科研档案收集归档工作的几点思考

的 规章 制 度 变 得让 人 易 于接 受 ， 我相 信 大 家 对档 案 料 的 完整准 确 。 同时档 案部 门应 加 强与科 研 管理 部 质 力 部 门 、 案人 员 的工作 会 认 同 ， 而把 资料 收集 归档 门 、 量 管理部 门等相 关职 能部 门的沟通 合 作 ， 争 档 进
。因此 档 案 人 员在 平 时对 项 目组 的 资料 收 集 指 级） 在课 题 完结 后指 导兼 职 资料 员或项 目组成 员进 表 ” ； 监 行 系统 整理 并 归档移 交 。通过 档 案人 员深 入项 目组 导 、 督检 查 过 程 中要 严 格 按 照质 量 手 册 和程 序 文 的 具体 指 导 ， 一 线科 技 人 员 切 身感 受 到 资料 收 集 件 要求 ， 使 督促 项 目组 保质 保量 的形 成 文件 ， 项 目结 在 ／ Ｄ ｌ“ 的完 整 、 准确 、 统对 项 目的顺 利通 过验 收 有很 好 的 题 归档 时可 以借 鉴程序 文 件 Ｑ Ｃ ２ １设 计和 开发过 系 支撑 作 用 ， 大 家 认 识 到 资料 收集 工 作 并 不 是想 象 程 控 制 ” Ｑ Ｃ ２ １ 质 量 管 理 体 系文 件 审 签控 制 ” 让 、／Ｄ ０ “ 来
家 认 识 到 所 有 任 职 期 间 形 成 的 科研 材 料 必 须 归 档 ，
（） 归 档 麻 烦 。有 的 科 研 人 员 平 时 对 资 料 收 而 且 归 档 资 料 必 须 是 系统 、 整 、 确 的 ， 何人 不 ２嫌 完 准 任 集 不 注意 ， 目结束 后 归档 时， 案 部 门要求 补 齐 资 得 采用 不 正 当手 段将 属 于 国家 和 单位 的具有 知 识产 项 档
集归 档工 作 的几 点思考 。
一
３ 申报 成 果 、 ． 申请 专 利 阶 段 的材 料 归 档 较 少甚
目为 多 ， 部 分 课题 验 收或 鉴 定 以后 就 结题 了 ， 大 后面
断摸 索 总结 ， 文 结 合 本所 情 况 谈 谈 对 科 研 档 案 收 至 没 有 。本 所 的 科 研 课题 以预研 项 目、 术 基础 项 本 技 科 研档 案 归档 现状 及原 因 阶 段 进 行 的 申报 成 果或 评 奖 或 申请 专 利 这 些 工 作 ，
不必 归档 。
１ 转 变 档 案 人 员 自身 的工 作 作 风 ， 以往 的事 ． 变
《 电 氟 兵船档案）０ 年第２ ２ｉ １ 期
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后 检 查 为事 前 事 中指 导 ； 坐等 别 人 上 门 归档 审 查 控制 要 求 为 档案 工 作 所 用 ， 使 档 案 的归 档 率 以及 变 促 为 主 动去 项 目组指 导 资 料 积 累收 集 ， 档 案 人 员 的 归档 资料 的准 确率 和完 整率 的提 高 。 用 实 际行动 推 动档 案制 度 的落 实 。档案 工作 的制 度建 本所 从 １９ 年 开 始施 行 质 量管 理 ， 量手 册 和 ９１ 质 立 了 ， 制度 是 刻 板 的 、 硬 的 ， 但 生 执行 制 度 的人是 鲜 程 序 文 件 经 过 １ ９ 版 、 ９ ９ 、 ０ ２版 、 ０ ５ 、 ９１ １９ 版 ２ ０ ２０ 版 活 的 、 感情 的 ， 为档 案 人 应该 走 出办 公室 ， 入 ２ ０ 版 、 ０ ０版 历 次版 本 的不 断修 订 完 善 ， 有 作 深 ０８ ２１ 已经 形
经 过几年 才 能完 成 ， 项 目立项 到 验收 ， 成 资料 内 并形 成记录 ， 别 是科研 、 从 形 特 生产全 过程 都 是按 照质量
容 多 且 时 间跨 度 大 ， 的 资料 上 报 以后 未 能 及 时返 管理 体 系 程序 文 件 的要求 来 做 ， 年 必 须接 受 内部 有 每 回 或 评 审意 见 签署 不 全 ， 些 都 给 资料 收 集 归档 工 和 外 部 的质 量 监督 审核 。档 案 归档 工作 的落 实可 以 这 作 造 成 困难 。因 此 ， 科研 项 目初 期档 案 人 员 就要 借 助 程 序 文件 的要 求 来执 行 。 比如 ： 技档 案 归 档 在 科 主 动 与项 目组 和科 研 管 理 部 门沟 通 ， 据 项 目情 况 资料 不 多 、 制 过程 资料 较 少 的 问题 完全 可 以依靠 根 研 首 先拟 定 该 项 目的归 档 范 围 ， 项 目组 成 员清 楚本 程 序文件 Ｑ Ｃ ２ １设 计和 开发 过程 控制 ” 让 ／ Ｄ ｌ“ 来解 决 ， 在 项 目应 该形 成和 收集 哪些 资料 ， 到心 中有 数 ； 做 在过 这 个 程 序文 件 的规 范性 附录 中 明确 规 定 了 “ 计和 设 程 中也要 跟踪 课题 进 度 ， 随时 了解 资料 收集 情况 ， 该 开 发各 阶段 一般 应 形成 的文件 ” 这些 文件 正 是科研 ，
部 门领 导存 在 一 些 错 误 认 识 ， 为 自己联 系 的与 企 作 方 面 想 想 思路 ， 认 比如在 具 体业 务 中变 换 工 作 方 式
事业 单位 、 院校 横 向联 合 的项 目， 且经 费 也 不是 本 或 借助 本 单 位其 他 资 源 ？根据 本 所 情况 笔 者认 为档 并 单位 出 的 ， 资料 留存 在 个人 或 本 部 门手里 方 便 ， 因此 案 人员 在 以下 两方 面 还有 施展 和提 升 的 空间 ：
的 那 么难 ， 要 平 时注 意积 累 做个 有 心 人 就 行 。只 审查 ， 只 只要 项 目组或 生产 部 门按 照程 序文 件执 行 ， 基
要 我们坚 持用 热情 的态度 、 体细 致 的指 导 ， 冰冷 本 上 既能 达到 质量 管理 体 系 的要 求 又 能确 保 归档 资 具 使
一
二、 科研 档 案收 集 归档 方法 的探 讨 针 对 科 研 档 案 收 集 归 档 存 在 的 问题 ， 案 部 门 档 方面 要 加 强 宣 传 ， 利用 多种 形式 ， 行 档 案知 识 、 进
特 别 是 近几 年 进 所 的年 轻 人 归 档 意 识 不 强 ， 们 认 档案 法规 、 他 知识 产权 法 、 专利 法 、 密法 的普 及 教育 ， 保 为 科研 项 目只 要 通 过 了验 收 或 鉴 定 ， 目就 算 完 成 强化 档案 意 识 、 密意 识 和知 识 产权 保 护意 识 ， 大 项 保 使 了， 并未 意识 到 资料应 归 档 ， 因此 主动 归档 的较 少 ；
完 善 手续 的督 促他 们 立 即 办理 ， 目组 自己不 能解 档 案 应 归档 的 。再 比如 ： 项 归档 资料 要 求签 署 完 整 的
决 的 ， 案部 门应 积 极 协助 项 目组与 相 应 的管理 部 问题 ， 以结合 程 序 、 签 手 续 ， 们 感 到 很 麻 烦 、 困难 也 就 不 归 档 权 的科 研 成 果 据 为 己有 ； 一 方 面 要 建 立 和 完 善科 补 他 很 另
了 。如 有 一 个 项 目历 经 四年 ， 档 时 大 部 分 资 料 只 研 档 案 管 理 的 各 项 规 章制 度 ， 归 明确 落 实 各 部 门档 案 有 复 印件 且 不完 整 ， 项 目组 成员 有 的调 离 了 ， 原 其他 管 理职 责 。大 部 分单 位 的档 案 部 门都 做 了 以上 宣传 的人 又 不 知道 资料 情 况 ， 因此 当 档 案人 员 要求 提 供 和制 度 建 设方 面 的工 作 ， 制度 的执行 力 度 不够 ， 但 收 原 件 、 善 资料 后再 归档 ， 们干 脆 不归 档 了 ； 完 他 集 归档 的 效果 并 不理 想 。面 对 这种 情 况 ， 档案 部 门、 （） 在 ＿ 些 错 误 认 识 。有 部 分 人 员 甚 至 有 的 档 案 人还 能做 些什 么 ？能不 能 从我 们 自己本 身 的工 ３存
门沟 通协 调 ， 资料 收集顺 利进 行 ， 使 同时指 导项 目组 件 审签 控制 ” 解 决 ， 这个 程序 文件 的规 范 性 附录 来 在 将 资料及 时分类放 入 档案 盒 内 ， 好各 种标 识 （ 做 如密 中详 细规定 了“ 审签 栏 目和 签署 人要 求” “ 件 审签 、文
、
１ 近 年本 所 科研 项 目较 多 ， 经 费 来源 、 目来 有 的课 题 有 ， 的课 题 没 有 ， 常 经 历 的 时 间 比较 ． 其 项 有 通 源 不 同 ， 上 级集 团 公 司 的 ， 地 方科 委 的 ， 与 厂 长 ， 有 有 有 一般 人 比较 容 易忽 略 收 集 这 些 过 程 中 形 成 的 资
擎 研爨
兵 器 工 业 五 九 所 叶立 新
科研 档 案是 指 在科 学 技 术研 究 过程 中形成 的具 ２ 从 已归 档 的项 目资 料 来 看 ， 制 过程 性 资料 ． 研
支撑 性 原始 材 料缺 乏 。主 要有 三种 情况 ： 有保 存 价 值 的文 字 、 图表 、 数据 、 像 等 各 种 形 式 载 比较少 ， 声 （） 的课 题 组人 员不 重 视 或 不注 意 收 集 项 目 １有 体 的文件 材 料 ， 是科研 活 动 全过 程 的 真实 记录 ， 它 是 科 学 技 术 储 备 的 一 种 形 式 ， 知 识 信 息 和 企业 权 益 的检验 报 告 、 是 阶段 性 总 结 、 设计 计算 书 以及 一 些探 索 的重 要 载 体 ， 企 事 业 单 位 重 要 资 源 和 知 识 资产 的 性 实验数 据 ， 成归 档 时无 中 间部分 的资料 ； 是 造 组成 部分 。在 科 研 档案 管 理全 过 程 中收 集 归档 这 一 （） 的 课题 组人 员 责 任心 不 强 ， 按要 求记 录 ２有 不 环 节 尤 为 重 要 ， 直 接 影 响 到 科 研 档 案 的完 整 、 它 准 在科 研 记录 本 上 或记 录 不完 整 不规 范 ， 随意性 强 ， 这 不 确 、 统 ， 而 影 响 科研 档案 的有 效 开 发 利 用 ， 重 样势 必会 造 成 归档 资料 内容 不全 、 完整 ； 系 进 严 的会 造 成 单位 知识 产 权 受 到 侵 害 或 流 失 ， 至 有 可 甚 （） 的课 题 组 人 员 不 愿 将 全 部 有 价 值 的资 料 ３有 能泄漏 国家秘 密 ， 成不 可 估量 的损 失 。因此 ， 造 收集 归档 ， 归 档验 收 要求 必 须提 供 的那 部 分材 料 ， 余 只 其 归 档 是 科研 档 案 管 理 工 作 的基 础 和 前 提 ， 个 环 节 的 留在 自己手 中， 这 以便 日后 自己使用 方便 。 的工 作 最难 做 ， 问题最 多 ， 为档 案 人 员一 直 都在 不 作