项目推介会详细策划方案

中小企业合作发展促进中心 河南工作委员会 一站式企业服务平台 ＸＸＸ项目推介会策划

一、活动背景（也可以是 XXX 公司介绍） 二、活动目的 1、借助 XXX 推介会的召开，使其成为行业间热议的话题，进一步提升 XXX 的整体 品牌形象。 2、增强客户的信心,挖掘潜在品牌客户。 3、巩固和丰富 XXX 的品牌形象,借势提升其未来的行业核心竞争力。 三、活动主题 简约时尚 吸引眼球 四、活动时间 注意时间安排要错开受邀人员的正常上班时间 五、活动地点 结合会议规模，合理安排 六、组织结构 主办单位 协办单位 承办单位 法律顾问 七、会议邀请对象 1、客户：项目方新老客户 工委会员 2、嘉宾：政府相关领导 工委相关领导 XXX 公司相关领导 相关本地商会及行业协会领导 3、媒体：专业媒体（待落实） 八、会议活动内容 九、推介目的 诉求重点：投资实力、发展前景、需求项目、合作形式。

第 1 页 共 8 页到会议活动提前申报）

中小企业合作发展促进中心 河南工作委员会 一站式企业服务平台 十、会议前期筹备工作 1、制定工作时间表（倒计时），该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、 跟进责任人、审核审批人等栏目。 2、由 XXX 部负责参会人员的邀约工作。（结合工委会员基础，安排活动） 3、会议相关合作方签约。 4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下： ①客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确 定和坐席的排位） ②客户接待组（主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP 客户特别接 待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决） ③媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的 落实） ④策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置方案、 物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实） ⑤节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实） ⑥后勤保障组（主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的 租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采 购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障） ⑦工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场 保障） ⑧安保应急组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物 品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做

第 2 页 共 8 页 序 号 事项 完成时间 负责部门

1 会议时间最终确定 会议召开前 30 天 最好具体到人 2 与会议活动合作单位签约 会议召开前 30 天 3 会议地点最终确定 会议召开前 30 天 4 请柬准备 会议召开前 30 天

5 发出会议前期邀请信息，初步统计参 加会议人数 会议召开前 30 天

6 电话与酒店沟通，下订金预订场地和 住宿房间 会议召开前 30 天 十一、会议活动内容 十二、具体要求（例）

中小企业合作发展促进中心 河南工作委员会 一站式企业服务平台 流程安排 （按照时间顺序，安排整个活动间的流程） 签到环节 会场门口设签到背景板、签到台； 礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名； 签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。 中场酒会（例） 上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。 名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐 时刻，创造更多机会。 现场整体布置构想 酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅氛围； 酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息； 清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。

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7 正式发出会议邀请 会议召开前 25 天 9 礼品、接待服务项目筹备 会议召开前 25 天 10 邀请领导出席会议 会议召开前 25 天 11 招商说明会向客户公布的政策的确定 会议召开前 20 天 12 招商说明会多媒体演示文件 会议召开前 20 天 13 邀请新闻媒体 会议召开前 20 天 14 摄影摄相人员邀请 会议召开前 20 天 15 新闻通稿、发言稿 会议召开前 20 天 16 电脑及视听设备 会议召开前 20 天 17 展架及展示内容 会议召开前 20 天

18 会议物料、项目宣传资料、会场布置 物料筹备 会议召开前 20 天

19 礼仪人员及相关礼仪用品(胸花、胸卡、 签字笔、合同书、香槟酒等) 会议召开前 10 天

20 派发礼品准备 会议召开前 10 天 结合需要进行布置

序号 项目 1 统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会议活动前一天电话邀请确认。

2 相关邀请人员须于会议开始前30分钟在进口处迎接嘉宾并陪同。 （为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证） 注：对于比较重要关键的步骤进行要求提醒 十四、会议后期工作 十五、物料清单（例）

中小企业合作发展促进中心 河南工作委员会 一站式企业服务平台 十三、部门协作与工作分解（例） （佛山项目负责，各部门密切配合执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作，共同 完成会议活动）

第 4 页 共 8 页 序 号 项目 负责分 管部门

配备工作人员数目

（各部门穿插换场 使用） 1 嘉宾接待 2 宴席安排 3 贵宾名单 4 现场秩序与控制 5 现场控制、请柬设计、宣传品设计 6 发言稿

7 防雨准备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印 刷 8 礼宾花 9 现场保洁 10 宣传资料 11 车辆、水、饮料、香槟 12 宴会厅、酒店布置 13 电器电源 14 现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪 15 其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排

16 现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩 序

序号 事项 需要数量 １ 企业宣传资料套装 （项目专题宣传片、项目宣传资料） 400 套 2 会议场地布置物料 3 驱风清凉油、仁丹 5 盒

序号 事项 负责部门 １ 招商意向洽谈跟进 ２ 跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关资料 ３ 会后总结

3 所有受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取 4 嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（1个/人），项目宣传资 料（1套/人） 5 接待处设置在大堂进出口处 十六、费用支出（例） 中小企业合作发展促进中心 河南工作委员会 一站式企业服务平台

第 5 页 共 8 页 种类 名称 说明 单 位 数量 单价 小计 备注 餐饮、 场租

布场费用 酒店方收取, 项 1 12500 12500 按 4 小时计算 会议场租 酒店方收取 席 1 25000 25000 按 4 小时计算

餐费 鸡尾酒会（每位 168 元）+自助餐 （每位 138 元） 项 400 306 122400

3000

此费用按 400 人用餐计

算

物料制 作

签到背板 6*3.5MH,桁架绷 高精喷绘 项 1 3000 尺寸待最后确定 红地毯布 置 全场走道铺设红 地毯 项 1 3000 3000 尺寸待最后确定

舞台主背 景

10*4MH,木结构设

计特殊造型，中 间镂空放置 LED 项 1 15000 15000 尺寸待最后确定

采访背景 板 6*3.5MH,桁架绷 高精喷绘 项 1 3000 3000

晚宴主背 景 6*3.5MH,木结构 设计特殊造型， 中间镂空放置投 影

项 1 8000 8000

签到物料 签到本、笔一套， 项 1 1000 1000

签约本 签约本 20 本 本 20 40 800

签约笔 签约笔 10 支 支 10 120 1200

领导胸花 胸花 30 朵 个 30 12 360 重要领导佩戴胸花

台花 台花七盆 盘 7 220 1540

台花为签到台一盆；领 导席三盆；主持台一盆； 签约台盆花 2 盆

证件 工作证、停车证 各 30 张等 套 60 8.5 510

邀请函 份 200 7.5 1500

只给重要领导，其他给

电子邀请函

租赁物 料

舞台 LED 6*3.4MH,高清屏 幕，租赁 平 方 24 1800 43200

晚宴投影 180 寸投影幕 +10000 流明投影 项 1 10000 10000