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第二部分：商务英语
商务信函写作教程
（一）结构
国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：
1、信头（The Letter Head）；
2、案号和日期（The Reference and Date）；
3、封内地址（The Inside Address）；
4、经办者行（The Attention Line）；
5、称呼（The Salutation）；
6、事由行（The Subject Line）；
7、信的正文（The Body of Letter）；
8、结束礼词（The Complimentary Close）；
9、签名（The Signature）；
10、拟稿人和打字员姓名首写字母（Initials）；
11、附件（Enclosure）；
12、抄送（Carbon Copy Notation）；
13、附言（Postscript）
在这十三项中，有些项目，如4、10、11、12、13项在相互传递信息时，如无必要，可以省略；其他项目，在正式交往的商业书信中是不能省略的。
（二）格式
国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式（The Block Style）、缩行式（The Indented Style）、混合式（The Modified Block Style）。
1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方；封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐；信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。
3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。
（三）信封的写法
在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号；3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资；4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州（省）名及邮区代号，最后写国名；5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收件人，
可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”
（四）具体内容
建立贸易关系建立贸易关系（Establishing Business Relations）是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。建立贸易关系的方法大体（如广告、函电等）来建立联系。在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研
市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件；2、进出口机构及其国内商业联络途径；3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好；4、同类商品的竞争情况；5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例；6、港口条件、地理、社会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐；
2、现有来往的银行或客户的介绍；
3、贸促会和商会的介绍；
4、驻外使馆商务处的介绍；
5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。
询盘询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标（作报价单用），等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务；卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。
询价函一般包括：1、商品的大体情况（General Information）；2、商品目录（Catalogue）；3、价目单（Price-list）和数量（Quantity）；4、样品或样本（Samples）；5、款式、型号（Pattern）；
6、估算（Estimate）；
7、付款方式（Terms of Payment）；
8、交货时间（Shipment）。
报盘、递盘、还盘和接受报盘（Offer）又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件（如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等），而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer，买方的Offer，称为Buying Offer。报盘有实盘（Firm Offer）和虚盘（Non-firm Offer）两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性
