书面化工作流程.ppt

行销员在接到客户的每一订单，都希望迅速正确的将 信息传递至公司，公司尽快将产品生产出来、入库， 并通知到财务计帐处、物流部门，连同随货物品、发 货清单、宣传资料等准确、安全地发给客户。、现场 杂乱，忙中出错。 这一系列看似简单的日常活动，若没有一套完整、规 范的业务流程，则不可能迅速、准确的完成上述订单 任务。势必会导致工作现场混乱，各种发货相互冲突， 效率低下、差错率高。
工作标准：是指企业内部对每一项独立的生产作业或 管理活动所制订的规定、标准程序等书面要求，或以 人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以 及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求，如 各种岗位操作法或各种标准操作规程等。
标准化有关概念
标准分：规范性标准、程序性标准
规范性标准：指规章制度、规定、办法、条例、标准 等要求大部分人或人群共同遵守的统一规范。 如销售管理制度、产品终端用语、产品退货管理规定。 程序性标准：首先界定业务、工作或管理活动展开的 顺序、步骤，或流转的次序，又界定工作方法、措施、 标准的准则。分业务流程、工作程序。 如研发业务标准、设备操作程序、半成品检验程序等。
标准化有关概念
如程序性标准——管理程序（工作程序、业务流程） 是企业管理的重要形式，企业的所有管理内容都是通 过管理程序去实现的，它是完成各职能工作的必要手 段；也是必需手段。
管理程序举例： 人员招聘流程 行销员报帐程序 产成品发货业务流程 合格证发放程序 销售合同签发流程 客户信息管理流程 行销员十大推销流程
电话报货速度太慢，浪费电话费？怎样才能节省时间， 又保证报货不出错？ 电脑、设备坏了，维修吧？唉，找不着档案了，怎么 修？档案保存在哪儿？资料全吗？
为什么需要标准化
员工月底回厂报账，运费该怎样签？找谁签，谁审核、 验收、审批？费用谁承担？

三是销售过程存在舞弊行为，可能导致企业利益受损
1 建立明确的职责分工
批准赊销信用与销售相互独立 批准赊销信用与发货开票相互独立 发送货物与开票相互独立;发送货物与记账相互独立 收取货款与销售收入、应收账款记录相互独立 批准坏账与收款业务、记录相互独立 编制和寄送客户对账单与收款业务、记录相互独立 内部检查与业务办理、记录相互独立
发现问题举报－开通监察部门邮箱和电话， 鼓励举报
流程问询－审计监察部门进行现场检查和情 况问询，处理好制度流程，保证合法合规运营
需要改进的方面
完善工作流程－从工作流程设计上加强内控
交叉岗位抽检－过于形式化，时间长了起不到 检查作用
权限岗位限制－上级领导私自授权下属权限， 检查中难以发现
信息系统管理－建设期间注重非现场检查的便 利
LC公司成本管理控制案例讨论
令M先生没有想到的是，项目一开始实施，还算顺利，但以后问 题便不断接踵而来。比如，营销部门的营销费用指标，要求营销 人员如实填报拜访客户情况，但这方面的费用要求不仅营销人员 感到烦琐，就是人力资源部人员也感到困惑，因为费用指标的真 伪虚实根本无从考证，更无法监控。员工的考核指标，如何制定 又如何量化。LC公司是一家大企业，部门及二级单位加起来有几 十个，每个单位提几个意见加起来就是一大堆。财务部就像是消 防队，不断接到投诉，不断地去救火。结果是成本费用指标越调 越乱，部门抵触情绪越来越大，员工怨声载道。企业虽然建立了 基于ABC的核算方法，但由于指标分解制定得不科学，因而也就 无法建立行之有效的成本费用监控体系。公司的生产成本和期间 费用仍然不断上升，利润不断下降
请回答问题
1．分析LC公司实施成本费用控制失败 的主要因素有哪些？
2．为什么LC公司持续成本改进不能持 续？为什么成本降低一次容易，持续降 低难？

相关部门应定期对交接班执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。
03
建立奖惩机制
对严格执行交接班制度的员工给予奖励，对违反交接班制度的员工进行
惩罚，以强化制度执行力。
违规处理
违反交接班制度的行为认定
对于未按照交接班制度进行交接、交接不清、交接记录不 全等行为，认定为违反交接班制度。
违规行为的处理措施
安全生产要求
针对某些关键岗位和流程 ，交接班是确保安全生产 的重要环节。
目的和意义
01 明确责任界限
通过交接班制度，明确各班次员工的责任界限， 避免工作推诿。
02 保障工作连续性
确保工作的顺利交接，保障企业运营的连续性。
03 强化团队沟通
促进不同班次员工之间的沟通与协作，提升团队 凝聚力。
适用范围
异常情况处理交接
交班人员需向接班人员说明异常情况的处理方法 、联系人及联系方式等，确保异常情况得到及时 处理和解决。
04
交接人员职责
交班人员职责
完成当班工作
交班人员应确保在交班前完成本班次内的所有工作，包括设备检 查、记录填写、异常情况处理等。
整理工作区域
交班人员需将工作区域整理干净，确保接班人员能够顺利接手工作 。
明确交接内容
交接双方应明确交接的设备、工具、文件等物品的状态、数量、质 量等信息，确保交接准确无误。
填写交接记录
交接双方应认真填写交接记录，详细记录交接时间、交接物品、交 接情况等，以备后续查阅。
监管措施
01
加强交接班制度宣传
通过培训、宣传等方式，提高员工对交接班制度的认识和重视程度。
02
定期检查交接班执行情况
交接班制度
汇报人：xxx

流程描述规范培训
联合项目组
19.10.2020
.
欢迎你来访 谢谢下载 1
第一部分 第二部分 第三部分
目录
为什么做流程梳理 如何进行流程梳理 流程梳理注意事项
19.10.2020
.
欢迎你来访 谢谢下载 2
1.流程梳理及描述的意义
• 流程描述为什么？将我们的经验总结出来、
传递下去、共享开来。 • 流程描述做什么可？积累流（程改不进）能停留在人的头脑
流程编号
BC-SM-02-01
责任部门
采购部
层级 3（
版本号
流程目的
适用范围
部门
节点
采购部 A
确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据
适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理
需求部门 B
法律部 C
财务部 D
开始
供应商名单
采购需求
拟定采购合
1
同
合同
2
需求审查
法律条款审 查
付款条件审 查
V1.0
供应商 E
19.10.2020
.
欢迎你来访 谢谢下载 9
2.2确定流程适用范围
• 明确流程的起点和终点
• 明确流程适合哪些类型的业务
输 入
部门1 部门2 部门3 部门4
输
出
材料采购
流程的起点和终点
采 购
设备采购
劳保用品 生产原材料 办公用品
生产设备 试验设备 办公设备
流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类 业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。
19意.10义.20：20？
...
……
... 填入审核... 人