。 合同档案可以被授权人员用于业务审计、法律诉讼等需要的场景。 四、合同档案管理流程 1. 合同档案的归档流程 接收合同正本和副本，核对合同的准确性和完整性，并进行编号和标注。 根据合同类型和日期进行归类，将合同归档至相应的档案柜或档案库。 归档记录包括归档人员、归档日期、归档存放位置等信息，以便日后查阅和管理。 2. 合同档案的存取流程 授权人员提出档案存取申请，包括借阅和复印。
合同归档管理办法 一、引言 合同是企业间或企业与个人之间达成协议的重要文书， 具有法律约束力，合同有关条款的执行和履行对于企业经营和日常工作至关重要。在企业日常管理和业务开展过程中，合同归档管理不仅是企业规范、高效管理的一个必要环节，也是保证合同安全和完整性的重要保障手段。本文旨在对企业中合同归档管理的办法进行探讨，提出全面、合理、高效的合同归档管理方法，帮助企业做好合同归档管理工作。 二、合同归档管理的意义 合同归档管理是指企业将签订的合同归档保存和管理， 以确保合同文书的安全、完整和方便查找，是企业在日常运营和管理中不可或缺的一项工作。具体来说，合同归档管理的意义如下： 1.保证合同的安全性 合同归档管理能够保证合同的安全性，预防合同丢失、 被人损毁或泄露，保护企业的合法权益。 2.保护合同的完整性 合同归档管理能够保护合同的完整性，确保合同文件不 被意外损坏或篡改，避免因合同的不完整导致纠纷或法律诉讼。 3.方便查询和使用 合同归档管理能够将合同文件按照一定的规范和标准进 行分类、编号和存储，使文件更易于查找和使用，提高工作效率。
4.规范管理流程 合同归档管理能够规范企业的合同管理流程，使企业在管理中更加高效、标准化。 三、合同归档管理的基本原则 合同归档管理需要遵循一些基本原则，以确保管理的有效性和规范性。具体包括以下几个方面： 1.规范存储 合同归档管理要求存储环境应符合安全、防火、防护、防潮、通风等要求，并确保存储的合同完整，无损坏和丢失。 2.分类归档 合同归档管理要求按照合同种类、业务类型、签订时间等基本原则将合同文件进行分类、编号、存储等。 3.清晰标注 合同归档管理要求清晰标注合同文件的重要信息，例如合同名称、签订时间、合同类型、对方单位名称、业务协议等关键要素等。 4.保密合规 合同归档管理要求保证合同中的商业机密得到相应的保护，保密合规，保障企业的合法权益。 5.便于查找 合同归档管理要求合同文件存放位置应明确，目录清晰，方便查找，使文件查找和使用更加高效。 四、合同归档管理的流程 合同归档管理的流程一般包括以下几个步骤： 1.合同文件收集：按业务类型和合同时间要求收集相关合同文件。 2.合同文件检查：对收集的合同文件进行细致检查，确
合同档案管理制度 合同档案管理制度1 公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等〔包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸〕。 二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。 三、合同档案管理原则 1、公司经营产品的'选购、销售均须订立合同。 2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完好、完全和有效利用。 3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部销售业务合同文档。 四、合同章管理原则 1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。 2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。 五、合同文档的管理要求 1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，准时处理并追究相关人员责任。 3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为根据，编制合同统计清单。 4、合同档案管理人员应依据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特别状况不得外借。 五、附则： 1、本制度自审批通过之日起实施。 2、本制度由销售部负责解释。 六、附件： 《合同档案登记表》 合同档案管理制度2 为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐
合同档案管理办法 一、概述 合同作为一种法律行为，对于各个组织和个人之间的业务关系起 着重要的规范和约束作用。而合同档案的管理是保证合同有效执行的 关键环节。本文旨在介绍合同档案管理的相关要点和办法，确保合同 档案的安全、完整和便捷管理。 二、合同档案存储 1.纸质存档 合同档案的存储应该以纸质形式为主。每份合同应该有一个唯 一编号，并按照时间顺序进行归档。同时，可以采用分类的方式，将 合同分为销售、采购、租赁等不同类型，方便后续查询。 2.电子存档 除了纸质存档外，合同档案也可以考虑进行电子存档。通过数 字化手段将合同电子化，并建立相应的档案数据库。电子档案可以方 便地进行检索和备份，并提高档案的安全性和可查阅性。 三、合同档案管理流程 1.合同登记 每一份合同都应该进行登记，包括合同的基本信息、签订日期、相关主体等重要信息。同时，还需要对合同进行分类，以便后续的管 理和查询。
2.合同存档 已签订的合同需要进行存档。纸质合同应该按照统一规定的方 式进行归档，电子合同应该上传至电子档案系统中，并建立相应索引。 3.合同检索 在需要查询合同信息时，应该根据合同的编号或者相关的检索 条件，在档案系统中进行查询。查询结果应该包括合同的基本信息、 签订时间、相关主体和合同内容等。 4.合同保管 合同档案的保管应该遵循安全可行、便于查寻的原则。纸质合 同应存放在密封的档案柜或保险柜中，电子合同应定期备份并采取相 应措施确保其安全性。 5.合同销毁 合同档案的保管时间一般应该为法律规定的最长期限，过期的 合同应根据规定进行销毁。销毁时需要进行合同的鉴定，以防止误删 重要合同。 四、合同档案管理系统建设 为了更加高效地管理和查询合同档案，可以借助现代信息技术建 设合同档案管理系统。该系统可以实现电子合同的统一存储、查询和 备份，并提供灵活的查询和报表功能。同时，系统应该具备权限管理 机制，确保合同档案的安全和隐私。
合同档案管理办法（保密合同） 一、背景和目的 为了加强合同档案管理工作，保护公司的合法权益，规范合同管理流程，特制定本《合同档案管理办法（保密合同）》。本办法适用于公司所有保密合同的档案管理工作。 二、档案管理职责 1. 合同档案管理部门 合同档案管理部门是负责公司保密合同档案管理的部门，其主要职责包括： - 负责合同档案的整理、归档和备份工作； - 监督合同档案的使用和借阅情况； - 定期进行档案清理和鉴定工作； - 组织档案销毁工作； - 提供合同档案管理的咨询和培训。 2. 合同管理人员 合同管理人员是公司各部门的工作人员，其主要职责包括： - 根据公司的合同管理制度，及时、准确地将合同交由合同档案管理部门登记备案； - 协助合同档案管理部门进行合同档案的整理和归档工作； - 注意合同的保密性，避免未经授权的合同内容外泄； - 根据需要，积极配合合同档案管理部门进行合同档案的查询和借阅。 三、合同档案管理流程
合同档案管理流程主要包括合同档案的登记、整理、归档、查询借阅、清理鉴定和销毁等环节。 1. 合同登记 合同管理人员在签订保密合同后，应及时将合同提交给合同档案管理部门，由档案管理员进行登记备案。 2. 合同整理和归档 合同档案管理部门负责对合同进行整理，按照一定的分类规则进行归档。归档时，应注明合同编号、签订日期、当事人名称等重要信息，并详细记录在档案管理系统中。 3. 合同查询借阅 合同管理人员需要查询或借阅合同时，应向合同档案管理部门提出申请。合同档案管理部门在核实申请人身份和合法性后，协助申请人查询或借阅合同，并记录相关信息。 4. 合同清理鉴定 合同档案管理部门应定期对合同档案进行清理和鉴定，删除已过期或无效的合同，并对档案进行审查，确保档案的完整性和准确性。 5. 合同销毁
合同档案管理规定 合同档案管理规定 第1章总则 第1条目的 1．为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本规定。 2．为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅，特制定本规定。 第2条适用范围 1．本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。 2．本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。 第2章合同档案管理的原则 第3条合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 第4条合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
第5条各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 第3章合同档案管理的分类和归档 第6条合同档案管理的分类 1．普通合同档案 合同标的在万元资金支出或万元资金收入以下的合同。 2．重要合同档案 合同标的超出万元资金支出或万元资金收入以下的合同。 第7条合同的归档 1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。 2．凡是有机密性的文件，由专职合同管理员审核合同，应由兼职合同管理员提交专职合同管理员办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。 3．合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档，并将上年度的合同报表上报法律事务部。
关于下发XXXXXX有限公司 《档案分类编号办法》的通知 各相关部门： 为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，现将《档案分类编号办法》下发，请各部门参照本办法的有关规定执行。 附件：《档案分类编号办法》 XXXXXX有限公司 二0一九年二月二十七日
档案分类编号办法 第一条为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。 第二条本办法规定了本企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。 第三条档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。 第四条档案的类目设置 （一）档案一级类目的设置 一级类目设置：管理类（含质量管理体系类及公司其他管理类文件）、基建类、设备仪器、财务类、职工档案类、音像类、实物类、照片类、光盘类、电子文件（有实体电子文件档号与实体保持一致）等10大类别。 （二）档案二级及二级以下类目的设置 1、二级类目一般按项目（或性质、类别）设置，用阿拉伯数字代替。三级类目按年度设置。 2、基本建设类档案二级类目一般按项目设置。基建三级类目按年度设置。 3、设备仪器类档案二级类目按设备仪器编号设置。 4、财务档案二级类目按其种类设置，如1财务报告、2会计帐薄、3会计凭证、4其他等设置。三级类目按年度设置，财务报告（表）不设置三级类目。 5、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，如1录音带、2录像带，如数量较多可按年度设置三级类目。 6、实物档案二级类目一般按实物种类度设置。二级类目为：如1为奖牌类、2为证书类、3为印章类等。如果实物档案数量较多，可按年度设置三级类目。 7、数码照片类档案按年度设置二级类目，按性质设置三级类目。 8、无实体电子文件档案二级类目按文件种类设置。 9、公司内档案保管期限分三类：永久、长期（30年）、短期（10年）；永久代号为“久”、长期为“长”、短期为“短”表示。
合同档案管理办法（合同审批流程）背景介绍 合同审批是企业重要的经营活动之一，对于合同的审批流程和档案管理具有重要意义。合同档案管理办法是为了规范合同的审批流程和档案管理，保证合同的合规性和可追溯性。 一、合同审批流程 1.合同申请阶段 合同名称 合同类型 合同金额 合同起止日期 合同主要内容简介 合同相关附件 合同申请阶段的流程如下： 1. 申请人填写合同申请表，包含上述必填信息。 2. 申请人提交合同申请表和相关附件给上级主管审核。 2.合同审核阶段 在合同审核阶段，上级主管需要对合同进行审核，包括： 合同内容是否合规
合同金额是否符合预算 合同是否符合公司政策和法规要求 合同审核阶段的流程如下： 1. 上级主管收到合同申请表和相关附件后，进行合同的审核。 2. 上级主管可以将合同退回给申请人，要求修改或补充相关信息。 3. 上级主管审核通过后，转交给法务部门进行法务审查。 3.法务审查阶段 在法务审查阶段，法务部门需要对合同进行法务审查，包括： 合同是否符合相关法律法规 合同条款是否合理 合同风险评估 法务审查阶段的流程如下： 1. 法务部门收到合同后，进行法务审查。 2. 法务部门可以提出修改或补充合同内容的建议。 3. 完成法务审查后，将合同转交给财务部门进行财务评审。 4.财务评审阶段 在财务评审阶段，财务部门需要对合同进行财务评审，包括： 合同金额是否符合公司财务规定
支付方式是否合理 合同支付风险评估 财务评审阶段的流程如下： 1. 财务部门收到合同后，进行财务评审。 2. 财务部门可以提出修改或补充合同支付方式的建议。 3. 完成财务评审后，将合同转交给最终审批人进行最终审批。 5.最终审批阶段 在最终审批阶段，最终审批人需要对合同进行最终审批，包括： 合同是否符合公司战略目标 合同是否与其他合同存在竞争关系 合同签署是否符合授权规定 最终审批阶段的流程如下： 1. 最终审批人收到合同后，进行最终审批。 2. 最终审批人可以要求修改合同内容或要求进一步的调整。 3. 完成最终审批后，将合同归档并通知申请人。 二、合同档案管理 1.合同档案归档 合同审批通过后，合同需要进行档案归档。归档的要求如下：