采购计划和流程

采购作业管里制度 1 目的 为了有效控制采购管理，使采购作业能有序的进行，做到有据可依，有章可循，制定本制度；

2 适用范围

适用于公司所有物料及办公．生活用品（如机器设备，工具，原材料，辅料，委外加工料，电器，笔纸等）等采购作业；

3.

4. 权责 4.1．物流中心采购部负责采购计划单量的原物料请购申请，采购料品质和交期的控制； 4.2 采购员负责材料采购，采购计划编制，采购材料的进度跟催； 4.3 物流中心仓储部负责原材料，辅料，外协加工件，设备，工具，生活，办公用品等数量验收； 4.4 品保中心品管部负责所有来料的检验，品管来料检验物料区分，按4.3分类区分存放检验； 4.5 物流中心采购部负责本制度编制，修订，执行； 4.6 计划部，仓储部及相关单位负责对本制度的确认，执行； 4.7 物流中心总监负责本制度的审核； 4.8 董事长／总经理对本制度的审批；

5.0 流程图：见附页

6.0 工作内容 6.1.物料需求分析与请观： 6.1.1生产中心计划部物控员接到计划员的（生产指令单）或着（周／月生产计划排程表）制定（物料需求分析表），呈计划部经理／总监审批，交采购部，填写内容具体祥见（物料需求分析表）； 6.1.2生产特殊辅料由相关使用单位填写（请购申请单）经本单位经理或副总审核，总监审批后交物流中心采购部．填写内容具体祥见＜请购申请单＞ 6.1.3本公司内部生产的自制件或外采购回来的配件，如需发外供应商加工等半成品需经检验入库后，由物流中心仓储部仓管员开出＜委外加工单＞交于采购部．填写内容具体祥见＜委外加工单＞； 6.2 采购计划： 6.2.1 采购部接到计划部物控员＜物料需求分析表＞或者相关单位提出的＜请购单＞的物需物料，制定采购计划，呈采购经理／副总审核，提交总经理审批，若审批金额超出总经理审批权限或重大物料采购呈总经理审核后，转呈老板审批； 6..2.2 若物料是因情况紧急采购时：采购部需作紧急采购物料分类作出紧急采购计划，并在备注栏中说明原因，同时加注＂紧急采购＂字样，呈采购经理审核，副总审批； 6.2.3 若物料是因仓库安全库存采购时：采购部视其分类作出安全库存料采购计划， 并注明＂安全库存＂字样呈物流中心总监或副总审批； 6.2.4 若是自制件和需要发外加工料件等发出供应商加工的物料，采购部视其分类分供应商作出委加工计划，并注明＂委外加工＂字样，采购经理审核，副总审批； 6.3采购作业：（采购单，委外加工单） 6.3.1 采购部采购员按照物料正常，紧急，安全库存，委外加工料的采购计划，根据品名规格查寻以前搜集到的供应商资料，从中找出3—5家供应商，进行比较后确定采购合同和供应商； 6.3.2采购部采购员根据计划部制定的物料采购周期和时间，根据物料采购物料需用日期（含原材料，产品用料辅料，生活用品，办公用品，特殊辅料如：设备，工具，配件，研发）等物料，结合相同物料属同一供应商应统一采购，下达＜采购单＞或＜委外加工单＞经本部经理，物流中心副总审批后，分发或传真给供应商，并电话确认或回传交货日期以便与供应商达成采购任务，生成有效单据可输入ERP系统管制． 6.3.3 如交期与要求交货期有异，采购部采购员应及时与生产中心计划部物控员进行协调．并同时与供应商沟通确定日期和交货时间．采购员将调好的交货期填入＜采购计划进度控制表＞，一式二联：一联：采购部留存 白 二联：计划部物控员 黄 6.4 采购计划跟催表 6.4.1＜采购单＞＜委外加工单＞＜请购申请单＞跟催，按采购，委外加工，请购日期顺序排好，统计成报表，提前一定的时间进行跟催． 6.4.2 采购员定期跟催，于每周固定的时间将要跟催的＜采购单＞＜委外加工单＞＜请购申请单＞整理好，制定报表定期统一跟催； 6.4.3 采购部采购员将供应商回传交货日期进行跟踪，如有异常情况影响生产计划，制造与交货的，应及时与计划部协调处理（准时交货或物料延期交货）． 6.5 送货／收货／入库： 6.5.1 供库应商或本公司司机或采购员自拉回物料存放在仓库的＜来料待检区＞，同时将供应商开具的＜送货单＞交于仓库仓管，由仓管员清点数量和对物料加以标识挂上＜原物料标签＞，将送货单，采购单交于品管员进行物料检验， 6.5.2 若检验员检验为合格物料，由检验员通知仓管员办理入库手续． 6.5.3 若检验员检验为不合格物料，检验员通知仓管员开出退货单，通知采购员联系供应商安排退货，换货或着补货．

7.0 相关表单

7.1采购单； 7.2委外加工单； 7.3请购申请单； 7.4采购计划进度控制表；

8.0相关支持文件

8.1 物料需求分析与请购作业管理制度； 8.2 仓储规划管理制度； 8.3 原物料，外购件入作业管理制度； 采购部各岗位的工作职责 采购经理的工作职责：

1. 主持采购部全面的工作，提出物料的采购计划，报总经理审批后开始组织实施，确保各项采购任务的完成； 2. 审核各部门呈报的年度采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应； 3. 要熟悉和撑握公司所有各物料的名称，型号，规格，单价，用途和产地，检查购进物料是否符合质量要求，对公司的物料采购和质量要求负有领导作用； 4. 监督并参与大宗物料的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况； 5. 按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支； 6. 认真监督各采购员的采购进程和价格控制； 7. 在部门经理的例会上，定期汇报采购落实结果； 8. 每月初将上月的全部的采购任务完成与未完成情况逐项列出报表，呈送总经理或着财务经理，以便于上级领导撑握全公司的采购项目； 9. 督导采购员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，与供应单位保持良好的关系，在平等互利的原则下开展业务来往．

采购员的职责： 1. 了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划； 2. 各部门急用的物品要优质采购，要做到按计划采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工； 3. 采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，保证货源充足； 4. 认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报经理或主管级，研究后方可实施； 5. 努力学习业务知识，提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护公司的礼仪、利益和声誉，不谋私利； 6. 严格遵守财务制度、遵纪守法、不索贿、受贿，在平等互利下开展业务活动。购进物资要尽量做到单据(发票)随货同行，交仓管员验收，报账手续要及时，不得随意拖账挂账； 7. 严格遵守《员工守则》及各项规章制度，服从采购主管分工安排。

5.0 采购流程 流 程 涉及表单 相关主办人 备 注 任 务 受 理 前

任 务 受 理 后

采 购 前

采 购 中

材 料

入 库

采购任务受理 查 库

采购审批 采 购

材料入库 单据处理

《订 单》 生管部/使用

部门,仓库 三部门

《原辅材料分析》 生管中心 制样并进行分析

《生产任务通知单》 厂长 拟订生产计划

《采购申请单》 资材部 根据订单开采购申请单

《采购申请单》 采购员

①采购任务受理并签字 ②根据采购要求进行查库，并将仓库现有数量填写在“现有量”栏内 并由仓管员签字 ③，采购员填写本次实际应采购量

《采购申请单》 采购员

①由总经理核准并签字后方可进行采购 ②未有核准的，按总经理旨意进行复审

《采购申请单》

采购员 根据材料要求到位时间及具体要求拟订采购计划 《材料询价表》 进行市场询价，要求3家以

上的同质量材料价格，并填写表格 《材料比价核价表》 将询价表交于总经理由总

经理进行比价并核价 《采购合同》 根据总经理核定的价格范

围与可靠的供应商签定合同并随时跟催。

《送货单》或《提货单》 ①客户送货的，由仓管员验收签字并开入库单 流程图如下： 《入库单》 采购员 ②采购员提货的，由仓管员

验收签字并开入库单

《送货单》或《提货单》 《入库单》 采购员

材料到位后及时将单据报帐

审核 采购合同 核准 供应商供货 进料检验 入库 接收订单 技术部确认首样 报价

NO YES

NO 联系供应商 OK 下单