关于做好文件材料立卷归档管理工作的通知-201405

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(全)

2 公路建设项目文件材料立卷归档管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条 本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章 公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责

第四条 各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

3 第五条 公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条 项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

关于开展公司文件材料移交归档工作 的通知

公司各部门：

为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：

一、归档范围

（一）2022至2023年度档案。包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。（归档部门：公司各部门）

（二）2015至2020年度会计档案。包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。（归档部门：财务部）

（三）专题档案。包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）

二、归档要求

（一）移交主体。请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。

（二）移交内容。归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。

（三）移交方式。通过线上线下相结合的方式进行移交。各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。

（四）整理要求。各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。

1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；

2.题名：规范填写文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；

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------------- 公路建设项目文件材料立卷归档管理办法

第一章 总 则

第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 -------------

------------- 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

关于加强公司文件资料管理的通知模板

【公司名称】

【日期】

【通知编号】

【通知标题】：关于加强公司文件资料管理的通知

各位同事：

为进一步提高公司的文件资料管理水平，规范文件管理流程，减少文件资料丢失和混乱的情况，特制定以下管理办法，在此通知全体员工执行。

一、文件分类和编号

1. 所有文件资料应按照文件的性质、内容、用途进行分类，建立清晰的分类体系。

2. 每个文件都应有唯一的编号，编号应明确标明文件的名称、版本号、发布时间等信息，以便于查找和管理。

二、文件审批和签发

1. 公司制定明确的文件审批流程，凡涉及公司政策、规范、制度等相关文件，必须经过分类负责人审核并得到管理层的批准后，方可发布。 2. 经过批准的文件应由文件负责人进行签发，并将已签发的文件在文件资料管理系统中进行登记备案。

三、文件归档和保管

1. 不论电子文档还是纸质文档，均应在文件管理系统中进行归档，确保文件资料的安全性和完整性。

2. 各部门要制定清晰的文件保管责任制，明确文件的保管责任人，并建立好文档存档位置和安全防护措施。

3. 纸质文件的存储地点应选择防潮、防火、防尘的环境，并定期清点和整理，确保文件的正常保存和可检索性。

四、文档检索和使用

1. 文件管理系统中应设置便捷的检索功能，方便各部门查找相关文件。重要文件需设置访问权限，确保敏感信息的机密性。

2. 使用文件时，应按照文件管理规定，记录使用情况和归还日期，避免文件长时间未归还。

五、文件销毁

1. 不再需要的文件应及时进行销毁，避免废旧文件占用空间和带来安全隐患。销毁方式应符合环保要求，并在文件销毁记录中做好相关记录。

六、培训和监督 1. 公司将定期组织文件管理培训活动，提升员工的文件管理意识和技巧。

2. 相关部门负责人应定期检查并监督文件管理工作的执行情况，及时发现问题并进行整改。

七、奖惩制度

1. 对于严重违反文件管理规定的行为，将依据公司规章制度进行相应纪律处分。