新版紫光软件简化使用说明
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1 新版紫光软件简化使用说明
作者 高 勉
目录
第一部分 系统安装
1、加密狗的安装……………………………………………1
2、软件的安装
第二部分 软件使用
1、软件登陆
2、软件定制
2.1定义全宗
2.2设置分类号和分类名称
2.3 个人设置
3、数据录入
3.1 收发文录入
3.2档案录入
3.3 目录数据修改和删除
3.4 电子文件挂接
4、数据检索
4.1设定数据范围
4.2 检索方式
4.3 跨库检索 2 5、报表打印
5.1选择要打印的数据范围
5.2 打印操作
5.3 报表设计
6、数据备份和恢复
6.1数据库备份
6.2 数据库恢复
6.3 鉴定和销毁
7、辅助管理功能
7.1目录树管理、数据节点的建立
7.2数据排序
7.3档号设置
8、档案利用管理
8.1借阅管理
8.2光盘制作
9、进馆光盘内容要求
3
■第一部分 系统安装
1、加密狗的安装：
windows2000、windows xp和windows2003 系统下加密狗可以直接被识别，不需要安装驱动程序。如果客户端计算机使用的是windows 98操作系统，则需要安装驱动程序。具体安装步骤为：将加密狗插到计算机usb接口上，双击光盘中’98’ 文件夹，运行里面的可执行程序，完成后即可识别加密狗。（注意加密狗的保管）
2、软件的安装
1） WIN2000和WINXP系统下，出现提示，依照提示进行即可。
(注意更改软件目标路径)步骤如图操作:
图：1-1双击光盘里的安装程序进行安装 4
图：1-2提示准备安装
图：1-3按照提示点击“下一步” 5
图：1-4选取接受条款后进行下一步安装
图：1-5更改软件安装路径 6
图：1-6建议软件不要安装到“C盘”，之后点击“确定”
或者：
7 图：1-6-1点击下拉菜单选择安装目的
图：1-7下一步
图：1-8不修改内容进行下一步 8
图：1-9点击“安装”
图：1-10进入安装状态（安装过程中，界面跳转比较慢，请耐心等待。） 9
图：1-11完成安装
注： WIN98下安装要重新启动系统三次，请依照提示进行。
2） 软件安装完毕后，第一次运行需要注册，请用光盘下“生成序列号”生成注册号码，单位名称依据本单位实际情况添写。 步骤如下：
图：2-1、双击电脑桌面上的软件图标（鼠标右键打开）
弹出对话框进行注册（只需一次注册，以后登陆不需要注册）： 10
图：2-2
在光盘中找到鼠标双击弹出对话框：
图：2-3在单位名称内添入本单位名称，之后点击“生成序列号”
图：2-4把生成的序列号和单位名称复制后，粘贴到软件注册对话框，点击“确定” 11
图：2-4注册成功
■第二部分 软件使用
1、软件登陆：
用户名和密码：ROOT
图：3-1
2、软件定制：
2.1定义全宗（一般只做一次）
系统维护→档案设置→全宗管理→修改→全宗号→全宗名称→确定（如图3-2） 12
图：3-2（按照提示逐步打开）
下一步：
图：3-3进入界面点击“修改”
图：3-4修改全宗号和单位名称，点击“确定”，修改成功 13
2.2设置分类号和分类名称
系统维护→档案设置→分类表管理（图：3-5）→选择档案类型（图：3-6）→分类字维护→选择增加节点或修改节点（注意要根据本单位的档案实际分类情况定制）（图3-7）
图：3-5
14 图：3-6选择要修改的档案类型
在分类号和分类名称内加上需要修改的内容，按照需要选择“增加节点”或“修改节点”：
图：3-7
※注：软件各个部分界面转换用
2.3 个人设置
＊系统维护→个人设置→设置密码→确定
(不建议使用密码) 15
图：3-8
＊系统维护→个人设置→其他设置→设置常用输入法（简便输入法的切换）
图：3-8
※3、数据录入※： 16 3.1 收发文录入：文件管理→文件收集→选择收（发）文→增加或追加
图：3-9
图：3-10
图：3-11点击“增加”、双击空白处弹出录入界面 17
图：3-12进行录入登记
最后保存。
3.2档案录入：档案管理→数据管理（图：3-13）→选择档案类型→选择案卷、卷内（新方法只选择文件）→增加或追加记录
图：3-13 登陆界面
18
图：3-14 按照目录树依次打开
图：3-15点击“增加”、双击空白处弹出录入界面 19
图：3-16进行登记录入
最后保存录入的数据条目。
*****注意*****：著录案卷号、盒号等字符型数据需要录入占位符。便于排序。（参照著录规范）
3.3 目录数据修改和删除：
▲修改：选中要修改或删除的数据→单击编辑（图：3-17、图3-18）或删除按钮（图：3-19）
20
图：3-17
图：3-18修改数据，保存 21
图：3-19
▲找回：找回删除数据：系统维护→数据维护→回收站管理→选择档案类型，找到要找回的数据，还原。（图：3-20、21）
图：3-20
22
图:3-21
3.4 电子文件挂接：
档案管理→数据管理→选择档案类型→ 选择案卷→ 选择卷内文件→双击打开→单击界面下方的→挂接→ 完成
一种是直接挂接(图:3-22、23)，一种是通过 扫描仪扫描后进行挂接（图：3-25、26） 23
图:3-22
图:3-23按照步骤进行直接挂接 24
图:3-24挂接成功
※预览内容：直接双击名称
25
图：3-25
图3-26单击“图像扫描”进入本机扫描软件进行扫描挂接
26
4、数据检索：
4.1设定数据范围：
单击界面下工具按钮（数据范围），选择对应的显示数据。
图：4-1
4.2 检索方式：检索案卷（或检索文件）按钮
图：4-2
1）直接检索：设置多重递进条件（图：4-3、4-4） 27
图：4-3选择查询范围
图：4-4点击查询按钮进行查询
2）组合检索： 设置多重递进或并列、否定的条件 28
图：4-5进入组合检索界面
4.3 跨库检索：
开发利用→档案检索→关键字检索
图:4-6 29
图:4-7
图:4-8检索结果
5、报表打印：
5.1选择要打印的数据范围:
一是“全选”
图：5-1
二是“部分选取” 30
图：5-2
三是通过检索功能进行选取：（参考21页数据检索）
5.2 打印操作：
选中要打印目录的数据→打印→选择报表→确定
图5-3
31 图：5-4弹出对话框选择“是”
图5-5选择打印报表确定打印
32 图5-6先预览后打印（便于检查数据情况）
5.3 报表设计：
系统维护→档案设置→报表维护→选择目录树下档案类型→选中要修改报表→设计（也可以新建报表）
图：5-7
图：5-8 33
根据需要进行(EXCEL)表格设计：
图：5-9
※6、数据备份和恢复：
6.1数据库备份：
1）安装完后的数据存放位置：软件安装目录下DATABASE的目录下，两个文件。 34
图:6-1
图:6-2
※※2）软件正常的备份和恢复：系统维护→数据维护→数据库备份→选择数据备份存放的位置→完成。如下图操作： 35
图：6-3 36
图：6-4选择保存位置和输入文件名
图：6-5点击“确定”成功保存
6.2 数据库恢复：
系统维护→数据维护→数据库恢复→选择数据备份存放的位置→完成。 37
图：6-6
38 图：6-7
图：6-8点击“确定”恢复成功
6.3 鉴定和销毁
1）数据鉴定： “数据管理”中具体的档案类型下，选择要销毁的记录，“复制到鉴定库”。确认后到“档案管理→鉴定销毁→档案鉴定”中，“标记”要销毁的数据。
图:6-9首先把需要鉴定的档案复制到鉴定库
图:6-10
