发文流程与公文处理培训课件实用PPT(68页)

种
条例》
《党的机关公文条例》
《行政机关 公文办法》
适用于向上级机 用于向上级机关汇报工 适用于向上级机关
报 关汇报工作、反 作、反映情况、提出建 汇报工作，反映情
告 映情况，回复上 议，答复上级机关的询 况，答复上级机关
级机关的询问 问
的询问
适用于表彰先进、用于表彰先进、批评错 适用于表彰先进，
通 批评错误、传达 误、传达重要精神、交 批评错误，传达重
规定、函、会议纪要
意见、函、会议纪要
文件：特急、加急
文件：特急、急件
紧急程度 电报：特提、特急、加急、 电报：特提、特急、加急、
平急
平急，标右上角。
密级位置 份号下方（首页左上角） 右上角，信函在武文线下左 边。
成文日期 无规定，多用阿拉伯数字
汉字
三个“规范”主要变化对照表
文 《党政机关公文 《党的机关公 《行政机关 种 处理工作条例》 文处理条例》 公文办法》
通 知
机关执行和有 转发上级机关和不相隶属机 关单位周知或 关的公文、批转下级机关的 者执行的事项， 公文、发布要求下级机关办
关和不相隶属机关的 公文，传达要求下级 机关办理和需要有关
批转、转发公 理和有关单位共同执行或者 单位周知或者执行的
文
周知的事项
事项，任免人员
一、公文文种
文 《党政机关公文
党政机关公文处理工作条例
党政机关公文处理工作条例
❖ 《条例》全文共8章42条
❖ 第一章 总则：目的、适用范围、概念、负责 机关等
❖ 第二章 公文种类：明确了15种党政机关公文 文种
❖ 第三章 公文格式：对公文的格式作出规定。 在《党政机关公文格式》（GB/T9704— 2012）作了详细规定。

函、会议纪要等其他类型
函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和 答复审批事项。具有平行性、沟通性和灵活性。
会议纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。具有纪实性、条理性和指导 性，需准确记录会议内容、参会人员、时间地点等关键信息。
其他类型
如命令（令）、决定、公告、议案等，各具特点和适用范围，需根据 具体情况选择使用。
04
公文写作中常见问题及解决方法
文字表述不准确问题
词汇使用不当
01
使用专业术语，避免口语化表达。
语句不通顺
02
检查语法、标点，确保语句流畅。
表达模糊
03
明确具体事项，避免使用含糊不清的措辞。
格式不规范问题
1 2
标题不规范
遵循公文标题规范，准确概括公文内容。
正文格式混乱
统一字体、字号、行距等排版格式，确保整洁美 观。
《关于加强城市基础设施建设的意见》
案例三
《关于开展扫黑除恶专项斗争的通知》ຫໍສະໝຸດ 问题公文案例剖析案例一
标题不准确，未能准确反映公文主题
案例二
结构混乱，缺乏条理性和逻辑性
案例三
用词不当，表述模糊，容易产生歧义
现场模拟写作练习及点评
练习一
撰写一份请示报告，请求批准某项工作计划
练习二
撰写一份通知，宣布某项重要决定或政策
有教育性、惩戒性和知照性。
报告、请示、批复
报告
适用于向上级机关汇报工作、反 映情况，回复上级机关的询问。 具有陈述性、汇报性和建议性。
请示
适用于向上级机关请求指示、批准 。需要明确请求事项、理由和依据 ，以及上级机关审批的权限和程序 。

6.2 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油
墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱 所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不 白、无断划。
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GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 6.印制装订要求
6.3 装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超 过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成 90°，无毛茬或缺损。
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GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 7.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排 在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期 限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急 程度的顺序自上而下分行排列。
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GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
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目录
《党政机关公文处理工作条例》公文格式要求 GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
2012版标准主要修改内容 公文标准编辑器的演示及说明
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GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 标准主要内容
– 1 范围 – 2 规范性引用文件 – 3 术语和定义 – 4 公文用纸主要技术指标 – 5 公文用纸幅面尺寸及版面要
• 7.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、 版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头； 公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线 (不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、 末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。
30
• 7.2 版头

公文写作基本要求
明确行文目的
遵循格式规范
在写作前要明确行文目的，确定写作的主 题和重点，确保公文内容符合实际需求。
公文写作要遵循一定的格式规范，包括标 题、主送机关、正文、落款等部分，确保 公文格式正确、规范。
语言准确简洁
内容真实可靠
公文语言要准确、简洁、明了，避免使用 过于复杂或模糊的词汇和句子，确保读者 能够准确理解公文内容。
请示类公文写作要点
明确请示事项
具体阐述需要上级批示或解决的问题。
语气恭敬诚恳
表达对上级的尊重和信任，避免过于强调个 人观点。
提供充分依据
列举相关背景、政策依据或实际情况，为上 级决策提供参考。
格式规范严谨
遵循请示类公文的格式要求，如标题、主送 机关、正文、落款等。
函件类公文写作要点
明确函件类型
根据不同类型的函件（如商洽函、询 问函、答复函等），确定写作要点和 语气。
。
避免画蛇添足，无需再对前文 进行重复或总结。
附件使用说明
附件是对公文的补充说明或参考资料 。
附件应另起一页，并在左上角注明“ 附件”字样及顺序号。
如有附件，应在正文结尾处注明“附 件”字样及附件名称。
如附件较多，可装订成册并编写目录 ，方便查阅。
03
公文语言表达技巧与 注意事项
词汇选择原则
01
在撰写公文前，要进行充分的调查研究，掌握相 关背景资料和数据，确保内容真实可靠。
突出重点亮点
在撰写公文时，要突出重点亮点内容，避免平铺 直叙和泛泛而谈。
其他常见问题及应对策略
01
延误时间问题
建立科学的时间管理制度，合理安排写作时间，避免拖延和赶工现象发
生。同时加强与相关部门的沟通协调，确保公文传递及时顺畅。

反复
通过反复强调某个观点或信息， 加深读者印象。
实例分析与讨论
实例一
分析一份优秀的公文，探讨其语 言特点、措辞准确性和修辞手法
运用等方面的优点。
实例二
分析一份存在问题的公文，指出其 在语言表达方面的问题，并提出改 进建议。
实例三
小组讨论，针对某个具体公文写作 任务，探讨如何运用公文语言表达 技巧提高公文质量。
避免公文写作中的错误，应做到以下几点：明确主题和观点，充分收集和整理材料，合理安排文章结构，使用简 练准确的语言表述，严格遵守公文格式规范。同时，还应注重提高写作者的综合素质和写作能力，加强写作训练 和实践锻炼。
02
各类公文写作方法与技巧
通知、通告、通报
01
02
03
通知的写作方法
明确通知对象、事项、时 间和要求，语言简练、准 确。
严谨表述
表述要严谨，逻辑严密，避免 出现漏洞和矛盾。
避免歧义
避免使用可能引起歧义的词汇 和表达方式。
保持一致性
在公文中保持用词和表述的一 致性，避免出现前后矛盾的情
况。
修辞手法运用
比喻
通过比喻使抽象的概念具体化， 增强表达效果。
排比
运用排比使语言更加有节奏感， 增强气势。
对偶
运用对偶使语言更加平衡、和谐， 增强美感。
03
公文语言表达与运用
语言特点与风格
准确性
简洁性
公文语言必须准确无误， 避免歧义和误解。
公文语言应简洁明了， 避免冗长和啰嗦。
规范性
正式性
公文语言应符合语法和 用词规范，避免口语化
和俚语。
公文语言应正式、庄重， 体现公文的权威性。
措辞准确性与严谨性

反馈交办事项的报告
该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。
反映情况的报告
工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问 题时，向上级机关反映、报告有关情况。
汇报工作的报告
向上级机关汇报有关工作情况。
常用公文写作模板——下行公文
通知类：
印发文件通知 指示性通知 周知性通知
文种与对象
公文完整性
用语上常见错误
语法不对：不符合语言规则，不搭配、不通顺、不完整 口语化严重：用词随意、不规范，不严谨 缺少特定用词：批复、请示、通知等的特定用词 感情色彩、语气、用词不对：不符合行文方向和发文立场
（二）写作中常犯的错误
1. 越 级 行 文。
概 念，是指本级单位越过自己的直接上级单位向更高一级的单 位行文。越级行文，违反了行文规则和办事程序。
（二）写作中常犯的错误
3. 逻 辑 混 乱。
概 念：指公文中语句安排不当或语法不当、前后矛盾、概念 混淆等造成歧义和误解。
问题举例：有的单位和部门在撰写公文时，语句过长、语法混乱、 病句较多，或者前后文表达不一致，公司与分公司概 念混淆等，导致语义不清，读者难以准确把握和理解。
提 示：各单位与各部门的拟稿人和核稿人应坚持认真、负责 的态度仔细校对文稿，注意逻辑关系，准确把握相关 概念。
报告类：
反馈交办事项的报告 反映情况的报告 汇报工作的报告
请求解决问题的请示
在工作中遇到新情况、新问题，或自身难以解决的困难，请求上级机关解决或协调解决。
请求批准事项的请示
超出本级机关职责权限的事项，请求上级机关批准或审定。
请求上级指示的请示
对上级机关制定的有关政策、规定中尚未明确的问题，或者在工作中遇到 难以把握的问题，请求上级机关予以答复或指示。

发文处理案例分析
案例背景：介绍案例发生的背景 和情境
案例分析：对案例进行深入的分 析和讨论，包括公文格式、行文 规范、处理流程等方面
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
案例描述：详细描述公文处理的 具体过程和关键环节
案例总结：总结案例中的经验和 教训，提出改进措施和建议
文件传阅与批示处理案例分析
案例背景：介绍 案例发生的背景 和情境，包括涉 及的部门、人员 和事件等。
公文处理的基本原则和要求
准确无误：公文的内容必须准确，避免出 现错误或歧义。 单击此处输入你的正文，请阐述观点
规范统一：公文应该遵循规范和统一的标 准，确保格式、用语等的一致性。 单击此处输入你的正文，请阐述观点
及时处理：公文应该及时处理，避免积压 或延误。 单击此处输入你的正文，请阐述观点
跟踪反馈：对于重要的公文，应该进行跟 踪反馈，确保处理结果的落实。 单击此处输入你的正文，请阐述观点
单击此处输入你的正文，请阐述观点
01
公文格式与规范
公文格式的基本要素
编号：按照公文编号规 则进行编号，方便查阅
和管理
紧急程度：根据公文紧 急程度标注，便于优先
处理
主送机关：明确标注主 送机关名称，确保公文
送达对象准确
附件：如有附件，需在 正文后注明附件名称和
页码

印章：根据公文等级和 保密要求加盖相应印章
发文处理流程及技巧
发文准备：明确发文目的、 对象、内容、格式等
草拟公文：根据发文目的， 撰写公文草稿
审核修改：对草拟的公文 进行审核、修改和完善
签发报送：将审核通过的 公文报送相关部门或领导 审批
印制装订：按照规定格式 印制公文，并进行装订

最后一个印章下压发文机关署名 和成文日期。
印章之间排列整齐，互不相交或 相切。
首排印章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。
21
版头
正文
版记
格式要素——附注
一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围
附注
作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。
↓
请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系 电话。
紧急公文（急件），一般也是涉及重要工作需要急速形成、运 转和办理的公文。
常规公文（平件），是指可以按正常速度形成、运转和办理的 公文。但常规公文也要及时办理。
9
版头
正文
版记
格式要素——发文机关标志
由发文机关全称、简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，推荐使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应 当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
3
公文版面及装订要求
1.用纸 采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。 2.开本 国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形
式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 3.版心 版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间
18
版头
正文
版记
格式要素——发文机关署名及签发日期
加盖印章的公文：
成文日期一般右空四字编排。 单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

案例三：公文格式在实际工作中的应用
总结词
实用、高效、规范
详细描述
公文格式在实际工作中具有广泛的应用价值。例如，在行政管理、商务谈判、法律事务等领域，都需 要使用规范的公文格式来传递信息、沟通情况、签署协议等。通过掌握公文格式的规范和要求，能够 提高工作效率，减少沟通成本，保证工作的规范性和高效性。
从古代的竹简、木简到纸张的出现，再到 数字化时代的电子公文，公文格式发生了 巨大的变化。
随着信息化建设的推进，电子公文 逐渐成为主流公文形式，具有高效 、环保、易保存等优点。
02
公文格式的基本要素
标题
01
标题是公文的眉目，应当准确、简明地概括公文主题，并放置 在公文正文的开头位置。
02
标题应清晰明了，避免使用冗长或晦涩的词汇，以方便阅读和
01
02
03
附件是公文的附加文件或资料，通常 与公文正文一起发布。
附件应当清晰注明名称和内容，以便 查阅和使用。
附注是对公文正文或附件的补充说明 或解释，应当简明扼要地说明附注的 内容和目的。
03
公文格式的规范与标准
公文格式的规范体系
要点一
公文格式的法律法规
公文格式的规范体系受到相关法律法 规的制约，如《党政机关公文处理工 作条例》等，对公文格式的构成、排 版、印制等作出了明确规定。
公文标题应使用大小合适的字体，居中排列 ，同时注意标题中不要出现标点符号。
发文单位不准确
发文单位应准确填写，包括单位名 称、职务、姓名等，避免使用简称 或缩写。
VS
发文单位应清晰明了，便于阅读和 理解，同时也要注意单位的全称和 准确拼写。
发文日期不规范
公文日期应使用规范的格式，包括年、月、日和时间，避 免使用模糊或不准确的日期。

(3)安全生产方面：安全管理没有做到位，力度不够，安全培训不到位， 劳保用品不全。还有质量问题，如：今年安全事故累累发生，都没有在发生 一次事故后及时总结经验教训，避免类似的事件再发生，使我公司的利益受 到损伤，为止。在今后的工作加强安全培训，使每位员工都认识到安全生产 的重要性。从而形成”人人重视安全生产，人人参与安全生产 “的良好性。
公文写作培训PPT(PPT40页)
六 会议纪要
公文写作培训PBiblioteka T(PPT40页)二、会议纪要
会议纪要一般分两大部分： 开头第一部分一般应写明会议概况，包 括会议进行的时间、地点、届次、组织者、 出席和列席人员名单、主持人、会议议程和 进行情况以及对会议的总体评价等。 第二部分是纪要的中心部分，反映会议 的主要精神、讨论意见和议决事项等。
（特急、 加急 平急）
秘密等级（绝密、机密、秘密）
眉 首
主
体
公文体式图
版 记
公文写作培训PPT(PPT40页)
页边距及行距的设置
公文写作培训PPT(PPT40页)
公文的特点
版 面
俗称“红头文件”又称“正式文件”
三号宋体
标题：加粗、宋体、二号
主
正文：不加粗、仿宋、三号 字 附注：3号仿宋体字，居左空2
公文写作培训PPT(PPT40页)
公文写作培训PPT(PPT40页)
七 会议记录
公文写作培训PPT(PPT40页)
会议记录
会议记录是一种如实记录会议 的组织情况和会议内容的机关常用 事务文书。这种问题在党政机关和 企事业单位的大小会议场合得到广 泛应用。会议记录要求真实。全面 的反应会议的本来面貌，一般包括 标题、主体、结尾三部分。
×××××（错误事实），