如何开一个高效的会议
上次在《三讲三不讲》中提及了会议中的沟通意识问题。这次我们来探讨一下如何开一个高效的会议，即在已有的人员、会议条件等客观既定的情况下，如何通过主观努力来提高会议质量。
沟通的方式有多种多样，电话、面谈、邮件、即时通讯工具(QQ，MSN等)、会议等。其中面谈和会议是最直接有效的沟通方式。但这并不意味着所有事情都需要面谈或会议来进行沟通，对于一些记录性的、通知性的、提醒性的则并不适于面谈或会议，也没有必要，因为会增加时间成本、机会成本。而对于需要讨论或者单方面不能对事件本身下定论的情况下，就需要面谈或会议沟通。另外，对于非面谈和会议的方式沟通失败后，也需采用面谈和会议的方式进行沟通。例如，大家可以思考一下，自己企业中是否存在对于一个问题不停的来来回回使用邮件回复，回复到最后则可能发展成为笔墨之战，本来30分钟可以解决的问题，则可能延续好几天。象这种情况，则建议在首次邮件沟通(企业可视情况定义次数)失败后，立即采用当面沟通或会议沟通的方式。
开会并不难，难的是如何开一个高效的会议。现提供以下几点，以供参考：
1、明确会议目的，确定会议主题
我们可能有过这样的经历：突然接到通知说马上要开会，匆匆忙忙放下手中的工作，甚至连记事本都忘了带，跑到会议室，结果就两三个人，然后等，10分钟过去了，好不容易到齐了，开始开会，听了半天，心里开始嘀咕“哦，原来是那件事儿啊，这好象和我没多大关系啊”，于是乎开始听天书，眼神往旁边一扫，边上那位仁兄在涂鸦，然后慢慢的开始走神，开始眼皮打架……突然被人拍了一把，睁眼一看，散会了。
所以，开会之前，必须明确为什么开会，开会的目的是什么，会议要讨论什么。会议目标一旦确定，则只能就此目标展开讨论，即使由此问题引出其他问题，也不能在会议上讨论那个被引出的问题，如果所引出的问题是必须讨论的，则可另外安排会议。
在会议开始之前，必须将会议信息通知到所有与会人员，使与会人员明确会议时间、地点、会议内容与目标，以便与会人员提前思考会议内容，准备会议所需资料，避免空手来空手回。
与会议内容无关的人，原则上不邀请参加。与会议切身相关的人，必须参加。
当预知与会多方无法形成会议结论（或有可能无法形成）时，必须邀请更高一层决策者参加会议。
2、确定会议主持人，引导会议方向
会议主持人是会议的控制者，他需要能够保证会议始终按照最初设计的目标而展开讨论，需要保证会议不偏离主题，需要控制会议的时间。
我们的会议往往（并非必然）会在相互推卸与指责中进行，也因此往往会引发与会议目标不致的话题，使会议的部分时间浪费在与目标不相干的话题上。这时候就需要会议主持及时引导与会者以会议目标为中心进行讨论，并协调争执方避免矛盾，引导多方就问题本身进行讨论。引导大家从问题的本原出发，而不是站在部门或者个人角度带着不同的利益立场看待问题。
会议议题的引发者，或者参加会议的领导都不能替代会议主持者这个角色，必须非常明确的指定一个主持者，原则上，这个主持者应当是与所讨论问题没有直接利益关系，但却对所讨论的话题非常清楚的人。会议主持者必须是一个能够做到公正、公平、有原则、有控制能力的人。如果一个人听了甲的话觉得有道理，听了乙的话也觉得没错，而自己无法从中做
出判断，我想这个人也许不适合做会议主持人。
3、严格控制会议时间，不开茶话会
大家也许有过这样的经历，说好下午1：00钟开会，1：10分钟了人还没来全。说好下午3：00会议结束，开到4：00还没结束。说好会议期间将手机调为无声，可总是听到手机的铃音。
时间就是效率，时间就是成本。说好的会议时间就必须遵守。这就象企业中的规章制度一样，只要是定下来的东西，就一定要严格执行，否则就不要定，直到能够严格执行时再定。
这就好比“狼来了”，如果大家都认为“那是说说的，根本做不到”，而企业也对此态度放之任之时，那我想才是真的“做不到”。这时候，企业就是那个说“狼来了”的孩子。要么不“说”，“说”了就一定要做到，做不到就考核。
有一家企业在会议室门口放了一个小纸盒，定好的会议时间，必须准时开始，凡是迟到的，不管是谁，罚款50元，现交，直接放入小纸盒，由会议组织人员监督。有一次开项目管理培训会议，子公司的一个总经理迟到，被会议组织者要求交纳罚款，豪无商量的余地。刚开始小纸盒每次会议都收入颇丰，慢慢的越来越少，到最后终于没有收入。现在这家企业已经拿掉了小纸盒，却再也没有人迟到，因为“准时”已经成为了一种习惯。
当然，如果说会议确实需要延时，可当场宣布会议延长时间，延长至几点必须明确。
4、坚持批评与自我批评，静坐常思自己过，闲谈莫论他人非
会议延时，往往是因为意见不一致，意见不一致往往是因为“本位主义”利益驱使，本位主义则会直接导致与会多方相互推卸和相互指责。“我没错，错的是他”的思想直接影响了与会发言人的说话方式和语气。在相互指责和埋怨的气氛下，就很难达成一致目标。
会议的目的不是要定出来谁是谁非，而是要解决问题。只要是有利于解决问题，任何方式都值得我们尝试，我想“批评与自我批评”就是很好的一种方式。这倒不是说一定要我们在会议上当众承认错误，我想人都是有尊严的，这一点恐怕也很难做到。我们要的是当遇到问题的时候，首先想到的不是如何使自己脱离干系，而应首先想到如何以最经济、最有效的方式解决问题，要有一种“批评与自我批评”的心态，在这种心态的前提下，所有的言论、语气将是最有利于解决问题的。
根据心理学家的研究，信息的传递7%是语言本身的结构、逻辑、关键点（硬指标），38%是语音、语气、语调、停顿等（软指标，可控指标），还有55%是非语言部分如身体语言、情感、情绪等（软指标，可控指标）。而信息的接收有11%靠听，83%靠眼睛，6%靠感觉。也就是说不管是对于信息发出者还是对于信息接收者，对于信息的处理感情因素占绝大部分。由此可见，沟通的方式方法是决定沟通是否有效的重要因素。
5、会议必须形成符合SMART原则的会议结论，无结论的会议是无效会议
会议必须形成结论，我想这一点大家都会认同，但是，请大家思考一下，我们的会议结论是否符合SMART原则。即会议结论是否是非常明确的（Specific），是否指定了责任人；会议结论是否是可量化的可衡量的（Measurable），对于只定性的，不可量化的会议结论，我想是不会产生什么实质性效果的；会议结论是否可操作的、可实现的（Attainable）；会议结论是否是与会议目标相关的，与责任人职责相关的（Relevant）；会议结论是否是明确完成时间的（Time-based）。
对于只留于表面、泛泛概之，或者只是定性的不可操作的、无完成时间和责任人的结论，我想是不会有什么实质性效果的。
6、对会议结论必须进行跟踪反馈
当以上工作我们都做到位后，而最后的会议跟踪工作未做到位时，则是遗憾之至。往好处想，有可能问题都得到了有效解决，往坏处想，则有可能不了了之，等若干天以后突然遇到同样或者相似的问题时，也许领导或关系人会突然想起来“哦，上回也遇到这种情况，好
象也开过会的”。也许会重新就此问题再开一次会。
也许你会说“我们有《会议纪要》”，我想问的是“你的会议纪要中是否记录了事件的处理结果”？光有会议纪要我认为是不够的，要达到“闭环沟通”就必须对事件进行跟踪反馈，直至事件被Closed掉。
看病吃药要因人而异，管理也一样，不同的企业管理现状不同，所采取的管理办法也不尽相同，不同企业其行业特点不同，所采取的管理措施也会不同。但究其本原，管理的原理是一致的。也许你会说“你所说的这些情况在我们企业根本不适合”，我会同意你的观点，但也请你尝试着去做，也许你会得到意想不到的效果。
（1）只在必要时才召集。但凡开会总是有成本的，很多会议成本很高，你在开会就无法做执行，就会丧失很多机会成本。因此，每次会议之前，都要审视一下会议议题是否值得讨论，能否可以改变形式，例如单独沟通，书面文件传递等。 （2）好好筹划。但凡开会一定是提前准备充足的，重要的会议包括解决问题的会议、规划计划的会议、战略制定的会议、利益分配调整的会议等，一定是好好筹划过的，未经认真筹划的会议都可能低效。 （3）拟订和分发了议程表。但凡开会一定要拟定和分发议程表，让每位参会人员都清楚自己的角色和职责，并做好充分准备。 （4）遵守时间，不仅要准时开始，也要准时结束。时间是会议的核心要素，作为会议支持人和参加者如何高效利用时间，在更短时间内把观点和想法说清楚，达到沟通的目的是衡量一个会议是否高效的根本性标志。 （5）一切按部就班。会议按照既定议题和时间安排推进，避免“会中会”，也就是在开会的时候提出新的议题。在没有准备的情况下讨论一个事情，对参会者是一个考验，很容易导致会议时间拖延，会议效果低下。 （6）请最有经验的和有才能的人出席。无论何种会议，都要请与会议主题相关的人员参加，更重要的是参会者要对会议主题有经验，能对会议主题展开讨论，确保会议最终的效果得到体现。特别是解决问题、规划计划类的会议，一定要请与议题相关的人并且是有能力公开发表观点，敢于与别人碰撞新观点的人参加，这是推进会议高效的关键因素。 （7）做出了评论和归纳。但凡开会都要对与议题相关的内容展开深度讨论，并做出点评和总结，作为会议共识和后续执行的基础，一个没有结论的会议会让参会者感到困惑，浪费参会者的时间。 （8）记录所有决定、建议和负责人。记录人员详细地记录了所有的决定、建议和负责人，开启会后管理阶段，进行会后跟进落实。 随机读管理故事：《当老虎来临时》 两个人在森林里，遇到了一只大老虎。A就赶紧从背后取下一双更轻便的运动鞋换上。B急死了，骂道：你干嘛呢，再换鞋也跑不过老虎啊！ A说：我只要跑得比你快就好了。二十一世纪，没有危机感是最大的危机。特别是入关在即，电信，银行，保险，甚至是公务员这些我们以为非常稳定和有保障的企业，也会面临许多的变数。当更多的老虎来临时，我们没有有准备好自己的跑鞋？
会议筹备工作十要点 会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。结合多年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。关于会议的筹备，具体讲要做好以下十项工作。 一、确定会议名称 会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。 二、初定会议步骤 会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。 三、草拟会议通知 会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。 四、会议经费预算 会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。 五、办理会议报批
重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。 六、下发会议通知 会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。 七、准备会议材料 会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这里重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。 八、选择布置会场 开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。 会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容，主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，
高效会议十大原则 1、准备要充分：在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备。 2、主题要集中：一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员，高效解决问题。综合性会议，主题最好也不要超过三个。议题越多，参加人 员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下。 3、人员要相关：一是要“少而精”，即仅让与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑；二是要“有效”，具体的议题让主要负责人员直接汇报，领 导不要代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现，更不要因为不了解实际情况而想当然地盲目决策；三是要有“决策权”，与会人员一定要有决策权，主管领导有事委派人参加，也要赋予相应的权利，否则就会因做不了主而造成议而不决。 4.流程要合理：一是尽量不要由领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导应该最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策；五是重大决策最好刻意安排反面意见，以便讨论更充分，防止意见一边倒；六是该议的时候要议，该决的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论。 5.时间要紧凑：设定时间、准时开始、准时结束。一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节
高效会议的12条原则 第1条、动议中心原则 “动议者，行动的提议也。”会议讨论的内容应当是一系列明确的动议，它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论，无动议不讨论。 第2条、主持中立原则 会议“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序，尽可能不发表自己的意见，也不能对别人的发言表示倾向。（主持人若要发言，必须先授权他人临时代行主持之责，直到当前动议表决结束。） 第3条、机会均等原则 任何人发言前须示意主持人，得到其允许后方可发言。先举手者优先，但尚未对当前动议发过言者，优先于已发过言者。同时，主持人应尽量让意见相反的双方轮流得到发言机会，以保持平衡。 第4条、立场明确原则 发言人应首先表明对当前待决动议的立场是赞成还是反对，然后说明理由。 第5条、发言完整原则 不能打断别人的发言。 第6条、面对主持原则 发言要面对主持人，参会者之间不得直接辩论。 第7条、限时限次原则
每人每次发言的时间有限制(比如约定不得超过2分钟）；每人对同一动议的发言次数也有限制（比如约定不得超过2次）。 第8条、一时一件原则 发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后，才能引入或讨论另外一个动议。（主持人对跑题行为应予制止。） 第9条、遵守裁判原则 主持人应制止违反议事规则的行为，这类行为者应立即接受主持人的裁判。 第10条文明表达原则 不得进行人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好，辩论应就事论事，以当前待决问题为限。 第11条充分辩论原则 表决须在讨论充分展开之后方可进行。 第12条多数裁决原则 （在简单多数通过的情况下）动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“反对方”的票数（平局即没通过）。弃权者不计入有效票。
高效开会的五个要点 很多人感慨：好好的工作时间，都被浪费在了无休止的开会中。其实开会本身并没错，只是方式不对导致了效率的低下。如果我们能够高效开会，那就意味着工作更能高效起来。 开会等浪费时间？ 一、事先沟通 会议的召集者最好提前通知各位与大家会议即将讨论的内容，以及讨论需要达到的效果。比如“我们今天晚上要吃什么?我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤”。会议的参与者提前阅读邮件或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。 二、搞清楚开会要解决的问题 很多时间我们收到开会的需求便被拉着走，往往忽略了一个问题：我们开这个会究竟要达成怎样的目标? 聊目标之前我们需要找到问题→ 什么是问题：问题就是现状和理想值的差别。 * 核心：问题，是现状和期望值的差别，这是思考的第一步。 三、凡是开会，必须守时
设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 四、会议记录的重要性 参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。 五、会议结果的跟踪 衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。 最后总结三个简单却很有意义的公式： ①开会+不落实=零②布置工作+不检查=零③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。
会议中常见得问题及高效会议得十大原则 会议?也许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会得？这么简单得事情，似乎就是人都会开,大会小会参加过无数场,可就是开得好吗？参加得无数次会议中真正有效得、能解决问题得、效率比较高、投入产出比高得会议有多少？ 下面我们先分析一下会议中常见得问题: 会荒:常年不开会,这些人对会议得作用不够了解或曾深受“会灾"之害对会议已经形成偏见,还美其名曰“让大家有更多干增值得活得时间"。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流与统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其就是跨部门与跨系统问题与矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等得一个非常有效得工具与手段，“开会不就是万能得，但不开会却就是万万不能得”; 会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业得经理如果用超过25%得时间开会,就就是一种“病态组织得表现”； 拖沓：有得会议拖拉严重，形成了效率低下得“大尾巴会”（于就是有公司规定上午１１点才开会，大多数情况下对一般会议效率就是很高，但对一些重大事项可能不适用）；会议拖沓与会议主持人得会议主持水平有密切关系;事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓; “陪绑”严重:有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义,与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本得意识。日本一些企业会在会议室醒目得标出会议成本得公式；会议成本=与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时)+ 会务直接成本其中：“×3”就是因为劳动产值高于平均工资;“×2”就是因为参加会议要中断经常性工作,离开原来得工作岗位造成得生产、管理、市场反应得滞后等产生得损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高;会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够得产出； 主持人选择不妥：如果会议主持人得技能、经验、权威不足以掌握会议得方向、内容与局面时，或主持人得风格与会议需要得气氛不匹配时,会议都有可能失控,达不到预期得目标； 议题繁多:会议议题过多，讨论不深,都只能蜻蜓点水,一碰到大一点得或难一点就推到“下次专题讨论",可就就是从来见不到专题讨论,结果问题就是一而再，再而三得重复发生,整个组织在重复得学费;
高效会议的“八项原则” 开会，是管理工作的一种重要方法。他对集思广益，消除误解，做出决策，有其重要意义。但现在，许多会议成为了一种形式，一种“累赘”。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。有的会议，参加人数众多，无多大关系“陪绑”的现象严重。有的会议成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义------ 总之，低效的会议，无用的会议，拖拉的会议，陪绑的会议，既浪费了大家的时间，又制造了“文山会海”，已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才会开好高效的会议？我认为要坚持一下八点： ------主题要唯一。 一次会议，就有一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 ------人员要相关。 参加会议的人员，一是要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位，派员参加。协办的单位，不要派人陪绑。二要坚持“有效性”的原则。具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则。参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派员参加，也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费！ ------事先要通报。 要想会议高效，事先告知很重要。不要到会场才知什么议题，没经深思熟虑作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，让大家各广泛征求意见，充分作好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。 ------程序要准确。 会议的程序很重要，关系到会议是否民主，有效。一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持，或办公室主持。二是不要领导先讲话。避免有的人“话里听音”拍马屁，失去民主按领导意见办。三是该议的时候议，该决的的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效率。 ------时间要紧凑。 要事先规定会议时间，一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去准备，二次在议，做出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反映迟钝了，决策慢了且容易出错。当然，11点会议，容易提高会议效率，但也应避免仓促决策。 ------记录要完整。
高效会议的八项原则 一、用会议衡量组织的管理水平。不同的权力结构，不同的领导模式，相应地就有不同的会议形式。但是，在不同的会议形式中，也存在着效率高低的问题。可以说，“会议质量”是组织管理水平的一个体现。提高会议效率的关键，在于领导者的认识。 二、从文化建设的角度看待会议。改善会议质量的方法，关键是要形 成会议规则和会议文化，会议规则容易写成文本，但是，会议是否能够开得高效，会议是否达到了目的，实际上是组织文化的反映。 三、建立有效的开会模版。在一个组织中，往往存在着不同的层级， 不同的工作方式，所以，会议不可能千篇一律。但好的组织，一定要有高效会议的训练，包括召开不同类型会议的模版和最佳做法的分享体系。 四、不召开没有准备的会议。会议是一种群体沟通的方式，不存在着 超越组织、流程之外的会议。应该像亚马逊案例一样，看待会议的本质。会议召开之前，必须要精心规划，明确主题、人员，并预判大家的参与程度。然后，由此来确定议程，会前作出积极准备。 五、明确区分务实会和务虚会。务实就是务实，务虚要有务虚的样子。每个会议都应该有一个清晰的议程，要明确是否就某一个议案在会议上作出决议。如果不需要决议，就是务虚会，务虚会的过程控制极其重要，内容一定要与未来的业务紧密相关。不能在将来务实的内容，不适合会议讨论，一般不作为务虚会的内容。 六、建立会议的两级责任人。召开务实会，就是为了作出明确的决议，决议之前要有对于会议效率负责的责任人，决策之后要有落实会议决议的责
任人，要通过明确的备忘录和执行计划来反映会议决议。明确两个责任人，是对于会议结果落地的体系保证。 七、用奖惩来提高会议效率。会议的目标，最后一定要呈现为结果，而这个结果应该和组织的长远目标、年度目标是一致的，应该根据结果来安排相应的奖惩。只有奖惩到位，会议效率才能提高。开扯皮会多的企业，基本都是业绩评价制度较差的企业。 八、恰当地安排会议的实体部分和虚拟部分。随着组织规模的扩大和移动互联网等技术的进步，组织成员之间的联系方式日趋多样化，所以，工作联系客观上已经分为实体联系层次和虚拟联系层次。会议，作为群体联络的方式，也对应地会加大虚拟的部分。不过，究竟是邮件、微信或者其它形式，都应该扬长避短、有机地加以使用。
会议？也许有人会觉得这个问题有些小题大做，还有不会开会的？这么简单的事情，似乎是人都会开，大会小会参加过无数场，可是开得好吗？参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高的、投入产出比高的会议有多少呢？ 会议中常见的问题 下面我们先分析一下会议中常见的问题： 会荒：常年不开会。 会海：过多开会、过滥开会、无效开会。 拖沓：会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。 “陪绑”严重：为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来。 主持人选择不妥：会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，会议达不到预期的目标。 议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水。 重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案。 地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项在公司开很难不被打扰或受影响。 会前、会下不沟通：会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念，或者干脆沟通不够，没有共同言语，这样的会议效果自然要大打折扣。 会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度。 会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义。 议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了。 决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行。 行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。 高效开会的十原则 知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则： 原则一、会议要规划。根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。 原则二、准备要充分。要想会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前有足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分做好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速做出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等，最好都在会议通知中提前告知相关人员，以便做好准备。 原则三、主题要集中。一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。 原则四、人员要相关。只选对相关情况真正了解的人员参加，一问三不知、不了解具体情况或提供“假情报”、说了不算或说了却很可能被否决的人参加了也没有用。所以一是要“少而精”，即只要与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑。 原则五、流程要合理。会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调
如何让会议更高效5大要点 对我们大部分人而言，会议是一天中效率最低的部分。然而，许多聪明人每天仍要参加多次会议。会议文化往往会带来更多的会议。这造成了恶性循环，不利于我们的效率和精神。 作为谷歌日历的前产品经理，我对人们处理会议的方式有很多了解。而作为谷歌风投的合伙人，我也与超过100 家创业公司有过直接合作。在一些研讨会上，我们讨论过如何让会议更高效。通过这些讨论，我得出了以下一些经验： 停止例会 任何日程表上最糟糕的部分就是例会，或者说“签到会”。在这样的会议上，每个人轮流介绍一周的进展。这完全是浪费时间，而经理们召开这些会议主要是为了保证下属都在有效地工作。 实际上，每个人介绍的进展只与会议室中的一两个人有关，而其他人只是在等待轮到自己发言。可以用即时消息应用、小组站会和电子邮件同步来取代这些会议。 慎重安排一对一对话 许多经理都忙于参加各种会议，因此常常会取消或重新安排与下属的一对一对话。在经理们的日程表上，一对一对话实际上最重要，尤其是对下属而言。 作为经理，你需要做出决策，解决下属面临的障碍，使他们感到愉快、有价值。准时参加会议可以向下属表明，他们很重要，受到尊重。
会议都必须有一名负责人 这样的负责人应当介绍会议的目的和日程，确定决策者，安排后续跟进，以及发送会议记录。不应该有人问：“这是谁开的会？”在负责人没有确定的情况下，不要召开会议，否则你要决定自己担任这样的角色。 提前发布会议目的和流程 会议上需要做出什么决定？谁需要参加会议？在人们走进会议室之前，他们应当知道为何要参加会议，以及他们需要讨论出什么样的结果。鼓励员工用脚投票：允许他们拒绝目的、负责人和流程不清晰的会议。 你的日程表安排并不意味着你很重要 许多高级经理认为，忙碌的日程表意味着他们很重要。然而，他们只是经理，而不是专业开会人士。只有在团队需要你的时候，你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入，那么你可以拒绝会议。此外，如果没有收到邀请，那么请勿不请自来。通常情况下，这是对你所组建团队的一种考验。如果你有话要说，那么提前与会议负责人沟通。 日程表不应当导致决策被推迟 如果某项决策十万火急，那么需要立即召集所有决策者。创造一种急迫的文化，加速决策。
会议中常见的问题及高效会议的十大原则 会议？也许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会的？这么简单的事情，似乎是人都会开，大会小会参加过无数场，可是开得好吗？参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少？下面我们先分析一下会议中常见的问题：会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间” 。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的” ； 会海：过多幵会、过滥幵会、无效幵会，文山会海。彼得?德鲁克曾指出：一 个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现” ； 拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会” （于是有公司规定上午11 点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用）；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓； “陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式；会议成本二与会人员每小时平均工资x 3x 2X幵会人数x会议时间（小时）+会务直接成本其中：“x 3”是因为劳动产值高于平均工资；“x 2”是因为参加会议要中断经常性工作，离幵原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以 2 倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么
如何进行高效会议沟通 会议沟通的类型主要包括：共识型、传达型和讨论型三类。 要点提示 会议沟通的主要类型： ①共识型； ②传达型； ③讨论型。 1.会议沟通的五大要素 会议沟通主要包括五大要素： 议题要和参与开会的人有关 若参与开会的人觉得议题和自身没有关连或者探讨的议题不懂，又或者在自身责权范围以外，则会议将很难使其他员工获得参与感。 选定适当的出席人员 开会要能决定事情，要能产生开会后的影响力，因此出席会议的人，必须对议题有决定权，并且在职务上有权利与义务执行会议的决定。 具备专业的会议主持人 主持人是会议进行的灵魂人物，因此，主持人要能引导发言，控制会场秩序，管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出出席开会人的发言要点、做出结论，主持人能成功地扮演好上述角色，会议才能成功进行。 会前要有充分的准备 会前需要制作会议准备检查表，例如会议主持人自我检查表，包括会议准备时的检查点（准备工作是否到位）、导入议题时的检查点（是否恰当地导入议题）、进行讨论时的检查点（是否有人跑题、超时，是否会争吵、相互指责或者离题万里等）、导出结论时的检查点（引导大家共同地导入结论）。 参与开会人的态度 参与开会人员的态度可以通过以下方面体现： 第一，准时参加开会； 第二，会前要对讨论的议题做充分的准备； 第三，尊重别人的发言权；
第四，要注意倾听别人的意见； 第五，期望会议能得到最好的结论。 2.议题达成的四个阶段 在开会时，常常会而不议，议而不决，决而不行，行而没果，这些都是无效的会议。 通常来说，一个会议得出恰当明确的结论主要包括四个步骤： 导入议题 进入议题讨论前，以准备的资讯说明研讨议题的目的及重要性，让开会的人员都感到这个议题对自己有切身的影响，从而愿意全心投入议题的讨论。 充分发言 主持人要尽量引导大家的意见，包括指名发问、交替发问和以全体人员为对象发问。 获得一致的结论 在会议中，要去掉大家无能力做到的想法，删除离题的意见，并对剩下的可行性意见，让参会人员评估每个意见的优劣点，最后评估选出的意见是否能达到议题的目的。 确定责任人 确定责任人就是对每个结论确定负责实施的对象。对会议的每项结论要清楚地注明由谁负责，什么日期完成，何时何人检查等。 3.做好会议追踪工作 在会议过程中，需要记录会议纪要，会后根据会议纪要进行必要的追踪，确定会议行动追踪表，并将会议决议事项的实施和出席会议人员签名表等记录表归档保存。 三、如何与上级沟通 1.执行过程中的沟通 与上级沟通时，不能用问答题方式，少用判断题方式，要使用选择题方式。 执行前的充分准备 对于提出的方案，在执行前要对上级做全面的汇报，包括方案目标、计划方案、完成期限、衡量评估标准和需要的资源、权力、政策等。需要注意的是，要将辅助资料准备齐全。 执行中及时反馈与回复 方案在执行过程中，要及时恰当地向上级反馈进展情况，设置检查点，要注意准备好几个问题：项目是否在按计划执行；如果项目不是按计划执行，其原因是什么；项目执行过程中该如何调整；下一步可能出现的问题与准备的措施；需要上级提供哪些支援等。需要注意的是，向上级表达观点时要简洁明了，用词要准确且谨慎。 2.与上级沟通的要点 与上级领导沟通时，要充分注意以下要点： 第一，准确理解上级的意思和真实意图；
《高效会议管理技巧》内容摘要 第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而産生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的産物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大於一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 ◆达成协定与解决问题 达成协定与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协定的産生和问题的解决。 图1-3 达成协定与解决问题的6个步骤 ◆资源分享
利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是爲了使公司上下团结一心，朝着一 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 会议成本的计算
会议成本分爲时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。 ____________________________________________________________ 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特徵 会议规范 会议效率不高的原因及预防性管理
提高开会效率，打造高效会议 一、会议目的：集思广益、分析问题、研究对策、工作部署。 二、必要会议。 1、发现问题机会，并确定如何更好地解决问题。 2、做出决定或者寻求决策意见。 3、在会上交流影响到每个人的变化。 4、完成需要团队成员相互协调和沟通的项目或日常任务 三、非必要会议。 1、不确定开会的原因或完成的目标。 2、只是为了传达信息。 3、关键与会者不能参与。 4、只有少数几个人对达成目标至关重要，但邀请了十几个人参与会议，不仅影响效率，别人还会质 疑为什么邀请他们。 5、已经做出决策或需要迅速做出决策。 四、会议效率低下的原因。 1、会议议题繁多，会议过程只议不决。 2、议程把控不到位，造成的拖沓、延迟。 3、无关的参与人太多，造成了大量的“陪绑”效应。 五、高效会议应该从会前、会中、会后三方面进行考虑和管理，每个环节的管理，都影响着整体会议效率。 六、提高会议效率方法。 1、与会前，用3W方法预演一下会议流程。(Who:谁？When:什么时候？What:要解决什么问题?) 2、设想一下谁会和自己意见相同，谁会和自己意见不同。 3、带着问题开会，提高参与感、锻炼预测能力和做决策能力。
4、开会时，把自己预先设想和实际结果做对照。(蓝色记录设想，红色记录结果) 5、做好会议记录。 6、提前给与会者发放会议议程。 7、请与会者在会议开始前提交信息给组织者。（减少受他人影响的可能、与会者更多精力倾听他人意见、收集更多的新点子） 8、会议组织者最后一个发言。(与会人勇于发表自己的意见) 9、列一张任务清单。(避免遗漏事项：医生问诊单、飞行员登记单) 参会的人选恰当吗？ 大家的经验是否平衡得当？ 有没有那种积极正面的方法提出反对意见的角色？ 10、会议主席不是主要参与者。(乐队指挥不演奏乐器) 掌控会议方向、节奏 关注每个参与者，让所有人融入其中 调解与会者之间的冲突，维持会议的运行，引导大家分享想法和顾虑 11、选择适合的开会场所。(高天花板：想法更富有创意；低天花板：想法更具体更受局限) 12、合理安排座次。(圆桌：适合创造合作互助，提高归属感；方桌：激发对独特性的追求，促进成员承担责任) 统一安排桌位，避免大家选择自己认为的舒适区。 13、总结会议并明确下一步行动。 七、三星高效会议原则： 凡是会议，必有主题；凡是主题，必有议程；凡是议程，必有决议；凡是决议，必有跟踪； 凡有跟踪，必有结果；凡是结果，必有责任；凡有责任，必有奖罚；凡有奖罚，必须透明。
高效会议管理技巧 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
高效会议管理技巧（节选） 内容提要 第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 第六讲主持人的会议管理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进 第一讲当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾
开高效会议的八大要点 摘自《易友》 看过一份报道：一个人心里想的是100%，那嘴上说的就是80%，别人听到的则只有60%，听懂的则变成了40%，而听者再去行动的话，施行的就20%了。主持人能否引导大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40%，最关键的则是重复和总结。在开会的时候，重复和总结既是对发言者最有效的反馈，也有助于帮助大家准确理解发言者的意思，提高沟通效果。 开会，是管理工作的一种重要方法。他对集思广益，消除误解，做出决策，有其重要意义。但现在，许多会议成为了一种形式，一种“累赘”。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。有的会议，参加人数众多，无多大关系“陪绑”的现象严重。有的会议成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义。 低效的会议，无用的会议，拖拉的会议，既浪费了大家的时间，又制造了“文山会海”，已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才会开好高效的会议？以下八点很重要。 1、主题要唯一。
一次会议，就有一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 2、人员要相关。 参加会议的人员，一是要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位，派员参加。协办的单位，不要派人陪绑。二要坚持“有效性”的原则。具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则。参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派员参加，也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费！ 3、事先要通报。 要想会议高效，事先告知很重要。不要到会场才知什么议题，没经深思熟虑作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，让大家各广泛征求意见，充分作好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。 4、程序要准确。 会议的程序很重要，关系到会议是否民主，有效。一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持，或办公室主持。二是不要领导先
会议是一种管理工具，他对集思广益、消除误解、作出决策等有其重要意义。但现在，公司的会议成为了一种形式，一个累赘。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了低效能的“大尾巴会”；有的会议，参加人数众多，陪绑现象严重；有的会议成了领导的“一言堂”，失去了会议的意义......如何才能开好一个高效的会议？以下八点建议： 1、主题要唯一 一次会议，就一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员、高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。 2、人员要相关 参会人员，一是要坚持“少而精”原则，与会议议题直接关联的人员参加即可。二要坚持“有效性”的原则，具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则，参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派员参加，也要赋予相应的权力，否则因做不了主造成议而不决，是人员成本最大的浪费！ 3、事先要通报 要想会议高效，事先告知很重要。会议议题、准备资料、发言次序等都要在会议通知中告知为好。不要到会场后才知道是什么议题，没经过深思熟虑而作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，广泛征求大家意见，开会时各抒己见，迅速作出决策，提高会议效能。 4、程序要准确 会议的程序很重要，关系到会议是否民主、有效。一是不要领导支持会议；二是不要领导先讲话，避免有的人“话里听音”拍马屁；三是该议的时候议，该决的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效能。 5、时间要紧凑 要事先规定会议时间，一个议题的会议时间一般不应超过一个小时。超过了一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去再准备，待二次再议，作出正确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反应迟钝了，容易出错。 6、记录要完整 会议记录一定要完整、准确、可查、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以便备查，避免事后不认账。 7、纪要要及时 会议召开后，应在两日内发放会议纪要。会议纪要必须要做到完成目标的时间、责任人、结果标准、奖惩标准四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以，要及时贯彻会议精神，一是增强会议时效性，发挥会议的作用；二是可以趁热打铁，取得事半功倍的效果；三是避免节外生枝，导致不必要的麻烦；四是提高会议的效能，增强执行力。 8、决策要检查 会议决策情况的跟踪检查非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议上制定的各节点都要进行检查。最后是决策完成后要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实