网上报销注意事项及简要操作流程资料

1 “网上报销”注意事项及简要操作流程

由于现在所级数字签名还未实施，根据院标准化会议精神网上报销领导审批仍沿用领导手工签字方式，报销人在网上报销系统中填写完借款单/报销单并打印后提交领导手工审批签字，领导手工审批通过后报销人将纸制单据和网上单据共同提交给财务人员进行审核（二者缺一不可）。

咨询电话：

62007577或62007580（业务咨询）

62040672周泓（技术咨询）

68597833（ARP中央支持组）

62028606（领取登陆帐号和初始密码）

注意事项：

1、录入单据时，遇红色★均为必填项，非★项，建议也要填写清晰。遇带★号“报销事由”项，请您按要求填写详细，如：张××报南京差旅费(以本人身份进入系统报销本人费用的,可不必再录入姓名)。

2、遇有一笔支出多个课题承担时，除材料费和固定资产报销有选择多个子课题功能外，其他报销可选择“添加单据行”解决该问题。

3、代理借款单、代理报销单的录入一定要选择“委托人”。注：由于授权一经代理人接受则无法撤销或删除，因此授权时需谨慎，有效期不宜过长，一般以半年或一年为宜，授权时“限额”处若为空则默认为0，代理人将不能为授权人办理借款（包括支票、现金和汇款）。由于授权第二天才可生效，如需当时生效，可在授权时，有效期处选择提前一天（系统默认为当天）。 2 4、借用支票时，无论金额是否确定，都不要通过网上报销(我们已将系统中“金额未知借款”功能关闭)，请填写传统借款单经领导签批后，仍按原要求到我处办理，并及时报销(报销时需通过网上报销)。“金额已知”借款，只在借用现金或向外地汇款时使用。

5、在网上提交的各种借款，在报销该笔借款时，请务必在“报销管理”界面的左下方□处，勾上您所要核销的该笔借款。且谁借款（含代理借款），谁报销，否则财务审核无法通过。在实行网上报销前发生的借款（即：手工填写的借款单），在网上报销该笔业务时，请务必在备注中注明。

6、鉴于网上报销的特殊性，在差旅费报销时，相同子课题，不同级别不同天数的多人报销，住宿费等发票请按人分别开具，分别录入报销单；同等级别，同等天数的多人差旅费报销的发票，可开具一张，录入一张报销单。

7、课题人员报销，应准确选择子课题号，研究室秘书（或课题参加人）若无课题经费使用权（即在系统中看不到课题号）的，应让课题负责人先授权，再以代理人身份进入选择委托报销。使用机关、支撑系统虚拟课题报销的人员，在网上报销系统中,现已能看到其所属部门的经费核算号，故在报销时应准确选择子课题号，如系统内不包含所需子课题号或跨部门使用经费的，可让相关部门负责人授权或让财务授权子课题。除医药费、子女统筹报销外，一般不能选择子课题号“*|所公用”。

8、当报销单经财务审核后驳回需修改时，除要在网上报销系统内进行修改外，金额改大的（或发生实质性变更的），纸质报销单需重新打印并经领导重新审批签字，金额改小的，可不再需领导重新审批签字。原始单据及金额的计算请尽量填写正确，以减少驳回的次数。 3 9、关于报销单/借款单打印：建议使用“1/2窄行连续打印纸”（整页打印后撕成两半，如用A4激光打印机，可将打印纸两侧锁孔撕掉后打印）。打印前，在浏览器的“页面设置”中纸张大小可选“A4 纵向”，将“页眉”“页脚”都去掉，并将页边距上下左右全部设为0。如使用其他打印纸打印，打印后必须裁成不大于“1/2窄行连续打印纸”大小的尺寸（即：≤ 240mm X 139mm）。

如何省纸：用A4纸打印应选择A4纵向，一张A4纸可打印两张报销单，因此可以凑够两张打印一次，方法是：填完一张报销单，按打印按钮，使该报销单显示于浏览器中，这时先不打印，再填制另一张报销单，再按打印按钮，第二张报销单就会自动紧接着显示于浏览器中的第一张报销单之后，这时再在浏览器中进行“页面设置”并打印，这样一张A4纸就可打印下两张报销单了，打印好后再按上述尺寸裁好即可。

对于“网上报销单上如部门名称太长、则报销单部门一栏扩得很宽，用A4纵向打印不下”的问题，比如“大气科学和地球流体力学数值模拟国家重点实验室(LASG)”，我们已向院ARP中央支持组反映。在问题解决之前，经我们反复测试，可在浏览器的“页面设置”中纸张大小可选“B5(JIS) 横向”，将“页眉”“页脚”都去掉，并将页边距上下左右全部设为0。打印后再裁成纵向(上下方向)不大于140mm、横向(左右方向)尽可能裁得窄些。

10、关于网上报销系统的设置和安装：从所财务网页右侧下部“网上报销”专栏下点击“系统设置安装”，运行wsbxxtazsz.exe自解压文件后，即可完成设置安装。

针对IE6.0,如果进入网上报销系统后出现对话框：“您查看的Web页正在试图关闭窗口。是否关闭此窗口？”或点击“查看”等按钮无反应，无法进行下 4 一步的操作，可能是IE浏览器版本低的问题，请下载“Internet Explorer 6

Service Pack 1”运行安装，进行升级，可以解决这个问题。

浏览器不要启用“弹出窗口阻止程序”功能，否则将出现因浏览器拦截了弹出式窗口而不能正常显示网上报销网页的问题，请检查浏览器工具菜单中是否没有启用“弹出窗口阻止程序”；卸载所有上网助手，如浏览器加装有Google工具栏，请检查选项内是否没有启用“弹出式窗口拦截器”，将这些功能去掉即可。

如控件不能正常下载更新，请设置“ActiveX控件和插件” 的选项均为“启动”。

一、报销单录入

（一）维修费、办公费、招待费、交通费

以“维修费”为例：用户以本人身份登陆“网上报销系统”→点击“网上报销”→报销单录入→维修费→点击左上角“新建”→在“事由”处填写：张××维修××→原始单据数→在左下角选择“结算方式”→点击右侧“添加单据行”→在“报销事由”处填写：张×报××维修费（注：一定要填写姓名）→金额→备注：填写需要解释说明的内容→选择所使用的子课题号→在“维修—添加单据”界面，点击保存→在“报销管理维修”界面点击保存。（若此时不点击“保存”按扭，直接提交财务，下面的操作将不具备此笔业务的删除功能）→若超出课题余额，系统将提示→点击“重新输入”更换子课题号→点击打印查看（检查你输入有无疏漏，若有误，则可点击“编辑”按扭修改）→打印报销单→提交财务（此时系统会提醒是否进行领导审批手工签字）→确定。

（二）材料（消耗品）费

用户以本人身份登陆“网上报销系统”→点击“网上报销”→报销单录入→ 5 材料（消耗品）费→点击左上角“新建”→在“报销事由”处填写：××材料费→原始单据数→点击右侧“添加单据行”→具体材料名称：如标气→型号MB4-4907→金额→数量→报销事由：张××报××材料费（注：一定注明姓名）→在“课题分摊明细”处，点击“选择子课题”→添加→在左下侧□内打√→填写该课题支付金额。假若需二个以上子课题承担此笔费用则继续点击“选择子课题”→添加→在左下侧□内打√，填写该子课题支付金额→保存（“材料和消耗品”界面）→保存（“报销管理材料和消耗品”界面）→在左侧□打√→点击“打印查看”→打印报销单→提交财务（此时系统会提醒您是否进行领导审批手工签字）→确定。

需办理低值器具入库的材料费报销，在网上报销系统中提交了“材料（消耗品）费”报销单后，仍需按原要求先到资产部门办理低值器具入库手续，再到财务处报销（如报销人无法区分固定资产、低值器具、消耗材料费，可在填写网上报销单前向我所资产部门咨询，以免填错报销单而被驳回）。

（三）固定资产

具有独立使用价值，且使用年限在一年以上，单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；以及单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。固定资产分为：房屋及建筑物、专用设备、一般设备（主要指家具）、图书（图书馆购置的图书）等。

购置固定资产的费用的报销需在网上报销系统中提交“固定资产”报销单，填写资产详细信息并打印固定资产报销单、入库领用单(三联)后，仍需按原要求 6 先到资产部门办理固定资产入库手续，再到财务处报销（如报销人无法区分固定资产、低值器具、消耗材料费，可在填写网上报销单前向我所资产部门咨询，以免填错报销单而被驳回）。

固定资产网上报销入库操作流程

用户以本人

（或代理授权人）身份登录网上报销系统

点击“网上报销”；进入“报销单录入”界面；选中“固定资产”项

点击“新建图标”；进入“录入界面”在“事由一栏”填写报销事项，在“原始单据栏”填写报销单据（发票）张数，点击“添加单据行

进入“固定资产报销单”，填写相关信息（带*号为必填项，其他信息请尽量填写）

填写完毕后，可先保存，修改无误后，打印“专用报销单、入库领用单”，再提交审批 打印“专用报销单”须回到“新建界面”直接点击“打印图标”

打印“入库领用单”一式三份，再次回到“新建界面”，点击“单据明细”，再点击“打印图标”

将打印的“专用报销单、入库领用单”及购买设备的发票、相关合同等，由领导审批后，到资产管理员处，办理资产入库手续

资产管理员根据网上报销提交的资产信息和经办人打印的“专用报销单、入库领用单”，添加资产管理相关信息进行审核无误后，提交财务审核

资产管理员再根据财务审核后的信息，进行资产转固，将该项资产导入ARP数据库，进行数据维护并打印资产领用卡片（责任人或经办人）签字后方可办理完报销手续

资产管理员再将转固资产进入固定资产帐务管理系统进行核算 如你购买的设备是属于“政府采购或进入装备计划管理”的，可将相关信息，在“固定资产报销单”选中“购置研发资产”导入你在填制采购时的相关信息 如，资产管理员在审核中对不符合有关规定的发票、合同等入库资产，须填写驳回意见，资产报销人在修改后重新提交资产和财务审核 办公家具单台件500元以上，其它仪器设备单台件800元以上 。 7 固定资产报销注意事项：

1、办公家具单台件500元以上，其它仪器设备单台件800元以上 ，请选中“固定资产”项进行报销录入。

2、如果一张报销单据（发票）为多台不同种类固定资产请逐一填写，如果还有材料请选中“材料（消耗品）费”项进行报销录入。开发票时最好将材料和固定资产分开。

3、规格型号必须填写，如果没有规格型号请填写“非标准”。如果此处不填将被资产部门驳回，所购资产是用“现金”还是“支票”一定要填写清楚否则会被财务资产处驳回。

4、固定资产入库领用单一式三联。

5、目前采购来源是政府采购的选“政府集中采购”，一般选“自行采购”，国外订货选“分散采购”。

6、使用部门选“财务部门”，计量信息选“非计量”，是否纳入实地盘存选“是”。

7、选择子课题帐号后要点击“添加”图标，将支出金额填入，并点击左侧小方框选√再保存 。

8、网上提交审批后请尽快将纸制记账凭证交到资产管理部门验收。

报销人员填写器材验收单一式三联，随专用报销单、 发票 、项目任务书、以及对方单位出具的仪器设备接收单。到财务办理报销手续。

（四）劳务费

首先：所内、所外人员应分开填写报销单，其中：所外人员领取的劳务费在