客户服务部业务管理办法

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客户服务部业务管理办法
提出《客户部业务管理办法》的目的
借鉴国外企业在严谨的管理制度基础上发展人本管理的经验,故
制定出以下《客户部业务管理办法》草案,希望能够达到集中控制和
分管负责的有机统一,明确各岗位的责任与权利,发挥客户部与公司
内部各部门协同作战的系统优势。其中的一些办法已经在客户部实
行,此次将办法形成文字,可以为部门内部管理及做出决定提供依据、
为公司对部门的管理和做出决定提供依据。同时此办法能够规范业务
操作,在人员流动性相对较强的广告公司里,能够使新加入公司的成
员尽快融入角色。
《客户服务部业务管理办法》细则
一、 职位权责描述
说明:对部门内各职位的权利和责任加以明确,从而使对各职位人员
的任免、提升、和工作考评等工作能够有据可依,按本公司目前的职
位设置,客户部可有四种职位描述。
1、 客户执行
在日常工作中负责与客户(包括潜在客户)或合作单位进行必要
的联络沟通。
在与外部单位达成较重要的共识的会谈,须写出会谈纪要。
在一项所具体负责的工作开始、结束或有重大变化时要及时知会
本部门负责领导,并做出必要的评估、决定的建议。
负责与客户讨论创意简报、媒体简报或其他工作。
与本公司其他合作部门如创意部共同进行工作时,负责开立工作
单,撰写创意简报、媒体简报等,用简洁的文字准确地描述客户
产品及其工作要求,简报撰写要有策略性。
负责积极留意、搜集客户行业领域的信息或所负责工作方面的信
息,必要时向客户提交。
控制本人所负责工作的进度。
参加部门定期例会, 汇报工作进度。
负责所经办业务的收付款工作。
负责对往来传真按收、发进行分类或按客户、项目进行分类并留
档。
负责进行业务收支记帐。
对日常工作中出现的问题,除特殊情况须及时并逐级向上级领导
汇报。
参加部门或公司组织的培训。
2、 客户部主管
客户主管职责参照客户执行的职责。
客户主管有权利对所负责的客户小组成员进行指导。
在新的客户执行进入本部门时,协助部门经理对新同事进行具体
工作的培训和指导。
3、 客户部经理
负责与公司级领导沟通部门发展方向性的问题,并根据部门及业
务的发展适时提出相关制度或工作方法。
在与重要客户初次会面接触时参与会谈,并对是否开展此项或下
一步工作等问题做出决定。
在争取客户或某项新工作时,做策略上的决定。
负责了解本部门的工作进展情况,在工作开始、结束或出现重大
变化时做出必要评估或决定。
必要时审阅并参与讨论客户部人员负责撰写的工作单、创意简报、
媒介简报等。
定期召集部门例会,向公司提交下月工作计划。
负责代表公司对外签定合约。
对部门业务的相关费用支出进行签字确认。
定期与部门进程员共同和财务部门对帐,了解部门收支情况。
定期组织或协助公司组织培训,负责培训新加入部门的员工。
负责向公司领导举荐优秀员工。
4、 客户部副经理
负责协助客户部经理开展工作,在得到客户部经理委派的情况下,
可以行使客户部经理的权力,并担负其职责。
客户部副经理职责可参照客户部经理。

二、 会谈纪要制度
说明:此制度可使业务人员形成及时确认的良好工作习惯,减少合作
双方或多方因误解而造成的无谓工作和相互扯皮,使相关人员了解工
作进展情况。在进行较敏感或牵扯重大责任的工作时,也是对公司和
本部门的一种保护。
办法:与客户或合作方重要会谈须形成文字,在而后一个工作日内传
真或e-mail给会谈各方及公司内相关人员。(会谈纪要格式附后)

三、 供应商等下游企业的斟选、比价制度
说明:此制度可尽量降低成本,增加工作人员信息渠道
办法:对部门外付的如印刷、制作及媒体发布等可进行竞争比价的工
作,至少要有至少两家的报价进行参考比较,对进行比较的不同下游
企业的外付工作的规格、工艺、时段等要求要一致,报价应以书面形
式在工作直接负责人处备案保存。
四、 进度例会制度
制定内部门周工作进度表可起到提醒作用,使客户部能够协同相
关部门统筹安排进行工作。每周固定时间开进度例会,由客户部负责
人与工作相关部门领导分别与客户部工作人员进行沟通。(周工作进
度表格式附后)

五、 培训制度
说明:企业和员工是共同进步的,我们身处的信息社会是在日新月异
的发展,员工需要不断的学习以至不会落伍太多,同时培训也可提高
员工的能力水平和对企业的向心力,使企业的发展有更充足的后劲。
但是对一个部门来说,培训要占用一定的工作时间,可能付出一定的
费用,使得部门的短期利益如增收节支与企业需要发展后劲的长期利
益产生一定矛盾,故培训工作由公司统一进行安排或与部门共同组织
比较适宜。希望公司对培训工作形成制度、提出计划,并指定部门或
人员具体负责,这样才能变“老生常谈”为长期坚持。
办法:每周或每月固定时间,以一个或几个部门为单位,进行专题讨
论或业务经验交流;或从公司外部聘请相关人员对部门员工进行培
训;或参加外部学术交流。

六、 部门合同管理及业务记帐制度
每项工作负责人将与外部签定的合同正本交与办公室,自己和部
门进程员分别保存一份复印件,进程员对合同以时间顺序进行登记编
号归档,以收款、付款区分为两大部分,在付款部分中进一步区分为
制作支出、媒体支出等若干类。
客户执行人员按客户或按某项工作进行所经办的合同的归档工
作,并按客户或某项工作进行收付款记帐,以及时掌握收支及赢利状
况。在某项工作进展过程中及完成后,对此项工作及时地进行赢利状
况评估,进而进行综合性评估,以确定工作是否继续进行或今后是否
开展类似工作。
客户执行人员收款后填写收款通知单一式两份,由经办人、进程
员、及财务人员签字后,交部门进程员和财务部各一份归档。
当需要向外部支付业务款项时,由经办人先填写支票领用单,由
部门领导及部门主管领导签字后到财务部领取支票,当发票返回后由
经办人填写报销单,由经办人、进程员、部门领导及部门主管领导签
字后,在进程员计帐后交与财务部。(收付款记帐表、收款通知单附
后)

七、 媒介定单确认制度
此制度前提为客户部继续兼执行媒介部职能。
在客户代理业务中,媒介订单大多与广告代理合同同时签定生
效,若客户提出更改要求或有临时的投放计划,此时须由客户对新的
媒体订单进行书面确认。在投放前由媒介或媒体服务公司对我公司媒
体定单进行书面确认。(媒介定单附后)
八、工作单和创意简报、媒介简报的撰写
说明:客户部和创意部是两个紧密合作的部门,同时也需要相互间的
责任制约,通过工作单和创意简报可以加强部门间的沟通,同时也可
以明确责任,提高双方的责任感,有利于工作高质量和及时地完成。
办法:
开立工作单、沟通创意简报、媒介简报的操作流程:
当客户部开展一项新的工作并需要媒体、创意人员参加此项工作
时,由客户部业务人员撰写上述一项或几项文件,经由客户部业务人
员所在小组的组长及部门经理签字确认后,交由合作部门进程员处,
经合作部门领导确认工作时间并签字后,如有必要,客户部业务人员
再进一步与负责此项工作的创意小组进行沟通。(若遇紧急工作,可
先向上述有关人员做口头通报而后补齐签字。)

九、 加班登记制度
业务部工作人员在正常工作时间外需加班完成工作时,须在部门加班
记录本上登记加班工作项目,并须得到部门领导的签字认可。

关于本办法的执行:
1、 本办法自2003年元月宣布之日起试行,试行一个月
后正式执行。
2、 若本办法中的内容与公司制定的相关管理办法产生
矛盾,则以公司制定的办法为准。
3、 本办法可能根据实际情况有所更改,更改之处需由部
门领导及时向客户部全体员工明示。
4、 本办法解释权在客户服务部经理。