日语商务文书写作的注意点及技巧

日语商务文书写作的注意点及技巧

中国的日语专业学生毕业后的一个主要去向是到日系企业或者与日系企业有业务往来的公司就职。所以，对于日语专业的学生来说，认真学习和练习商务文书的写作对今后的工作是有很大帮助的。但是，很多学生对日语商务文书的印象是格式太复杂了敬语太难了不知道怎么着手，觉得很麻烦。笔者硕士研究生毕业于日本武藏野大学的商务日语专业，自2011年在大学任教以来，一直承担日语专业本科四年级的外贸函电（现改为商务日语应用文）课程的教学任务，并在此过程中发现学生在日语商务文书写作的学习和练习中存在的诸多问题。事不是同一个公司，所以在书写商务文书的时候一定要正确书写東洋商事株式会社和株式会社東洋商事。如果书写错误的话，就和错误称呼别人的名字一样，是很失礼的。不仅如此，还有可能导致开错发票等更严重的后果。

2.收件公司及收件人的书写格式

在写给商务伙伴的商务文书中，必须要写清楚对方的公司名称、部门名称、收件人职务和姓名后面的敬称。需要注意的是，姓名必须写全名，并在姓名后面加敬称。例如，写给东洋商事株式会社营业部田中俊二部长的文书，收件人应该顶格写为：

東洋商事株式会社

営業部長田中俊二様

而不能写成田中俊二営業部長様，也就是说，职位后面不能写敬称。

如果收件人没有具体的职务，一般写此人所属的部门就可以了。例如，写给东洋商事株式会社营业部职员铃木太郎的文书，收件人的地方应该顶格写为：

東洋商事株式会社

営業部鈴木太郎様

如果不是特定写给某个收件人而是写给某个公司或者团体的公函，一般在公司或团体的正式名称后面加敬称御中。例如，写给東洋商事株式会社的公函，收件人处应该顶格写为：

東洋商事株式会社御中

如果是写给多个收件人，一般在收件人的共同特征后面加各位。例如，发给营业部所有员工的文书，收件人处可以写成営業部各位。需要注意的是，各位本身就是敬称，所以没有各位様的说法。

3.发件公司及发件人的书写格式

在发给商业伙伴的正式商务文书中，要在发件人姓名旁边盖章，除了发信人的姓名，一般也需要注明公司名、公司地址、电话号码。如果是在公司上司或者部门负责人的指示下由部下书写的文书，发件人一般写上司或者负责人的名字。另外，如果收信人担任一定的职位，发信人应尽量写和收信人职位等同的人的姓名以示尊重。

4.回复性文书的书写格式

对商业伙伴的请求、交涉、询问等给予回复的文书称作回复性文书。回复性文书根据内容可分为同意、拒绝、让步等。无论是哪一类，只要是对对方发来的文书进行回复的，开头语一概用拝復。

二细节方面的注意点

第一，以前的日语商务文书使用竖写格式，现在为了和国际接轨，日系公司的商务文书基本上都用A4纸横写。第二，一般情况下，一份文书只写一件事情，文书内容要简洁明确。第三，商务文书在写完之后一定要仔细检查，确认是否有错字或者漏字，特别需要注意同音异义字，防止键盘输入时的选择错误。如果发现有错误，即使只有一个字错了，也要改正之后重新打印。第四，不要跨行书写人名、地名、商品名称、数字、复合词等，以免引起误解。

三开头语和结束语的书写技巧

日语的商务文书有固定的格式，发给商业伙伴的社外文书一般都要写开头语（拝啓/謹啓/拝復/急啓/前略等）、季节寒暄语（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、问候寒暄语（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感谢寒暄语（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/ 厚く御礼申し上げます等）、结束语（敬具/敬白等）。刚开始学习日语商务文书时，学生们都觉得这类表达太难记，因此不喜欢商务文书写作。其实，这类表达是不需要死记硬背的，只要能够根据实际情况正确选择就行了。我们在书写日语商务文书时，一般都使用Word文档，在Word文档中输入开头语拝啓或者拝復后按一下enter键，页面会自动在下一行跳出结束语敬具，同时跳出日语问候语供选择。写作时可以根据时间选择合适的季节寒暄语，根据自己公司和对方公司的实际情况和平时的业务交往情况选择合适的

问候寒暄语和感谢寒暄语。比如，11月初书写一份打算发给一个经常有业务往来的商业伙伴的文书就可以选择晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御礼申し上げます等。这样一来就减少了机械记忆的部分，增加了学习的乐趣。另外，文书写作时经常需要分条书写，分条书写之前要居中写記，落款要书写以上，这个在Word上书写也比较方便，只要输入記之后按一下enter键，就会在文章最后自动出现以上字样，只要按照需要直接分条书写就行了。