一、目的
为提升集团公司会议室服务的标准化质量，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围
适用于集团办公各部门。
1.5如遇需要协调会议室时，须尽量提前与需求部门协调确认，确保使用不冲突。部门
及个人应在预定时间内使用会议室。若需延时使用，须做临时电话或口头预订，在获知前台文员回复该会议室可延时使用时的情况下方可超时使用。
1.6会议室预订及使用的临时调整须遵循按预订时间安排、先紧急后延缓、先全局后部
门的原则；各部门之间可本着紧急重要会议优先的原则自行协商会议室使用时间。
注：我们的会议室为无烟会议室，会议全程禁烟。特殊情况（如董事会或重要客人要求）可视情形而定。
保洁人员
1.7会议桌面、座椅、窗台、地面、墙面的保洁；
1.8办公椅与会议桌距离20厘米，椅子与椅子之间距离30厘米，整齐排列；
图示：
2、会中服务工作
前台文员
会议期间定时巡查（根据会议进程，超过两小时的会议20-30分钟巡查一次，两小时以内的会议10-15分钟巡查一次），及时加水/热茶，确保投影仪、激光笔、麦克风等设备及物料的正常使用。
3、会后整理工作
前台文员
3.1根据预订信息中会议结束时间，提前5分钟巡查会议是否即将或提前结束。
3.2及时收回借用的电子产品及其它会议设备，并检查是否完好无损。如发现设备故障
和物损坏应及时告知IT部与行政主管，以便及时修理。
3.3关闭投影仪、电子白板、话筒、空气净化器等电子设备，收起投影幕布，确保各种
电子设备电源关闭，收纳好各种电子设备电源线路。
3.4会议使用的水果或点心等食品交由申请部门自行处理。
3.5会议椅归位整齐后及时通知保洁员进行清理打扫保洁。
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度 第一章总则 为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。 第二章适用范围 第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。 第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。 第三章会议的类型及使用原则 第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。 第四条会议室使用原则： 一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况； 二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》； 三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际
情况协调会议室使用，事后补办有关登记； 四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排； 五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。 第四章会议准备 第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。 第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。 第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容： 一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要； 二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项； 三、会议通知由会议组织方或人员发布。 第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：
会议流程及服务标准 LG GROUP system office room 【LGA16H-LGYY-LGUA8Q8-LGA162】
会议流程及服务标准 一、会前准备 1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： （一）仪容仪表（1）着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。（2）接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。（3）坐站姿势规范端庄，不翘腿。 （二）语言（1）语调温和亲切，音量适中，普通话规范。（2）语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。（3）对服务对
象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。 （三）态度（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。（4）解释问题有礼有节。 （四）纪律（1）会议服务前不吃异味食品。（2）不在会议期间使用电话。（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。（4）严格遵守职业道德。 5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为*,并使用两面三角名牌架摆放。 9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。
会议室使用规范及管理制度 为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。 一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许不得挪借他用。 二、各专业申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要综合办协办的事项需提前注明，综合办可根据实际情况做好相关服务工作。 三、使用会议室前，由组织会议人员提前布置会议室，必要时综合办可提供协助。 四、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向综合办说明。 五、各部门如需使用会议室的设备，应提前向综合办说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。 六、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等，贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。 七、会议结束后相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报综合办，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。 八、会议室在使用中要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他会议使用。 九、注意事项：
、严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。1． 、室内物品未经综合办批准，不得私自转借他人或挪借他用。若2并要及时归还原需填写物品借用申请表，要借用会议室内的物品，处。、综合办负责定期检查会议室卫生，每天上、下午上班前对会议3室进行清理。损害公物照价赔偿。与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，4、、会议室使用后，应及时关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，5 摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。6月起施行。年十、本制度自2016图一： 会议室使用须张①本会议配有会议桌1个，空调1椅12个、白板可因一般摆放位置如图，台，会议需要调整位置。方,②进门右手处放有垃圾桶便接待时使用。投影等③会议如需使用电脑、设备，请向办公室借用。 ④电源插座及网线位于会议图二：桌下，同时，本会议室设有免图三：费WIFI 。 ⑤饮用水、纸巾及相关遥控设备摆放在会议桌中间黑色处。备用的饮用水放在进门右手处。 注：各部门使用后，请自觉清理桌面的空水瓶等垃圾，并补充摆放饮用水等物品，将会议室恢复使用前状态，以备下次请交如确无时间整理，使用。．
会议接待服务标准(通用) 第一章总则 第一条为进一步加强公司办公职场管理，创新管理模式，推进职场新技术应用及网格化管理，提高职场管理效率，营造安全、整洁、有序、和谐、健康的工 作环境，树立公司良好形象，特制定本办法。 第二条本办法适用的职场范围为中国太平洋财产保险股份有限公司自有和租赁的办公经营场所;本办法适用的人员包括公司合同制员工、派遣制人员，提供物业服务的第三方工作人员，以及因为工作原因临时进入公司职场的外单位人员。 第三条职场管理的原则为“统一管理、人人有责、整洁高效、安全有序”。 第四条职场管理应做到组织检查常态化、整顿清理实效化、清洁自律规范化。 第二章职场管理部门 第五条职场管理部门的主要职责是：管理、处理职场日常行政、安全事务，定期实施职场巡检，提供职场后勤服务。 第六条总公司办公室为公司职场管理职能部门，负责统筹规范职场管理要求，处理总公司职场日常管理活动中的行政、安全、后勤等事务，指导、管理、监督 全司各级机构职场的相关工作。 分公司办公室是分公司职场管理职能部门，负责辖内所有机构职场管理相关 工作。 责任部门是公司职场使用和环境维护的部门，承担本部门办公区域和附近公 共区域职场环境的日常维护。
第七条公司聘请的物业公司是职场及安全管理的协助单位，按照相关规定及要求，配合完成职场的安全、清洁、设备维护等方面具体工作。 第八条充分发挥员工的“自组织”能力，实现职场网格化管理。推广轮值楼层长制，将职场划区划层，由楼层长轮流负责楼层的整体环境维护与安全管理， 建立形成全员参与的自我管理机制。 (一)楼层长负责配合落实责任楼层职场管理要求、安全检查及整改跟踪，协 调各部门的做好公共区域管理。 (二)轮值楼层长采取员工自行报名结合部门选定的方式进行确定，按月轮值，每年初明确轮值名单。 (三)楼层长发现职场内有员工违反职场管例规范和安全管理要求的，应及时 进行劝阻、制止并告知整改;对情节严重或逾期不整改的，应及时向办公室反馈。办公室根据要求，报安委会审核后，进行处罚和问责。
XXX 集团总部会议室管理使用规定 为加强公司会议室科学化管理、规范化使用，确保各类会议顺利有序召开，提高会议室利用率，特制定集团总部会议室管理规定如下： 一、会议室基本情况： 二、会议室安排： 由行政部统一负责。各部门如需借用会议室，提前一天向行政部提出申请，告知会议人数、会议时间、会务联系人等基本信息，并在签字认可（见附表）。若各部门会议与公司临时性重要会议发生冲突时，须保证公司级会议优先使用；部门之间会议发生冲突时，由各部门之间自行协商解决；外单位借用召开会议与公司或部门会议发生冲突时，须保证客户方使用优先。使用方如因故取消会议，须及时通知综合办公室取消会议室安排。 三、会议室准备：由办公室按会议要求提前做好会议室内设施设备、会务方面的准备工作，室内保持干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯及饮用水。会议室内席卡摆放及座次的安排由会议使用方负责。外单位借用本公司会议室，由借用方负责席卡座次安排，本公司不提供会议用品，若借用方须摆放会标、席卡、鲜花、水果等，可由办公室代办，费用由借用方支付。 四、会议室设备实施：会议室的照明、空调、投影、音响等设备使用管 会议室名称 主要设施 容纳人数 会议室使用规范
理由办公室专人负责，如若使用投影仪、音响设备，应提前通知办公室做好调试、试用准备。使用人员应爱护会议室的会议室设备设施，不得损坏公物，会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用。会议结束后，及时通知办公室检查会场，关好电脑、投影仪、门窗、空调、灯光等设备，待办公室会务人员查看后方能离开。如因与会者使用不慎而造成的损失，由使用者承担。 五、会议室卫生：会议期间应保持整洁；会议结束后，使用部门应及时清理会场，所移动过的桌椅等设施还原，保持会议室整洁如初。 六、会议室管理：办公室会务管理员须严格执行会务管理各项规章制度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 附表：会议室使用登记表 序号使用时间会议名称会议地点会议人数申请部门申请人备注
会议流程及服务安排三篇 篇一：会议流程及服务安排 一、会前准备 1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： （一）仪容仪表 （1）着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 （2）接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。（3）坐站姿势规范端庄，不翘腿。 （二）语言 （1）语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 （2）语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、
“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 （3）对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。（三）态度 （1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。（4）解释问题有礼有节。 （四）纪律 （1）会议服务前不吃异味食品。（2）不在会议期间使用电话。 （3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。（4）严格遵守职业道德。 5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为 8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。 9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。
会议接待服务内容、流程及标准 你可以自己添点，一般来说，好的会议服务公司必须有自己的一 套工作标注。就拿行业内一流的明阳天下会议服务公司来说，它的会 议服务公司标准有以下几点。 1工装、工牌：要求着装统一，保持干净、整齐，无褶皱，无破损；工牌佩戴在左胸上方位置，保持平整。 2仪容：要求淡妆，口红、描眉、自然粉底。 盘头要求：整齐、 无碎发，露出额头，鬓角头发置于耳后，露出耳朵。1.3不得染发， 留长指甲，涂艳丽指甲油，不得佩戴配饰。、 会议受理2 接待员首先要了解会议室的使用条件和要求，在接到会议通知单或口头通知后，必须了解以下内容： A.明确会议室 B.使用会议室的单位（部门） C.开会时间及大约散会时间 D.参加会议的人数 E.会议中需要注意的事项及布置要求 F.是否还有其它服务要求、，如：是否摆放花卉、是否上湿巾、 是否摆放水果或茶歇，是否使用视频、投影、台签等。G.会议保 密程度、与会人员习惯
3会前准备 1、人员调配、分工负责。会服人员应了解整体会议安排和自己 所负责的工作、分工、协作做好准备工作。 3.1根据以上内容及相关要求，整体布置会场布局，搞好卫生。 （要求桌面及地面要整洁干净，照明灯正常开启，各种用具干净齐全， 会议使用物件摆放整齐。） 3.2调试好相关设备，如音响、投影仪、视频、麦克风等，并确 保其正常使用，根据情况提前打开空调，调整好室温，开灯。 3.3准备并摆放好会议需要物品。如（会议桌、会议椅、茶水、 茶叶、台签等）. 3.3.1茶水用具：茶具统一干净、无破损，按会议人数配放，并 准备好备用杯子：水具准备充分，加好开水；茶叶准备充足，会前水 杯放好茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45度，同排杯子成一条直线） 3.3.2根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。（除特别要求，台签摆放在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人使用；鲜花摆放在主席台、发言席或会议 桌中间位置。） 以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。 4、会中服务会前10分钟，打开会议室门，服务人员在门口站 立，微笑迎接与会人员。站姿要求：目光平视前方，下巴微收，收腹
会议室使用管理制度 1、目的： 为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。 2、范围： 公司所有大、小会议室。 3、管理制度： 3.1会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由资源管理中心行政部（以下简称行政部）统一管理，负责会议卫生、使用调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。 3.2为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前一天通知行政部后勤主管，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处根据情况做好相关协调安排。 3.3会议室使用需遵循领导优先，先报备先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 3.4如需使用会议室设备（电话会议、音响、投影仪等），应提前一天通知到后勤主管提前调试准备，确保会议顺利进行。 3.5各部门在会议期间爱护会议室设施、设备，保持以议室整洁卫生，用完的展示产品或电源线等及时归位。严禁未经同意擅自拆卸会议室设施、设备，如有发生对责任人考核50元，并立即归还或恢复原状。 3.6 会后使用部门负责关闭投影仪、空调、照明等电源，将椅子及时归位，关闭门窗，垃圾自行带走。未关闭电源造成浪费的按运行时间发生的费用计算责任者应承担的损失并加罚20元。
3.7如发现设备故障和公物损坏应通知后勤主管，以便及时修理。 3.8未经允许，任何部门与个人不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到后勤主管许可。借用完毕后，需及时归还，丢失的照价赔偿。 编制：审核：审批： 办公室 2016年12月青山埋白骨，绿水吊忠魂。
会场服务操作流程 1．铺台服务 1.1物品准备 1.1.1会议桌 1.1.2会议椅 1.1.3台布 1.1.4台裙 1.1.5台裙夹 1.1.6大头针 1.2操作流程 1.2.1检查会议桌是否有晃动现象，若有需及时更换 1.2.2将会议桌推行至指定位置摆放并固定 1.2.3服务人员位于会议桌后方，将台布铺于会议桌桌面 1.2.4用台裙夹按先左后右、先外后内的顺序将台布固定于会议桌面 1.2.5如若台布垂边过长，将垂边向内折叠并放置于会议桌下层物品架上 1.2.6将台裙按顺时针或逆时针方向围于会议桌四周，接口位于会议桌左侧或右侧桌沿正 中 1.2.7用大头针按顺时针或逆时针方向将台裙固定 1.2.8整理台裙台布 1.2.9将会议椅按先左后右顺序横向排开，摆放于会议桌后方 1.2.10检查台裙、台布铺置情况，若有不妥及时调整 1.3详细要求 1.3.1推会议桌时服务人员位于桌子一侧，小心推行；注意避让过往人员，并避免与其他 物体碰撞。 1.3.2铺台布时台布正面朝上，熨烫痕迹居于会议桌正中，四周垂边宽度相等 1.3.3台裙夹之间距离为每两枚相距30厘米；左右桌沿、前后桌沿所夹台裙夹相互对称1.3.4台布保持平整、无褶皱，表面无污迹 1.3.5台裙上沿与桌面保持平齐 1.3.6使用大头针固定时每两枚台裙夹之间使用两枚大头针，相互间距为10厘米；大头针 顶端不外露；针体不外露 1.3.7台布垂边不得超出台裙下沿 1.3.8台裙褶皱自然，保持平整 1.3.9摆放会议椅时服务人员位于座椅后方，双手持椅背移动至相应位置摆放并定位 1.3.10移动会议椅时座椅底部距地面5－10厘米，轻拿轻放 1.3.11座椅前端与桌沿间距约为20厘米，两座椅之间相距约为30厘米（一张会议桌放置 两张会议椅） 1.4注意事项 1.4.1推会议桌时不得阻碍过往人员，不得与其他物体发生碰撞 1.4.2台布正面必须朝上，四周垂边宽度需大致相等 1.4.3铺台完成后台布表面需平整；台裙上沿不得高低错落；台布垂边不得外露（超出台 裙下沿）；台裙自然下垂，无不平整现象 1.4.4移动会议椅不得在地面拖动，需轻拿轻放 1.4.5会议椅摆放完毕后所有座椅椅背保持一条直线，并与桌沿保持平行
会议接待服务标准 1.0目的 为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。 2.0适用范围 适用于大厦各类会议接待工作。 3.0职责 3.1客户部负责会议接待的具体实施。 3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施； 3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适； 3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行； 4、程序 4.1会议的分类 根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。 4.2会议接待服务标准 1）每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。 2）每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。 3）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。 4）到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告； 5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。 6）与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。 7）在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）； 8）会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；9）接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。 10）会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设
会议室使用及申请管理 规定 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
会议室使用及申请管理规定为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定： 一、会议室使用管理规定 1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。 2、根据参会人数合理选择会议室。 大会议室 35人 中会议室 30人 小会议室 10人 多功能会议室 60人 3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。 4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有 抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。
5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。 6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。 7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。 8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。 二、会议室使用申请流程及有关规定： 1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。 2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。 3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。 4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。 5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。
会议室使用及申请管理规定 为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定： 一、会议室使用管理规定 1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。 2、根据参会人数合理选择会议室。 大会议室 35人 中会议室 30人 小会议室 10人 多功能会议室 60人 3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。 4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有 抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。
5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。 6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。 7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。 8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。 二、会议室使用申请流程及有关规定： 1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。 2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。 3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。 4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。 5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。
会议接待流程 一次会议的成功开始，最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。 会前工作： 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中工作： 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作： 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 23、欢送代表工作。 会议接待方案 （一）会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （二）会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、
会议室使用管理制度 1. 目的 为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。 2. 范围 本规定适用于中心各会议室管理。 3. 职责 3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。 3.2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。 4. 内容 4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可。 4.2 各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室。 4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。 4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监
督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。 4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。 4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。 4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行。 4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。 4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。 4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。
会议服务流程及标准 一、基本素质 (一)仪容仪表 仪容仪表主要包括容貌、姿态、卫生和服饰,仪容仪表是一个人精神面貌的外观体现。良好的仪容仪表是酒店接待人员的一项基本素质,是尊重客人的需要。规范统一的仪容仪表能体现酒店的服务精神。美好的仪容能让人感觉到其五官构成彼此和谐并富于表情;发质发型使其英俊潇洒、容光焕发;肌肤健美使其充满生命的活力,给人以健康自然、鲜明和谐、富有个性的深刻印象。 宾馆对员工岗位仪容仪表的要求是: 男员工发型朴实大方,头发适当梳洗,鬓发不盖过耳部,前不及眉,头发不触及 后衣领,不烫发、不染色,保持清洁、整齐、无头屑。不留胡须,并坚持每天剃须,保持指甲清洁,不得留长指甲。男员工必须按岗位要求穿工作服和深色袜子,制服上衣平整、裤线笔挺,领口和袖口尤其要保持干净,内衣、紧身衣不得露出制服外,衬衫扣子应扣紧,下摆塞入裤内。 女员工发型朴实大方,头发适当梳洗,过肩长发须整洁扎起,并用黑色发网罩起,不能有怪异发型、发色。不留长指甲,不得染指甲。女员工上班期间不可戴戒指、耳环、手链、脚链、手镯,耳朵已穿者,可戴素的耳针。不可戴过于花哨的发箍和头花。不能浓妆艳抹,但要化淡妆。上班时应身着工装,裙子长度要过膝,只能穿肉色丝袜,袜子不能有破洞,袜口不能外露。不能在大庭广众之下做不适宜的动作。 (二)仪态 仪态也叫仪姿、姿态,泛指人们身体所呈现出的各种姿态,它包括举止动作、 神态表情和相对静止的体态。仪态是表现一个人涵养的一面镜子,也是构成一个人
外在美好的主要因素。不同的仪态显示人们不同的精神状态和文化教养,传递不同的信息。 1、站姿 男员工站立要求:两眼正视前方,头微上扬,挺胸收腹;双手自然交叉背后;双脚分开,与肩同宽或比肩膀略宽;为坐在椅子上的客人服务时,双手从背后往前移,做出为客人服务的准备姿势。 女员工站立要求:两眼正视前方,头微上扬,挺胸收腹;两手交叉于腹前,右手掌搭在左手背上,两手的虎口靠拢,指尖并拢,双脚并拢或成“丁”字步。 2、坐姿 入坐时要轻而稳,走到座位前,转身后,轻稳地坐下.女子入座时,若是裙装,应用手将裙摆稍稍拢一下。面带笑容,双目平视,嘴唇微闭,微收下颌。双肩平正放松,两臂自然弯曲放在膝上,也可放在椅子或沙发扶手上。立腰、挺胸、上体自然挺直。双膝自然并拢,双腿正放或侧放。至少坐满椅子的2/3,脊背轻靠椅背。但应注意: (1)不可坐在椅子上前俯后仰,摇腿翘脚。 (2)不可将脚跨坐在椅子或沙发扶手上或架在茶几上。 (3)在上司或客人面前不可双手抱在胸前,不可跷二郎腿,不可抖腿,不可半躺半坐。 3、行态 行走中应昂首、挺胸、收腹、眼直视、肩要平、身要直、两臂自然下垂摆动,腿要直。女子走一字步,男子行走时双脚跟行两条线,但两线尽可能靠近,步伐可稍
客服、会议及接待服务内容及标准 1、前台接待服务内容 1）负责大厅的来访接待。 2）负责为来访人员提供接待、咨询、引导服务。 3）负责有礼貌接听每一个客户来电，做好登记，并做出相应处理。 4）会议期间，协助会议服务员为来宾、出入会场人员提供迎送、引领服务。5）负责协助安保部对大厦出入人员的控制。 6）负责热情、耐心的解答处理客户的问询。 7）负责大厅内设施设备运行状况的报修。 8）负责保持工作岗位及前厅环境卫生。 9）熟悉大楼结构、各处室分布情况及客户姓名、电话号码。 10）每日认真填写交接班记录表，接班人未到，不得离岗。 11）完成领导交办的其他任务。 2、会议服务内容 1）负责会议室及多功能厅等场所举办的各类会议、活动提供的劳务性服务。2）保持会议区域的整洁，准备好会议服务的各种用具，物品，随时准备会议使用。 3）做好会议前的准备工作。 4）做好会议前迎宾工作。 5）做好会议期间服务工作。 6）负责会议室的设备设施的报修工作。 3、服务标准
（1）前台接待服务标准 1）大楼大厅设立服务台接待员，选派综合素质最优秀的服务人员组成。接待员应全面了解当天大楼内的活动安排，负责各项接待事务的处理，代表公司对外形象。 2）服务员上岗要按规定化妆、修饰，着工装，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满，禁止面带倦容，情绪低落状态下上岗。 3）班前十分钟准时上岗，迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑。 4）门窗、空调、照明设备开启及时及报修工作。 5）给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确。6）来访人员接待周到、答询准确、全面，各种登记有效、准确，不与来访人员及用户发生争吵。熟练掌握物业区域内各处室位置，电话号码，主要领导的称谓，做到准确无误，根据有关证件有效甄别区分本楼人员。 7）用户交办事件，完成及时、符合用户要求。 8）电话铃响3声内接听，转接准确，落实首接责任制。 9）根据来宾情况正确使用接待语言。 10）保持接待台文具摆放有序、桌面整齐，周围卫生干净、整洁。 11）11F、12F每2小时对楼层走道进行巡查1次，对周围消防和安全防范情况进行监督，发现问题及时向安保部报告，并准确按照预定职责和程序处置。12）进入用户房间前，轻敲门两声，并经允许。 13）微笑自然，精神饱满，彬彬有礼，使用普通话、敬语与客人交谈，说话时眼睛正视客人，不与客人争辩或顶撞。 14）接听电话时，问候对方“您好”。
会议室使用规定 一目的 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定： 二定义 会议室指的是1008室的1个大会议室和1个小会议室。 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。 三会议室使用规定 1、2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内 设备物品的管理； 2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使 用申请表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部 负责人同意。 3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可 以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。 4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政 部不负责协商，由使用者自己协商。 5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情 况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。 6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室 的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。 7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通 知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或 个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。
8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私 自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。 9、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。 10、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等 会议需求，前台接待员可以协助。 11、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫 生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时 关闭电源、空调。 12、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 四程序 1、申请流程 1)部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况； 2)部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求； 3)前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记 表》； 4)前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处； 5)部门或个人按时间使用会议室。 2、使用流程 1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3、交还流程 1)部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要 求部门或个人改正； 2)如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政部经理协调； 3)如部门或个人拒绝改正，人事行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 会议室使用流程：
森果农庄会务标准流程及规范 一、会议接单 常见的会议台形：剧院形、董事形、圆桌形、鱼骨形、U形、课桌形等，也可根据客人的要求摆台。 常见的会议类型：高级会议（如政府接待、公司内部董事会、国际会议等）、贸易洽谈会、茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等。 二、会前 1、领受任务，熟知以下内容： （1）会议名称 （2）会议性质 （3）与会人数 （4）会议期限 （5）会议休息时间表 （6）会议活动范围 （7）准备内容 （8）注意事项 2、会前准备 （1）根据会议的要求摆好会议的台形，工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。冬夏两季要调整好室温，注意通风。冬季要保暖。 （2）会场指示牌，在会展大厅明显位置摆放会议的指示牌，在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。 （3）有主席台的话布置鲜花或其他装饰物，各个位置根据要求可以摆放人名卡、话筒。（4）主席台上方根据客人要求，在合适的位置由工程部协助挂号横幅。 （5）登记台：会场门口或会展大厅摆放签到台并有指示牌、签到簿，方便参会客人签到。（6）休息安排，熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与市场部或者客人沟通，安排合适的休息区域，并准备茶歇。 （7）有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台，准备好充足的餐具、饮品、食品，根据主办方的要求按时提供。 （8）服务员配备，人员安排到位，告知其负责的区域和服务的内容，让其准备好所需要的
东西，适时提供服务。 （9）会场清洁，会场布置结束后清理好会场卫生，等待会议开始。 （10）接手纪念品、礼品的发放，如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管、发放礼品的，在收货时要做好登记。 （11）礼仪演习彩排，如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与客人沟通好服务内容，对专人进行培训，保证服务质量。 3、会前检查 会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品、人员准备情况等。 三、会中 1、引领：准备大厅指示牌、引导员，引导客人到指定会议区域，由主办方登记专人引导重要嘉宾到位。 2、会中服务： （1）主席台上湿巾、倒茶水服务，其他会议区域根据情况而定，客人到位后斟倒茶水或矿泉水。 （2）会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场，保持会场周围的安静，不要有噪音或异味影响会议进行。 （3）加水、清洁服务，会议进行当中适时的为客人添加饮品，清理桌面的垃圾。 （4）委托代办服务，可以为了方便客人，帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件，递送物品等。 （5）出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：“先生，请问需要帮助吗？”引领客人去洗手间等地方。 （6）应急情况处理：对会议服务员工进行培训，如遇到紧急情况，如火灾疏散，指引客人迅速从安全通道撤离；失窃，做当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电、溢水，安抚客人，迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发，迅速拨打急救中心电话，并可以找相关人员在现场展开急症救护等。 3、会中茶歇休息： 会议进行中可能会有短暂的休息时间，要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始，提前十分钟准备好茶歇的食品、饮品待茶歇开始后为客人提供咖啡、茶、食品服务。及时清理台面卫生，保证会场清洁。