低值易耗品管理手册

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低值易耗品管理手册
低值易耗品的管理是行政人事专员的一项重要工作内容，关于低值易耗品的
管理分为：低值易耗品的采购及付款、低值易耗品的领用及审批、低值易耗品的
盘存。
一、低值易耗品的采购及付款
① 不定期采购
不定期采购主要针对SAP系统中没有的物料，且在实际办公中不经
常用到，面对这样的采购需要自己去寻找供应商，并与其洽谈价格。在
这类采购中要做到，首先，了解部门需求；其次，对采购对象的功能及
特征做充分了解；最后，准确定位所在消费档次并找到相关档次的三家
以上供应商进行询价议价之后得出的报价进行采购。
② 定期采购
定期采购主要针对SAP系统中已生成的物料，或者在实际办公中经
常用到，定期采购的物料往往已经有固定的供应商，只需在每月低值易
耗品盘存后，对库存量低的物料进行采购，采购的过程相对简单。
Ⅰ）采购入库
由于定期采购物料在SAP中都有生成，所以定期采购的动作需要在
SAP中操作完成。SAP中采购入库的大致流程是：采购报价单→采购订单
→收货采购订单→应付发票→付款。
a、采购报价单
打开SAP系统，点击“采购-应付账款”模块，在点击“采购报价单”，生成
采购报价单
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注：图中选择“宁波市江东区宏心动力文体商行”来做一次采购入库
供应商的选择就完成了。
在选择完供应商后，在采购报价单中还要完成的内容有：“要求日期”、“物
料编号”、“报价日期”、“所需数量”、“报价数量”。
注：（在下面的演示中，将以采购10包A4纸为例，要求日期为：2013-8-17）

点击，查找名称，弹出
清单业务伙伴，寻找供
应商。

当输入供应商名
字时，供应商的
代码和联系人自
动会生成
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物料查找完后，在表单中输入“报价日期”、“所需数量”、“报价数量”
如果清楚物料编
号，可直接输入；
如不清楚物料编
号，可以点击

“”生成右边
的菜单，查找物
料。

输入仓库代
码：NB-Z03，
输入要查找的
物料名称：如
A4纸
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填完以上内容后，在自定义字段里选择：“采购订单类型”、“非常备非Z06审批”、
“采购超限审批”

梳理一下采购报价单的制作流程：选择供应商→填要求日期→选择采购物料→填
报价日期、所需数量、报价数量→完成自定义段内容。
填完以上内容，一张采购报价单就完成了，最后点击表单左下角的“添加”按钮，
添加采购报价单。

b、采购订单
采购报价单添加完成后，点击“”查找到完成的采购报价单，
将采购报价单复制到“采购订单”，并添加。采购订单添加完后需要经过部门经
理审批，才能生成。

选择“长期采购
合同”

都选择“是”
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“采购订单草稿”添加完后，会触发审批，点击“确定”，表单就到部门经理
处进行审批。

C、收货采购订单
“采购订单草稿”审批通过后，生成“采购订单”，将“采购订单”
复制到“收货采购订单”（如图），并添加，生成“收货采购订单”

查找到完成的采
购报价单，点击表
单又下角的“复制
到”，选择“采购
订单”，复制完生
成“采购订单草
稿”，并添加
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d、应付发票
将“收货采购订单”复制到“应付发票”，并添加。

Ⅱ）付款
点击SAP主菜单中的“收付款业务”，再点击其目录下面的“付款-付款”。
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点击查找客户名称，图中以“宁波市江东区宏心动力文体商行”为例
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选择确定付款对象后，生成如下表格，在需要付款的单据前，进行选择，选择完
后，会在单据的右下角出现应付的金额

在单据的自定义段，选择收款人为：宁波出纳，收款方式为：现金
在单据的上方，点击如图标致，选择付款方式
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填完付款方式后，点确定，然后点单据左上角的“文件”→“另存为草稿”，这
时在单据的左下方会出现此张单据的编码，记住这个编码。

点击此图标，选
择NB现金1-人民
币

右击表格
处，“复制
到余额”
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点击单据上方的“查询管理器”，选择“采购部业务”→“ZHD付款申请单打印” ，
然后点单据左上方的预览，

点击完预览后，会出现下图，填如之前的编码，点击确定，就会生成付款申请单。
填入之前的编码。
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点击打印就可以了。

付款申请单打印出来后，附上相关的收据，给部门经理签字。
二、低值易耗品的领用和审批
办公用品的领用须在SAP系统中发起申请，由行政人事专员审批。
Ⅰ）低值易耗品的领用
打开SAP的主菜单，选择“库存—库存交易—发货”，生成发货单。

点击打
印
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查找到物料后，会生成如下表格：
点放大镜，查
询物料，

填写，领用的数
量，确定仓库：
NB-Z03

在库存发货类
型中，选择“低
值易耗品领
用”

在选择好发
货类型后，科
目代码会自
动选择。

选择“分配规则”，
根据领用人的实际
情况来填。
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在单据左下角的备注栏里填入领用人信息，如下图，最后点击“添加”按
钮。

点击添加后，发货单会出发审批流程，点击“确定”：

注：
做一张发货单的步骤梳理：在主菜单中点开发货单→选择物料→选

择仓库和领用的数量→选择发货类型→选择分配规则→自定义字段填写→
备注→添加。

选择“低值易
耗品领用”

根据领用人的实际情况
填写
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Ⅱ）低值易耗品的审批
各部门人员在系统中发低值易耗品领用时，会出发审批，只用通过了
审批，才可以领用。
点击SAP主菜单中“管理—审批流程—批准决定报表”，点击确定，

查找到没有审批的表单：
单据审批通过后，点击黄色按钮，生成如下图：
点击黄色箭
头，打开表单。打开单据，查看单据是否按要求填写完整。 若单据填写完整且正确，选择“已批准”，若不正确，选择“不批准”，选择完
后，点击单据左下角的“更新”按钮
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注：审查一张单据是否合格时，需要查看：科目代码是否正确，分配规则是否有
填，自定义字段是否填写完整。

三、低值易耗品的盘存
对地址易耗品的仓库，要求每个月盘存一次，从系统中导出数据，与仓库
中的实际货物进行核对。
在SAP系统中点击，主数据查询按钮→主数据查询→ZHC物料当前库存查
询。

点击“添
加”按钮，库存将自
动在系统中减少

选择仓库“NB-Z03”，
物料描述中填“宁
波”
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选择完后出现如下单据：

在单据左上角点击“文件—导出—MS-EXCEL”，另存为“.zls”格式，最后
保存，这样系统中的数据就导出来了。
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