浅谈档案管理对企业文化建设的作用

浅谈档案管理对企业文化建设的作用发表时间：2019-08-05T16:24:41.483Z 来源：《基层建设》2019年第15期 作者： 张文娟[导读] 摘要：现代企业档案工作和企业文化建设关系密切，作为企业文化积累之一的企业档案，因其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性，为弘扬企业精神，推进企业文化建设，塑造企业形象起积极的作用，因而，企业档案工作是现代企业文化建设中的重要组成部分。

中国神华能源股份有限公司轨道机械化维护分公司准格尔工务机械段 内蒙古自治区鄂尔多斯市 010300

摘要：现代企业档案工作和企业文化建设关系密切，作为企业文化积累之一的企业档案，因其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性，为弘扬企业精神，推进企业文化建设，塑造企业形象起积极的作用，因而，企业档案工作是现代企业文化建设中的重要组成部分。

关键词：企业；档案；文化建设；企业发展

一、企业档案对企业文化建设的作用 1.1企业档案是企业文化建设的直接信息依据

企业档案的本质属性是原始记录性，它是企业文化建设最可靠、最真实的第一手信息资料。对企业而言，它具有针对性、唯一性。只有利用好企业档案，才能帮助企业依据自身特点来建设具有特色、目标、环境、宗旨和优势的优质企业文化，才能更好地为企业发展服务。可以说企业档案是企业文化不断进步的源泉，亦是促进企业发展的原动力。 1.2企业档案是弘扬和培育企业精神的必备需要

企业档案信息是连接历史与现实的纽带。企业文化的核心是人，企业文化、企业精神、企业形象的诸多方面都是由人来体现的。企业采取各种措施教育职工，调动职工的积极性和创造性，而企业档案在教育职工中具有独特的作用。企业档案记录着企业的创业史，它以第一手原始资料见长，翔实地记录了企业创办初期的艰辛、困难时期的坚持和巅峰时期的辉煌，形象生动地反映了包括企业文化等各个方面的状况，具有不可抗拒的说服力和感染力。通过组织员工参观企业创立以来各类载体的档案，如荣誉称号、证书、证明、锦旗、奖牌、奖杯、相册、图片、装裱的领导人和名人题词、题字、金属匾、捐赠品以及其他有纪念意义或历史价值的物品，既可增进员工对企业的了解，又可以鼓舞员工的士气，增强员工对企业和企业文化的归属感和认同感。 1.3善用企业档案，有助于树立良好的企业形象

企业形象是社会公众对企业及其行为产生的各种感知、看法、认识、感情的综合印象，是企业以体貌特征等图像形式表现出来的企业文化。树立良好的企业形象对于企业的生存与发展都具有重要保障作用。而企业档案为开展企业形象宣传提供基础条件，是企业形象宣传具有原始性、权威性与可靠性的资料来源。重企业档案信息资源的开发利用，可以塑造良好的企业形象，提高企业的社会效益与经济效益。如科技档案室企业档案的主体，是树立企业良好形象的核心。一个企业形象的好坏，在很大程度上取决于这个企业科研成果或产品开发水平的高低和质量的优劣。树立良好的企业形象，就要不断开发出能满足消费者需求的新产品，而开发新产品又离不开科技档案资料。因为科技档案是在科学技术活动和原有产品开发活动中形成的原始记录，如科技图纸、图表、数据、实验记录等，最能反映一个企业科研成果和原有产品的状况，可以为本企业的科技开发、技术改造、产品更新换代提供借鉴、凭证和参考。

二、企业档案与企业文化的关系

企业文化是企业经营过程中创造的物质文化和精神文化的总和。企业文化作为一种管理理论和管理方法，内容十分丰富，主要包括企业精神、企业经营哲学和企业行为文化等。企业档案是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。而企业档案工作是企业管理基础工作的有机组成，其主要职责是维护企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌，同时也要为企业的正常运转提供信息保障。

企业档案和企业文化均产生于企业的生产经营过程，两者之间存在着紧密的内在联系。一方面，企业文化植根于企业档案，并通过企业档案记载的内容体现出来。企业文化是从客观真实地记载企业文化活动的企业档案中，经过加工、提炼、升华的内在文化现象。企业文化的传播与记载依赖于企业档案，企业档案可以直接服务于企业文化建设；另一方面体现在企业档案本身具有的文化特性。就企业档案的内容而言，记载着企业发展的历史与宝贵的精神财富，是企业文化的沉淀，可以应用于企业文化建设。

可见，企业档案与企业文化之间具有内在本质的联系，企业档案管理工作是企业文化建设工作的重要组成部分。企业档案管理部门对企业各类文件材料进行集中统一的收集、整理、保管过程，就是企业文化建设不断积累不断发展的过程。企业档案的提供利用过程，就是企业文化的宣传与推广过程，也就是企业文化建设的传递过程。

三、新的形势下企业档案如何在企业文化建设中发挥作用

企业档案工作是促进企业文化建设的一项重要事业，只有做好这一工作，才能为企业留下一份文化遗产，企业文化建设和发展才能源远流长。在当前市场经济条件下，如何挖掘档案的内涵，充分发挥档案在企业文化建设中的作用，使企业能够更好地宣传自己，打造自己的品牌，以良好的形象走向市场，这是值得企业领导和档案管理工作者深入思考的问题。笔者认为，可从强化企业档案的文化属性，完善企业档案工作制度，积极参与企业文化宣传等方面入手，实现企业档案的文化价值。 3.1强化企业档案机构的文化属性

企业档案机构是企业文化建设的根据地，同时也是企业员工自觉接受企业文化学习和教育的根据地，承担着为企业、社会积累和保存历史文化财富，维护历史真实面貌，延续企业文化的任务。强化企业档案机构文化属性，要求转变传统的“库房管理”的思想意识，成为兼具档案收集、整理、保管、提供利用与为企业提供市场竞争中所需要的信息的企业档案管理机构，通过从本质上发挥企业档案部门的文化属性，成为企业文化建设的重要组成部分。 3.2完善企业档案工作制度

在企业发展进程中，只有建立一套完善、健全的企业档案工作制度，才能使企业档案管理各项内容有章可循，有据可查。企业应当把档案工作制度纳入企业管理的各项制度中，与企业文化建设有效地结合起来，确保企业档案资源齐全完整、有效利用和权属专有。

加强企业档案工作制度建设，作为加强企业管理制度的重要体现之一，在一定程度上也体现了对企业文化建设的重要意义。加强对企业档案工作的制度建设，是以制度促文化，以文化促管理，积极推动企业文化建设和经营管理的顺利发展。 3.3利用档案文化资源的优势，积极参与企业文化的宣传

企业档案工作应当主动参与企业文化建设的全过程，掌握和了解企业文化建设的进展，并找准档案管理和企业文化的契合点，搞好档案用户教育，面向企业内外积极进行企业文化的宣传。

四、管理创新

应有适应时代发展的管理手段，对于企业档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。

信息管理通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。信息工作人员管理主要是加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”。

五、制度创新

如何保证信息系统在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理密不可分。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。

六、服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

七、企业档案管理创新 7.1要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。 7.2要有先进的设备和技术。目前，就大多数档案馆特别是基层档案馆来说，先进设备不可能引进。因此，我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持，力争改变我们的设备条件，为现代化打下基础，同时也应不失时机地培养人才，使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面的重要任务，一是充分利用现有设备，使之充分发挥效用，总结经验，培养人才；二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫，为进一步引进设备创造条件；三是对电子文件归档工作着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发，在保管条件、翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的立卷人员尚不能适应工作的需要，要通过组织培训及业务学习等，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之，在购买和采用现代化设备上，必须以相关人才的调入和培养为前提，因为没有懂技术的相关人才，设备不可能充分发挥作用。另外，购买和引进设行备一定要考虑到本单位的实际，重点搞好基础工作，只有基础工作先行，现代化设备才能真正充分发挥作用。