关于做好文件材料立卷归档管理工作的通知-201405(1)

文书立卷归档管理制度【精选文档】文书立卷归档管理制度一、总则为规范本公司文书立卷工作，加强公司档案管理，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料。

三、管理部门1(文书结案后，原稿由办公室归档，经办部门根据实际需要留存影印本。

2(公司档案分类目录及编号原则，由公司办公部门统一制定。

四、文件点收文书结案后移送归档时，应根据如下原则进行点收。

1(检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归档。

2(如要抽查文件，应有管理部门主管的签认。

3(文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

4(与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应退回经办部门。

五、文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。

1(中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2(右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件则对准左上角，理齐钉牢。

3(文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

六、档案分类1(档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先按部门区分，然后依档案性质分为若干大类，之后在同类中依序分为若干小类。

2(档案分类应力求实用。

如果三级分类不够用，须在第三级之后增设第四级“细类”。

3(同一小类(或细类)的档案以装订于一个档夹为原则。

如档案较多，一个档夹不够用，可用两个以上的档类装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查找。

4(每一个档夹的封面内首页应设“目次表”，档案归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。

5(档号的表示方式为:AA—BBCCD—EE;其中，AA12121211212为经办部门代号，BB为大类号，CC为小类号，D为档案卷次，12121EE为档案目次。

12七、档案名称及编号1(档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分显示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。

档案资料立卷归档制度第一篇：档案资料立卷归档制度档案资料立卷归档制度第一章总则第一条、为加强项目部档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理过程中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、业主下发《管理办法》及总监办下发《管理手册》相关规定，结合本标段具体情况，特制定本制度。

第二条、归档的文件材料按年度立卷，项目部在工作活动中形成的各种有保存价值的资料文件，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条、项目部资料室设专职档案管理人员负责资料文件的收集整理归档工作，在工作变动或因故离职时，档案管理人员应将经办的文件向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四条、项目部各部门要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好各部门的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第二章资料文件的收集管理第五条坚持部门收集、管理资料文件制度。

各部门文书人员均由部门负责人兼职或指定，负责管理本部门的文件内业材料。

第六条项目部发出的公文一律由综合办公室统一收集管理。

第七条现场质检的有关资料：一项工作由几个部门参与办理的资料，由质检部门收集，资料室存档。

单项资料由负责的技术人员及时填写完整，交给质检部办理监理签认后，交资料室存档；现场有关的安全检查、质量、气象、日志、记录及时归档。

第八条项目部召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。

第九条各部门兼职文书的职责：1.掌握本部门的业务、资料文件的归档范围，收集管理本部门的资料文件。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的资料文件影像档案及时收集归档。

3.承办人员借用文件资料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章归档范围第十条项目部会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十一条上级机关发来的与项目部有关的决定、决议、会议纪要、工作指示、通知、命令、条例、规定、计划等文件材料。

文件归档通知尊敬的各位员工：根据公司文件管理制度的要求，为了更好地管理和保护公司文件，现对文件的归档工作做出如下通知：一、文件归档的背景意义文件是公司日常工作中不可或缺的重要资源，包括各类合同、报告、会议记录、财务资料等。

正确的文件归档可以提高工作效率，保障信息安全，便于查阅和追溯，是公司运转的基础。

二、文件归档的原则分类归档：根据文件内容和性质进行分类，建立清晰的归档目录结构。

时限归档：根据法律法规和公司规定，对文件进行时限管理，及时清理过期文件。

密级管理：根据文件内容的保密等级，采取相应的安全措施，确保机密文件不外泄。

备份存档：定期对重要文件进行备份存档，防止意外损失。

三、文件归档的具体操作整理文件：对办公桌、电脑等处的文件进行整理，将已处理完毕或暂时不需要的文件及时归档。

选择合适的存储方式：根据文件类型和重要性选择合适的存储方式，可以是纸质归档柜、电子文档管理系统等。

标注清晰：在文件上标注清晰的名称、日期、归档位置等信息，方便查找和识别。

定期检查：定期对已归档文件进行检查和整理，确保归档系统的有效性和完整性。

四、文件归档的监督与考核为了确保文件归档工作的顺利进行，公司将建立监督与考核机制，对各部门和个人的文件管理情况进行定期检查和评估。

对于工作中存在的问题和不足，将及时提出整改要求，并给予必要的指导和培训。

希望各位员工能够认真执行文件归档制度，做到规范管理、精心维护，共同维护公司信息资源的安全和完整。

谢谢大家的配合！祝工作顺利！此致敬礼公司管理部时间：XXXX年XX月XX日。

学校文件材料立卷归档制度高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志.为适应我校教学,科研,管理等各项工作上质量,上水平的发展形势,使我校档案管理工作规范化,科学化,确保档案的完整,准确,系统和安全,更好地为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》,《高等学校档案实体分类法》,《高等学校档案工作规范》等法规,结合我校档案工作具体情况,制定本办法.第一章基本制度第一条档案工作责任制.学校档案工作在校长统一领导下进行,确定一名校领导分管;各部,处(室),中心等立卷归档部门必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员负责本部门档案收集,整理和移交工作;档案室负责全校档案工作的规划,管理,监督和指导.第二条文件材料形成部门,课题组立卷制.由部门,课题组立卷人或兼职档案员按本规定第七条及各门类档案的特定要求,进行系统的整理组卷,并由部门档案工作人员负责按规定向学校档案室移交.档案室派人指导立卷工作.第三条公务活动文件材料归档制.学校教职工在公务活动中形成的各种载体形式的文件材料,都必须按规定向学校档案室移交,集中管理,任何个人均不得据为己有或自行处理.第四条"三纳入""四同步"管理制.各部,处(室),中心等立卷归档部门,应将档案工作纳入本部门的工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的岗位职责范围;在布置,检查,总结,验收各项工作的同时,布置,检查,总结,验收档案工作.第二章文件材料的归档范围及保管期限第五条归档范围一,党群类:主要包括党群部门在工作中形成的文件材料.二,行政类:主要包括行政职能部门(教学管理,科研,开发,基建,设备,外事,财务等部门除外)在工作中形成的文件材料.三,教学类:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料.四,科学研究类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料.五,产品生产与科技开发类:主要包括学校自行研制的产品,科技开发管理及活动过程中形成的文件材料. 六,基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料.七,仪器设备类:主要包括仪器设备工作管理和仪器设备的全套随机文件以及在申请购置,开箱验收,安装调试,管理使用,维修改造,申请报废等各个环节中形成的文件材料.八,出版类:主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料.九,外事类:主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料.十,财会类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料.归档的文件材料包括纸质,照(胶)片,录像带,录音带,幻灯片,实物等各种载体形式.各类档案的具体归档范围见附件一至附件九.第六条保管期限一,保管期限分为永久,长期,短期.二,各类档案保管期限的具体划分见附件一至附件九.凡附件中未列者,参照以下原则划分:(一)永久:凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管.(二)长期:凡反映学校一般工作活动,在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的档案,列为长期保管.保管期限为十六年至五十年左右.(三)短期:凡是在较短时间内对学校有查考利用价值的档案,列为短期保管.保管期限为十五年以下.第三章案卷的质量要求及归档时间第七条案卷的质量要求:一,各门类档案质量的要求,总的是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用.二,卷内文件材料必须准确反映本部门教学,科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书面材料利于长期保存.三,归档的文件材料种类,份数以及每份文件页数均应齐全完整,质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准.四,卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列.五,卷内文件材料一般不得超过200页,应按排列顺序,依次编写页号或件号.装订的案卷无论单面或双面,只要是文字材料,均应在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方编件号.六,每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录(一式二份)对文件材料原有的题名不要随意更改或简化;没有题名的应拟写题名,但均应在拟写的标题外加[ ],没有责任者,年,月,日的文件材料要考证清楚及时补上;会议记录应填写会议的主要内容和时间.卷内文件目录放在卷首.七,有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况说明,也应将立卷人,检查人的姓名及时间写上.检查人应是立卷单位负责人.备考表放在卷尾.八,案卷题名应简明确切,体式一致.一般包括主要责任者,内容,名称(文种)等.一般写在卷面,不超过50字.九,卷内文件材料应去掉金属物,破损的文件材料应托裱,字迹扩散的应复制并与原件一并立卷;未留装订线的文件材料应贴边,案卷应采取三孔一线的方法装订;不装订的案卷,应逐件用细线装订.十,凡归档的本校形成的文件及与外单位签定的合同,协议书等文件材料,均须加盖公章.十一,归档的文件材料必须经过整理,鉴定,并由归档单位逐个提出保管期限和保密意见,经档案室审查后归档. 第八条归档时间和手续一,归档时间:(一)党政,教学,科研管理部门和按年度归档的部门,于次年五月底以前归档.(二)教学部门和按教学年度归档的部门,于次学年度十二月底以前归档.(三)科研项目,基建项目和专题性,成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档.二,归档手续.案卷归档须填写移交清册一式二份,写明案卷标题,卷内文件件数,页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章.各立卷部门分管档案工作领导及专(兼)职档案员职责第九条分管领导职责一,组织本单位人员学习,宣传,贯彻《中华人民共和国档案法》及《普通高等学校档案管理办法》等档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每学期定期研究档案工作.二,制定本单位档案工作的管理制度,对单位专(兼)职档案人员的工作提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难.三,加强与学校档案室的联系,共同做好业务监督,指导,检查工作,保证本单位归档材料的完整,准确,系统,案卷质量符合要求,归档及时.第十条各立卷部门专(兼)职档案人员职责:一,做好平时立卷工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,设置立卷类目,合理分类存放,便于利用和归档.二,负责本部门文件材料的形成,积累,保管,整理及立卷归档工作,保证归档文件材料完整,准确,系统,案卷质量符合要求.三,主动接受学校档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向学校档案室归档.四,努力钻研业务,积极参加学校档案室组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作水平.第五章档案工作考试,评比及奖励第十一条单位考核与评比以部,处等立卷部门为单位,个人以兼(专)职档案工作人员为对象,每一到二年进行一次检查评比.评出的先进单位和个人,以学校名义授予年度档案工作先进单位和先进个人称号,并予以奖励. 第十二条先进单位条件一,领导重视.有位领导分管档案工作,能认真学习,宣传,贯彻《档案法》及《普通高等学校档案管理办法》等档案法规.档案工作纳入了单位工作计划,纳入了管理制度,纳入了有关人员的岗位职责.定期研究,布置,检查档案工作,及时解决档案工作中的问题.二,组织落实.处及所属科室(课题组)有专职或兼职档案员,并认真协调地开展工作.档案员工作有变动时,能及时办理交接手续.三,任务完成好.本单位应归档的文件材料达到了完整,准确,系统,案卷质量符合有关门类档案的要求,归档按时.第十三条先进个人条件一,热爱档案工作,努力钻研业务,不断改进工作方法并取得成效.二,积极协助单位领导宣传贯彻《档案法》,《普通高等学校档案管理办法》等档案法规,成效显著.三,承担的档案工作任务完成出色.归档的文件材料完整,准确,系统.案卷质量好,符合规范要求.归档按时.第六章附则第十四条本规定附件一,湖南电大党群,行政类档案文件材料立卷归档细则二,湖南电大教学类档案文件材料立卷归档细则三,湖南电大基本建设类档案文件材料立卷归档细则四,湖南电大仪器设备类档案文件材料立卷归档细则五,湖南电大财会类档案文件材料立卷归档细则六,湖南电大声像载体类档案文件材料立卷归档细则七,湖南电大外事类档案文件材料立卷归档细则八,湖南电大科研类档案文件材料立卷归档细则九,湖南电大出版类档案文件材料立卷归档细则第十五条本规定由校办公室负责解释.第十六条本规定自公布之日起施行.一,党群,行政类档案文件材料立卷归档细则党群,行政类档案是指学校在党群,行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字,图表和声像材料.党,政文件材料应严格执行文书处理部门立卷归档制度.一,党,政文件材料归档范围的确定(一)确定的原则1,归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用,凭证作用和研究价值.2,归档的文件材料必须反映学校党群,行政部门职能活动的全过程,保证完整,准确,系统.3,归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点.(二)归档的重点以本校形成的不同载体,形式的文件材料为主,特别是全局性,综合性的文件材料.其次是上级和其他单位发来的文,电及附件.上级来文中,应以针对学校的指令性,指导性文件为主.(三)不归档的文件材料1,上级机关普发的(非专指高校)供参阅,不办的文件材料2,上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件3,无查考利用价值的事务性,临时性文件4,未经会议讨论,未经学校领导审阅,签发的未生效文件草稿.一般性文件的历次修改稿,打印文件的各次校对稿.5,无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出的一般性建议意见的人民来信.6,学校内部互相抄送的文件7,兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料.8,非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料.9,重份文件.二,部门立卷和分类组卷(一)立卷原则文书处理部门立卷应按问题,时间, 重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确,全面反映学校真实面貌和部门职能活动,便于查找利用为原则.(二)立卷分工1,上级机关下达的文,电材料,综合性的由党委办,校办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办部门立卷归档.2,学校以党委,行政名义发文,由党委办,校长办立卷归档(归档文件需保存两份以上,并加盖公章).以部门名义发文, 由各部门立卷归档.3,学校党委和行政如召开的党委会扩大会,办公会议所形成的材料,由党委办,校长办分别立卷归档.召开的党委会,扩大会,办公会议所形成的材料,由党委办,校长分别立卷归档. 职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料,由主办单位立卷归档.4,两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档.5,重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档.6,各临时机构,撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交档案室,任何人不得带入其他单位.(三)立卷分类1,分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开, 一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划,计划, 一般应归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结,报告, 归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般应归入会议开幕的年度; 跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度.2,分部门:将文件按其内容所反映的问题,事物分开.3,分保管期限:将文件按照规定的不同保管期限分开.(四)立卷组合1,基本要求立卷一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密.2,立卷组合形式(1)会议文件材料,按会议的届次组合,根据文件的数量可一会一卷,一会数卷或数会一卷.(2)学校管理和业务活动形成的业务文件,调研材料,一般按单一组合.(3)工作计划,总结等文件材料,一般按责任者或名称组合.(4)统计,报表,名册等材料,按照格式名称组合,根据数量,可组成一卷或数卷.(5)简报按名称或期号组合.(6)非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可一案一卷或一案数卷.(7)人民来信材料,可按信件作者, 信件的处理形式或信件所反映的问题组合.(8)其它文件材料可按照特殊的形式组合.(五)案卷质量要求党群, 行政类档案的案卷质量要求同《湖南电大文件材料立卷归档的规定》第七条.三,党群类档案归档范围及保管期限(一)党委办公室DQ序号类目条款保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料长期2 本校党代会文件材料永久⑴,党代会计划通知,工作报告,议程,决议,总结,记录,发言稿,领导讲话稿,照片,录音,录像;大会主席团成员,弄席代表名单;侯选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等⑵,大会提案及办理情况;会议简报,会议情况反长期映记录,小组会议记录等⑶,会议参考文件;工作人员名单;工作证,代表长期证,列席证及选票式样3 校党委上报上级党委的报告,请示及批示,批复永久4 党委工作计划,总结永久5 党委发布的决定,决议和通知永久6 党委工作大事记永久7 党委负责同志在校内的重要讲话稿及参加上级召开永久的会议的发言稿,声像材料8 党委会,党委扩大会,书记校长联席会,党委中心组永久的会议记录,纪要及形成的有关材料9 党委工作简报长期10 党委关于专题性问题的调查材料,情况反映和汇报材料永久11 党委系统启用印章的文件材料永久12 党委系统重要统计材料永久13 以党委办名义下发的文件材料永久14 重要的群众来信来访及处理材料长期15 党委与有关机关联系,协商工作的来往文件长期16 分党委,总支,直属支部工作计划,总结,重要报告,经验长期介绍,调查材料,会议记录和统计表17 分党委,总支,直属支部建党工作及有关材料长期18 分党委,总支,直属支部人员奖励及有关材料长期(二)纪检DQ序号类目条款保管期限1 上级纪委关于纪检工作的文件长期2 纪委工作规章制度长期3 纪委工作计划,报告,总结,调查材料及重要统计永久4 校纪委会议记录长期5 校纪检委员会及部支纪检委员会名单长期6 党员干部违纪处分决定,调查结论,旁证,本人交待材料永久7 群众来信来访及处理意见长期(三)组织DQ序号类目条款保管期限1 上级关于组织工作的指示,决定,通知简报长期2 上级关于我校机构设置,干部任免的文件永久3 组织上报上级机关的请示,报告及批示批复永久4 本校组织工作计划,总结,决定,报告,调查材料永久5 本校组织机构设置,变动的报告及决定,批复,通知永久6 副处级以上干部任免,调动和离休报告,决定,批复,通知永久等(包括上级批准的,要附任免呈报表)7 科级干部的任免通知及有关材料永久8 分党委,党总支,支部改选,增补报告及审批材料长期9 吸收新党员,预备党员转正或取消资格,党员退党的材料长期10 干部名册,党员名册,各总支,支部委员名册长期11 党员和党组织统计年报及其他统计材料永久12 表彰先进的文件材料永久13 干部离休,待遇及更改工作时间的文件材料长期14 落实政策的有关文件材料长期15 党组织关系转移介绍信存限长期(四)宣传教育DQ序号类目条款保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期2 本校宣传工作计划,决定,报告,通知和总结永久3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 反映本校重大活动的剪报及图表永久5 报刊发表的反映我校情况的文章,报导材料永久6 学校开展的大型活动上级来校视察的声像材料长期7 上级有关学生思想政治工作的文件长期8 本校有关学生思想政治工作的决定,通知,条例永久(五)统战DQ序号类目条款保管期限1 上级关于统战工作的文件长期2 本校统战工作计划,决定,报告,通知和总结永久3 统战工作情况调查,典型材料,统计报表永久4 本校各级人大代表,政协委员名单(册) 永久及审批材料5 台,港,澳和侨务工作材料长期6 侨务对象,少数民族,台胞台属名册永久7 各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期8 统战工作重要会议记录长期(六)工会DQ序号类目条款保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2 校教代会,工代会文件材料永久(1)教代会工代会计划,工作报告,议程,决议,总结,记录,领导讲话稿,大会发言稿及有关声像材料;大会主席团,代表名单;侯选人登记表和情况介绍;选举办法,选举结果和上级批复(2)大会提案及办理情况;会议简报,会议讨论情长期况及反映记录(3)会议参考文件;工作人员名单;工作证;代表长期证及选票式样3 有关工会工作的报告请求及批示,批复永久4 校工会工作计划工作总结及综合汇报材料永久5 校工会的决定,管理办法及有关材料永久6 基层工会干部名册,会员名册长期7 工会基本情况统计材料永久8 校工会评优的决定,通知及有关材料长期9 反映女工工作,家属工作的文件材料长期10 工会组织大型文体活动的文件材料长期(七)团委DQ序号类目条款保管期限1 上级关于团的工作文件长期2 本校团代会文件(通知,代表名单,工作报告,决议, 永久选举结果,领导讲话稿,大会发言稿和大会通过的文件)3 校团委工作计划,报告,总结及规章制度永久4 团干部名单,团员名册长期5 校团委会议记录长期6 表彰和奖励先进团支部,优秀团员的文件材料长期7 处分团员的材料及复查材料长期8 批准入团,离团的材料及名单长期9 学校基层团组织统计报表,团费收缴报表永久10 团委牵头进行的重大活动的有关材料长期四,行政类档案归档范围和保管期限(一)校长办公室XZ序号类目条款保管期限1 上级有关高校行政工作的综合性文件长期2 本校教育事业规划,计划及上级批复永久3 学校的规章制度管理办法永久4 学校上报上级机关的报告,请求和批示,批复永久5 校务委员会,校长书记碰头会,校长办公会议记录, 永久纪要及会议讨论通过的文件6 全校性工作会议,座谈会记录长期7 校领导的重要讲话稿,参加校外会议发言稿永久8 全校性会议的照片录音带,录像带永久9 校领导在校外参加公务活动的材料的声像材料长期10 本校各单位的请求及学校的批复(分类立卷) 长期11 全校性工作的调查材料和经验总结长期12 学校大事记,简报,情况动态等永久13 学校的校史,民,历史沿革及概况永久14 校庆工作材料长期15 学校评估材料永久16 校史工作材料永久17 上级领导来校视察工作的文字,声像材料长期18 学校获荣誉称号的奖状,锦旗等实物或照片长期19 学校学年,学期工作计划,总结永久20 学校统计年鉴永久21 学年报表及综合统计材料永久22 学校行政机构设置的文件永久23 学校行政机构启用印鉴的文件及印模永久24 重要的电话记录和备忘录长期25 重要的来信来访材料及处理结果长期26 校保密工作,总结,调查汇报及记录长期27 校办的工作计划,工作总结及岗位职责永久28 校办管理工作中形成的文件材料长期29 区人民代表选举工作的文件材料长期30 学校与外单位的合同书,协议书往来函件永久(二)人事XZ序号类目条款保管期限1 上级有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度,管理办法,岗位职责长期3 校人事工作计划,总结,会议记录永久4 有关机构,编制规划,计划报告的请示和批复永久5 关于校内机构设置,变化的文件材料永久6 有关人事,劳资,编制,人员基本情况的统计报表永久7 人事处权限内的干部任免文件材料及名册永久8 表彰和奖励先进集体,先进教职工的文件材料长期9 处分教职工的文件材料和复查,撤销处分的文件材料长期10 师资培养,管理工作计划,总结和规定永久11 教师进修计划,安排,总结长期12 职工培训计划,总结和规定长期13 职工培训课程安排,名单及结业情况长期14 教职工评定,聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷) 长期15 职称评定工作的文件材料长期16 教职工调整工资的文件材料长期17 调资汇总表,调资名册永久18 教职工转正定级的文件材料长期19 教职工调入的有关材料(包括转移行政介绍入,工资长期关系等)20 教职工调出的有关材料(包括转移行政介绍信存根, 长期工资关系介绍信存根)21 招工招干的文件材料永久22 教职工退休,退职和出国的有关文件材料长期23 教职工退休留用,续聘的文件材料长期24 教职工福利工作长期25 职工停薪留职的合同协议等文件材料长期。

XX大学关于做好试卷归档工作的通知教字[20XX]X号根据合格评估要求，校领导批示，试卷要实行统一集中管理。

为了加强试卷管理统一性、规范性，结合《XX大学试卷管理规定》文件要求，请各学院收集、整理本学院统招试卷资料，逐步移交至教务处，流程和要求如下：一、归档时间第一阶段：9 月 10 日—10 月 19 日（学院收集、整理、检查）第二阶段：10 月 20 日—11 月 30 日（学院上报资料至教务处）第三阶段：12 月 1 日—12 月 30 日（教务处审核整理，查漏补缺）二、归档资料内容1、20XX 年- -20XX 学年第一学期至 20XX- 20XX 学年第二学期期间专业试卷资料；2、试卷资料包括各专业必修课、限选课及选修课的期末考核资料；3、《教学手册》（从20XX- -20XX 学年第二学期开始上报）；4、补考试卷；5、重修试卷。

注：过程性考核资料如：学生作业、期中考试等由学院整理及存档。

三、归档要求1、期末试卷按要求装订成册。

（装订顺序为：试卷封面、考场记录单（考生签到表）、成绩单、试卷分析、总成绩分析、空白试卷、评分标准、批阅后试卷等。

）注：试卷封面信息填写完整，班级名称、课程名称、试卷份数与试卷册内容保持一致。

2、补考试卷单独装订；重修试卷与重修课程的班级试卷装订在一起。

3、各学院在试卷移交前请进行自查，按《试卷移交清单》(见附件)要求移交教务处归档。

如有缺漏或信息错误请及时反馈至教务处。

四、移交工作流程与要求1、教务处将根据《试卷移交清单》验收归档资料，严格按照《XX大学试卷管理规定》的要求验收，对不符合要求的归档资料将退回学院限期修改，学院修改后再次上报。

2、《试卷移交清单》未包含补考课程，学院可按照清单格式自制补考清单，移交时按学院提供补考清单查收。

3、各学院可分批移交，合格一批先移交一批。

4、移交时双方须在《试卷移交清单》上签名。

试卷是合格评估的重要材料，请各学院认真完成试卷归档工作。

关于做好文件材料归档工作的通知关于做好文件材料归档工作的通知文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知关于做好文件材料归档工作的通知中心各处室并南方管理部：根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：一、归档的文件材料的范围凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1 上级机关的文件材料：1.l.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；1.1.2 上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；1.l.3 上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；1.1.4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；1.1.5 上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2 中心的文件材料：l.2.1 中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；1.2.2 中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：1.2.3 中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；l.2.4 中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；1.2.5 中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；l.2.6 反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；l.2.7 中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；l.2.8 中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；l.2.9 中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；l.2.10 中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； l.2.11 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；1.2.12 中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；l.2.13 中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；l.2.14 中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料1.2.15 中心制订的工作条例、章程、制度等文件材料；l.2.16 中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；1.2.17 中心干部任免（包括备案）、调配、培训。

公文立卷、归档制度范本一、立卷原则1. 公文立卷原则遵循“事项立卷、整理齐全、归档有序、使用便捷”的原则。

2. 公文立卷应按照文件的内容和性质进行分类，确保卷内文件的整体性和连贯性。

3. 立卷时要确保文件的顺序正确，避免错置、遗漏等情况的发生。

二、立卷程序1. 收文立卷程序：（1）收取文件后，将文件按照文件的性质进行分类分类。

（2）按照时间先后顺序，将文件逐一整理，确保文件的完整性和准确性。

（3）将整理好的文件按照规定的卷内顺序加装。

2. 发文立卷程序：（1）编制文件时，根据文件的内容和性质进行分类编目。

（2）编制文件时避免使用分段语句，保持文字的连贯性。

（3）编制文件时应注意行文的简洁明了，避免过度使用修辞手法。

三、归档原则1. 不同性质的文件应归档到不同的档案柜或档案室中，确保文件的分类明确和清晰。

2. 相同性质的文件应按照时间顺序进行归档，确保文件的顺序正确和及时归档。

3. 归档时应将文件整理齐全，确保文件的完整性和可查性。

4. 归档文件应标注清楚文件的名称、日期和页数等重要信息。

四、归档程序1. 文书归档程序（1）根据文件的性质和日期进行分类，将文件按照分类进行归档。

（2）将文件整理好后，按照规定的顺序进行装订或存放。

（3）归档时应注明文件的归档日期，并填写文件的档案号和存放位置等信息。

2. 文件电子归档程序（1）建立文件电子归档系统，将文件电子化存储。

（2）按照文件的性质和日期对电子文件进行分类，确保电子文件的整体性和连贯性。

（3）将电子文件按照规定的格式进行命名和存储，方便检索和使用。

五、档案管理1. 档案管理应定期对已归档文件进行检查和整理，确保档案的完整性和清晰度。

2. 档案管理应建立档案借阅制度，确保档案的安全性和保密性。

3. 档案管理应建立档案销毁制度，对于无效、过期的文件及时进行销毁处理。

六、档案检索1. 档案检索应根据文件的名称、日期等信息进行检索，确保检索的准确性和高效性。

XX职业学院关于XX级新入学学生档案材料立卷归档工作的通知各学院：根据《XX职业学院学生档案管理办法》，为保证XX级学生档案材料的立卷归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下：一、新生档案材料立卷归档范围1、中学、中职学籍材料；2、高考体检表；3、高考报名登记表；4、中学（中职）阶段团组织材料；5、新生入学体检表；6、XX职业学院学生登记表；7、其它原中学或招生等部门转来的归档材料。

二、新生档案材料的采集方法1、第1——4项和第7项材料从学生入学自带档案中采集。

2、第5项材料由校医院提供给各学院采集。

3、第6项材料由各学院根据学生处印发的表格组织学生填写后采集。

4、各学院以班级为单位，将上述材料逐一审核登记和采集完毕后，装入由学生处统一印发的学生档案袋内（每生一袋）；填好档案袋封面；按专业班级填写《XX职业学院新生档案材料收集表》。

5、各学院将档案袋按年级、专业排列整理后归档，同时提交所对应的《材料收集表》（纸质档和电子档两种）。

三、有关问题的处理1、新生档案中如缺以上第1—4项材料中的某一项，各学院学生科要及时告知学生在毕业前补齐，并明确告知其日后若因以上四项档案不齐全所引发的问题由学生自负责任。

此类档案各学院学生科在报送的《材料收集表》相应栏须注明并在备注栏要求学生签名，确认其档案材料不齐全。

2、收集学生上交的档案未密封者，各学院学生科须交给学生本人，由其自行回生源地招生办或所毕业中学密封后，学院学生科再予以接收立卷归档。

3、对于有专业按学号打乱分班者，请以专业为单位，按学号从小到大的相应顺序排列。

四、有关要求1、各学院须对归档材料的内容认真进行审查，要求准确、清楚、完整。

2、凡应由个人填写的归档材料，须由本人如实填写；署名时须署本人身份证姓名且须与入学录取名册中的姓名完全一致。

3、归档材料的内容须认真书写，字迹要清楚、工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写。

公文立卷、归档制度模版一、目的和适用范围此制度的目的是为了规范公文的立卷和归档工作，确保公文的安全保密和便于查询，适用于本单位内所有公文的立卷和归档工作。

二、主要内容及流程1. 立卷1.1 公文立卷的原则是按照公文的种类和内容进行分类，依次编号，内外部公文分开立卷。

1.2 公文立卷程序如下：1.2.1 收到公文后，由收文人员(或相关负责人)负责确认公文的种类和内容，然后按照相关分类标准进行归类。

1.2.2 在公文电子档案系统中新建一个立卷目录，并填写立卷单，包括公文的编号、日期、标题、主题等。

1.2.3 将公文原件进行打印并装订，同时在封面上标明公文的立卷编号，并将立卷单粘贴在封面上。

1.2.4 将装订好的公文原件交由归档人员进行归档。

2. 归档2.1 公文归档的原则是按照立卷的顺序进行归档，归档应当在公文立卷后的一个工作日内完成。

2.2 公文归档程序如下：2.2.1 归档人员收到装订好的公文原件后，核对立卷单和公文原件的内容，确保一致无误。

2.2.2 将公文原件按照立卷编号的顺序依次放入归档柜中的对应位置。

2.2.3 在归档电子档案系统中新建一个归档目录，并将公文相关信息填入归档单，包括公文的编号、日期、标题、主题等。

2.2.4 将归档单与归档的公文原件进行关联，确保公文档案的完整性。

2.2.5 所有归档工作完成后，及时更新归档电子档案系统，并进行备份。

3. 公文查询3.1 公文查询的原则是依据公文的编号、日期、标题、主题等信息进行查询。

3.2 公文查询程序如下：3.2.1 通过电子档案系统查询公文时，可根据公文的编号、日期、标题、主题等信息进行查询。

3.2.2 若电子档案系统无法满足查询需求，可向归档人员提出书面查询申请，申请中需注明所需公文的相关信息。

3.2.3 归档人员根据查询申请，在归档柜中按照相关编号的顺序查找所需公文，并将相关公文交付查询人员。

4. 归档期限4.1 根据相关法律法规和规定，公文的归档期限有一定规定，一般为3年以上。

《文书档案立卷归档规定》为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专（兼）职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理1.坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专（兼）职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

2.凡公司缮印发出的公文（含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

3.一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专（兼）职档案员的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文档材料及时收集归卷，每年三月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。

2.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4.公司的请示与上级机关的批复。

5.公司反映主要职能活动的报告、总结。

6.公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8.公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9.公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

六、平时归卷1.各部门都要建立健全平时归卷制度。

全文共计3436字关于做好文件材料归档工作的通知
中心各处室并南方管理部：
根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：
一、归档的文件材料的范围凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1上级机关的文件材料： 1.l.1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 1.1.2上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件； 1.l.3上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 1.1.4代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； 1.1.5上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2中心的文件材料：l.2.1中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料； 1.2.2中心党组（党委）、
1。

关于XX年度文件材料收集归档的通知
关于XX年度文件材料收集归档的通知
各部门：
为了做好我单位XX年度档案收集归档工作，完整地收集保存好具有借鉴价值的资料，根据区档案局的《通知》精神，结合我单位档案工作实际，现将XX年档案资料收集的有关事项及要求通知如下：
1、各部门请对照《XX单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（见附件）完成本单位xx年度各类资料的收集工作，并编制好移交资料目录，于x月x日前与本单位档案信息服务中心工作人员进行移交。

2、各部门要对所收集的资料进行初步整理，认真审查所移交资料，检验移交资料是否齐全、系统、准确，并根据整理范围及时完善；移交的资料必须为原件，如果没有原件移交复制件必须要保持印章和领导签字等内容清晰可见。

3、各部门务必将x年度形成的具有保存价值的资料（包括：文书材料、照片、光盘、荣誉档案等）完整移交，以备今后查考；如需要备用的请自行复印好，要保留原件的必须经部门领导签字同意后报办公室备案。

联系人：xx，联系电话：xx
附：xx单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表
注：请务必将自己部门的重要资料（本部门总结、涉及重大会议的材料等）及时上交。

XX办公室20XX年X月X日。

吉林城市职业技术学院关于做好2014年档案归档工作的通知各处（室）、各系（部）：2014年学校档案归档工作即将开始，为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料及时、完整的进行归档，依照《吉林城市职业技术学院档案工作条例》的有关规定，现将有关事项通知如下：一、学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。

各部门应充分认识档案工作的重要性，将归档工作纳入部门领导和相关负责人员的岗位职责范围，作为年度考核、检查工作的重要内容之一，确保学校档案工作的顺利进行。

二、各部门都必须按照《吉林城市职业技术学院档案工作条例》中的归档范围把本部门产生并已办理完毕的文件材料按时立卷归档。

要特别重视收集在重要活动（如全校性活动、主题活动、外事活动、大型会议和各项检查评估等）中形成的重要文件材料。

三、按照《高等学校档案管理办法》（国家教育部27号令）的要求，我院各类档案实行文件材料形成部门、专项立卷归档制度。

务必做到原件归档，杜绝使用复印件代替。

各部门的档案整理人员应按文件材料的形成规律，加以系统分类整理组卷、编制页号、装订成册后向院办公室移交。

院办公室负责业务指导及档案的检查验收。

各单位档案的收集范围，请参照吉林城市职业技术学院档案工作规范（见附件）。

四、归档时间2014年产生的党政、教学、外事、科研、基建、财会等门类档案的管理性文件材料应在今年12月15日前完成归档工作。

附件：《吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表》吉林城市职业技术学院院办公室 2014年12月1日附件：吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：院办党办分类号序号归档范围保管期限DQ11 一、综合1 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2 我院党委会议记录、纪要、决议、主要人员名单、领导讲话等永久3 党委工作计划、报告、总结永久4 党委下发的文件永久5 上级党委来我院调研、检查工作形成的文件材料，包括名单、讲话、检查结果等永久6 党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久7 党委工作简报永久8 以党委名义召开的工作会议材料永久9 党群系统使用印章和销毁印章的文件永久10 党群系统重要统计材料永久11 上级党组织有关党务工作的文件材料10年12 上级关于理论学习的有关意见，我院理论学习是上报材料10年DQ12 二、纪检、监督1 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2 学院纪检、监督工作的规章制度、会议记录、纪要永久3 上级有关纪检、监察工作的文件10年DQ13 三、组织1 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2 学院组织工作计划、总结、报告、决定永久3 学院组织机构设置变动的报告及决定、批复、通知永久4 学院党员名册永久5 党费的收支报表及统计表30年6 学院各总支、支部改选的请示、报告、与批复30年7 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退档的文件材料30年8 先进党支部、优秀党务工作者、优秀党员材料、照片30年9 党员组织关系转入、转出名单及相关材料30年10 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报10年11 党课材料（包括开课、结业仪式、领导讲话、党课内容、获得结业证书人员名单等）10年分类号 序号归 档 范 围保管 期限 DQ14 四、宣传1 针对我院范文和有关我院单位和个人奖惩材料永久 2 学校宣传工作规章制度、计划、决定、报告、通知、总结等永久 3 各种媒体对我笑的宣传报道，包括报纸、刊物、电视、广播宣传中形成的记载材料 永久 4 宣传学校的重要材料， 包括校园网新闻（电子文件）、新闻发布会、画册等 30年 5 反映学校重要活动的材料及照片、图表 30年 6 上级关于宣传工作的文件 10年 DQ15五、统战1 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料 永久2 统战部召开的会议记录永久 3 学校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久 4 各民主党派成员和负责人名册材料 30年 5 上级关于统战工作的文件 10年 DQ16六、公会1 上级有关公会工作的文件2 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久 3 公会工作规章制度、计划、报告、决定、重要通知、总结、请示与批复 永久 4 教代会天及答复永久 5 工会会员代表待会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件） 30年 6教职工代表大会的有关文件(通知、名单、工作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况介绍、选举结果及上级批复等文件) 30年 7 学校基层工会干部名册、工会组织机构情况表 10年 8 工会会议记录、纪要10年 9 表彰工会现金集体、现金个人材料、名单 10年 10 工会组织的各种活动材料 10年 11 妇女工作材料10年 12 有关教职工体检、节日发放福利等情况总结 10年立卷部门：院办分类号序号归档范围保管期限XZ11 1 学院下发的文件永久2 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久3 学院规章制度、工作程序汇编永久4 学院年度、学期工作计划、报告、总结永久5 院长办公会会议记录、纪要永久6 院长召开的各种专业性会议、座谈会、汇报记录、决定永久7 我院于其他高等单位情定的合同、协议书永久8 院务委员会名单、会议记录、纪要永久9 上级机关对学院整体评估检查的通知、规定，本院评估材料、迎接方案、自评报告及上级的评估结论永久10 评估工作计划、总结、会议记录及各项规章制度永久11 工作统计年报集重要报表永久12 学院承办的国内重要学术会议材料，包括接待方案、会议安排、讲话、名单等材料永久13 我院向上级单位的请示及批复30年14 有关全员性工作的调查材料和经验总结30年15 学年报表及综合统计30年16 我院启用、销毁印章、印模的文件材料30年17 我院历史沿革、情况介绍30年18 我院行政大师级、简报、信息、动态等30年19 院史工作材料30年20 全员性的工作会议、座谈会文件30年21 理事会会议记录、纪要等材料30年22 院务委员会会议记录、纪要等材料30年23 学院领导再全院性大会上的重要讲话稿30年24 我院教育事业规划、计划及上级批复30年25 上级领导来院视察工作材料，包括接待方案、人员名单、领导讲话稿、记录等材料30年26 上级关于高院工作中有参考、指导性的文件10年吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：院办新闻中心分类号序号归档范围保管期限CB11 1 针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2 学校新闻出版工作的计划、总结、请示、批复永久3 上级关于编辑出版工作中有参考、指导性的文件10年CB12 1 校报全年合订本永久SX 工作中形成的的照片、录音带、录像带等SW 学院各类活动中的奖状、江北、证书、锦旗及赠送品等归档范围与保管期限表立卷部门：院长室分类号序号归档范围保管期限RW 1 书表类：反映生平历史的各类书表，如参加党、团组织的申请书、志愿书、个人履历表等；永久2 证件类：获取的各种证书，如出生证、学生证、学位证、会员证、专利证、代表证等证件；永久3 自传性材料类：本人撰写的自传、日记、个人回忆录、报告文学、事迹介绍、工作笔记、思想总结、汇报、自我鉴定、口述的历史材料等；永久4 任免奖惩材料类：职务任免通知、委任状、任命书、聘书、奖惩通报、奖状、奖品、喜报、荣誉证书、证章、领导题词以及各种学术科研成果的获奖证书；永久5 文件材料类：反映各个时期出席各种重要会议及重要活动的通知、工作报告、文章、演讲稿、讲话、题词、日记、典型发言、工作笔记、学术思想手稿等；永久6 学术性材料类：撰写出版的各种著作、译著、正式出版的教材、研究成果、论文、参考书、重要讲义、重要讲稿、专利材料、学术手稿等；永久7 社会评价性材料类：广播电视新闻和报刊杂志有关的报道、介绍、纪念性材料、先进实际的宣传、反映名人成就的作品及研究成果；社会对著名人物的研究、介绍、评价材料永久8 通讯材料类：反映社会活动、国际交往、职务工作和学术方面具有保存价值的来往书信、便笺、电报、传真、通话记录、通知、通讯录等材料永久9 声像材料类：反映各个时期的学术活动、外事活动、政务活动、以及家庭生活中具有保存价值的照片、底片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等永久10 实物材料类：收藏的有重要保存价值的各种图书、资料、总价、礼品、纪念品、著名人物使用过的具有保存价值的实物、用品以及赠送给名人的礼品等；永久11 专题纪念活动材料类：庆祝生日华诞、执教数载纪念庆典等活动形成的讲话、贺信、贺词、回忆录、征文等材料永久12 其它材料类。