建构公司法律风险防范体系

建构公司法律风险防范体系 本文从法务部的职责设置及法务人员的结构，建立完善的合同管理制度，完善法律风险辨识等对建构法律风险防范体系方面进行初探。 第一部分：法务部职责设置 法务部的职责设置是建构公司法律风险防范体系的前提，只有明确了法务部的职责，才能充分发挥法务部的作用对公司法律风险进行有效的防范。根据集团公司管理的需要，法务部目前主要一下职责： 一、参与公司股权设置研究，为实现公司的集团化运营出具法律意见。公司的股权设置是公司管理的基础，决定公司的基本框架，是公司的骨骼，公司股权设制的合理合法，直接决定管理职能的发挥，股权设置是公司的战略规划，对此应进行合规性研究。这就要求法务人员应具有以下基本素质； 1、熟知公司集团化运营的模式，领会公司的战略管理意图 2、熟知相关的法律法规 3、提供有效地法规意见支持， 4、追踪相关行业、国家的政策导向 其主要职责就是： 1、出具法律意见，规避公司现实和潜在的法律风险 2、根据公司的战略意图，运用法律知识进行前瞻性研究 二、参与公司重要规章制度的审核，对公司重要规章制度的合规性提出法律意见。 公司重要规章制度的合规性，直接反应一个公司的素质，是公司软实力的体现，也是公司长远发展的需要。如果公司的大量规章制度不合规，不但会影响公司的形象，也会给公司带来不必要的麻烦。如公司的劳动规章制度不合理，一旦有诉讼将直接导致违反规定的条款无效。 这就要求法务人员应具有以下基本素质 1、全面熟知相关法律法规，特别是劳动、人事、安全等方面的法规 2、熟知公司的管理流程 其主要职责就是： 审核公司的重要规章制度，对公司的重要规章制度提出法律意见，运用专业知识规避法律风险。 三、参与公司对外合资、合作等重大事项，对出现的问题提出法律意见。 资本的合作，实际上是人的合作，我们知道只有永远的利益，没有永远的朋友，对于资本的合作，应慎之又慎，对于相关的合作条款，应详尽预则可能发生的事。要求法务人员要熟知相关的法律法规，熟知公司合作的重大法律风险类型。 四、参与合同的全面管理，对合同的签订、履行及出现的问题进行风险管理。 经济合同的管理，要打破仅进行合同书的签订管理，签订后就放任的管理模式，要把合同的风险管理前移，主要的风险在合同的履行上，我们不否认合同书的签订是很重要的一个方面，但是在履行中出现的问题及时解决，就很好的控制了风险，法务部门对合同履行的跟踪监督，才是合同风险管控的最重要的方面。 对于非经济合同，如征地合同、合作合同等履行时间较长的合同，对于合同书的条款应详尽，对合同的终止条款应明确，对合同的保存期限应归档长期保存。 五、对公司的上市前期工作进行法律规范，公司上市是一个系统工程，要求我们从现在就应按上市公司的规范去对我公司的经营进行管理，以减少上市的前期准备工作。要求法务人员熟知相关上市法律法规。 六、对公司员工进行基础法律知识教育，提高员工的整体法律素质，用法律和制度规范员工的行为，提升公司的软实力，要求利用各种形式开展普法教育。 七、参与公司的诉讼工作，维护公司的权益。要求法务人员熟知相关的法律法规，诉讼技巧及丰富的诉讼经验。 第二部分：法务部人员的设置 法务部经理，主要职责：处理法务部的行政事务，协调公司有关部门，对外协调相关部门，办理法律事务。 技能要求：较高的行政管理能力，相应的法务能力 法务部法务专员：主要职责，指导法务部的法务工作，处理法律事务， 技能要求：较高的法务处理能力，相应的行政管理能力 法律事务员：主要职责：办理公司的法律事务 技能要求 ：一定的法务处理能力，一定的行政管理能力 合同管理员：主要职责：管理公司的经济合同，包括会谈、签订、履行管理和监督。 技能要求：较好的法律知识，一定的行政管理能力。 法务部的职责及技能要求见附图： 第三部分：公司法律风险防范体系的建立 一、法律风险防控的基本原则： 1、是合法合规原则。法律风险多数是由于违法、违规、违约引发的，防控法律风险首先要避免不当措施引发新的风险。 2、是预防为主原则。潜在的法律风险可能导致严重后果和无法挽回的损失，必须从源头上进行防控，以事前防范、事中控制为主，事后补救为辅。 3、是全面覆盖原则。法律风险防控应当贯穿企业经营管理的全过程，触及各个环节及所有部门和岗位。 4、是动态调整原则。法律风险应当定期评估，并根据内外部环境的变化，及时调整工作方案，实现动态管理。 5、是综合治理原则，防控法律风险必须加强部门之间的合作，多管齐下，标本兼治。 二、建立和完善法律风险防范制度 建立和完善公司制度规范，是有效防范公司法律风险的重要内容。公司必须根据自身参与市场竞争的内外部环境，对涉及法律风险的重要事项，以规章制度的形式对事前预防、事中控制和事后补救做出明确规定。 1、 建立完善的合同管理制度。 集团公司应该建立并严格执行《合同管理标准》和《授权管理办法》等制度，规范合同管理的控制流程，强化合同签订和履行的审核与审批;编辑常用合同示范文本，建立合同范本库;法务人员参与重要项目的前期商务谈判、招投标、合同审查等事务。

合同是什么？合同是交易各方对最终形成的整个交易模式的记载。它不仅仅是一些基本的交易条件的体现，更是整个谈判过程的思想产物。合同的形成一定要在各方的信息交流之后。如果交易各方不进行琢磨与推敲，合同则无从谈起。合同是一种行为，也是一种法律关系，这种关系可以通过可口头证据证明，也可以用书面证据证明。合同与证明其存在的合同书是不同的，合同书和其他有关合同的证据一样，如会谈纪要，都是证明合同的存在及内容的证据，但本身不能等同合同。

因此，法务部的职责不是仅仅在合同上盖章，对合同书签订前进行管控，更重要的是对合同的履行进行管控，应建立合同督察机制，全面管理合同的履行。如对仅为付款而在履行完毕后补签合同书的；在履行一段时间后补签合同书的；在履行过程中遇客户投诉，原因经查明确属我方未按合同执行的;在合同履行过程中，对合同主要条款质量、价格、履行期限等的变更未采用书面形式的；（书面形式包括合同书、电传、传真等可再现的形式）；在履行过程中，公司业务部门未按合同执行的，给公司造成影响的；在履行过程中，公司有关部门未按合同执行的，故意不作为或乱作为给公司造成影响的等情况，在履行中及时的监督就能够把风险进行管控，掌握主动，变不利为有利。 2、 建立完善的公司规章审查管理制度。 公司的规章制度是公司的法律，是保障公司正常运行的基础，一个良好的规章制度应当是既能保障公司的正常运行，又能够充分调动员工的积极性；既要赋予一定的权力，又要具有监督机制，权利和义务要相结合；既要反应公司的战略意图，又要照顾实际情况；要相互关照其他规章，又要保证和其他规章不冲突;公司规章制度既要符合国家法律法规，又要照顾公司实际；既要照顾相关部门，又要注意层级关系，下级规章要服从上级规章，规章制度的用语要一致，上下要连贯。总之，公司的规章制度是公司管理的基石，公司要做到管有法，罚有据，干事有章可循，权责明晰，相互协调，有效监督的规章体系。 对公司的重要规章的合规性审查，是法律风险管控的重要工作。这就要求在规章制度的制定时要充分征求法务部们的意见，必要时法务部门要出具书面的法律意见书。法务部门要从规章是否和现行有效地法规冲突，是否符合公司的战略意图，是否和相关的规章制度相协调，制定程序是否合规等方面进行审查，并签署意见和建议。没有经过法务部门审查的重要规章是不能签发和生效的。这样就从源头控制法律风险的产生。 3、 建立和完善公司合资合作法律风险防范制度 合资合作的目的是为了取得利益，取得利润是公司生存的基础，合作各方为了各自的利益产生冲突，合作共同体就是在合作和冲突这一对矛盾中发展，当矛盾上升时合作体的风险加大，当矛盾上升一定程度时，合作体无法经营，造成合资合作的目的不能达到。 健全合作方的尽职调查程序，充分了解对手的情况，做到知彼。 在合资合作合同中，要对原则性的事项详尽表述清楚。在公司章程制定上，要充分利用《公司法》赋予的权力，尽量制定一个可操作的，兼顾双方利益的章程，来规范公司的行为。法务部门不仅要进行尽职调查，更主要的是对合资合同和公司章程的审查，对法律风险进行辨识，制定管控方案。 三、建立完善的法律风险防范体系

（一）建立科学的工作流程：法律风险防控工作一般包括信息收集、风险识别、风险分析、风险评估、风险处理、沟通与协调、监督与改进等基本内容。要结合本公司实际，在现有工作基础上，梳理、规范有关工作内容，建立一套有效、迅捷的工作流程，确保能够及时发现风险、迅速预警、有效应对，为防控工作争取主动、创造条件。

（二）广泛收集相关风险信息。要注意收集国内外法律风险案例及与本企业相关的风险信息，包括政治、经济、地域环境变化；新的法律法规和规范性文件；行业与产业政策；财务与税务政策；企业重要合同协议；企业重大纠纷案件；员工的基本状况；竞争对手的知识产权等，对重要信息进行跟踪监测，及时上报。 （三）清理排查法律风险点。对企业各业务单元、各业务流程及各项经营管理活动中的风险点、风险源要进行集中清理，定期排查，并建立风险信息库。对发现的法律风险要及时进行分析、确认，形成预警报告逐级上报。建立法律风险举报制度，保障员工发现违法违规等法律风险时，能够主动、及时地向有关部门报告。

（四）对风险定期进行评估。对上报和收集到的法律风险要及时进行评估，对法律风险的性质、特征、发生概率及对企业目标的影响程度等进行分析,并据此对法律风险实行分级管理。

（五）及时采取应对措施。对法律风险可以根据具体情况采取规避、减轻、转移、化解、退出等处理手段。轻微的法律风险，可以交由企业部门或所属单位处理。一般的法律风险，法律事务机构应当提出风险处理意见，监督相关部门或单位进行处理。重大的法律风险，法律事务机构要提出风险处理的初步方案，经决策层批准后组织实施。

（六）不断完善风险防控机制。法律事务机构针对法律风险暴露出来的问题要及时提出改进建议。企业应当根据实际情况采取相应整改措施，及时堵塞管理漏洞。应当根据法律风险的发生规律，分类制定处置预案，进行充分准备，保证预警后能够做出快速反应，采取有效措施。