电子邮件、群组和群策的区别
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电子邮件、群组和群策的区别
相信大部分企业仍然使用邮件组作为主要的沟通交流手段,作为长期使用邮件
组的用户,我深有体会邮件组在方方面面的不足。
统一的中心存档
邮件组中一般没有统一的中心存档,就是发出去的东西都存在与各自的收件箱
内,每个人自己收件箱里面还掺杂着其他的私人邮件,各自看到的都是不一样,
所有群中没人知道邮件组中曾经有过什么样的内容。因加入邮件组的先后顺序
等原因,使得各自看到的内容都可能是片面的,没有一个统一的完全的内容库
可以引用,所以人们在发邮件的时候,只会把需要引用的内容复制到新的邮件
当中。
所谓的一块内容不可以链接过去,那么那块内容就是不存在的,所以用邮件来
交流的结果和QQ群一样,交流的内容是不断的消失的,所以自然就得不到积
累。也会产生曾经解答过的疑惑再一次被人提起。新入邮件组的人无法看到该
群组的历史交流文化,也就自然需要从零追赶,需要麻烦别人转发曾经讨论过
的邮件了。
群策Qortex本身就是中心存档仓库,你可以发邮件来增加仓库的内容,群用
户都会知道这里有着最大最全的内容,沟通永远都不会消失。你可以轻松自如
的引用仓库中的任何一条讨论,可以随时把曾经的讨论提到群用户面前,让大
家重新思考,可能会产生新的想法,新的火花。
共享的知识结构和分类
邮件组中的知识结构和分类不是共享的, 因为每个人都有自己的内容,和其他
人的都不相同,每个人都会给自己的邮件放到自己的定义的标签或者分类当中。
下面这幅图的左面我个人的Gmail中的分类,你一定觉得乱七八糟,不知所云,
我也这么觉得,但是我也懒得去整理了,右面是我同事的Gmail中的标签,它
们关于工作上面的分类不应该一样吗?
所以这部分标记邮件,分类内容的工作其实是应该在群组中共享和优化,而且
应该不断演化的。一个群体公用一个统一的分类,个人修改某份内容的分类后,
直接反映给其他群体内所有用户,如果觉得其中某个标记或分类的名称起的不
是很恰当,那么群组中的任何一个成员都应该可以把他改成更恰当更美的名字,
然后都统一反映到群组中的所以成员的视图当中,这样才体现了集体的力量大,
才能做到不重复劳动,共同积累知识。
群策Qortex中的分类分组随时创建修改,每个成员都看到同一份分类,这样
的一劳永逸使得用户自然舍得去花时间来优化分类,取更好更贴切的名字,标
记合适的内容到相应的分类当中,因为你这样做是在造福群中的所有用户,使
得内容更清晰明确,下面是一个典型的群策Qortex组织中分组的截图。
编辑修改进化曾经的内容
发进邮件组的内容无法修改,人无完人,都会出错,出错就改,善莫大焉,刚
刚发出去的邮件,发现了几十个错别字,为什么就不能改了,对方可能还没有
阅读那些内容啊,即使对方阅读了,修改掉也会对其他的阅读者产生帮助,少
产生误解。
不能修改就不会进化,邮件组中的内容只会一层一层的罗上去,无法整理分类,
无法修改梳理,曾经是什么样,就还是什么样,那么这样后进入你的群体的人
怎么会快速吸取其中的知识呢。企业的文化和专业领域知识也就很难积累形成。
所以回头看看你曾经失去的本可以保留的文化和专业领域知识吧,他是不是还
只存在你自己的脑子里呢?
群策Qortex中的每篇内容都是Wiki,都可以随时更新更改,并且为您保存每
次更新的履历,以便必要的时候参照查看,或者恢复。
恰到好处的文章样式排版
如果你看到有人把文章写成这样
那么我可以说他过分使用了Word的功能,为什么仍然会有人这么做,我觉得
根本原因是Word提供了这样的功能,要么你让用户用记事本写出这样一篇内
容来试试?我们日常交流真的需要这么多样式吗?再看看右面那排按钮,有多
少人知道每一个都是做什么用的。
邮件组中大部分Geek会使用纯文本 这样会表达不足,普通用户一般使用客户
端或者Web邮件提供的编辑工具,这样会产生复杂的无结构的内容,也会有上
面Word演示的邮件偶尔发到你的邮箱里。
在群策Qortex中只提供足够用的标记工具,也就是Markdown,足够的格式而
不是过多,人们在群策Qortex上面写的内容样式不会有太大出入,字体颜色都
是系统调优选择的,你不需要花费心思选择什么字体什么颜色,专注于写你的
内容最重要。
尊重版权,请勿转载。