文件收发工作制度
1.0目的：
规范文件收发要求，提高工作效率。
2.0适用范围
公司各部门。
3.0职责
3.1总经理负责文件的审批；
3.2办公室负责提出文件的处理意见；
3.3办公室负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等；
3. 4各部门负责人负责本部门文件的提交和接收。
4.0内容：
4. 1定义：
a）文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、备忘录、工作计划、函、呈批单等。
b）内部文件指公司各部门送往总经理需阅示的文件。
c）外部文件指内部文件以外的文件，包括政府部门、社会团体、上级公司、外部企业等发来的文件。
4.2接收与登记：
a）办公室接收公司外部和内部所有来文。
b）办公室将所有接收的外来文件登记在《外来文件登记表》，作为查证依据 4. 3文件分发方式：
a）总经理批阅后的内部文件，由办公室电话通知相关部门或文件提交人取回已批阅文件。若通知上述文件接收人未果，文件又属急件，办公室应将文件及时送达相关部门。
b）总经理批阅后的外部文件，由办公室存档和发送。
c）办公室把公司发出的文件登记在《发出文件登记表》。
d）各部门以公司名义向外界发出的文件，须在总经理批准后方可印发。
5.0相关记录
5.1 《外来文件登记表》
5. 3《发文登记表》
5.4《发文登记表》
文件编号 程 序 文 件 名 称 标准章节号 版本 / 修改状态
文 件 控 制 程 序 7.5 A / O
第 1 页 共 5 页 1.0 目的
本程序规定了文件和资料的批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的控制方法，确保各相关场所使用文件和资料为有效版本，能够安全有效地被管理与使用。
2.0 适用范围
本程序适用于公司质量管理体系文件的控制及本公司技术文件、设备文件、外来文件、顾客提供的图样批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的管理。
3.0 职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册。
3.2 管理者代表负责审核质量手册和批准质量管理体系程序文件，批准程序支持性文件和作业指导书等，指导组织对现有体系文件的定期评审。
3.3 体系办是质量体系文件和资料的归口管理部门，负责公司质量管理体系的文件和资料控制，负责文件的统一管理。
3.4 研发中心负责技术文件和资料的归档、分类、标识、编制、审核、批准、分发、回收、销毁、更改、保管及外来文件、
图样的评审、转换等管理工作，负责本公司产品图纸、样件及有关更改内容的及时传递。
3.5 其他部门负责相关文件的编制、使用及对本部门在用文件和资料的控制，负责本部门与质量管理体系有关的文件和资
料的收集、整理和归档。
4.0 术语
文件：信息及其承载媒体。
5.0 工作程序
责任 输入 过程活动 活动要点 输出
相关部门 质量管理标准
5.1 体系文件的编制
a)文件的编制应依据质量管理标准，并充分考虑公司实际，进行
适宜性控制，达到有效提升的目的。
b)质量手册由体系办负责编制/修改、程序文件、其他质量体系运行所需文件由各部门编制/修改。
c)体系文件的格式及编号，见5.13 ；编号由体系办统一编号。 送审
文件
研发中心 客户特殊要求
企业内部要求 5.1.1图纸、技术文件的编制/批准
a)图纸、技术文件编制、审核须按《产品型号及零部件图号编号方法》标准执行，确保文件是充分适宜的，经批准的图样技术文件原件须归档管理。
外来文件管理办法
1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：
3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：
4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：
流程 责任部门 相关说明 表单
文管中心 关 相关部门接收到外来
文件须交文管中心统一办理 [外来文件收文
登记表]
相关单位主管
[外来文件管
制一览表]
文管中心
[文件发放与回
收记录表]
文管中心 [外来文件管
制一览表]
申请人
文管中心
依申请期限归还
[文件资料借阅
登记表]
文管中心 [文件申请表]
[文件销毁记录表]
6.内容: 外来文件
确认、转交 外来文件接收
外来文件
编号、分发
借阅与归还
外来文件
更新或作废
外来文件管理
6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:
6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
文件管理记录表格
目录
1. 质量记录清单
2. 外来文件清单
3. 受控文件清单
4. 文件发放/回收登记表
5. 文件借/调阅登记表
6. 文件更改单
7. 文件作废申请单
8. 文件销毁申请表
9. 文件销毁清单
10. 文件归档登记表
版号/修订号： 表号：
质量记录清单
编号：
序号 名 称 编 号 保存期限 归档部门 备注
版号/修订号： 表号：
外来文件清单
编号：
序号 文件编号 文 件 名 称 来文单位 份数 保存部门 文管员 备 注
版号/修订号： 表号：
受控文件清单
编号：
序号 文件编号 文件名称 版次 保存部门 实施日期 备 注
编制: 批准：
版号/修订号： 表号：
