行政管理制度

芜湖市和蓄机械股份有限公司 行政管理制度 （第一版）

目录表 第一章办公管理制度 第二章档案管理制度 第三章公文管理制度 第四章安全保密制度 第五章公司印章管理制度 第六章电脑网络管理制度 第七章会议与接待管理制度 第八章员工着装管理制度 第九章员工名牌管理制度 第十章考勤管理制度 第十一章员工就餐管理制度 第十二章门卫管理制度 第十三章员工出差管理制度 政文： 第一章 办公管理制度

办公管理是公司对员工办公环境、行为和使用物品、设备进行规 范、规划、配置、控制、保管的过程，主要包括：办公环境管理、办公行为及形象规范，办公用品及设备管理。为加强办公管理，规范办公行为及管理操作，维护办公环境，维持正常工作秩序，保全固定资产，特制定本办公管理规定，其整体原则为美化环境，规范行为，保全配备，有效控制；办公管理规定内容如下： 第一条 办公环境管理（因办公室外环境卫生工作由有关人员负责，此指员工对办公室内各自办公周围环境和办公桌椅的清洁和维护）。 一．办公桌椅排放整齐有序，不得乱放，阻碍行人； 二．办公用品、由行政部统一计划，统一发放管理。工作文件及资料等须整齐置放； 三．与工作无关的物品须整齐存放于隐蔽地方，不得妨碍正常工作； 四．每日下班离岗前须整理桌面物品、文件资料，便于次日正常工作； 五．日常办公文件资料须分门别类整理、统一有标识存放，便于查找和取拿； 六．保持办公地点的美观，不许乱贴、乱钉与工作无关的物品； 七．办公室清洁卫生由行政部负责监督,各员工办公桌清洁应由其本人负责,办公桌面须保持整洁。环境卫生轮流值日. 八、空调由专人管理，其它人不得自行开关。 九、办公室温度在5度以下或27度以上可以使用空调。 十、办公场所禁止吸烟，不听劝阻者罚款10-20元，如果业务单位来人吸烟，接待人员应负责劝阻，劝阻不了,对负责业务接待人员处罚。 第二条 办公行为及形象要求： 一．上班时，衣着须大方、整洁、得体，不可穿着短裤、超短裙及拖鞋或拖鞋式凉鞋。 二．上班时间内必须佩戴名牌； 三．在办公场所须文明交谈 , 行为须端正，在正常上班时间讨论工作的需要低声交谈，保持办公场所安静； 四．不能在办公场所喝酒、赌博；或酒后上岗。 五．不能在办公场所乱涂、乱画、乱贴、乱钉； 六．接听私人电话尽可能简短，通话时避免影响他人工作； 七．尊重他人工作，不能窥看他人工作及文件内容； 八．离开办公室注意关灯、关空调、检查门窗并上锁。 第三条 办公设备管理、办公用品管理及领用： 一．办公设备的采购、管理及领用： 办公设备属公司固定财产，主要包括办公桌椅、电脑及电脑的各种组件、电脑软件、网络设备、打印机、复印机、扫描仪、空调、文件柜等； 1．办公设备采购、管理细则 ： 1）办公设备的购买须以下列程序申请：填写《物品需求单》→ 报行政部核查→呈总经理签批→转交采购部采购。 2）采购由专人负责或委托采购，未经批准擅自采购，不予以报销； 3）对于专业设备或大件设备，须委托有关有辨别能力和经验的人员采购或专人采购委托验收； 4）采购人员须清楚了解申购物品性能要求，不明之处须与申购部门或管理员联系，在未明确之前，不得擅自采购； 5）采购必须物、票相符，票据真实； 6）采购须保证物品质量，价格合理； 7）采购费用报销须实报实销，不许虚开多报； 8）采购物品须经有关使用人员或专门指定人员验收合格后方能由管理员登记入库做台帐； 9）对于无计划、无申请、无审批的采购一律不给予报销；对于采购的物品无发票的一律不给报销，如有特殊情况作特殊处理。 2．办公设备采购程序： 1）需使用办公设备部门，须提前三天填写《物品需求单》，部门 经理或负责人签署意见，交行政部； 2）行政部须见申请部门经理或负责人意见后，根据物品存储情况，在《物品需求单》上作出无须采购、或可以领用的意见，通知有关申请人领拿，并在申请单上注明实际情况； 3）如若库存不足或没有，则行政部必须在申请表中作出采购意见并交总经理审批； 4）行政部根据采购最终审批意见交采购部采购； 5）行政部根据实际要求自行或委托专业人员验收已采购物品，验收合格则登记入库管理，不合格则按有关规定进行处理或退货； 3．办公设备使用管理细则： 设备管理员权责： 1）采购物品验收合格入库后，行政部必须详细做好进出和结余台帐； 2）行政部必须明确办公设备代码编号，并在办公设备上做明确标识或贴上标号； 3）对于办公设备归员工个人使用、保管，分配到员工个人；未能归个人使用或共用的设备归入公司使用，由行政管理部统一保管和使用，必要时进行使用登记； 4）办公设备分布和归谁使用由行政部进行详细设档管理，明确设备分布位置和负责人； 5）行政部必须跟踪和确认交换使用办公设备的去处，并做好登记； 6）行政部必须进行每半年定期全面及日常不定期部分检查和盘点，对违反规定人员提出处理意见； 设备使用人权责： 1）办公设备分配到个人后，使用人须自觉妥善放置和保管好设备，否则检查或盘点发现未能妥善保管或有损坏，要求个人负责赔偿； 2）不许浪费使用或故意损坏办公设备； 3）未能合理使用而损坏办公设备（除设备正常损坏外），使用人自购新件或照价赔偿，并给予通报批评； 4）借用办公设备，须及时归还，否则因丢失或被损坏，由借用人负责购置新件偿还或照价赔偿，并予以批评； 5）办公设备原则上只能于上班时间使用，不许外带；属共用设备，不得独占私用； 6）未经同意，不许乱拿乱用他人或公司共用办公设备； 7）原则上不允许在公司机器上配备私人部件，如须配备须通知行政部进行登记备案； 8）不允许使用办公设备做与工作无关的事或私人项目； 9）不允许在工作场所使用电脑玩游戏和浏览与工作无关的网 页； 10）设备使用人须无条件配合管理员进行设备核查工作； 11）每个员工有权利和责任维护公用设备，对故意毁坏公司公用设备的人员进行检举揭发，予以检举人适当的奖励； 设备交换、更换和报废： 1）对于分配到个人的办公设备，不许擅自交换，如实际工作需要，人员之间进行临时设备部件交换使用，须口头征得部门经理同意和通知行政部后进行交换使用； 2）如因设备损坏或老化须升级更换设备，须经行政部或专业人员检查确认后，更换设备人员须填写《设备更换申请表》，填妥表单并有部门经理、行政部及公司领导审批签署后方能更换设备； 3）交换或更换办公设备应当及时通知行政部作登记备案，待行政部管理员核查发现不实，应依据相关制度将作警告处理和必要的经济处罚，如因交换或更换遗失或损坏的将要求当事人赔偿； 4）如设备损坏，使用保管人须填写《设备损坏登记表》，填明损坏原因，便于行政部安排维修； 5）设备因损坏或老化无法使用，经过专业人员确认后可作废处理。 设备使用程序： 1）行政部安排领用和分配设备，填写《办公设备配置状态表》； 2）行政部明确各设备负责人的责任； 3）更换设备或部件的，交换人按程序办理相关手续，并填写 《设备更换申请表》和《设备损坏登记表》； 4）行政部见《设备更换申请表》和《设备损坏登记表》后确认更换设备，于原《办公设备配置状态表》上注明更换情况； 5）临时使用需交换设备的，自行登记并于交换期满后按期换回； 6）设备已不能使用，经专业人员检查确认后，设备使用人填写《设备报废处理表》，由部门经理、总经理审批签署意见； 7）管理员见审批签署后的《设备报废处理登记表》，做报废处理和登记； 二．办公用品管理及领用 1．办公用品由行政部负责管理；各部门的门锁和柜锁钥匙必须交于行政部一把.备用。 2．办公用品使用由需求部门按每月所须报告采购计划，行政部审核后转财务部、报总经理审批，行政部负责报采购部采购； 3．购入各类耐用低值易耗品，行政部做好耐用低值易耗品登记后，方可报销冲帐； 4．耗材 ( 包括各类纸张、笔芯、墨水、涂改液等等 ) 按计划购买, 行政部验收后方可报销冲帐； 5．行政部应逐步建立办公用品耗用量标准，做到有计划、有台帐、有控制、有考核； 6．员工的文具物品、通讯设备、办公用品均于行政部办理领用手续后使用，员工应本着爱护公物、节约的原则。 第四条 办公管理处罚规定，如检查发现有违反以上办公管理规定者，将按如下规定予以处理： 一．有具体处罚规定的，按规定执行； 二．未有具体处罚规定的，按如下方法处罚： 1．偶有违反、情节轻微者，予以批评教育； 2．偶有违反、情节严重者或屡教不改者，视实际情况予以经济处罚，并考虑予以辞退； 三．有扣罚款的，行政部向财务部发出《罚款通知单》复印件，原件自行留底备案；

第二章 档案管理制度 第五条 管理体制：人事档案归公司行政部管理。 第六条 管理内容： 一．对员工人事档案的建档工作； 二．员工调入时，人事的转调工作； 三．员工考核结果、奖励、惩罚决定存入人事档案； 四．统计分析人事档案资料，合理调配人力资源，做到人尽其才； 五．员工调出时，作出工作总结与工作证明，人事档案调转工作； 六．人事档案为密件，须合理存放，不泄露秘密，无关人员不得查阅； 七．因各种特殊原因，如调入人原单位无正当理由不予调动，档案丢失，毁损等，公司有关按规定为其重新建立人事档案。

第三章 公文管理制度 第七条 行政部是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工 作，并指导各部门文件处理工作。