采购部流程(PPT6页).pptx

采购部工作流程与管理制度1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

2、采购部经理职责：1) 负责组织公司所销售产品的采购。

2) 对库房的管理工作负责。

3) 做好销售员与供方之间的联系工作。

4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

5) 对本部门员工制度执行情况负责。

6) 对本部门员工的专业知识培训负责。

7) 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

8) 严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。

责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

9) 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。

3、库管员职责：1) 早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。

2) 提供及时准确的货物，做好后勤保障。

具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。

3) 负责库房日常管理事务。

4) 检查库存产品状况。

5) 按规定收发物料。

6) 物料进库储位的筹划与排放，7) 填写库房相关数字登录到ERP。

8) 配合盘点库房产品工作的具体执行采购部工作流程与管理制度为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

2、采购部经理职责：1) 负责组织公司所销售产品的采购。

2) 对库房的管理工作负责。

3) 做好销售员与供方之间的联系工作。

4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

5) 对本部门员工制度执行情况负责。

6) 对本部门员工的专业知识培训负责。

7) 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

8) 严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。

责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

采购部工作流程图文件名称采购部管理制度与工作流程编号日期副总经理签署副总经理签署财务经理签署拟订总工程师签署总经理审批目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。

二、适用范围：适用于本公司采购管理。

三、内容：1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程各部门请购单--- 采购计划--- 寻找供货商 ----------------- 询价、比价、议价---------------------------------- 采购洽谈（下单）合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务）-- 交货验收（仓管）--- 质检（不合格退货）--- 入库--- 财务结算、申请商品采购流程图提出需求生产部、申请付款流程图三、商品到货验收流程分销：项目：生产：划。

申请商品采购及付款计划流程图1) 采购计划：采购员应根据请购单和公司生产计划、销售计划制订采购计2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。

需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7）财务结算：货物入库后，财务结算。

3、采购管理制度：1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。

2）建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3）每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划4)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

采购部工作流程 Modified by JEEP on December 26th, 2020.深圳市奔马电子科技有限公司奔马字 [2018]0726001 号采购部工作流程一、部门类流程1.工作计划表跟进（每日工作汇报汇报机制表格化）为了跟踪和推进采购部部门各工作人员的业务跟进，部门每个人每日需做《工作计划表》；每日17：30前将次日或近期内需要跟进的重要事项列进计划表中，发给部门负责人；部门负责人统筹审核，同时将部门的工作计划一并列入《工作计划表中》，每日18：00前发送给吕总及部门各岗位工作人员。

《工作计划表》填写内容主要包括：（1）次日到货或未来几日需到货项目；（2）品质异常类；（3）样品进度；（4）退货处理；（5）新品跟进等等2.采购订单下达流程：采购订单执行、管家婆操作、审批；(管家婆系统：采购作业指导、规范；系统外订单流程图)一. 采购订单执行工作流程1．根据PMC物料系统请购下达采购订单。

2．物料交期的控制。

3．材料市场行情的调查。

4．查证进料的品质和数量。

5．进料品质和数量异常的处理。

6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。

7. 结账对账付款安排及申请跟进。

二.采购单据流转流程执行部门（采购、PMC ） 部门负责人 总经理 财务三．管家婆系统采购订单操作工作流程 1.进入管家婆系统，打开采购订单2.点击选单，弹出查询条件穿口，选好日期点击确定。

3.选择需要下单物料前打勾，点击选中。

4.输入对应单价、供应商、经办人、部门、收入仓库及订单号，点击保存。

四． 交期跟进1. 采购订单下达后，跟进供应商24小时内必须回复交期，回复不了的，标记清楚持续跟进并反馈给PMC 及业务；供应商回复的交期满足不了要求的，反复与供应商直接对接人沟通，必要时与供应商处领导沟通得到更好的交期，得到的交期仍不能满足要求的，汇报给采购部负责人，部门负责人跟进沟通及反馈，以达到最好交期满足出货要求。

2. 供应商回复的交期，采购员将交期跟进记录在订单明细表中，并每日跟进交货情况。

第一章货品采购一、采购进货流程1、对品种及供应商进行初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。

5、采购合同签订。

（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否；①带票月结②带票现款③带票实销实结（财务打款转账的及时性）6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。

采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。

二、采购进货分类1、常规商品进货保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：(1)低于库存下限品种的收集途径：①采购部自查②门店断货品种报采购③配送中心断货报采购部(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。

(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。

(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。

2、新品采购新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。

（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。

替换商品产生的原因如下：①格过高，货比三家，处于劣势。

②厂家新品替代老化品种。

③毛利低，市场淘汰。

（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。

（特殊情况除外）②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。

①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。

②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。

第二章到货入库跟进一、落实到货情况1、查当日到货入库记录（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。

若厂家发了未计划货品，退单处理。

（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。

采购管理制度及操作流程PPT1. 引言采购管理是企业日常运营中重要的一环。

通过建立和执行采购管理制度，企业可以保证采购活动的规范性、透明性和高效性。

本文档旨在介绍采购管理制度的基本内容以及相关操作流程，以帮助企业建立健全的采购管理体系。

2. 采购管理制度2.1 目标与原则采购管理制度的目标是确保企业采购活动的合规性和效益性。

制定采购管理制度应遵循以下原则：•透明公正：采购活动应公开、公正、公平，遵循法律法规和企业内部规定。

•经济高效：采购活动应以保证质量和满足需求为前提，寻求成本最优化的采购方案。

•风险控制：采购活动应对供应商、产品和市场进行全面风险评估，并采取相应措施进行控制和管理。

2.2 组织架构采购管理应建立明确的组织架构，包括设立采购部门、确定职责和权限等。

一般而言，采购部门应由采购经理负责，并配备采购员和采购助理等岗位。

2.3 采购流程采购管理制度中应包括明确的采购流程，以确保采购活动的规范性和高效性。

一般而言，采购流程包括以下步骤：1.采购需求确认：根据企业运营计划和部门需求，确定采购需求，并明确所需的数量、质量、规格等要求。

2.供应商筛选：通过评估供应商的能力、信誉、产品质量等因素，筛选合适的供应商。

3.投标或报价：向供应商发送采购邀请函或询价函，要求其提供报价或投标。

4.评审与选择：对供应商的报价或投标进行评审，选定合适的供应商。

5.合同签订：与供应商签订合同，明确采购的具体条款和条件。

6.交货与验收：监督供应商按合同要求交货，并进行验收。

7.付款与结算：按合同约定及时支付供应商款项，并核对结算。

2.4 采购管理制度的执行与监督采购管理制度的执行与监督应由采购部门负责，并配合相关部门进行协作。

采购部门应按照制度要求，密切监督采购活动的执行情况，并及时处理采购过程中的问题和纠纷。

3. 操作流程示例3.1 采购需求确认1.采购部门收集相关部门的采购需求。

2.采购部门与相关部门进行沟通，确认采购需求的具体要求，包括数量、质量、规格等。

采购部的流程申请1 请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。

2 请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。

批准对采购申请单PR的批准对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准：所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字;所有IT设备的采购申请单必须有IT经理的核准;所有采购申请单必须有财务主管的签字，作为预算、税务、现金流量管理的需要;任何与生产有关的采购申请单必须还有销售部负责人和营运部负责人批准和签字。

签字流程图：请购人 --? 请购人部门经理 -? 采购人 -? 采购人部门经理 ---》总经理采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购。

对采购订申PO或合同的申请采购订单如果采购人需要采购订单，采购人可凭已核准的采购申请单，向财务部申请打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供应商。

申请人还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。

产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。

合同如果采购人需要合同，需要公司副总裁以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。

重要合同内容应经公司法律顾问核对。

报价及磋商物品及服务采购在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价：采购金额最少报价数量小于 RMB 500 1小于RMB 2000, 大于RMB1000 2大于 RMB 2000 3采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。

在需要的情况下，采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。

在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。

分供方的开发及选择仅适用于产品及生产物料采购由生产部采购人员在实施采购前根据开发部提供的物料清单，将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方，并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供应商名单。