公司行文规范及管理办法.docx
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公司行文规范及管理办法
为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量 ,确定文件编
号办法 ,为各种文件的收发、存档工作奠定基础：确定公司重要信息
披露载体的格式、样式 ,树立公司管理形象。做到政令畅通 ,令行禁
止 ,正确指导公司的各项工作 ,适应公司的快速发展特制定本办法。
通过此办法的实施 ,达到各种文件可追溯 ,各级文件有保管 ,全
部文件受控的目的。
一、 纸型、纸质
复印纸A4型（国际标准210mm*297mm） ,厚度定量60-80g /平
方米。
二、 封面
文件材料10页以内的一般不加封面 ,确需加封面的材料可以加
上 ,如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要
公司的统一VI形象（文字和徽标） ,但不宜用花边和图案。加封面的
材料同时应加封底。
三、 书写要求
（一） 标题使用2号宋体加黑 ,顶行。
（二） 副标题居中排列 ,使用3号宋、仿宋或楷体 ,但不与正文字
体重复 ,破折号占2格。标题单独成行时 ,均无需标点。
（三） 正文使用4号仿宋。每段文字前空两格 ,第二行起均顶格。
不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体 ,如行书、隶书、魏书、
细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等 ,以保持文面严肃、整洁。
（四） 章节的排序为第一层“一” ,第二层“（一）” ,第三层
“1、” ,第四层“（1）” ,第五层“1）”。
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（五） 正文中表格一般作附件置后。小于文件半幅的 ,可随文就
位 ,与正文同宽 ,字号可略小。
（六） 数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用
语、缩略词、具有修饰色彩语句中作为词数的数字必须使用汉
字外 ,应当使用阿拉伯数字。
四、 落款、盖印
在正文后空两行 ,单位名称按印章全称。盖印 ,可不写单位名称。
成文日期中“○”用插入符号里的几何图形 ,不能用阿拉伯数字
“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日 ,上2/3 ,下1/3 ,左
右居中 ,端正清晰。
五、 页面设置
上0.2cm ,下2.0cm ,左2.0cm ,右2.0cm ,页脚1.0cm ,行距28磅 ,或
每面排22行 ,每行排28个字。为避免最后一页只有几行占一页的现
象 ,可适当收缩行距 ,使文件成为几张整页 ,但收缩行距不宜小于20
磅。双面印刷页码居外侧 ,单面印刷页码居右侧。
六、 装订
一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm ,2个钉在上下各1/4处 ,钉
垂直。
七、 分类与编号
（一） 文件分类
公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理
制度、工作提案等 ,其中会议纪要不用文件编号 ,提取或说明时以某
年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某会（会
议性质）为方式进行定位。
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（二） 简化编号名称
由于公文编号受长度 ,美观等各方面的制约 ,鉴于公司正逐步组
建发展 ,现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一 ,建议：树美（深
圳）设计有限公司简化为“SMSZ”。行文中放置在表头或是标题下。
对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形 ,靠右
为公务编码 ,一般制度/规范性文件均需要编号 ,其它只作分类备案
用文件无需编码。无论对内对外文件 ,页脚格式均为“第几页 ,共几
页” ,页眉、页脚均使用宋体小五号字 ,不加粗 ,带格式线。
（三） 细化编号内容
仅限于下行文中的通知、通告 ,为公司人资行政部统一编制；初
拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标
准）。
编制方法：SMSZ—HR—2014—001（公司人资行政部2014年第
一份文件） ,其中公司名称：树美（深圳）设计有限公司=SMSZ；部
门名称：人资行政部=HR；时间：2014年 ,其后以此类推。文件顺序
号：001,002,003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001
开始编起。如2015—001。便于管理保存。
（四） 各部门名称为
设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：SC
工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD
所有文本依顺序排号 ,发文后人资行政部存档。
八、 行文管理主要内容
外部函、电、来文 ,本公司内部下发的各种文件、资料、收发的
各种传真及邮递快件等。
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（一） 内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文
书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项
规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：
请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、
函、会议纪要等；
公司下发的公文由人资行政部统筹管理 ,各部门一律不得自行
向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各
项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料 ,由人资行政部以公司名
义发文。
（二） 发文处理程序
一般事务性文件的发文 ,应事先向相关领导提出口头申请。公文
及各种规章制度的发文 ,应事先向总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：
1、 公司对外文件由人资行政部负责拟稿；
2、 各部门（含分公司）件的往来文件由本部门负责人拟稿；
3、 职能部门各种一般事务性文件 ,由发文部门拟稿；
4、 公司各项规章制度有相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰 ,标点符号使
用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律 ,符合公司的实际
情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确 ,文字精炼 ,
条理清楚 ,层次分明 ,标点符号使用正确 ,篇幅力求剪短。人、地、无
名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟定后 ,拟稿人应填写《发文审批表》办理审核手续。
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审核签发流程：
1、 首先送人资行政部初审 ,人资行政部审查修改文稿；
2、 送发文部门上级分管领导核稿 ,以公司名义对外文件由总经理核
稿；
3、 公司各部门（含分公司）件的往来文件由总经理核稿；
4、 公司各种一般事务性文件 ,由下发部门负责核稿；
5、 公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事
长会审。其次进行会签、发送；
6、 文稿审核会签后 ,按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准
签发。
7、 公司行政公文、规章制度 ,在执行总经理、总经理署意见后 ,由总
经理签发；
8、 公司一般事务性文件由分管领导签发 ,重要文件由总经理签发。
经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）
送人资行政部存档 ,并由人资行政部负责打印、校对、登记后发布。
行政公文、规章制度签发后 ,承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）
送人资行政部存档 ,并由人资行政部负责打印、盖章、装订、登记、
分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由人资行政部
前台按公文编号要求 ,依年份、流水号码一文一号编列。
1、 电子签发：如遇紧急情况 ,所相关负责人外出可以通过电子邮件
签发 ,签署相关回复具有同等作用 ,返回后完善流程补签手续。
2、 页码：无论对内对外文件 ,页脚格式均为“第几页 ,共几页” ,页
眉、页脚均使用宋体小五号字 ,不加粗 ,带格式线。
（1） 第一种方式 ,目录和正文统一页码 ,主要用于目录本身页数不
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多的情况下。
（2） 第二种方式 ,目录不编页码 ,从正文第一页开始编页码 ,主要
用于目录本身页数很少（一般少于2页）的情况下。
（3） 第三种方式 ,目录和正文 ,各自单独编页码 ,往往使用两种格
式的页码系列 ,主要用于目录本身页数很多的情况下。
3、 文件表头：公司文件统一使用下列表头 ,其中“文件类型”各部
门可先建立本部门文件分类 ,如工作流程、规范、规程、备忘…… ,
待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用密级表达符
号表示。
文件类型 保密等级 文件编号
批准人 审核人 编写人 日期
□报送： □发送： □传阅：
4、装订要求：公文应左侧装订 ,不掉页。两页页码之间误差不超过
4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处 ,
允许误差4mm之间。平订钉与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、
漏钉、重钉 ,钉脚平伏牢固。
（三）收文处理程序与要求
收文一般为公司的外部邮寄送的信函、快递、单据、通知、传真、
报刊资料等。公司外部来文 ,有指名收件人的由人资行政部前台负责
登记、签收、直接交给收件人。如系公文 ,统一由前台处理。为避免
文件积压误事 ,应在收文当天阅签后 ,紧急文件要即阅即办。
凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐篷、凭证、报表、税
票等）前台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示 ,由
