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合同存档管理
合同档案管理办法【一】
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
二、 合同档案管理原则
1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、
财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。
三、 合同文档的管理办法 1、
合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、 合同编号规则：承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例：TGB-20__02-001(推广部20__年2月份第1号合同)
3、
合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门
对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。
4、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。
5、
公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。
6、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。
合同评审、存档流程
一、 送审
（一）法务对送审合同进行审查：送审合同应附《合同评审记录表》，相关部门应会签完毕或者附相关审批文件。
（二）送审人在《合同评审登记簿》上登记。
二、评审
（一）所有合同在一日内审核完毕，对于需要修改的部分，法务在送审稿上标注修改意见后通知送审人；对于需要送审部门作出情况说明、有巨大风险不宜签订或者其他情形的，法务应填写《合同评审表》，并通知送审人，送审人填写修改说明后交部门负责人及公司领导签字。
（二）对于评审通过的合同,法务签发《合同评审记录表》，在定稿合同版本上盖“合同审核章”，送审人提交公司领导审批。
三、盖章
（一）盖章前，送审人将合同送分管领导在“授权代表”处签字；
（二）公章管理员盖章时，应核对《合同评审记录表》是否有法务签字，合同是否盖“合同审核章”、“合同编号章”，对方是否已先加盖公章、授权代表签字。
四、归档 查阅 借件
（一）盖章后，送审人需立即将全部合同原件及审批材料送至法务归档，并填写《合同存档登记簿》。法务整理需归档合同后，标注编号归档。 （二）对于归档的合同，法务应及时录入OA办公系统的档案管理项中。公司职员可在档案借阅项中查阅相关合同信息，凭借显示的归档编号借阅合同原件。
（三）公司职员因工作需要借阅、复印合同原件的，需要按公司规定填写相关表单。
合同存档管理制度范本
第一条 总则
为了加强合同管理，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司签订、履行完毕的各类合同、协议、意向书等文件的存档管理。
第三条 管理原则
1. 合同存档管理应实行集中统一、分类分级、安全高效的原则。
2. 合同存档管理应确保档案的真实性、完整性、保密性和可追溯性。
第四条 管理职责
1. 合同管理部门负责合同文件的收集、整理、归档和保管工作。
2. 审计、法务部门负责对合同存档管理工作的监督和检查。
3. 信息技术部门负责合同档案管理系统的开发、维护和升级。
第五条 合同文件的收集与整理
1. 合同签订后，合同承办部门应将合同文件的原件及有关附属材料整理齐全，提交合同管理部门。
2. 合同管理部门应对提交的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性。
3. 合同管理部门应按照合同的性质、类别、签订时间等要素进行分类、整理。
第六条 合同文件的归档
1. 合同管理部门应按照归档要求，将整理好的合同文件提交公司档案管理部门。
2. 档案管理部门应建立合同档案目录，确保档案的有序存放。
3. 合同档案应采取电子和纸质两种形式进行存档，电子档案应存储在合同档案管理系统中，纸质档案应存放于专门的档案柜中。
第七条 合同文件的保管 1. 档案管理部门应确保合同档案的安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失。
2. 档案管理部门应定期对合同档案进行清理、盘点，确保档案的完整性和安全性。
3. 任何人不得擅自查阅、复制、涂改、销毁合同档案，确有需要时，应按照公司的审批程序进行。
第八条 合同档案的借阅与利用
1. 合同档案的借阅应按照公司的审批程序进行，确保档案的安全和保密。
2. 借阅人应按照约定的时间归还合同档案，如有特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。
3. 合同档案的利用应遵循法律法规和公司规定，不得泄露公司商业秘密。
公司合同存档管理流程
公司合同存档管理流程是指通过合理的流程和方法将公司的合同进行存档和管理，确保合同的安全性和便捷性。一个有效的合同存档管理流程能够提高合同管理的规范性、透明性和效率，减少合同纠纷的发生和后续处理的时间和成本。
一、合同签订阶段的存档管理：
1.创建合同存档档案：公司应设立合同存档档案，确定合同归档的流程和责任人。每份合同都应对应一个唯一的编号，以方便追踪和管理。
2.归档前的准备工作：在正式存档前，需要对合同进行检验、校对和授权签字。确保合同的内容和样式符合公司的要求，并经过相关部门的审核和签署。
3.归档材料的准备：将已签订的合同纸质原件进行复印，并标注日期和编号。同时，将合同电子档案设置为只读状态以确保合同的完整性和可追踪性。
4.归档的目录和分类：将归档的合同按照一定的目录和分类体系进行整理和归档。合同的归档目录应包括合同编号、合同主题、合同签订日期、合同签署人信息等重要信息。
5.归档保存的位置：选择适当的存储介质和设备，确保合同的安全性和易于访问。可以利用云存储和电子合同管理系统来进行归档保存，同时也可以使用物理文件柜或者专门的合同存档室进行保存。
二、存档管理阶段： 1.合同的索引和检索：对于存档的合同进行索引和标注，以便于日后的检索和追溯。可以按照合同主题、合同签订日期或合同相关方进行索引和分类。
2.合同的查阅和借阅：根据需要，员工可以向合同管理部门提出合同查阅和借阅申请，需要借阅的合同应有明确的用途和借阅期限，并有相关负责人审核和批准。
3.合同的更新和续签：对于需要更新和续签的合同，合同管理部门应提前进行提醒和跟进。在合同续签前，需要对合同进行评估和谈判，确保合同条款的合法性和有效性。
4.合同的销毁和归档：对于合同的销毁，应按照公司的规定进行处理，并保留销毁的记录和报告。对于完成的合同，应将其归档并标注为已完成，以便后续的审计和追溯。
5.合同管理的监督和评估：定期对合同存档管理流程进行监督和评估，以确保流程的有效性和合规性。可以进行员工满意度调查和系统日志审计，及时发现和解决问题。
