谈谈公文的写作
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谈谈公文写作的几个问题 一、 行政公文的分类问题 按照正确的标准划分行政公文的类别，把握公文种类的特点，有利于正确使用文种，有利于规范公文写作，有利于提高公文处理效率，有利于文件的科学管理。
*法定行政公文和机关事务文书的区别 法定行政公文，是指《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号），第二章明确规定的十三种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 机关事务文书，是机关日常工作中经常使用的文书，如计划、总结、简报、会议记录、调查报告等。 两者都用于公务活动，从广义上看，都是行政公文。但两者却有着明显的区别，值得注意： 1、法定性质不同 法定行政公文是《国家行政机关公文处理办法》明确规定的公文；机关事务文书则无明文规定文种。 2、格式标准不同 法定行政公文必须按《国家行政机关公文格式》制文；机关事务文书则只有约定俗成的简便格式。 3、行文规则不同 法定行政公文可以单独对外行文；机关事务文书不能单独对外行文。机关事务文书若要对外行文，必须在法定行政公文中选择一个文种作载体，机关事务文书作附件方可行文。
二、法定行政公文的格式问题 我国制定的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704--1988）国家标准，是由国家技术监督局标准起草小组综合各方面意见完成的。标准送审稿于1988年3月发给全国文件格式及数据元标准化技术委员会，经讨论通过后，作为正式标准上报国务院办公厅秘书局审批。1988年9月5日获得批准，1989年3月1日由国家技术监督局正式发布施行。1999年，《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704--1999）国家标准，又经重新修订后继续施行，该项国家标准明确规定了十三种法定行政公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。国务院又在2000年8月2 4日发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十一条中再次强调： “ 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。”
常规格式公文单页幅面示意图：（图一）
000002 机密 永久 特急
××××××文件
×××发〔2004〕58号 关于××××的通知 ×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 附件：1、××××× 2、×××××
××××× 二00四年六月二日
（此件不登报） 主题词：×× ×× 通知
抄送：×××、×××、×××。
×××办公室 2004年6月6日 -1- 常规格式下行文单页示意图：（图二） 210mm（幅宽）
份号 秘密等级 保管期限 紧急程度
发文机关标识 发文字号
标 题 主送机关： 正 文
附件： 生效标识 附注
主题词：
抄送：
印发说明
297mm（幅长）
28mm
26mm 3
7
mm
35mm 25mm
页码 156mm（版心宽度）
225mm（版心长度） 眉首
主体
版记 常规格式上行文多页示意图：（图三） 210mm（幅宽）
份号 秘密等级 保管期限 紧急程度
批示域 发文机关标识 发文字号 签发人： 标 题 主送机关：
正 文 297m
m
（幅长）
28mm
26mm 3
7
mm
35mm 80mm
页码 156mm（版心宽度）
225mm（版心长度） 眉首
主体 常规格式上行文多页示意图：（图四） 210mm（幅宽）
正 文 附件： 生效标识 附注
主题词：
抄送：
印发说明
297mm（幅长）
28mm
26mm 3
7
mm
35mm 页码 156mm（版心宽度）
225mm（版心长度） 主体
版记 *格式要素标识注意事项 （一）公文格式要素，分选择标识和必选标识两种 公文格式要素中，份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、附件、附注为选择性标识要素，是根据公文实际需要而选择标识的。其他则为必选标识要素，是每份公文缺一不可的。 （二）眉首部分，上行文与下行文不同 上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，中间空白为批示域，作上级领导批示意见用（见图三）；上行文还需标识签发人。下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，无批示域，无需标识签发人（见图二）。 （三）发文字号，标识必须完整规范 发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，三个要素必须齐全。机关代字不得与其他机关代字相同。年份应标全公元纪年，如“2004”不能简化标为“04” 。序号不编虚位，不加“第”字。 （四）公文标题，编制谨防出现错误 完整式的公文标题由发文机关、事由和文种组成；省略式的公文标题由事由和文种组成。编制公文标题，常见的错误有：“发文机关”位于“事由”之中，如《关于滨江市政府加强铁路运输安全工作的通知》。“事由”缺少关联词“关于”、“对于”，如《滨江市政府加强铁路运输安全工作的通知》。“事由”与“文种”搭配不当，如《滨江市政府关于工业生产情况的请示》，又如《滨江市政府关于工业生产问题的报告》。 （五）主送与抄送，必须正确区分加以标识 主送机关，是需要送达并对公文内容负有直接受理责任的机关。抄送机关，是需要送达但一般只要知晓公文内容的机关。上行文主送机关只能确定一个，下行文则可以多个。一般情况下，主送必须逐级行文。不是非常重大紧急的情况，不得越级行文主送。下行文标识多个主送机关时，应标明同类型机关的统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府”。标识多个抄送机关时，应按机关级别高低依次排列。 (六)附件 ，要明确不同类型及产生的原因 附件类型主要有三种：一是补充正件内容的文件材料，当正件内容需要再加具体阐释或证明时产生。二是被正件转发的文件材料，当上级机关或下级机关文件需要转发时产生，正件文种通常为“转发通知”。三是被正件呈报的文件材料，当机关事务文书需要对外行文时产生，正件文种通常为“呈送报告”或“呈批请示”。前一种，附件的重要性次于正件。后两种，附件的重要性大于正件。
三、近似文种的区别问题 1、通知、公告和通告属于近似文种，只有明确了三者的异同，在行文时才能正确选择文种进行写作。 相同点：三者都是法定行政公文，都是下行文，都可以是知照性文种。 不同点：一是制发机关的级别不同，公告为国家高级机关使用的文种，通告、通知则所有行政机关都可使用。二是事项告知的范围不同，公告面向国内外，通告面向社会某一局部，通知则面向某一机关、系统内部。三是事项内容的重要程度不同，一般来说，公告事项内容的重要程度要大于通告，通告又要大于通知。四是发布形式不同，公告一般通过新闻媒体发布，通告除通过新闻媒体发布之外，还可采取张贴形式，通知一般以文件形式传送。五是个别格式要素标识不同，公告、通告一般不标主送机关，发文编号另制。
2、“报请不分”的现象之所以存在，就在于未能掌握请示、报告各自的特点，行文时以致于混用这两个文种，因此有必要明确两者的异同。 相同点：两者都是法定行政公文，都是上行文，都是报请性文种。 不同点：一是行文目的不同。报告的行文目的，主要在于汇报工作、反映情况 、答复询问等，故不向上级机关提出任何要求；请示的行文目的，除了反映情况之外，主要在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。二是上级机关处理原则不同。对于报告，上级机关只在认为有必要时才予以批复；而对于请示，上级机关不管同意与否均应批复。三是内容限制不同。对报告虽也提倡一文一事，但像综合性工作报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请，篇幅相对较短小。四是行文时间不同。报告在事前、事中、事后均可行文 ；而请示必须事前行文。
3、复函与批复，由于两者都是回复来文的公文，有时也会被混用。但两者有着明显区别： 从答复对象看，复函是针对各种来函而发；批复只是针对请示而发。从行文关系看，复函一般是向不相隶属机关答复用文；批复是相隶属的上级机关向下级机关答复用文。从行文内容看，复函多用于一般性事项的回复；批复多属于对重大原则和政策性问题作出决断、批示。
4、会议纪要与会议记录为近似文种，两者的异同如下： 相同点：两者都具有记载功能；两者都因会议而产生。 不同点：一是公文性质不同，会议纪要是法定行政公文；会议记录属机关事务文书。二是内容表达不同，会议纪要是会议内容的摘要；会议记录是讨论发言的实录。三是文种作用不同，会议纪要通常要通过发文贯彻执行；会议记录一般只作资料存档。四是产生情况不同，会议纪要产生于会后；会议记录产生于会议过程中。
四、公文的写作模式问题 （一） 公文写作的一般模式：
1、行文依据 行文依据，又称缘由、根据，通常是公文写作内容的第一层次。 行文依据，分为事实依据和理论依据两大类：事实依据一般由实际情况、具体问题等组成；理论依据一般由工作目的、领导指示、文件精神、会议决定、政策法规等组成。 行文依据，体现出按事实办事、按程序办事、按章法办事三条行政管理的工作原则，因此必须充分。
